公文写作及处理规范讲稿(常见公文写作规范)

公文写作及处理标准讲稿一、机关公文的定义所谓机关公文，就是机关公务文书，它是机关文书的主体。公文有广义公文和狭义公文之分。广义的公文是指一切机关、团体、单位在其公务活动中形成的，负载和发挥肯定公务职能的书面文字材料，它既包括法定公文，也包括非法定公文。狭义的公文是指法定的公文，即《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文文种，共有决议、打算、命令〔令、公报、公告、通告、15类、15二、机关公文的重要作用总结归纳起来，集中表达在五个方面。〔一〕要治国，要安邦，须臾不行·子是实行领导的主要方法，领导同志要学会拿笔杆子，不懂得用中、在行政运行中的重要作用。〔二〕有领导机关制发的命令、打算、通知、批复等，虽然不属于严格的法规性公文，但都要求下级机关和有关人员认真执行，具有肯定的强制性和行政约束力。〔三〕公文是上下纵向和左右横向的纽带。只有发挥有效的沟通联系作用，国家党政机关才能正常的、良好的运转和进展。可见，公文的联系沟通作用是至关重要的。具体讲，下行文，上情下达；上行文，下情上达；平行文，左右通达。〔四古人说得好上就作了题为《解放思想，实事求是，团结一切向前看》的重要讲话，起到了很好的宣传教育、分散人心的作用。〔五〕机关公文归档以后，就成为贵重的历史资料。为什么我们中华民族五千多年历史文化连续的这么好，我们能生疏很多历史史实、典故、细节，就是由于各朝各代对文字记录的重视，对公文资料的传承，很多就来源于我们在年份内甚至还具有公共效力，年限外就是重要的历史文献档案，三、机关公文的主要特点在公文的使用过程中，我们留意到公文具有以下六个特点。〔一〕内容的公务性。公文是党政机关、社会团体、企事业单位等，为了上情下达、下情上达、左右沟通和解决一个个具体问题或实现某一项具体目标而创制的，同其他可以“言志”、抒情、咏物的文体比较，具有具体的公务性内容是公文的一个重要特点。〔二〕知行的合一性。公文的内容当中，既有理论的，比方指导思想、理论根底；又有实践的，比方工作措施、阶段、方法等，知与行是严密地结合在一起的，这也就是说起草公文肯定要留意公文的理论性和实践操作性是缺一不行的。〔三〕作者的法定性。公文作者的法定性是指公文的作者必须是依法成立，并能以自己的名义行使权力和担负义务的机关、单位、团体及法人代表。如十八届四中全会通过的《关于推动依法治国假设干重大问题的打算》这个文件，其作者只能是，其他非法定作者无权制作和公布；我们印发的公文，其落款也是机关单位的名称，并加盖公章。〔四〕创制的时效性。一般地说，关于宏观的纲领性、战略性的公文或法规规章性公文时效性比较长，处理具体公务的微观性的公文则时效性比较短。如决议、打算、意见等公文的时效性长一些，通知、通报、报告等公文的时效性短一些。〔五〕体式的标准性。公文的体式，也就是我们在公文使用4二是公文格式的标准。三是行文规章的标准。四是公文办理的规范。这些事项要求都是公文体式标准性特点的具体表达。具体要〔六〕语言的庄重性。语言的庄重性的表现，可概括为如下3个方面：一是准确。二是标准。三是简明。另一个重要的要素是起草公文语言不能使用口头语言，必需转化为书面语言。比方中共洛南县委办公室再给县委主要领导整理一些即兴讲话时，就需要把领导的一些口头性表述转化为书面性表述后，再以《洛办通报》形式予以印发。四、几种常用公文的写作标准我们国家法定文种15种，作为县一级各部门而言，常用公文就那么5、6种，生疏这些文种的写作、使用标准，在我们工作中是格外有帮助的。〔一〕通知通知适用于公布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或3标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些机关简洁地二是被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。作为下行文，其主送机关可以为多个。三是假设所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”〔二〕通报通报是用于表彰先进、批判错误、传达重要精神和告知重要状况。其作用在于沟通消息，互通情报；或学习他地、他人的经警示教育〔。要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚使人得到教益。同样，作为下行文，发文机关可以是多个。〔三〕请示请示是用于向上级机关恳求指示、批准的重要公文。比方镇〔办〕修路需要向县委、县政府请示；去年召开的班子专题民主生活会之前需要向路线办请示、组织生活会之前需要向上级党委请示等；请示在起草成文上，要一文一事；作为上行文，其主送机关只能是一个；理由还要充分，坚决不能越级请示，熟话说，“文〔四〕报告报告是一种常用的上行公文。适用于向上级机关汇报工作，反映状况，答复上级机关的询问，是一种使用范围很广的公文。为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个局部：一状况；二阅历、三问题、四今后意见。假设属于自我批判、工作反省的专题报告，也可分为四个局部：一状况、二缘由、三责任、四处理状况和意见。报告、汇报、总结三者的区分：报告是法定公文文种，汇报和总结是非法定公文文种；报告适用于工作需正式以文件印发进展上报的状况，汇报和总结则用于非正式场合下用以说明状况的文字材料；报告和汇报内容都有四局部组成，总结则着重于根本状况和阅历，问题和今后打算〔意见〕可略写甚至不写。〔五〕函函，即信；公函即公务信件。函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题。