会议管理实施细则

Page1Page1Page1 ControlledCopyNo.-PAGE0-会议管理实施细则目录1目的………………………12适用范围…………………13引用标准及关联子系统…………………14专用术语定义…………………………15执行程序…………………16职责………………………27检查与评价………………38反馈………………………3附录………………………3PAGEPage1Page1Page1PAGEPage1Page1Page1Page1Page1Page1Page155Page6Page55Page6Page6Page61目的为了进一步规范公司会议管理，使其不断趋于科学化、规范化、有序化，实现提高会议的行政决策效率，特制定本细则。2适用范围适用于XX徐州发电有限公司会议管理工作3引用标准及关联子系统XX电力管控体系（2008年修订版）《会议管理办法》（GHZZ-03-07）4专用术语定义无5执行程序公司的会议管理本着精简、规范、高效、节俭的原则运作。5.1会议安排5.1.1总经理工作部是全公司会务工作的归口管理部门，负责公司级会议的管理工作;部门会议由各部门负责。5.1.2各部门在每周四中午12：00前将下周会议计划及培训需用场地电子邮件发送到总经理工作部会务主管邮箱内(见附录1)，便于总体安排会议。5.1.3对汇报或需讨论的事项应在会前做好调查或协调工作，需要在会上发言的材料，各专业应在会议召开前两天电子邮件传至会议组织部门负责人邮箱内。因会议材料准备不及时影响会议正常进行的责任部门，由会议组织部门向总经理工作部提出考核意见。5.2会议组织5.2.1以公司名义召开的全公司性重要会议由公司领导主持（外部会议主持人酌情而定），总经理工作部负责会议的组织工作。5.2.2以公司名义召开的专业性会议，由公司主管领导主持，专业所属部门负责会议的组织工作。5.2.3各职能部门召开的内部会议，由本部门自行组织。5.3会议审批5.3.1公司级会议（例会除外）由组织部门填写会议申请单(见附录2)，写明会议主持人、与会人员范围、会议时间、会议人数、会议内容、会议需用设施、物品、是否安排住宿等，将申请单报总经理工作部，由总经理工作部提出拟办意见，报公司主管领导批准。5.3.2公司级例会严格遵循例会汇总表（见附录3）中的各项要求，由于特殊原因造成会议无法按时召开，由组织部门填写《会议变更单》（见附录4），并将变更原因、变更后时间等填写明确，经部门领导批准后交总经理工作部。5.3.3会议的申请与变更经公司领导批准后，由总经理工作部给予申请部门以答复。5.3.4公司级例会如果遇有公司重大活动时顺延召开；遇周六、周日顺延到下周一；遇节日全部依次顺延。5.4会议准备5.4.1总经理工作部协助会议组织部门依据公司领导意见制定会议计划或会议指南，准备好会议资料，与主持会议的公司领导进行沟通，达成一致,做好会议计划的落实,包括会议室、接待室的布置及会议用品的准备。5.4.2会议服务（见附录5）5.4.2.1公司内会议总经理工作部负责会议室的调度管理及会议室设施配备和协调使用。隆盛大酒店负责所有会议室的服务工作，会议室应具备随时使用的条件。参会人员不得随意动用和操作会议室配置的各种设施。总经理工作部会务主管将公司会议信息及时提供给相关部门及大酒店，相关部门准备会议资料，沟通会议信息，酒店会务部安排专人管理会务工作，并根据总经理工作部对会议的要求进行相关的会议服务。5.4.2.2外部会议，由组织部门提前向总经理工作部提供会议信息，会议申请要注明会议报到时间、会议时间、会议名称、人数、主办和协办单位、会议议程、来宾单位、职务、物品摆放、我公司陪同人员等事宜，由总经理工作部依据实际情况确定会议地点，做好与会人员食、宿、行的安排和会议用品的配置，安排好会议的摄录像工作及各项事宜。5.5会议进程5.5.1所有与会人员要按时参加会议，如不能参加应提前向会议组织部门请假，不请假或未准假而不到会或迟到者，由会议组织部门向总经理工作部提出考核意见。5.5.2与会人员手机置于振动状态，对违反者进行警示，屡犯者进行考核。5.5.3主持人简要介绍会议议程，宣布会议开始。5.5.4会议按议程进行，与会人员发言力求简洁、清晰。5.5.5会议组织部门进行会议记录。