广西某港湾公司物资管理制度

广西创新港湾公司物资管理制度北大纵横管理咨询公司2024年10月

目录TOC\o"1-1"\h\z第一章总那么 2第二章物资管理职责 2第三章物资管理方案 4第四章采购供给商管理 5第五章采购招标管理 8第六章采购合同管理 9第七章物资采购 11第八章设备采购管理 13第九章验收、保管、领用 14第十章附那么 16

第一章总那么制定本制度的主要目的合理配置资源，减少积压浪费与流通费用，提高物资利用效益，提高管理质量，保证公司利益最大化。本制度所指的物资管理内容包括：库存材料、库存的备品备件、低值易耗品等。发生在上述物资管理中发生的采购、验收、储存、领发等环节的管理行为也包括在本制度中。本公司物资管理实行严格的方案和预算管理，要贯彻没有方案和预算就不得进行采购、领用等行为。为保证公司资产平安，任何物资管理要严格到岗到人，不得缺失。第二章物资管理职责物资管理分别由供给部、工程部、生产中心、财务部及其他使用部门负责，各部门各司其职，共同保证公司的财产物资的平安。划分物资管理职责的根本原那么职责划分要贯彻责权对等的原那么。管理者要对所属部门的管理活动负全面责任管理活动的组织者或牵头者要对一项管理活动负全面组织责任，其责任并不因为其他部门的参与而减轻，除非组织者或牵头者能证明，由于参与者不克尽职守导致他的决策失误才可以免责。组织者或牵头者有权利对出现的问题重新组织调查，分清活动中的主要责任和次要责任。供给部的职责：负责公司年度、月度采购方案编制、综合平衡、实施。负责公司总体采购本钱的控制、管理。负责公司采购物资的分类、公司集中采购和工程部自行采购物资的划分、参与工程部具体采购物资种类确实定。负责公司集中采购物资的具体采购、组织验收。负责公司设备采购、组织验收负责对工程部采购工作的指导和管理，参与工程部重要物资采购活动的谈判，代表公司对工程部重大采购活动的监督。采购价格控制公司供给部负责物资采购招标的组织管理工作工程部职责负责工程部生产物资的保管、验收、使用。负责工程部物资需求方案的编制和执行。工程部当地物资采购供给商评价生产中心的职责负责工程部物资需求方案的审核。负责编制设备需求方案。参与供给商评价财务部职责参与公司物资采购招标工作。负责公司物资的价值管理。其他部门的职责负责保管好所使用的物资和设备负责申报本部门的物资需求。第三章物资管理方案物资方案包括库存材料、备品备件、低值易耗品的采购方案、存储方案、使用方案等内容。物资存储方案是指满足下阶段公司生产需要，考虑到正常的必要采购周期而提前存储物资的方案。使用部门负责编制存储方案。上年度末或工程开始前，公司开始编制下年度或工程方案，物资需求方案由使用部门负责编制，使用部门根据年度或工程生产方案和年度部门工作方案编制年度生产物料需求方案和年度部门办公用品使用方案，交供给部门。年度生产方案确定后，年度生产物料需求方案和年度部门办公用品使用方案必须根据生产进度的需要按月分解，形成初步月度需求方案。具体要求如下：生产物资需求方案＝本阶段生产消耗方案＋下阶段存储方案办公用品不考虑存储方案和需求方案，实行总额管理。工程部负责编制本工程部的生产物资需求方案。工程部物资采购方案根据物资需求方案编制，工程部编制完成后交生产中心审核。物资采购方案＝物资需求方案－期末物资数量生产中心审核物资需求方案和物资采购方案后，要交总经理审核，董事长审批。审批后生产中心向工程部下达方案，并将工程部的采购方案移交供给部。公司其他部门负责编制本部门的办公用品使用方案，部门经理审核通过后交办公室。供给部汇总各工程部的物资采购方案后形成公司的物资采购方案。每月末各部门要根据年度方案，结合实际情况编制月度方案。月度方案编制过程中，生产中心审核物资需求方案后，假设需要调整，在征求工程部意见后做出调整。同时要调整工程部的物资采购方案，年度方案的准确率要保持在80％－120％之间，月度方案要保持在95％－105％之间。物资供给部、工程部供给员负责按月度物资采购方案进行采购，使用部门如果变更方案，必须在采购实施前通知供给部和工程部供给员。工程部在开工前进行的设备安装、整修设备发生的物资需求，要根据开工准备工作方案编制物资需求方案，经生产中心审核，总经理、董事长批准，交供给部执行采购。供给部每年要根据方案采购物资的数量、价值、频率等因素，按ABC分类法对物资进行分类管理，实行重点物资重点控制。A类年物资采购金额占年总采购金额60％。〔炸药、雷管和柴油款不列入百分比统计〕。B类年物资采购金额占年总采购金额30％。C类年物资采购金额占年总采购金额10％。炸药、雷管和柴油列入A类年物资。本公司的物资采购实行工程部采购、公司总部集中采购和其他零星采购三种方式。每年年初由供给部负责编制公司采购目录，内容包括物资编号、品种、采购部门和采购周期等内容。公司采购目录经总经理批准后下发执行。供给部要根据物资采购频率定期更新采购目录，一般至少半年一次。工程部编制采购方案时，必须查看采购目录，按照目录上列出的产品填报方案。目录上没有的物资填报方案后，要附单独的采购申请单详细说明物资的型号、规格、可能的供给商、预计价格等因素。总工室在在设计时要尽可能使用采购目录中所列的物资，采购目录如不能满足设计需要，应将所需物资添写采购申请单交供给部到市场上寻找满足条件的供给商。采购申请单上要注明“非实际采购〞。非标准物资和特殊活动所需的物资由于需求个性化强，可以不纳入公司的采购方案。物资需求部门只需要预测金额即可，实际需要时填写采购申请单交供给部，供给部按采购申请单采购。具体采购程序比照紧急采购程序执行。第四章采购供给商管理供给商管理的根本原那么保证公司的生产经营物资按需要及时供给，防止产生缺货导致停产。供给商开发的根本准那么质量，本钱，交付与效劳并重的原那么。供给商管理实行战略合作管理，要保持和供给商保持长期合作关系。供给商管理要实行动态管理，加强沟通、定期评估。供给商选择供给部每年必须做出供给市场分析方案，定期对公司的重要物资供求情况进行分析，提出分析报告，为公司供给商选择、物资采购决策提供依据。