函主要用于除有直属上下级隶属关系外的一切不相隶属机关因此，其行文特点是留意简洁明确，用语把握分寸。文种“函”和发文字号“函”的区分：文种“函”＿是法定公文类型发文字号“函”＿确定公文的范围、效力〔比方洛办发、洛办字、洛办函。〔六〕纪要纪要，适用于记载会议主要状况和议定事项。主要分为日常性会议纪要、专题性会议纪要、协议性会议纪要和研讨性会议纪要几大类。整理睬议纪要留意三点，一是实事求是，会上议定什么就是什么，不能添油加醋，不能擅改用词；二是简明扼要，过三是指向明确，要记清议定内容的责任人、责任部门、时限等关键要点，确保纪要具有现实指导性。比方中共洛南县委办公室整理的县委常委会议纪要和书记办公会议纪要，其一般都需记清会议根本状况、议定事项〔指示、打算等〕和参会人员〔部门。五、机关公文写作要点结合中共洛南县委办公室文秘人员在公文草拟中阅历，就如何写好机关公文共享以下四点体会：〔一〕切入点：把握各方意图政方针和重大决策部署，这样写出的公文才能贴合领导思路、符态势、工作阅历，这样才能借鉴学习，不做井底之蛙。又要“熟做法等等心中有数，不至于草拟的公文脱离实际，不具有操作关切点、需求点在哪里，这样公文才有针对性、才能解决实际问题，产生良好的社会效果。〔二〕核心点：充分占有材料没有充分的材料来参考支撑的话，写出来的东西也是空洞无物、不知所云。在工作中，我们每次接到文稿起草任务时，第一项工作就是要大量搜集材料，了解实际状况，落实有关数据，尽量大可能的在最短的时间内收集到与领导意图有关的第一手材料和〔三〕根本点：认真谋篇布局写文章，最关键的思路清楚、布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达需要集体参与、分块写作或有别人供给材料，有时干脆是托付部门代笔，因此前前后后会涉及到很多“中间环节”问题和不确定在这种状况下，拟一份相对完整的提纲，事前分别交给领导批阅或相关人员争论，就能产生“磨刀不误砍柴工”的成效，避开重头再来的危急。〔四〕支撑点：日常勤学积存这里主要从四个方面进展提高，一是读万卷书。“读书破万方法措施、阅历技巧无不是来源于不断的学习，不断的积存。表面上的文字的组织、综合、概括与表达力量这些文字功底，无不只有多学，才能厚积而薄发。二是行万里路。实践出真知，“纸做事、多实践，从做事中了解状况、总结阅历，从实践中创思路、寻求突破，这样写出来的公文才能直击核心、切中要害、产生好的效果。三是学万样文。公文所用文种较多，每个文种其分类、行文方式、内容要求等也不尽一样，公文文字表述、每种工作的根本切入点和思路也千百变化，这就要求我们必需要学习不同公文文种、类别、内容的特点标准，确保不出纰漏。四是交万多沟通，可以领悟意图、摸清思路；与同事多沟通，可以开阔视野、猎取灵感、避开偏颇；与朋友多沟通，可以增长见识、获知六、公文版式〔排版〕要求公文才草拟好之后，正式印发之前，还有一项重要工作就是对其版式进展标准，确保公文的严峻性和质量。《党政机关公文格式国家标准〔GB2012〕将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三局部。公文首页红色分隔线以上的局部称为版头；公文首页红色分隔线〔不含〕以下、公文末页首条分隔线〔不含〕以上的局部称为主体；公文末页首条〔一〕版头【份号】如需标注份号，一般用63编排在版心左上角第一行。【密级】如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角其次行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。【紧急程度】如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依据份号、密级和保密期限、紧急程度的挨次自上而下分行排列。二字组成，也可以使用发文机关全称或者标准化简称。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。比方，中共洛南县委办公室发文机关标识有“中共洛南县委办公室”和“中共洛南县委办公室文件”两种，一般状况“洛办发”文件用后一种文件用前一种。年份、发文挨次号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括〔即1不编为1，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最终一个签发人姓名处在同一行。居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三33〔二〕主体【标题】一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。【主送机关】编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最终一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。【正文】公文首页必需显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文〔一〔”标注；一般第一层用黑体字、其次层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。【附件】如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件挨次，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件正文应当另面编排，并在版记之前，与公文3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。