【美特好超市采购业务内部控制问题分析9500字（论文）】

目录TOC\o"1-2"\h\z\u一、引言 1二、采购业务内部控制基本理论 2（一）内部控制的相关理论 2（二）采购业务的关键风险点 2三、美特好超市采购业务内部控制存在的问题 3（一）公司简介 3（二）存在的问题及原因分析 4四、美特好超市采购业务内部控制提升对策 5（一）优化内部环境 5（二）加强风险评估 6（三）完善控制活动 6（四）规范信息与沟通 7（五）设定内部监督 7五、结语 7参考文献 7美特好超市采购业务内部控制问题研究摘要：自上世纪的对外开放以来，随着消费者需求的变化，零售业发展势头强劲。在经济环境大形势下，总书记指出内需是经济中国发展的基本动力，坚持扩大内需战略，而各零售企业作为拉动内需相关行业的核心，更应当关注未来的发展问题，看到与国际零售业的差距，改进当前的不足。零售企业若想得到一个相对稳健的发展，最不容忽视也是最容易产生问题的就是采购环节。采购环节拥有一个健全的内部控制体系，将为企业大大节省成本获得最大收益。超市作为零售业的代表性企业，更应当完善在此流程中的内部控制体系。本文主要从采购环节的内部控制方面的理论知识着手，探讨山西的本土企业美特好超市在当下的发展中存在的问题，分析其原因并提出一些看法，希望能达到抛砖引玉的效果，从而帮助美特好超市达到利润最大化的目标。关键词：采购业务内部控制风险管理一、引言随着我国经济的飞速发展，居民的消费水平也发生了翻天覆地的变化，不同于过去单一的消费结构，现在民众的需求更加多样化。纵观国内零售行业外资企业不断涌入，反观山西省内外资超市却只有寥寥几家，本土超市在这个小经济体系内，相对来说有了自己的发展优势。但与外国的一些大型超市相比的话，国内的零售业普遍存在内部控制体系不完善的缺点，缺乏良好的内部环境，风险管理水平不够完备，内部控制制度不够完善，没有很好的信息沟通，内部监督略显不足。大众普遍对内部控制的了解比较浅显，在此环境下，超市管理人员往往会对内部控制疏于管控，也就自然而然忽视了良好的内部控制会给企业带来的效益这个问题。在企业经营过程中，采购业务是企业供应链系统的重要组成部分，是企业提高质量、节约成本的关键。对于零售业企业公司而言，采购业务更是影响其企业经营预期目标的实现。采购环节步骤繁多，这就要求企业必须建立一个健全的内部控制体系，使得在整个采购环节能以最小的成本获得最大的收益。采购业务由于其自身的特殊性，成为舞弊行为的高发领域。另外，不恰当的供应商选择导致的采购物资成本高，较为松散的资产验收制度，不严谨的采购合同，不及时的退货，这些在严重的情况下都可能致使企业陷入“资金流”的危机当中，对企业实现经营战略目标非常不利。由此可见，在企业发展中对采购业务的内部控制极为重要，本文旨在通过对采购业务内部控制的探讨，不断完善公司采购业务内部控制，降低采购成本和提高经营效率，识别经营风险，促进公司实现发展战略目标。二、采购业务内部控制基本理论（一）内部控制的相关理论1.内部控制的定义每当提到内部控制，很多人的第一反应就觉得这是企业高层管理人员和治理人员的事情，其实不然，每个人都对良好内部控制的建设负有责任，内部控制系统需要全员参与。一个企业上至董事长下至普通员工都应当认识到内部控制的作用并积极参与其中，所以全员控制作用于内部控制。内部控制也不单单作用于某一件事情，它连贯于企业的整个生产发展，连续的发挥作用，所以全面控制也作用于内部控制。内部控制不仅要事前统筹，制定相关的规章制度；再事中按照制度执行；最后也要进行事后总结，为下次的经济活动提供经验，并对不足的部分作出相应调整，所以全程控制还会作用于内部控制。