总工室在进行技术设计时，供给部必须对设计所涉及的物资提供市场供给分析报告，帮助总工室进行材料选配。供给部负责通过各种方式搜寻公司的潜在供给商，登记供给商情况登记表，来管理供给商提供的信息。供给部通过以下方式搜寻潜在供给商：供给商的专业媒体广告供给商的主动问询和介绍专业技术杂志互联网搜索供给部通过收集信息，评估供给商工艺能力、供给的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。剔除明显不适合进一步合作的供给商后，提交一个供给商考察名录。供给部应根据供给商考察名录要求供给商填写供给商自评报告，如果供给商的生产经营条件发生变化，要求供给商及时对该报告进行补充和修改。对于重要物资，经总经理批准，供给部要组织总工室、生产中心的技术人员实地考察供给商，向公司提交考察报告。对不实地考察的供给商，供给部应通过电话、传真、电子邮件等方式和供给商联系，进一步取得供给商供给能力信息。供给部要对合格供给商发出询价文件，一般包括图纸和规格、数量、质量大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供给商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录。对所有的供给商要按统一的评分标准进行评比，评比结果靠前的供给商入选供给商初选名录。评价方法按供给商报价分析表进行。评比时，供给部要及时和其他部门成员沟通，评比结束后，总结供给商的优点和缺乏之处，并听取供给商的解释。如果供给商有改良意向，可要求供给商提供改良措施报告，做进一步评估。供给部必须对供给商提供的替代材料组织相关技术人员进行评价，在现有材料中寻找低本钱的替代材料。供给部对初选合格的供给商提出公司供给商初选名单，交总经理审核。每种物资的供给商初选名录一般要选择多家供给商比照。董事长负责召开公司供给商选择会议，讨论确定最终的供给商名录，确定后交供给部负责执行。会议一般至少由以下人员参加：董事长、总经理、供给部经理、生产总监、总工程师、财务部经理。供给部要根据供给商选择会议的决议，制作公司供给商名单，经过相关人员签字后下发相关部门执行。工程部采购时供给商选择实行工程部经理负责制，公司供给部提供支持，供给商选定后，报公司供给部备案。重要物资供给商选择公司供给部要实地参与，代表公司进行监督供给商选择过程中各部门的职责按照下表分工：工程总工室生产中心供给部财务部供方自评报告CCR供方产品质量评估ARI供方样品评估报告ARI供方质量体系考核R/AI平安环保审核R/AI供方档案资料建立RIR：工作的负责人；A：工作总负责人，拥有最终的决定权，负责对政策或过程执行的监督和修正；C：在采取行动之前的咨询人；I：行动信息的分享人。供给商评价一、供给部要组织考核和评估供方，确保所采购物资质量、运输效劳、包装等满足规定要求。对供方的评价包括即时考核和年度评估。即时考核是指对发生的每一笔采购交易的状况进行考核；年度评估是指以年度为周期对供方进行综合评估。二、现重大质量事故后，供给部要对供给商重新做出评估。三、供方考核与评价过程中各部门的职责按照下表分工：工程工程部生产中心供给部财务部供货数量情况AR供货质量情况AIR到货及时百分比AR供货平安性AIR根源分析／纠正措施AAR供方的生产经营状况CCRC长期合作伙伴的业绩IIIA与供方分享信息共图改善IIRR：工作的负责人；A：工作总负责人，拥有最终的决定权，负责对政策或过程执行的监督和修正；C：在采取行动之前的咨询人；I：行动信息的分享人。供给商淘汰工程部改变供给商必须及时通知供给部，并说明变更原因。供给部要对工程部的变更行为是否符合公司利益，并提出建议。必要时要通报总经理。经过供给商评价认为不能继续合作的供给商，应该在合同结束后取消供给商资格或者和供给商协商解除合同。出现重大质量事故后供给商不积极配合解决问题，供给部应该取消供给商资格。在通知供给商取消资格前要咨询法律参谋。供给商申诉处理办公室负责接待供给商申诉，根据供给商申诉的情况和供给部、工程部、生产中心协调，必要时向总经理和董事长通报情况，由总经理和董事长审查处理。供给部在选择供给商时对所有供给商要一视同仁地对待，并且要明确告诉对方申诉渠道。第五章采购招标管理本公司采购的A类物资一般要经过对外公开招标。特殊物资因为供给商少或没有供给商愿意参加招标的，经董事长批准，可以不招标，直接进入供给商选择程序。公司经过供给商评价后认为可以和供给商继续保持合作的，可以不经过招标程序。因发生不可预见的急需或者突发事件等特殊情况，可以不采用招标方式，经董事长批准直接采购。本公司采购的B类物资可以不经过招标程序，由供给部负责选择供给商，经董事长批准后进行物资采购。本公司采购的C类物资，由于金额小，品种多，不采取招标的形式，由供给部供给员和工程部供给员直接到市场采购，公司总经理或工程部经理负责审核控制。每种物资招标工作一般一年举行一次，属于同一厂家可以生产的物资可以合并招标。公司要成立招标小组，统一负责负责标前准备、编制招标文件、发布招标信息、投标、开标、评标、定标、签订经济合同、履行合同等管理工作和协调解决招标中存在问题。招标小组由以下人员组成组长总经理成员：总工程师供给部经理生产总监财务部经理审计师审计师负责对招标活动合规性监督，对招标事项没有表决权和承当决策失误责任，仅对招标活动的合规性负责。供给部负责标前准备、编制招标文件、发布招标信息、签订经济合同、履行合同等事务。招标文件包含技术内容，总工室负责编制技术局部。招标文件包括招标说明书、订货合同书和投标书等。招标说明书主要内容是标的物资名称、主要质量技术要求、数量和供货方式、采购周期或交货期限；标价和中标条件；投标形式和时效；保证金、撤标效劳费和违约责任；附加优惠条件。订货合同书主要内容是交货品种、规格型号、数量、供货方式、时间和地点；质量技术要求；价格、运费；计量和质量检验方法；付款方式；违约责任；合同有效期等。

