贸易公司交易磋商-磋商技巧

电子邮件写作writingE-mail

在20世纪的最后几年里，整个世界见证了一场由计算机网络在通讯领域的应用所引起的革命。电子邮件服务作为最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商务领域也起到越来越重要的作用。由于电子邮件作为通信媒体处于不断发展之中，因此它的格式和用法也在不断变化中。当不知道所联系的具体公司所使用的电子邮件格式时，以下建议可作为撰写电子邮件的基本指导。

由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言，电子邮件的标题部分常常包含以下内容：To：收件人地址栏，在此输入收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号隔开。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址栏。如果有多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收到了副本。

Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根据其轻重缓急加以处理。Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮件主题行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能）。Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自动根据附件情况载入。Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动载入。

在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入。电子邮件的正文部分通常分为：开头敬语（Salutation）邮件主体（Body）结尾敬语（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）开头敬语电子邮件的行文风格较为随意，所以开头敬语也没有商业信函那么正式。一般而言，当只有单一收件人时，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接称呼对方全名或名字的形式，有时甚至会采用“Hi”、“Hi＋名字”等较为随意的方法。当邮件发送给多人时，开头敬语通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，较少使用“Sirs”之类的正式称呼。此外，要尽量避免使用过时的或者有明显性别取向的称呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在书写开头敬语时，还要注意到文化之间的差异性。例如，“DearMr.…”是比较符合中国和日本礼仪的称呼法，而“Hi…”则是典型的西方式开头敬语。（2）邮件主体电子邮件的主体即邮件的主要内容，通常只涉及一个主题，写作时应尽量简明一些，不要超过两个屏幕的长度。邮件主体一般由开头(Opening)、内文(MainBody)和结束语(Closing)三部分构成。开头部分应该重申邮件的主旨，以便收件人在一开始就了解到邮件的大致内容或者用意。这里应该开门见山地说明来函的目的，不要绕弯子。内文部分则为开头的主旨提供了更为细节性的内容。结束语部分可以对上文进行总结，在此提出要求、观点等。一般而言，电子邮件的结束语可以给出一些实质性的要求或者说法，以求给对方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）结尾敬语商业信函的结尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬语，较为正式。电子邮件的结尾敬语则可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等词语，显得较为随便、亲切一些。

（4）署名电子邮件软件通常会在信的末尾自动加上署名。例如：MaggieWan）正式一些的商务电子邮件的署名还包括发信人的职位或头衔，以及公司的相关信息。例如：MaggieWan）ChiefExecutiveOfficerTimberWoodsInc.(959)123-4567客户为什么不回复你的邮件？客户为什么不回复你的邮件？你的信息是最新的么？你的联系方式正确么？你的交易条件合适么？你的表现是否专业？客户看到你的邮件了么？如何让客户信任你如何让客户信任你具备专业的知识和能力职业上的可靠性分析客户、寻找共鸣真正从客户的利益出发约客户来看看如何让你成为客户的首选如何让你成为客户的首选寄送提单主动为客户申请免费箱使灵活处理信用证业务主动为客户查缺补漏及时跟踪订单进度，并告知客户交易磋商中的邮件技巧1、分析客户邮件，再做回复分析客户的询盘产品分析我方的产品情况分析客户的目的2、邮件要简单，不拖沓3、认真分析开发信的回复率4、回复要迅速报价单应包含什么报价单应包含什么详尽、专业产品名称、价格、有效期、付款条件、包装情况、交货期、主要的产品参数电子邮件写作writingE-mail

在20世纪的最后几年里，整个世界见证了一场由计算机网络在通讯领域的应用所引起的革命。电子邮件服务作为最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商务领域也起到越来越重要的作用。由于电子邮件作为通信媒体处于不断发展之中，因此它的格式和用法也在不断变化中。当不知道所联系的具体公司所使用的电子邮件格式时，以下建议可作为撰写电子邮件的基本指导。

由于所使用的软件和邮件服务提供商的不同，电子邮件的标题格式也各不相同。不过，一般而言，电子邮件的标题部分常常包含以下内容：To：收件人地址栏，在此输入收件人的电子邮件地址。输入多个地址时，各电子邮件地址间用逗号隔开。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址栏。如果有多个副本收件人地址，就要用逗号隔开。副本收件人可收到这封邮件的副本，并且知道还有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址栏。这些收件人同样会收到邮件副本，但是他们无法知道还有谁收到了副本。