2.内部控制五要素内部环境是内部控制最根本的要素。合理有效的组织架构，明确且与企业现阶段情况相吻合发展战略，完善恰当的人力资源，坚定的社会责任，和谐的企业文化等共同保证内部环境的质量。风险评估是内部控制切实的方向。实现总体战略目标、秉持利润最大化，达到期望的市场占有率，对于隐性的潜在风险有识别能力，在已识别风险的前提下理性分析风险并且提出相应的应对措施。控制活动是内部控制实现的措施。控制活动要求在企业整个组织结构、业务活动中鉴别不相容职务并采取分离手段，设置周到的授权审批制度，建立成熟的会计系统，做出恰当的预算和科学的有激励作用的绩效考评。信息沟通在内部控制中起着桥梁的作用，不仅可以总结整个生产活动、组织结构等各方面的问题和成效，而且提示着企业在之后的发展中应当要怎么做。内部监督对于良好内部控制来说至关重要。在现有内部控制监督的基础上，对内部控制是否发挥积极的作用时刻保持警惕，发现不足并及时加以改进。这五要素共同作业才会造就良好的内部控制，每个要素之间相辅相成都是不可缺少的。（二）采购业务的关键风险点1.需求与采购预算的编制要想采购业务的高效进行，那必定离不开科学的需求预算和采购预算。需求与采购预算编制表不是凭空想象，需要根据库存的多少和实际需求的亏空情况来灵活编制。如果实际需求小于采购数量，会造成库存堆积，而采购数量少于市场需求量，会造成供不应求的现象，无法及时弥补缺口必然会引起不必要的资产损失。不论那种情况发生都不利于企业的“实物流”和“资产流”。这要求在编制预算时不仅要考虑商品的时效性和季节性，还要多做市场调查，了解消费者需求，适时改进当前采购计划，制定科学有效的计划。2.请购与审批没有采购申请和审批制度的把关，极易造成生产经营的运行不当。采购人员如果不了解公司预算的情况下，会对产品的实际需求把握不准确，造成库存的积压或不足。没有相关的审批制度，就会因为越权带来资源不能得到充分利用的现状，只有合理的请购和审批制度才能保证之后的流程顺畅进行。企业采购人员应当根据实际情况发起申请采购，再由具备专业知识和丰富经验的相关部门管理人员把控审批。3.供应商的选择以及采购方法价格的确定对于一个企业来说，在供应商选择方面是数量繁多，自由经济市场虽有宏观调控，但供应商产品质量也是良莠不齐。一个企业没有专门的供应商评估部门，在供应商管理和选择方面疏于管理，大概率会造成供应商的选择不当。以上不充分的内部控制管理，不仅会提高采购成本，还会产生一些内部腐败的现象。所以建立科学的相关制度，选择最优供应商。如果说不当的采购方式造成人力物力的浪费，会间接提高成本，那么采购价格的高低将直接影响采购成本。在采购方法与价格方面对待不同的交易产品要选用不同的采购方式，用合理的价格获得商品。4.采购合同的订立和供应过程的管理实际采购中不乏存在凭交情办事不签合同的情况，而且有些合同会设置一些陷阱条约，在内容方面存在重大漏洞，加之特殊产品缺乏专业工作人员，就会导致产品采购成本虚高。严重的可能导致资金受损，这也就提醒企业对待采购合同不能掉以轻心。签订合同后，后续把控不够严格，可能导致无法根据预计进程完成工作，也可能会导致运输途中的自然损耗超过合理范围。所以对于完成程度要进行实时跟踪，严格把控质量品质，保护企业自身合法权益。5.验收、付款与退货这个环节可能产生以下风险：对资产的验收不重视、相关的验收制度不完备、验收程序过于简单、普通和特殊商品不采取区别验收、缺乏特殊商品专业验收人员、不及时验收、采购与验收人员存在经济利益等影响独立性的关系等。明确并规范验收制度，针对不同的商品要对症下药，采用合适的验收制度，完善验收体系。