投标书主要内容是标数、报价、交货方式，投标方附加的优惠条件承诺等。招标物资的标价由招标小组组长亲自确定后密封入招标文件中，开标时才可向招标小组成员公布。密封的招标文件在开封前，招标小组所有成员必须亲自查看完好后才可以开封。参与投标的相关人员必须对供给商投标内容、本公司有关招标的内容终身保密。供给部要充分做好标前的准备工作，根据物资采购方案确定具体物资的招标金额；组织对有意投标的供给厂商进行资格审查，看是否具备规定的条件和企业资信；向潜在的投标方发出投标邀请。招标文件出售之日起至开标之日止一般周期在20天左右，视所采购物资的情况可适当缩短或延长。开标应按招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开进行，开标后依据确定的定标程序选出中标方。符合标书规定条件，以最低价选择中标方的，应当场宣布。招标小组在评标时，当反对人数和支持人数相等时，招标小组组长有多投票一次的权利。评标结束一周内，供给部要将评标结果报董事长审批，审批后将评标结果通知供给商。第六章采购合同管理凡以公司名义发生的采购业务，一般应签订采购合同。采购金额在10000元以下，即时交割且无后续质量、维护问题的采购业务，可以不签订合同。除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成局部。本公司所有的合同范本初次使用时都要经过法律参谋审核，出具审核意见。供给部必须定期检查使用的合同范本，看相关条款是否和最新法律抵触或不适应法律要求，一般一年请法律参谋审核一次。国家规定采用标准合同文本的那么必须采用标准文本。公司规定要签订合同而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本项业务适用的主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否那么不能办理该业务。供给部负责公司采购合同的拟定、修改、签订、履行等管理工作。办公室负责联系法律参谋对合同条款进行审核。工程部对外签订采购合同，合同范本必须经过供给部的审核。审核过的合同如果有增加、删减条款的情况，视同新拟定合同进行管理。供给部不能拟定的合同，可以委托法律参谋拟定。本公司采购合同签订前，必须经过供给商选择、评价程序或者采购招标程序。采购C类物资和经过董事长批准的A类、B类物资，可以直接到市场上采购。订立合同前，至少要取得以下资料对方营业执照复印件特殊行业的经营许可证复印件税务登记证复印件法人代表授权委托书原件合同必须具备标的〔指货物、劳务、工程工程等〕，数量和质量，价款或者酬金、履行的期限、地点、方式、违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。供给部对外签订合同时，一般尽可能使用公司准备的合同，使用对方提供的合同，要由总经理决定是否交法律参谋审核。对外订立的采购合同，严禁在空白文本上盖章，如有例外需要，须董事长特批。公司合同最终签字人为董事长或董事长授权委托人。授权委托书必须明确授权范围、时间等内容，授权后在供给部、财务部留复印件备查。对外订立合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，董事长特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。授权委托事宜由办公室专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司董事长签字并加盖公章后授权生效合同盖章生效后，应交由供给员按公司确定的标准对合同进行编号并登记。非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。同一合同项下的不同附件也必须编号，采用分数编号法。公司可以采用以下合同编号规那么，假设信息化有特殊要求，按信息化的原那么编码。客户编码＋物资类别＋年＋合同顺序号合同文本原那么上我方至少应持二份，合同文本及复印件由办公室、具体业务部门等各部门分存，其中原件由财务部门和供给部留存。除供给部、财务部留存的合同外，送交其他部门的合同一般要进行保密处理，具体处理方式如下交工程部、生产中心、总工室备查的合同不得有供给商联系方式、采购数量。其他部门如要查询采购合同，必须经过总经理批准。采购结束后档案移交办公室，要严格按档案管理方法封存、查询。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行。有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律参谋。