【发文机关署名、成文日期和印章】单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文〔或附件说明〕一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名依据发文机关挨次整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最终一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文〔或附件说明〕一行之内。〔三〕版记版记如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最终一个抄送机关名称后标句号。版记印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位〔即1不编为1，后加“印发”二字。版记应排版于偶数页，即印成文件最终一页，假设版记页没有正文，版记页就不用添加页码。〔四〕页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。〔五〕公文中的横排表格A4单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。七、公文的运转办理流程要点〔一〕行文规章行文应当确有必要，讲求实效，留意针对性和可操作性。行文关系依据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特别状况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。〔二〕公文拟制机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作；公文文稿签发前，坚持“一枝笔”审签，对各单位草拟的文件，向领导报不报，向下面发不发，应当由发文机关办公厅〔室〕进展审核，各单位不能不按程序办事。比方部门以两办或县委办发文，必需要先经县委办〔政府办〕审核同意前方可草拟、呈报主要领导或者印发，不行越级上报、擅自印发。〔三〕公文办理公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。如县委办办理文件，政务股工作人员须对文件进展全程追踪，具体了解文件的传阅、批阅状况，准时提示办理，最终准时归档保存，不遗漏一份文件，不耽误一件工作。常见公文写作标准一、公文的定义及种类公文定义。公文是公务文书的简称。公文是具有特定效力和标准体式的文书，是传达方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和沟通状况等的重要工具。公文种类。为了使各种公文都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解，以便利于正确有效地形成和办理公文，客观上需要人们对常用的每一种公文都赐予一个能概括说明其性质、用途的统一标准的称谓，这种称谓叫文种。党政机关法定的公文有15个文种：决议、打算、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。〔请示、打算、总结、简报、方案等〔学校向教育局报送的材料。4.公文特点。公文的格式、种类、行文规章、办理等都是全国统一的，一般依据办公厅、国务院办公厅印发的的国家标准《党政机关公文格式》执行。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关系，使工作正确高效地进展。〔请示、报告等〕公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成局部的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。〔一〕公文用纸及版面要求A4即mm。页面。上，下.左，右。文字资料一律纵向横排，每页222828页码。插入页码时设置为：位置：页面底端；对齐方式：外侧；格式：数字左右各有一条一字线；选择4号宋体。这样设置的页码单页码居右，双页码居左，适合双面打印和左侧装订。文字颜色。如无特别说明，公文中的颜色均为黑色。印刷和装订。双面印刷，左侧装订，一般为平订，两钉外订眼距版面上下边缘各70CM处，与书脊间的距离为3mm－5mm。公文中的横排表格。表格横排时，页码位置与公文其他页码保持全都，双面打印时，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边，便利翻阅。〔二〕公文格式各要素编排规章标题。字体为方正小标宋简体，字号为二号，顶格居中排列。标题有三要素：发文机关、事由和文种。标题较长时多行居中排布，成梯形或菱形，不能排成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形，回行时要词意完整，长短适宜。主送机关。字体为仿宋GB2312，字号为三号。编排于标题下空一行位置，居左顶格。主送机关较多回行时仍顶格，最终一个机关名称后标全角冒号。正文。公文首页必需显示正文。字体为仿宋GB2312，字号为3号。编排于主送机关名称下一行〔不脱行，每个自然段左空2字，回行顶格。正文中的结构层次依次用“一、”“〔一〕”“.”“〔1〕”标注；如三层构造可用“〔一；.”“〔一”“.”