付款代表着资产的流出，如果没有完备的付款制度，企业资产得不到充分有效的利用；手续的缺失也不利于企业对于自身合法利益的维护。企业要梳理付款流程，做好付款制度建设工作，保证合同执行的完整性，提高经营质量增加利润。企业如果缺乏退货相关制度，并且不及时处理需要退货的商品，导致退货不满足退货优惠条件，将会带来一定的损失，所以企业要加强退货制度的规范性。6.会计系统控制会计人员在采购业务发生时不能及时并准确记录经营活动事项，就会影响管理人员的后续判断，不利于企业的可持续发展。这要求财务人员的会计处理不仅要在合理的会计期间进行准确记录，也要与之前的资金活动程序和之后的资产管理业务保持一致。三、美特好超市采购业务内部控制存在的问题（一）公司简介美特好超市创办于1997年，在成立之后的20年来，迅速发展为大型连锁百货公司。多年来保持着自己的发展速度，经过多年的经验和资本积累，该公司的运营规模与经济收益稳居行业的前列，多年荣获山西“百强”百货企业的称号。商务部办公厅关于完善重点零售企业联系制度的通知中，明确指出美特好超市为商务部重点联系零售企业之一。美特好是山西一个本土中大型连锁超市，采取线上和线下结合的经营模式，拥有多种产品线，主要有：实体百货卖场、生鲜超市、餐饮超市和线上超市等。美特好不仅经营种类繁多，而且连锁门店多达150家，除了内蒙古、河北等十几家外主要集中在山西，大大便利了山西居民的日常消费。在当前科技发展的前提下，更是提出了线上下单29分内送到的口号，保证消费者在最短的时间享受最新鲜的食材。不过较之前迅猛的发展势头，我国经济发展趋势逐渐放缓，再加上零售行业市场大、进入壁垒低，零售业已经从最初的实体超市竞争逐渐演变成线上与线下结合的双重竞争模式，竞争日益激烈。前有山姆会员店等外资企业，后有金虎等本土便利店对市场的刺激，在此经济大环境下，虽然美特好超市仍持有一定的市场占有率，但其的发展形势却不容乐观，营业收入连年下滑采购成本所占比例却出现持续走高的趋势，究其根本，抛开经济大环境的因素，最核心的问题是内部管理不当，成本控制不力。在总部地区、过去高层管理人员还会亲自对门店进行管理，现在店面数量增多，高层们疏于管理，公司管理团队的管理与竞争能力明显下降。（二）存在的问题及原因分析1.内部环境较差人力资源制度设置有待完善。从超市现在经营的种类来看，其中企业重视的生鲜产品由于自身的独特性，拥有相应的冷链运输、供应和配送。但是关于此种商品的采购验收工作，通常都是超市一般员工完成，缺乏专业人员来判断商品，无法合理保证商品的质量问题，导致经营效率低下。对于超市现有人力资源来说，当中采购人员占比较大，此群体的流动性较大，而且一般员工很难得到晋升，这非常不利于员工的工作积极性。没有很好的履行社会责任。超市在经营过程中，经理疏于管理，外加下级人员在工作时缺乏积极性，从而使编制的需求和采购计划与实际所需并不相符，经常导致库存堆积，产生货架食品不在保质期的问题。在产品验收方面只管数量不管质量，导致出现食品安全等问题，若长期如此则无法再取得消费者的信任，甚至背负巨额赔款。这样不仅会减少营业收入，而且不利于超市的可持续发展，顺带削弱品牌价值。超市在员工权益方面来说，相关制度并不完善，容易发生合同纠纷，不利于社会的稳定。忽视企业文化的落实。美特好超市一直秉承“一手抓市场，一手抓物流”的企业文化，但对于大部分采购员工来说却没有很强的企业文化认同感，主要造成原因有：首先是采购流程相关人员的流动性比较强，其次是不管是管理人员还是一般员工都更加重视效益问题，奖惩制度也是根据销售数额和金额为主要依据。普通员工在采购中遇到问题时不能灵活解决问题而且缺乏一定的团队意识，这些都不利于企业的凝聚力和向心力，会使企业在发展中失去核心竞争力。