财务部门依据合同履行收付款工作，对具有以下情形的业务，应当拒绝付款：应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的。收款单位与合同对方当事人名称不一致的。付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当催促付款单位出具代付款证明。合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，保证合同的完整性。对采购合同的有关技术资料、图表等重要原始资料借出时，必须经供给部经理同意，供给员方可以办理借出手续，在登记本上登记。到期后，供给员要及时催还。公司变更或解除合同必须向法律参谋咨询，经总经理权衡利弊后才可以实施。合同变更或解除后，要及时通知财务部及合同所涉及的其他部门。我方变更或解除合同或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章供给部收到对方要求变更或解除合同的通知必须立即向公司总经理汇报并通知法律参谋。变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成局部交由办公室保管变更或解除合同的文本作为原合同的组成局部或更新局部与原合同有同样法律效力，纳入本方法规定的管理范围。合同变更后，合同编号不予改变。供给部和工程部供给员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料〔包括与有关的文书、图表、传真件等〕按合同编号整理，交档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。第七章物资采购本公司A类物资B类物资一般情况下必须从公司预先选定的供给商采购，不得随便变更。以下物资由公司办公室和工程部自行采购。1、祝贺用物品：花圈、花篮、礼物等。2、招待用品：饮料、香烟等。3、书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等。4、打字、刻印、报表等。5、办公用品。供给部年初要对工程部采购物资和总部集中采购物资明确划分，列入公司采购目录。对用量稳定、持续不断的物资要考虑制定每月采购批次。公司采购分一次签订合同屡次采购、采购一次签订合同一次和不签订合同直接采购三种方式。一次签订合同屡次采购的采购方式一般适用于凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应按供给商选择流程或招标流程选定供给商，议定长期供给价格，批准后通知各请购部门依需要提出请购方案。采购合同签订后，采购部门每月按采购方案向供给商发出采购订单订货。采购订单是公司采购合同不可分割的一局部。采购一次签订合同一次的采购方式适用于一次采购物资价值在5000元以上，且不经常发生的采购业务。不签订合同直接采购的采购方式适用于价值小，公司规定可以不签订合同的物资的采购，一般指C类物资。工程部采购工程部供给员每周一要检查公司批准的采购方案，根据物资采购周期和物资需要时间，列出本周采购方案，经工程部经理批准后，持采购方案到出纳处办理借款手续。工程部出纳要根据周采购方案，办理借款手续，根据采购额确定借款金额，每次借款金额最高不超过2天的采购额。工程部供给员现金采购后，要及时添制入库验收单，库管员验收后在入库验收单签字，一联库管员留存，两联连同发票由供给员交出纳办理冲销借款手续。工程部供给员如果采用赊购方式采购物资，入库验收单一联交供给商，供给商持入库验收单到工程部出纳处办理应付帐款手续，库管员自留一联，剩下一联由供给元交工程部出纳办理帐务处理手续。工程部方案外采购工程部在生产过程中，发现月度方案中某些物资将出现短缺，应编制补充物资需求方案上报生产中心，生产中心审核后，经总经理批准，交供给部纳入月度采购方案采购或工程部自行采购。补充方案每月不得超过一次，每超一次，要对工程经理记过一次，生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交工程经理同时记入工程经理个人绩效考核档案。工程部紧急采购工程部由于方案不周、到货物资不合格和不可预料异常情况出现物资短缺，执行方案外采购程序影响生产的情况下，经工程部经理批准，工程部供给员可以直接采购办理入库手续后交生产使用。工程部供给员办理完采购后，要及时办理补报审批手续，说明发生紧急采购的原因，交供给部协助办理报批手续。供给部接到工程部的申请后，交总经理、董事长审批，总经理、董事长审查后，做出处分或不处分的决定后交财务部办理正式付款手续。