外贸部订单操作流程

外贸部订单操作流程意向订单处理流程（售前咨询）订单流程（售中流程）订单审核流程（售中流程）对账流程返修流程（售后服务）大客户订单处理流程意向订单处理流程（售前咨询）(1)(1)订单老型号新型号(3.3)核价(4.3)核价(3.4)回复客户(3.5)意向订单存档(4.4)回复客户客户意向订单PMC接到客户和销售员意向需求接口人：PMC+客户或销售员时间：20分钟操作细节：A：对信息进行仔细阅读，要求信息完整、准确、全面B：回复收到意向订单（方式：电话、传真、MSN、QQ、邮件等）附件：无查仓库库存清单PMC根据客户意向订单查是否做过，是否有库存接口人：PMC+仓管时间：20分钟操作细节：A:注意订单型号，规格，颜色，以及质量要求B:库存清单需仓库准确、全面、每天更新一次发送给PMC，以及总经理，财务。附件：库存清单查看供应商交期表PMC对做过的老型号查看供应商物料交期表接口人：PMC+采购主管时间：20分钟操作细节：A:供应商物料交期表准确、全面、1个星期更新一次附件：供应商交期表（采购部，定时更新）生产部确认交期生产部根据生产排程确认交期接口人：PMC+生产部主管时间：20分钟操作细节：A:生产计划准确附件：生产日报表（生产部）核价PMC对老型号核价接口人：PMC+采购主管+业务经理+财务时间：10分钟操作细节：A:查看以前的老价格，核新价格是否与老价格，订单价格一致回复客户PMC回复客户单价，交期接口人：PMC+客户/销售员时间：60分钟操作细节：A:单价，交期准确无误的回复客户附件：以前的客户报价表档案意向订单存档接口人：PMC+业务主管时间：1小时操作细节：A:存档准确，全面B:书面文档与电子文档同时存档4.1产品资源部确认PMC将没有做过的新型号转换成意向订单评审表给产品资源部确认，有通用型号的直接按老型号处理接口人：30分钟操作细节：A:确认型号、规格附件：意向订单评审表（工作传递单）4.2采购确认物料交期PMC将确认未做的新型号传递给采购主管接口人：PMC+采购主管时间：4小时操作细节：A:提供信息准确、全面B:要样及时，匹配无误，持续性查找4.3核价PMC将确认好的新型号核价接口人：业务经理+财务时间：20分钟操作细节：A:按照规定格式报价表填写附件：报价表4.4回复客户PMC回复客户单价，交期接口人：PMC+客户/销售员时间：10分钟操作细节：A:单价，交期准确无误的回复客户4.5意向订单存档接口人：PMC+业务主管时间：1小时操作细节：A:存档准确全面B:书面文档与电子文档同时存档正式订单处理流程(4)换(5)订单审核(6)确认(7)下正式生产单(1)单(8)出货客户订单：PMC通过传真、网络方式接受客户订单（前期意向订单沟通已经完成）接口人：PMC+客户或销售人员时间：10分钟操作细节：A:回复客户已经收到订单并确认签回时间（方式、电话、短信、MSN、QQ确认）B:客户订单未盖公章或合同章，视同非正式订单，业务不得向下流，外企订单须有签字（除非主管或以上签字）客户资料以及业务经理确认业务经理对客户订单进行确认接口人：PMC+业务经理时间：30分钟操作细节：A:查看该客户的“客户资料以及审批表”，没有客户“客户资料审批表”的订单，不予受理，转回业务经理。B:资料吻合，将订单及时给业务经理确认C:将不明项与业务经理沟通附件：客户资料审批表，客户订单2.1：终止订单销售部门确认不接受此单，PMC回复客户接口人：业务经理+PMC+客户时间：当天操作细节：A:回复客户不接受此单的原因（方式：电话+邮件+传真）财务部确认将客户订单给财务部确认接口人：PMC+财务授权人时间：15分钟操作细节：A:财务部根据“客户资料及评审表”中的账期及收款状况，确认客户订单是否有效附件：客户对账单客户资料以及审批表3.1终止订单财务部确认不接受此单，PMC回复客户以及销售部接口人：财务授权人+PMC+销售经理时间：当天操作细节：A:回复客户不能接受此单的原因（电话+邮件+传真）B:报总裁/总经理审批附件：客户订单订单转换PMC把订单转换成正式评审单接口人：无时间：30分钟操作细节：A:严格按照客户订单的内容解读清楚，不得遗漏，不清楚或不确定的立即向客户确认（内容包括：型号、规格、数量、单价、交期、包装方式、付款方式、运输方式、标贴内容、型号、模具条款等）B:将解读清楚的客户订单中包含的所有内容转换成标准格式的生产通知单。