级构造用黑体字，二级构造用楷体字，第三层和第四层用仿宋GB2312“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件挨次号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。4用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位〔即1不能编为1。发文机关署名在成文日期之上，以日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文机关署名和日期，印章顶〔特别状况说明：当公文排版后所剩空白处不能容〕附件。附件另面编排，“附件”二字及挨次号用三号黑体字顶格编排在左上角第一行，附件标题居中编排于“附件”下空一行位置，附件挨次号和附件标题应当与附件说明的表述全都，附件格式要求同正文。三、请示和报告〔一〕请示和报告的异同请示和报告同属一个行文方向：上行文，虽行文方向一样，但两者之间有着严格的区分，具体表现在：侧重点不同：请示属于请示性公文，侧重于提出问题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或建议。行文目的不同：请示的目的是恳求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，把握情况，便于准时指导。行文时间不同：请示必需事前行文；报告可以在事后或者事情进展过程中行文。内容要求不同：请示只能一文一事，报告可以一文一事也可以一文数事。报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；报告可以报送一个或多个上级机关。xxxxxxxxxxxxxxxxxx完毕用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此”机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必需予以答复的词语。处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文准时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。〔二〕请示和报告案例分析四、简报标准简报由报头、正文、报尾三局部组成。报头。占首页三分之一的上方版面，用间隔红线与正文部分隔开，报头内容有：报名：“XXX”简报、“XXX”简讯，一般用大字套红，醒目大方。期数：报名的正下方，注明总期数，总期数用括号括入。编发单位：横隔线左上方位置。印发日期：横隔线右上方位置。正文。是简报的文章局部，编排原则是：每篇文章疏密间隔要恰当，标题字大小一样。报尾。五、标点符号标点符号是公文的有机组成局部，也是公文起草者最简洁忽视的局部。笔者在公文审核过程中，常常遇到文笔流畅但标点符号屡犯错误的状况，归纳起来，常见的标点符号使用错误有以下十二个：常见错误一：多个书名号或引号并列时使用顿号分隔例1：各中小学要乐观贯彻落实《中华人民共和国预防未成〔错误〕各中小学要乐观贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯〔正确〕例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”〔错误〕公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实〔正确〕解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。假设有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。常见错误二：在标示数值和起止年限时使用连接号不标准例3〔20XX－20XX〔错误〕制定并实施学校安防达标建设三年行动打算〔20XX—20XX年〔正确〕3－5〔错误〕3～5〔正确〕解析：标示时间、地域的起止一般用一字线〔占一个字符位置，标示数值范围起止一般用浪纹线。常见错误三：在并列分句中使用逗号统领例5：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、相互协作，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监视治理无线电和电子电器产品修理行业；公安部门负责依法监视治理旅馆业、公章刻制〔错误〕各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相协作；工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监视治理无线电和电子电器产品〔正确〕解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。常见错误四：在并列分句中使用句号后再使用分号例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工根本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参与城镇居民医疗保险。〔错误〕一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工根本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参与〔正确〕解析：分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。常见错误五：同一形式的括号套用例7〔责任单位：各镇〔街道〔错误〕围绕政府半年工作开展回头看，认真