公司级例会由组织部门使用固定记录本记录，由总经理工作部进行不定期检查，根据有无记录、记录情况等进行考核。5.5.6总经理工作部安排好会议服务。5.6会后工作5.6.1会后由组织部门负责会议纪要的整理，经主管领导审批后在OA上规定的纪要栏中发布，时效性强的会议应于会后第三天进行发布，公司重要会议、公司级例会、专业性会议于会后一周内发布会议纪要（或部门汇报材料），会议纪要中必须明确标注本次会议形成的任务。遇特殊情况可迟延发布。重要会议纪要部门进行归档，有保存价值的按规定向档案室移交。5.6.2重要会议结束后，由会议组织部门或会务人员主动征求来宾意见，整理形成文字材料，经领导阅批后交有关部门改进。5.7其它5.7.1总经理工作部负责公司综合办公楼、隆盛大酒店各会议室的管理。部门需使用会议室提前与总经理工作部联系，总经理工作部统一协调会议室。如遇部门与公司使用会议室冲突时，以安排公司会议为主。5.7.2会务设施由专人负责管理，与会人员不得私自使用投影、音响等设施；否则，造成会务设施损坏，将根据情况对会议组织部门进行考核。6职责6.1本细则的执行负责人由总经理工作部经理担任，其职责如下：6.1.1负责会议申请的预审批并向领导汇报。6.1.2负责会议准备工作的监督、检查。6.1.3做好协调和后勤保障工作。6.1.4及时向领导汇报和反馈信息。6.2本细则的检查监督人为总经理工作部会务主管，其职责如下：6.2.1负责会议的准备工作。6.2.2做好协调和后勤保障工作。6.3公司各部门经理，其职责如下：6.3.1负责会议申请。6.3.2协助会议组织人了解会议的各项信息，对外部会议负责协调。6.3.3配合总经理工作部做好会务筹备工作。6.3.4收集会议的意见和建议，整理成文字材料报总经理工作部。7检查与评价7.1公司总经理工作部负责对本细则执行情况进行每年一次的检查。7.2通过对各部门执行程序合规性检查，评价本细则执行的有效性。7.3检查评价结果由总经理工作部填写检查评价表(见附录6),经公司领导审批后发至各部门。8反馈各相应部门在接到检查评价表后，必须在会后三天内完成存在问题的整改计划，填写反馈表（见附录7），并反馈至总经理工作部。附录附录1：XX徐州发电有限公司每周会议计划申报表附录2：XX徐州发电有限公司会议申请单附录3：XX徐州发电有限公司会议变更单附录4：XX徐州发电有限公司生产经营工作例会汇总表附录5：XX徐州发电有限公司会议准备流程附录6：XX徐州发电有限公司会议管理检查评价表附录7：XX徐州发电有限公司会议管理检查评价反馈表附录1XX徐州发电有限公司每周会议计划申报表年月日序号会议名称主持人与会人员会议主要内容会议时间会议地点会议组织部门:会议联系人:联系电话:附录2XX徐州发电有限公司会议申请单年月日会议名称会议日期会议地点天数主办单位协办单位姓名（人数多可附后）职务单位性别民族会议议程1、2、3、现场参观否参观路线及时间安排是其他详细说明1纪念品2水果、饮品3住宿4其它会议召集人电话：宴请安排交通安排（分类说明）贵宾桌：普通来宾桌：大客车：辆面包车：辆标准：标准：轿车：辆其它车辆：辆会务费预算申请部门申请部门经理批准人签字：拒绝：（阐述原因）Page11Page11Page11附录3XX徐州发电有限公司生产经营工作例会汇总表序号会议名称组织部门主持人与会人员会议主要内容会议时间会议地点1总经理办公会议总经理工作部总经理公司领导班子成员1、讨论决定周重点工作；2、生产、经营工作中较重大议题的讨论决定；3、研究讨论总经理提出的其它专题事项。周一下午酒店二楼2党政联席会议总经理工作部/企业文化部党委书记公司总经理、筹建处主任、党委书记、筹建处副主任、副总经理、纪委书记、工会主席、副总师、总经理工作部经理、企业文化部经理和其他指定人员1、决定公司长远发展规划、年度计划、工作报告等；2、研究企业管理工作的重大改革，公司性规章制度的建立、修改、废除等；3、决定公司职权范围内的机构变动、人事变动等；4、重大资金使用、重大财政开支的决策5、有关改善员工物质文化生活方面问题的研究决定；6、其它需要党政联系会议决策的问题。不定期会议待定3生产调度会总经理工作部总经理公司总经理、党委书记、副总经理、纪委书记、工会主席、总会计师、总工程师、生产副总工程师师、副总经济师、副总政工师、各管理部室、生产部室、检修公司、多种经营公司、后勤保障部、培训中心等有关部室领导及有关人员。1、各部门对上周重点工作完成情况及本周重点工作计划进行通报，并汇报部门间配合不到位需协调的事项；2、公司领导进行总结布署。每周一8：45综合办公楼二楼中会议室4生产协调会生产技术部生产副总经理副总经理：洪鼎华