一般情况下，方案不周处分，不可预料异常情况不处分。董事长决定处分，发生紧急采购一次，要对工程经理记过。生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交工程经理同时记入工程经理个人绩效考核档案。由于供给部不按规定采购造成物资到货不合格造成的紧急采购行为，发生一次对供给部经理记过一次。生产中心要将紧急采购行为交总经理办公会讨论后，如决定给予记过，人力资源部要开出记过通知单，总经理签字后交供给部经理同时记入供给部经理个人绩效考核档案。如果是工程部自行采购的物资，按相应的标准对工程经理和工程部供给员进行处分。供给部采购供给部在月度采购方案批准后，供给员每周一要根据月度采购方案编制周采购方案，经供给部经理审核后开始联系供给商签订合同和发订单，办理采购业务。供给部供给员发出订单后，要及时通知工程部准备接收货物。供给部要把每一个工程部接收的物资填写到货物资通知单，及时通报工程部，但不得通知到货数量。重要货物或紧急采购物资，供给员要及时跟踪催货，确保物资按要求到达生产现场。工程部在接到物资后，要对照供给部提供的到货物资通知单，检查验收到货物资，在到货物资通知单上填写数量，传真回供给部核对数量。同时填写入库验收单，办理入库手续。工程部供给员负责协助办理公司供给部采购物资办理入库手续，及时把发票、入库验收单交工程部出纳，办理帐务处理。第八章设备采购管理公司设备采购原那么大型设备采购支出金额大，对企业开展的影响大、时间长，必须要慎重决策。大型设备采购实行公司高层领导集体论证，董事长最终审批的决策机制。大型设备采购必须要和公司开展战略结合，要根据公司开展战略做出采购设备的决策。大型设备不经过论证不得将设备采购纳入年度预算，不纳入年度预算的设备不得采购。公司设备采购职责生产中心根据公司的生产方案，对设备需求情况进行予测。小型生产设备由工程部根据实际需要提出采购需求办公设备由使用部门提出采购需求总工室在技术开发时，根据技术设计提出设备采购需求。大型设备由生产中心根据目前设备运行情况和未来生产能力开展规划，提出设备采购需求。生产设备的汇总、管理由生产中心负责；生产设备采购决策的论证组织由生产中心负责，公司高层领导参加，董事长最终审批。办公设备的汇总、管理由办公室负责。办公设备采购决策的论证组织由办公室负责，公司高层领导参加，董事长最终审批。供给部负责具体的设备采购事务处理和询价工作。公司设备采购审批程序生产中心根据公司的生产方案对设备总体需求进行预测。根据设备的不同用途，设备需求部门提出设备需求，报生产中心和办公室审核。设备管理部门要对公司内的设备使用情况进行盘查，确定是否能从公司内部进行调剂使用。对不能调剂的设备需求，设备管理部门要组织人员进行论证，看这种需求是长期需求还是临时需求。对于临时需求，设备管理部门要通过调剂、协调使用时间、租赁等方式予以解决。对于长期需求，设备管理部门要提出报告，提交公司高层讨论，通过后报董事长审批。董事长批准的设备采购方案要纳入年度预算，供给部根据预算执行采购。设备采购程序供给部要根据生产中心提供的供给商信息在市场上寻找合格供给商。根据一次采购金额的大小、潜在供给商的多少和市场上的供求关系，决定是否要采取招标的方式。是否采取招标方式由董事长审批。在不采取招标的方式下，公司要由生产中心、总工室、供给部联合组成设备采购小组，生产中心负责牵头。供给部根据公司供给商选择和供给商评价的规定对潜在供给商进行初选、谈判，提出备选方案，经过设备采购小组讨论，由生产总监上报总经理审核，总经理审核通过后报董事长审批。供给部和审批后的供给商签订合同，办理采购手续。设备验收设备发货后，供给部要通知接收部门验收。接收部门经过对设备调试后，确认设备运行正常，在设备验收单上签字。对于公司自身能力缺乏，不能验收的设备，生产中心要提出有能力验收的机构和个人，供给部负责联系，经董事长批准后，签订验收合同，设备到货后，供给部通知验收机构进行验收。验收通过后，生产中心要根据设备验收单填填制固定资产登记卡，分送相关部门。对需安装设备，设备到货后对设备完好状况进行验收外，还要对安装后的设备进行试运行、调试，设备运行正常后才可以办理正式验收手续。设备付款财务部要根据设备购置合同、固定资产登记卡办理固定资产入帐手续和付款。对需安装设备，财务部要根据设备采购合同的规定，分阶段付设备款。第九章验收、保管、领用库存量的核定工程部负责测算物资平安库存量，供给部负责协助，提供采购周期、市场供求等信息。生产中心负责审核。平安库存量应根据工程进展情况进行调整。公司工程部负责控制库存量，防止超量库存，造成资金积压。工程部可以安以下方法核定库存量平安库存量的核定：主要考虑两个因素，使用量方案误差率和采购送货的误差率。