2.风险评估有待提高未建立风险识别系统。在当前特殊的经济大形势下，美特好超市对于采购需求的编制没有做出反应，导致库存堆积，营业收入一直呈低迷状态，造成采购数量风险。由于经营种类繁多，面对众多的供应商却没有建立一个相对完善的供应商管理体系，在采购供应商选择时，可能会使采购成本较高，使商品售价高于市场价，侵害消费者利益，造成供应商潜在风险。采购人员鉴于主要供应商比较稳定，所以在签订合同时，一般不会对合同内容过多研读，可能存在陷阱条约也自然不会被发现，引起合同方面的隐性风险。付款方面的风险，主要存在于大额预先支付款项或者可能收不回形成坏账的预收账款没有相应的追踪制度。这些现有的或潜在的风险都有可能导致超市面临营运、市场等风险。对于美特好超市虽然有过应对风险的经历，但却没有一个完整的科学的采购风险评估系统，更不能对将要发生的风险进行分析预算。缺乏风险应对能力。在采购这一业务活动方面没有充足的风险识别系统，这直接影响了后续风险的应对。面对突发风险时，无法提出有效的处理方法。美特好超市在当下采购环节中，员工在面对一般风险时无法灵活应对。管理人员没有做出系统的采购风险应对方案，只能在风险发生时被动的采取一些即时性措施，无法做到步步到位，对于风险后续改善效果差强人意。很多时候面对突发性风险，无法及时做出反应，采购管理人员一味追求绩效而淡化责任，这都不利于企业的成长和发展。3.控制活动不太完善采购业务流程中所涉及的不相容岗位没有进行分离。超市为了节省成本，将采购商品价格的询问与供应商的确定交由一人，在这个过程中容易出现舞弊，从而致使采购成本虚高。一个人兼顾采购与验收，容易弄虚作假，经营中减少资产的进入，企业资产的完整才能保证后续销售活动的展开。没有完全遵守授权审批制度。由于请购与审批皆由一人完成，在审批这一步没有进行控制，所以经常导致采购数量与实际需求不符，给企业的营运造成了消极影响。绩效考评不健全。对于采购人员来说工资很难反映自己的能力水平和办事效率，所有采购人员的薪资都处在持平状态，长久如此会打击优秀员工的工作积极性。由于主要供应商比较确定，基于信任没有设置相应的考评制度，再加上没有一个科学的的供应商管理系统，很容易与市场信息脱节，导致采购成本的增加。在一定的运营资金下，减少采购预算缩小市场占有率。会计人员在对会计系统的维护方面缺乏积极性，致使会计记录有滞后性，不利于管理层做出决策决定。没有对采购合同进行控制。在采购时，主要由采购人员与供应商订立采购合同，而且面对不同的商品，采购合同总是一成不变的，合同内容方面不严谨。在供应商对合同的履行程度方面缺乏管控，无法保证物资的质量与数量。在物资到货后，不管是一般货物还是特殊商品一般都由仓管人员来验收，无法及时发现不合格产品，影响后续的退货索赔。对于物资的保管较为松散，无法保证超市物资的完整性，造成账实不否，无法准确反映资产情况。4.信息与沟通制度执行不力内部信息传递不畅。超市内部信息的沟通主要是上层对中基层的指令式下达，下级对上级的询问式汇报。采购过程中产生的错误，管理人员为淡化责任，选择事后报送或不报，对于信息使用者来说，不及时的信息传递导致的错误决策可能会使企业遭受损失。内部信息传递过程中，没有坚持反馈性原则，信息传递者对于采购中不断更新但却相同的信息不再进行汇报，信息使用者也就无法根据实时性的信息进行延用或修正之前的决策决定。而且管理人员缺少对基础信息的判断，对于信息是否真实准确难以把握。管理层在做采购决策之前，由于对市场的把握不准确，花费大量的时间和物力成本来收集信息，处理后的信息却与超市实际情况的关联度偏低，影响决策。外部沟通不足。