副总工程师：丁江苏

发电运行部、设备点检部、徐电项目部、燃料管理部、燃化除运行部、粉煤灰公司、后勤保障部、生产技术部、安健环部、燃料分公司部门负责人、生技部缺陷管理员1、发电部经理介绍前一天生产情况及缺陷；2、各部门通报不安全情况以及需要协调解决的事项；3、生产技术部专工针对生产情况给予调度、协调；4、安健环部经理、生产技术部经理、公司领导分别进行布置和总结。每周三、五8:45综合办公楼三楼西会议室5XX公司安健环、安全生产视频例会XX公司发电营运部XX公司领导分管安全生产的公司领导、各生产部室经理和有关专工1、通报本周华北电网信息；2、通报XX公司领导在每周一XX早会上强调的内容；3、各公司安健环工作汇报4、XX公司领导讲话。每月第二周周四9：00，综合办公楼三楼西会议室6安健环月度安全分析会安健环部公司分管领导各部门、各单位负责人安健环部简要汇报上月工作计划完成情况、安健环工作点评和本月安健环重点工作计划、各责任部门汇报上月异常情况的原因分析，实业总公司安全主管简要汇报上月工作计划完成情况、和本月安健环工作计划。每月第二周周二上午9:00综合办公楼三楼中会议室7安健环网例会安健环部安健环部经理发电公司、实业总公司各部门安健环专责人安健环部对安健环联席会及安健环部日常布置工作的完成情况进行简要汇报。各部门汇报每月安健环工作完成情况及需要公司协调相关问题，提出对于安健环工作改进的建议。每两周一下午13:30综合办公楼三楼中会议室8NOSA推进例会安健环部安健环部经理各部门安健环专责人反馈前一阶段任务完成情况布置下阶段工作任务。每周三下午13：30综合办公楼三楼中会议室9月度计划平衡会经营管理部经营管理部经理相关公司领导、副总工程师、副总经济师、各部门各单位负责人月度计划进行统一平衡每月28日待定10经营活动分析会经营管理部经营管理部经理相关公司领导、副总工程师、副总经济师、生产技术部、财务产权部、经营管理部、内部控制部、发电运行部、燃料管理部、隆盛公司负责人及其他人员经营管理部做月度经济活动分析；生产技术部做煤耗专项分析；财务部做月度财务及预算分析；总经理工作部、人力资源部、财务部、经营管理部、企业文化部分别做月度管理报告；公司领导进行部署和总结。每月8日待定11燃料专题会经营管理部经营管理部经理相关公司领导、副总工程师、副总经济师、生产技术部、经营管理部、燃料管理部及其他人员煤场盘点盈亏、计质计量分析每月5日前待定12电量专题会经营管理部经营管理部经理相关公司领导、副总工程师、副总经济师、生产技术部、财务产权部、经营管理部、发电运行部、燃料管理部及其他人员发电量计划、发电市场率等月底前待定13管理例会内控部内控部经理公司副总及以上领导；公司各部室经理、主任；总经理工作部、人力资源部、财务部、经营管理部、企业文化部分别做月度管理报告；公司领导进行部署和总结。每月12日下午14：30酒店一楼小会议室附录4XX徐州发电有限公司会议变更单年月日会议名称原定召开时间变更后召开时间主办单位协办单位未按时召开原因：组织部门会议召集人部门经理签字：签字：附录5会议管理流程会议组织部门总经理工作部总经理公司主管领导收集意见或建议会议纪要落实通知参加人员协助落实会议事宜反馈，并说明原因协助收集会议信息做好会议记录填写会议申请单（部门经理审批）收集意见或建议会议纪要落实通知参加人员协助落实会议事宜反馈，并说明原因协助收集会议信息做好会议记录填写会议申请单（部门经理审批）反馈反馈检查会议落实情况有关部门持续改进会议开始落实会议筹备工作制定会议计划或会议指南整理，汇总建议外部会议或公司重要会议填写拟办意见检查会议落实情况有关部门持续改进会议开始落实会议筹备工作制定会议计划或会议指南整理，汇总建议外部会议或公司重要会议填写拟办意见汇报并征求领导意见主管领导主持并参加会议领导认可领导审批YN汇报并征求领导意见主管领导主持并参加会议领导认可领导审批YN会议组织部门总经理工作部