使用量方案误差率是指由于方案者方案不周导致物资方案消耗量和实际消耗量之间的差异的比率，一般可以采取经验数值。重要物资要实际计算数月后取得数据。采购送货误差率是指供给商承诺送货天数和实际天数之间的差异，一般物资采用经验数值，重要物资要实际监控数月后取得数据。平安库存量＝月物资使用量×方案误差率＋日需要量×采购送货平均误差天数采购周期＝处理采购业务所需天数＋供给商承诺送货天数再定货点＝采购周期的需求量＋平安存量。采购周期的需求量＝采购周期×预估日需要量。最低库存量＝平安库存量最高库存量＝每采购批次采购量＋平安库存量每采购批次采购量＝月需求量/采购批次采购批次根据存储本钱、运输本钱、订货本钱、批量优惠等因素综合考虑确定。工程结束后，工程部的库存量一般要接近零。每月需求量确实定生产中心要制定物料消耗定额工程部根据生产方案和物料定额，计算生产物料需求量。工程部要根据采购周期确定为下阶段存储物资，存储量＝采购周期×预估日需要量工程部全部物资需求量＝存储量＋生产物料需求量仓库管理公司的仓库严禁不相关的人随便进入，库管员必须做到人走门锁，不得委托他人代管。库管员请假三天内，要由同一仓库的其他人或施工主管代管，请假三天以上者，必须办理交接手续。火工材料的管理标准按?爆破工作平安管理制度及使用平安操作规程?和国家关于民爆器材的管理规定执行。机器设备使用的柴油采购后一次参加储油罐，库管员要定期清理储油罐周围的杂物，严禁储油罐周围堆放易燃易爆品。库管员要对堆放其他材料的仓库进行规划，保证物资堆放整齐，便于查点数目。仓库存储位置规划原那么：库管员应该依据物料进出频繁程度、形状、包装、性质、价值等因素，规划所需的库位及其面积，以使库位面积得到有效利用。库管员要对规划出的库位进行编号。收发频繁的物资一般应放于便于取用的地方。库管员要和供给员依据物资的包装、形态及质量等特性，共同制定物资堆放方式和堆放层数的规定，以免物资受挤压而影响质量。库位表示和管理库管员要对每一种物资填写库位卡，挂于物资的堆放，便于盘点和收发物资。同时要把物资的存储位置登记到库存台帐上。库管员应该掌握各库位、各种物资堆放情况，依据先进先出法办理物资出入库手续物资验收入库库管员在重新加油时，必须首先计量储油罐内剩余油量，然后才可以注入新油。加油后，要计量新参加的油量，和供给商的发票、供油计量器显示的数字核对，如有误差，由供给员和供给商协商解决。每次加油库管员都要取样封存，为日后使用中出现质量纠纷保存证据。所有物资验收入库，库管员都要和交货人办理交货手续，核对清点物资名称、数量是否一致。然后填写入库验收单，单据交送货人和供给员，由送货人和供给员到出纳处办理财务手续。对需要检验的物资，应先清点数量后进入待检验区，未经检验合格的物资不得入库，更不得投入使用。库管员没有能力检验的物资，由有能力检验的人检验。库管员验收物资入库后，要及时登记库存台帐。不合格品的控制在入库验收阶段发现的不合格品，库管员应拒绝办理入库手续，由供给员和供给商办理退货手续。在使用阶段，发现某批物资不合格，使用人要及时通知库管员，库管员要将该批物资从合格品区移到待检验区，经相关检验人员检查后决定是否继续使用。如不继续使用，由供给员和供给商协商办理退货手续和索赔。发现不合格品导致一批物资不能继续使用，工程部要根据物资紧缺情况采取方案外采购或紧急采购，保证生产的正常进行。发现不合格品，工程部要及时报告供给部和生产中心，不合格品涉及的金额在5000元以上，由生产中心和供给部联合处理，造成损失的，要报总经理审批，对相关责任给予处分。处理结束后，相关记录要通报人力资源部，将处分记录记入档案。物资领用使用单位使用物资时要填写领料单，经施工主管批准后，到仓库领取物资。库管员核对无误后，按领料单交付物资给领料人。领料单一式三联，仓库自留一联，使用部门留一联，一联由库管员交工程部出纳办理帐务处理手续。领料单应填明物资名称、型号、规格、数量、领用部门和材料用途，使用人和库管员要在领料单上签字。库管员发放物资前，要根据领料单登记库存台帐，然后才可以发料。废旧物资管理生产中心要制定可回收物资种类和回收标准，交工程部负责执行。工程部的物资使用人一定要按规定的标准回收废旧物资，施工主管负责具体实施，回收数量低于规定标准，施工主管要说明原因。废旧物资回收后，公司以后如果可以继续使用，办理验收入库手续。具体按采购物资规定的程序办理。不能继续使用的废旧物资，工程部要组织人出售，出售后的款项要及时交工程部出纳办理帐务处理手续。第十章附那么本制度于公布当日开始实施，修改时由供给部经理和生产总监提出，总经理审核，董事长批准。本规那么第八、九章由生产中心负责解释说明，其余局部由供给部负责解释说明。