附件：正式评审单订单审核具体操作见订单审核流程接口人：业务主管+总经理时间：见子流程客户订单确认客户订单签字、盖章、回传客户接口人：业务+客户时间：10分钟操作细节：A:订单评审确定的交期B:授权人签字+盖章C:回传下生产通知单业务下生产通知单二份给生产中心接口人：PMC+业务人员时间：20分钟操作细节：A:打印2份生产通知单，给业务主管签字，传递给生产中心文员B:生产中心文员交生产中心经理签字，待确定内容以联络单随时修正C:2份：业务部收回1份，生产中心1份附件：正式生产通知单出货8.1:PMC与客户/业务人员确认交货数量、时间、地点、联系人接口人：业务+PMC+财务+仓库时间：出货前1小时操作细节：A:业务开出库申请单，通知库房。B:仓库货物准备和包装好相关物料好，库房需见财务签字（或总经理授权人）审核通过后，财务审核同意后方可出货C:业务部提供准确的地点，联系人、时间、数量（方式：电话、MSN、QQ、邮件）出派车单给仓储部安排出货附件：客户资料及评审表生产通知单出货单出库申请单跟进及回款业务与客户确认货物是否已到接口人：业务（客服）+客户时间：当天操作细节：A:跟进送货过程，直到客户确认收到货物B:回款由业务员全权承担责任，业务部配合附件：客户资料业务每月10号前完成于客户的赏月对账并与财务确认，并协助销售员以及财务收款（大客户除外）接口人：业务+客户+财务时间：每月10号前操作细节：A:签字、盖章给客户，并抄给销售员（方式：传真复印）B:客户签字、盖章回传附件：对账单统一模版订单审核（子流程）(1)(1)评审单(2)产品中心(3PMC确认(4)清物料(5)采购确认(6)生产确认交期(7)市场支持部评审表PMC根据客户订单制作评审单接口人：PMC+业务时间：2小时操作细节：A:评审单、工程总表生产中心PMC将评审单交给仓库文员，并发电子文档给生产文员，仓库文员根据评审作出欠料表接口人：PMC+仓库文员时间：10分钟操作细节：A:审阅订单B:评审表上签字，注明时间附件：评审单、评审表、欠料表产品部确认PMC将评审单给工程确认接口人：PMC+产品部主管时间：1小时操作细节：A:确认型号匹配，产品规格附件：新产品总表清物料仓库中心文员将评审单、评审表和欠料表给仓库主顾安排清查物料，要求在3小时内将单返回生产文员接口人：仓库中心文员+仓库主管时间：30分钟操作细节：A:清查订单物料，数量、颜色、包装材料附件：物料标识卡采购确认生产中心文员将评审单和欠料表给采购部主管，要求在2小时内回复交期接口人：仓库中心文员+采购主管时间：2小时操作细节：A:确认交期附件评审单、评审表、欠料表采购生产部确认交期生产文员将评审单及欠料表给采购生产主管，生产主管0.5小时内回复生产交期，批注在评审单上。接口人：仓库中心文员+采购主管时间：0.5小时操作细节：A:安生产计划排程确认交期附件：评审表物料交期表业务部订单评审过程中有不明确处，统一由生产中心文员与PMC沟通接口人：PMC+仓库中心文员+采购员时间：即时操作细节：A:及时沟通，信息传递无误返修产品流程(1)(1)客户投诉处理回复报告(2)下返修单(3)检测分析(4)工程方案(5.1)清查物料(6)生产返修(7)入库(5.2)采购确认客户投诉处理回复报告：PMC依据客户投诉处理回复报告，跟进客户送回返修品接口人：PMC+生产中心时间：30分钟操作细节：A:处理要及时下返修单：PMC根据客户投诉处理回复报告下返修单（大批量）或内部联络单（小批量）到生产中心接口人：PMC+生产中心文员时间：20分钟操作细节：A:生产中心文员将返修或内部联络单下发到仓库/采购/品质/财务/生产部检测分析：品质部对返修产品进行检测分析接口人：品质主管+PMC时间：2小时操作细节：A:将不属于本公司生产的产品原样退回仓库B:品质部的报告要详细，全面的反馈给业务部工程方案：工程部根据品质部检测报告直至返修方案接口人：1小时操作细节：A:难以解决的方案与其他部门讨论清查物料：仓库清