Subject：邮件的主题栏。主题栏应当简明扼要地给出这封邮件的主旨，以使收件人能够一目了然并根据其轻重缓急加以处理。Priority：优先度，即本邮件的紧急程度。如果设为高优先度，那么会在收件人端有所反映，比如在邮件主题行前以“！”表明；如没有注明优先度，则系统默认为普通邮件（有的邮件服务并没有这项功能）。Attachments：附件栏。附件栏能显示出随邮件发送的附件的文件名、文件类型和文件大小，由电脑自动根据附件情况载入。Date：日期栏。一般由服务器端根据发送时间自动载入。

在上述这些栏目中，To栏和Subject栏必不可少，而其余栏目则为可选项，或者可以由系统自动载入。电子邮件的正文部分通常分为：开头敬语（Salutation）邮件主体（Body）结尾敬语（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）开头敬语电子邮件的行文风格较为随意，所以开头敬语也没有商业信函那么正式。一般而言，当只有单一收件人时，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接称呼对方全名或名字的形式，有时甚至会采用“Hi”、“Hi＋名字”等较为随意的方法。当邮件发送给多人时，开头敬语通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，较少使用“Sirs”之类的正式称呼。此外，要尽量避免使用过时的或者有明显性别取向的称呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在书写开头敬语时，还要注意到文化之间的差异性。例如，“DearMr.…”是比较符合中国和日本礼仪的称呼法，而“Hi…”则是典型的西方式开头敬语。（2）邮件主体电子邮件的主体即邮件的主要内容，通常只涉及一个主题，写作时应尽量简明一些，不要超过两个屏幕的长度。邮件主体一般由开头(Opening)、内文(MainBody)和结束语(Closing)三部分构成。开头部分应该重申邮件的主旨，以便收件人在一开始就了解到邮件的大致内容或者用意。这里应该开门见山地说明来函的目的，不要绕弯子。内文部分则为开头的主旨提供了更为细节性的内容。结束语部分可以对上文进行总结，在此提出要求、观点等。一般而言，电子邮件的结束语可以给出一些实质性的要求或者说法，以求给对方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）结尾敬语商业信函的结尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬语，较为正式。电子邮件的结尾敬语则可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等词语，显得较为随便、亲切一些。

（4）署名电子邮件软件通常会在信的末尾自动加上署名。例如：MaggieWan）正式一些的商务电子邮件的署名还包括发信人的职位或头衔，以及公司的相关信息。例如：MaggieWan）ChiefExecutiveOfficerTimberWoodsInc.(959)123-4567

贸易双方可以通过以下渠道来建立业务关系：（1）银行（Bank）（2）商会（ChamberofCommerce）（3）商务参赞处（CommercialCounselor’sOffices）（4）交易会和展览会（ExportCommoditiesFairs&Exhibitions）（5）广告（Advertisement）（6）商业目录（TradeDirectory）（7）其他渠道

客户开发信一般应涉及到以下内容：

（1）告诉对方我方是如何获悉对方的地址和经营范围的。（2）表示我方有与对方建立业务关系和合作的强烈愿望。（3）介绍本公司的性质、基本业务情况和经营范围。（4）说明希望推销或购买的产品。（5）必要时可向对方提供资信证明人，以便对方了解我方的资信情况。（6）附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子等，以便对方全面了解我方信息。Stepsofwritingalettertoestablishbusinessrelations

Step1.sourceofinformationStep2.Intentionofwritingletters(toestablishbusinessrelations)Step3.Self-introduction(totheproductsandtothecompany)Step4.Yourexpectationfromtheaddressee客户开发信函案例LettersofCustomerDevelopmentDearMr.Peng,Yourcompany’snamehasbeengiventousbytheBankofChina,ShanghaiBranch.Wewishtobuyqualityteaandcoffeecupsandsaucersofdifferentshapesfullydecoratedwithflowersorotherdesigns.Ifyoucansupplythistypeofmerchandise,kindlyairmailusasamplecupandsaucer.Also,pleaseenclose1yourpricelistandallsuitableillustrati