附表一物资采购目录物资编号物资名称规格型号供货日期物资等级采购部门单位供给商说明：供货日期是指在方案批准后，供给部开始办理采购业务到供给商送货到使用物资的工程部总共需要的时间。物资等级是指物资的A,B,C分类的等级采购部门指供给部采购还是工程部采购。单位是指使用部门申报方案是要按几个单位申报，如吨、公斤等。供给商是指每种物资可能的供给商。

附表二采购申请单采购申请单编码第页共页工程部名称物资类别编制审批填表日期序号物资编号名称及规格单位数量物资到货日期附件文件号图纸数据表技术规格说明书其他技术附件

附表三供给商情况登记表供给商名称注册地注册资金企业性质主要产品产品品牌供货能力联系方式

附表四供给商自评报告1、公司名称：地址：电话： 传真：2、企业性质A 私有□ 外资□ 国有□ 股份制□B 分支机构 请附上企业营业执照复印件3、负责人员 姓名： 职位：4、提供的产品／效劳产品／效劳名称和编号：是否提供产品规格和标准： 是□ 否□可承诺的交货期：天是否有能力回收包装材料：是□ 否□是否可以提供贵公司主要客户名单：是□ 否□产品的重量计量误差承诺不超过贵公司处理客户投诉的机制〔请附上相关文件〕运输方式及能力如果由运输商承运贵公司货物，贵公司如何选择及管理承运商以满足客户需求，如准时到货等。〔请详细说明〕5、生产条件企业员工总数：生产员工总数：化验／测试人员：质量检验／技术人员：是否有本企业技术人员开发新产品：是□ 否□是否能够附上产品流程图：是□ 否□目前的生产能力：6、质量体系是否有质量手册是否提供客户质量手册复印件是否有以下认证： ISO9000□ ISO14000□7、进料检查是否检验／测试订购或接受的原料：是□ 否□是否有所购原料的有关证书／分析报告：是□ 否□是否记录所有化验结果：是□ 否□是否有专门场地存放不合格原料：是□ 否□是否标明不合格产品：是□ 否□原料状态是否与其标明的状态相符：请列举主要原材料及供给商：请提供贵公司欲供／所供产品的质量规格，质量检验报告，质量控制图8、化验／测试测试设备是否有校验制度：是□ 否□测试设备是否带有标明校验日期：是□ 否□测试设备是否标明下一次校验日期：是□ 否□请列举主要检测仪器设备：9、中间分析是否进行中间分析：是□ 否□是否有中间分析记录：是□ 否□操作工是否在生产每一阶段得到操作手册：是□ 否□10、最终检验是否对产品进行最终检验：是□ 否□化验员是否有最终检验要求指导书：是□ 否□是否属于随机检查〔相对于全检〕：是□ 否□是否保存最终检验记录：是□ 否□是否对每批产品做备样：是□ 否□11、不合格产品是否鉴定不合格产品：是□ 否□是否有一个不合产品堆放区：是□ 否□不合格产品是否返工：是□ 否□是否对再加工物料进行特别鉴定：是□ 否□是否有再加工记录：是□ 否□是否有废料处理程序：是□ 否□12、维修工厂所有设备是否有预防性维护方案：是□ 否□维修程序是否编写成指导书并做记录：是□ 否□13、平安A、贵公司历史上是否发生过重大工伤平安事故：是□ 否□假设是，请附上相关政府部管理部门的处理结论及整改措施B、是否有平安环保保障机制：是□ 否□14、贵公司的现状及前景 可否提供贵公司年度财务报告：是□ 否□目前贵公司的产能为：贵公司是否有扩产或减产方案：是□ 否□假设有请详细说明贵公司未来潜在业务增长的目标为：15、备注签名：职位：日期：