查物料接口人：生产中心文员+仓库主管时间：30分钟操作细节：A:根据返修单或内部联络单清查物料5.2、采购确认：采购确认所缺物料交期接口人：生产中心文员+采购主管时间：20分钟操作细节：A：采购物料与原订单一致6、生产返修生产部将品质部分析后的不良品根据工程返修方案及时进行返修接口人：生产中心+PMC时间：双方约定操作细节：A:30分钟确认产品返修交期B:不清楚细节及时与业务部沟通7、入库返修品入库，仓库主管通知跟单员出货接口人：仓库主管+PMC时间：10分钟操作细节：A:产品型号、数量核对对账流程(1)(1)出库单接收(2)对账单制作(3)对账单审核(4)客户（业务）确认对账单(5)对账单签回出库单接收仓库接到送货签收单后，一份交财务存档，再复印一份给业务部主管（或大客户主管）接口人：仓库+业务部主管+财务时间：随时操作细节：A:将送货单及时整理好，无漏单，随时交给业务部及大客户部B:业务部将送货单附在订单上C:同时给财务一份对账单制作PMC根据仓库提供的送货单及收款清单制作对账单接口人：业务部主管+PMC时间：每月3号前操作细节：A:将不同客户的对账单分发给相应的业务B:按统一的对账单模版准确制作对账单，金额前面需带金钱符号C:由业务部主管将所有对账单统一交给财务附件：对账单模版对账单审核财务对业务制作的对账单进行审核、盖章接口人：业务+财务时间：每月4号之前操作细节：A:单价正确，送货单无漏打，错打，对账单有误返回业务部修改B:确认无误之后盖章传递给PMCC:业务员的客户由业务员先确认签字再传递到财务客户确认对账单业务将盖章的对账单传递给客户接口人：业务+客户时间：当天操作细节：A:将对账单传真给客户对账联系人B:确认对方是否有收到传真及回传时间对账单签回客户将确认好的对账单盖章签字回传给业务接口人：客户+业务时间：每月10日前操作细节：A:对账单一定要客户的盖章回传B:放账超过5万以上的需对账单原件C:将回传的对账单复印二份，财务，业务员各一份，一份存入客户档案袋大客户订单流程：(1)客户订单(2)(1)客户订单(2)工程确认(3)制作评审单(4.1)仓库清查物料(4.2)采购主管确认(5)生产主管确认(6)回复交期(7)下发正式生产通知单业务接收客户订单接口人：业务+采购时间：10分钟（传真）操作细节：A:回复客户订单已收到2、工程确认接口人：业务+工程师+PMC时间：2小时操作细节：A:注意客人质量要求，产品型号，颜色附件：无3、制作评审单业务将客户订单转换评审单接口人：无时间：30分钟操作细节：A:产品规格型号与订单不相符的与客户及时沟通B:按生产通知单模版对订单转换，要求准确、清晰、全面C:PMC在评审单上签字，要求转换的评审单与第一次给业务确认的订单一致，如不一致需知名D:评审单给业务主管签字，确认评审单是否与工程确认一致，订单是否清楚E:评审单给产品采购中心经理签字F:将工程确认的老款下评审单，未确认新款继续查找匹配，确认好继续添加再确认交期（只限30款以上）附件：生产通知单模版4.1、仓库清物料仓库中心文员将评审订单、评审表及欠料表送仓库清查物料接口人：PMC中心文员+仓库主管时间：30分钟操作细节：A:OEM，消费类订单需由仓库中心文员制定欠料表（五款以内需制做）B:仓库主管接评审订单后，先在评审表上签字接受时间，并安排仓管员清查物料C:仓管员将库存数量准确填写在欠料表上D:仓库主管在评审表上写明意见，并签订完成时间附件：评审订单、评审表、欠料表4.2采购确认仓库中心文员将评审单给采购主确认物料交期接口人：仓库中心文员+采购主管时间：仓库清完料后30分钟操作细节：A:采购主管线在评审单上签订接收时间，再安排各采购员将评审单视同全采购与供应商交期B:生产中心文员待仓库清完库存后，将评审单及欠料表复印4份，1份送工程主管设计标贴，另3份送交采购主管。C:采购主管先在评审表签订接收时间，再安排各采购员与供应商询问交期D:采购主管各采购员的信息综合分析后，再评审表分类注明到料时间，并签订完成时间E:采购收到评审单即可采购物料，采购合同供应商确认需交给财务附件：评审单、评审表、欠料表采购合同5、采购主管确认仓库中心文员将评审订单，评审表及欠料表