超市在采购业务方面与外部的沟通，主要是与供应商的沟通交流。供应商作为企业强有力的合作伙伴，两者之间的联系却仅仅只依靠于采购业务人员来维系。所以目前为止，双方比较缺乏互相传递的信息，当下产品更新换代速度较快，超市没有将客户需求传达给供应商，供应商也无法更好发展自己，没能根据市场需求对货品及时调整，没能提高物资的水平和质量，超市没有得到优质货源，不能及时更新产品，导致降低了对市场的占有率。两者相互之间信息的缺失，会导致双方对市场把握不准确。5.缺乏内部监督约束内部监督机构设置不规范，没有明确职责所在。超市更注重销售业务的开展，忽视了对采购业务方面内部审计机构的建设，使得内部监督机构形同虚设，没能发挥真正的作用。采购中缺乏日常监督，不论是对采购预算的调查，还是合同执行情况，采购事前、事中和事后都缺乏日常监督。员工对于内部监督没有深刻理解，没有认识到内部监督需要参与采购的每个人员都承担相应的职责，比如供应商的选择和确定人员相互制约；会计人员要和验收人员相互监督。这些都会导致对内部监督认识不到位造成贪污腐败，也不能及时发现采购业务中内部控制存在缺陷的环节并有效制止避免损失。四、美特好超市采购业务内部控制提升对策（一）优化内部环境重视人力资源建设，人力资源管理体系要与企业的中长期发展战略相匹配，根据战略规划适时地调整人力资源制度。对于特殊产品的采购验收引进专业技术人员，设置退出管控制度保留人才，使其发挥所长，促进资源的有效利用。对于一般采购员工来说要加强薪资制度的管理，并且匹配激励制度，要加强团队文化宣传，培养团队意识和归属感，激发员工的积极性。同时规范一般员工的退出制度建设，促进超市高效发展。加强高层对内部控制的意识培养，对于采购管理人员的选拔也要了解其是否具有社会责任心，明白一个企业除了要创造收益也要积极承担社会责任。在食品安全问题上要建立高标准高质量验收制度，面临信誉危机时要有相应的处理机制，遭遇食品安全问题时不要逃避要积极处理。定期对采购员工举行培训，并建立科学合理的晋升制度和薪酬制度，关注员工的心里健康问题。保证超市能实现可持续发展，提高企业价值。在对发展战略认同的前提下，更新企业文化与时俱进。建立更加合理的奖惩考核制度，注重对企业文化的应用，用企业坚持的原则来约束员工的行为。在企业文化建设过程中，管理人员应起到带头作用，并重视员工个人价值鼓励创新，丰富企业文化和延续企业文化。创造和谐的企业文化，确认企业文化后续落实情况。（二）加强风险评估建立风险识别系统，单独设立采购业务的风险评估部门，吸纳专业评估人员。风险评估管理人员要将采购流程中的风险关键点进行全面梳理，运用各种科学的方法识别风险并分析风险。参考同类企业所发生过的风险，对超市已经历的风险进行归档整理，结合当前实际情况，识别并分析现有的和潜在的风险。定期收集员工在采购工作中识别的风险信息，鼓励员工勇于发现风险并给出建议。管理人员在日常经营中，要善于收集各种资源信息、利用好各种财务数据及时发现异常避免不必要的损失。根据超市对风险的喜好情况与承受能力，及时调整采购业务层面目标。在建立风险识别并分析风险的基础上，针对超市现已存在的风险，提出相应的应对策略。面对风险时，要学会合理规避、降低风险和分担风险，比如放弃风险较大的商品购入和为购买合同投保等。在各种风险应对策略的选择方面，管理者要用合适的方法对待，避免个人感性认知代替理性。当抵御风险成本明显高于抵御风险后所产生的效益时，果断改变应对策略，在多种应对策略中，择最优而行之。总之建立健全整个风险评估系统，预防还未造成损失的风险，对已经发生的风险要及时止损。（三）完善控制活动首先要详细的总结采购业务中的不相容岗位，不能由于采购程序庞杂，忽视不相容职务的分离。