附表五询价单编号：日期：请对以下物料提供你最低的报价：成交条件：经办人： 审批：

附表六报价分析表编号：日期：物料名称：请对每一种报价的以下方面进行评价，并将评定结果记在相应的栏目内：A表示非常满意，B表示比拟满意，C表示可以接受，D表示不满意，E表示非常不满意。供方样品价格交货情况成交条件总体评价 分析人： 审批：

附表七供给商名单供给商编号供给商名称物资名称物资编号合同编号单位价格质量供货周期供给商评价得分联系方式

附表八供给商违反采购规定报告表订单号：实际到货日期： 要求到货日期：原料代码： 原料名称：未能准时到货：早到天晚到天假设交货时存在以下不良表现，填写该栏：□无质量检测报告 □无装箱清单□产品质量问题 □包装损坏□重量差异 □违反我方平安规定□无标签/标签脱落 □货物或批号与质量不够不符假设物料质量发生问题，填写该栏，并交总工办决定是否退货还是可以降价使用生产总监批示： 日期：填写人： 填写日期：

附表九供方供货问题报告致：订单号：物料代码：物料名称：要求到货日期：实际到货日期：存在以下不合格项：7、无标签或无正确标识；8、与所订货物品种不符；7、无标签或无正确标识；8、与所订货物品种不符；9、运输商问题；10、发票错误；11、其他1、无检测报告或检测报告不准确；2、无送货单或送货单不准确；3、产品质量问题：4、重量差异；5、包装损坏；6、违反我方平安规定：综合评价，违反我方采购规定的严重程度：□高□中□低以上为贵公司在供货中出现的问题，请提供暂时的解决方法并找出出现以上问题的根本原因。在找出以上问题的根本原因后，请提出相应的改善方案，以防止类似的情况再度发生。签名：日期：

附表十采购不合格项根源分析／纠正措施分析报告编号： 日期： 参加人员：问题说明：原因分析： 责任部门负责人： 日期：纠正措施：实际完成情况：纠正措施：实际完成情况：负责人及预计完成时间：验证结果：责任人： 日期：

附表十一供给商绩效评分标准〔质量〕质量工程分值标准工程分值标准不一致送货4没有发生过不一致的送货质量4高于标准3不一致的送货不超过5％3符合标准2不一致的送货5％－10％21不一致的送货10％－20％10不一致的送货>20％0低于标准

附表十二供给商绩效评分标准〔效劳〕效劳工程分值标准工程分值标准数量4数量全部正确时间4100％交付准时395％以上数量正确395％以上交付准时280％－90％数量正确290％－95％交付准时180％以下数量正确180％－90％交付准时0100％交付准时080％以下交付准时

附表十三供给商绩效记分标准〔改良〕持续改良工程分值标准工程分值标准行为改良4供给商当时进行改良价格改良〔平均价格/调查价格〕4价格持续改良3供给商拖延改良，但未影响使用32供给商拖延改良，且影响公司正常使用2价格无改良110供给商拒不进行改良0价格恶性改变

附表十四供给商得分表供给商名称评分时间细项得分类别工程得分权重质量不一致送货15％产品质量35％小计效劳数量15％时间15％小计改良行为改正10％价格改良10％小计合计评分人审核

附表十五供给商评估表尊敬的： 感谢贵单位对我公司采购工作的大力支持，以下是对贵公司所完成的指标情况向您提供的月评估报告，请认真审阅。1、物料名称： 采购数量： 完成情况：物料名称： 采购数量： 完成情况：物料名称： 采购数量： 完成情况：2、到货及时百分比：指按订单要求准时到货的次数与本月总交货次数的百分比。3、平安性：指供方或承运人是否符合国家或我公司的平安要求。4、根源分析／纠正措施执行情况：指发生不符合我公司要求的情况，接到我公司供货情况反应表后，是否及时、认真并准确地进行根源分析并提出相应的纠正措施。签名： 日期：

附表十六采购订单订单编号一、需方信息需方公司名称：一、需方信息需方公司名称：联系方式：下订单日期：合同编号需方增值税号：二、需方发票要求：地址：邮编：