采购中主要涉及到的不相容岗位有：请购与审批、询价与供应商确定、合同的确认与审核、采购与验收和付款审批与执行。要对以上岗位实行分离管控，使其相互制约、互相监督。总经理要适当放权，采购的有关审批权下放于采购各级员工，提升员工的积极性，提高工作效率。给予授权后，要随时监督是否有越权审批、随意审批的现象。其次要完善绩效考评制度，使薪资建设逐渐合理化，为公司保留人才。组织员工学习内部控制相关知识，让员工明白企业良好的内部控制需要全体员工的参与，而非管理者一人之事。加强对供应商的管理，并实行淘汰考核，在以合适的价格拿到商品时也要保证商品的质量。对采购记录会计人员是否有足够的专业知识与意识进行考察，由于会计知识更新换代比较快，要定期举行集体学习，提升专业胜任能力。最后要规范采购合同，在订立一些金额较大的合同时，召集专业人员来对合同进行把控，并且更新合同内容与时俱进，制订合理损耗标准，加强对合同履行程度的监管。对于物资的验收要增加专业人员，以及设立质检部门对物资的质量进行把控。验收物资时，区域负责人、相关会计人员也要在场，检查采购清单并出具验收证明，签字明确责任。超市的重点产品线生鲜要增加运输投保，减轻损失。加强库存的保管力度，特殊商品要设立特殊的库存场所，不定时进行盘点（四）规范信息与沟通建立内部良好的信息沟通，明确超市的整个生产经营过程中采购部门起着举足轻重的作用，加强各部门对采购部进行信息的传递。在采购部制建立定期报告的制度，并对内部报告等严格要求，增强信息的可利用程度，提高信息利用效率。建立内部报告的评估系统，对现有内部报告根据实际情况作出相应调整。管理层要提高对信息真伪的判断能力，识别不需用和不正确信息，做出有效判断与决策。建立内部报告信息库，对信息进行有效保管与运用。对于与外部的沟通方面，建立与供应商联系的专业团队。采用多种形式与供应商定时定点面对面交流，两者就对方存疑的地方或者出现的问题给出建议，并积极探讨解决办法，促进形成和谐的关系。超市应将采购需求和客户要求等信息及时与供应商进行交流，传达合作才能实现共赢的理念，坚持双方共同努力为自己为社会创造价值。这样一方面可以使自己对市场价格进行掌握在交易中占有主导权，另一方面可以提高采购物资的质量并节约成本，从而减少采购风险。（五）设定内部监督设立专职的内部监督机构，不得将其作为财务部隶属部门，保持其独立性。加强对采购环节的监督，并坚持全程监督。在监督过程中判断内部控制是否发挥有效作用，不恰当的环节提出改进建议。分离不相容岗位，强调个人价值，提供举报途径，创新举报方法。为员工监督创造条件，让员工在内部控制中发挥积极的作用。五、结语零售业是发展速度较快的高价值行业，超市作为零售企业的典型代表，采购和销售业务是它的两个核心环节。而在经营管理过程中，很多超市对于销售业务内部控制的重视程度远远高于采购业务。实际上超市采购业务具有自身的独特性，受多种复杂因素的影响，采购管理中反而更容易忽视这样那样的问题，使超市面临经营风险。企业在内部控制层面上需要引起足够的重视，应当不断强化采购业务内部控制的建设。本文以美特好超市为例，运用内部控制的理论指导，发现了企业在发展中的一些问题。比如采购部门的一些不相容岗位并没有进行分离，采购员往往一身两任。在这个问题上，最首要的是，管理层必须意识到内部控制在一个企业发展中的作用，合理完善组织结构，明确每个人的职责，做到不越矩并相互制约。再比如企业并没有完善的风险评估机制，这对企业的后续发展是非常不利的。就像近几年的疫情影响下，超市的营业额有明显的下滑趋势，面对风险时不能沉着应对。这就提示企业要加强风险评估，面对风险做出正