内部控制手册和矩阵维护管理规范

内部把握手册和矩阵维护治理标准内部把握手册和矩阵维护治理标准31.0为加强公司的内部把握治理工作，标准内部把握手册和把握矩阵的更维护流程，明确穿行测试资料等文档的归档保存，结合《萨班斯法案》相关要求，特制定本治理标准。2.0本方法适用于XX〔以下简称“省公司”〕、各市州XX分公司〔以下简称“各分公司”〕。3.03.1XXXXXX年度标准化文档，结合XX3.2各分公司应以省公司的内部把握手册和矩阵作为内控的根底性文档和执行依据。如与省公司存在较大差异的，各分公司可单独编制《***公司内部把握差异比照表》。3.3各公司在维护内部把握手册和矩阵时，应明确维护主体和治理职责。涉及内部把握手册和矩阵的维护主体包括：内控治理职能部门、流程主要负责部门、流程参与部门等。内控治理职能部门：财务部作为内部把握治理的职能部门，主要职责为：123456流程主要负责部门：省公司流程〔含子流程〕主要负责部门包括综合部〔COSO层面把握〕、市场经营部、数据部、打算部、网络部、财务部、人力资源部、法律事务室、物流中心、信息中心、业务支撑中心、数据中心、网管中心，具体各主要负责部门对应的流程名称参见“附件一：省公司各业务流程对应主要负责部门”，主要职责为：1负责监控相关把握流程的执行状况；2关注其发生影响内部把握手册和矩阵变化的因素，并准时向内控治理职能部门反响；3负责撰写需更的内部把握手册和矩阵内容；4负责制定必要的整改措施；5负责收集整理相关的穿行测试资料；6负责对流程和把握点的解释。流程参与部门：除流程主要负责部门外，涉及到内部把握实施及执行的各部门均为流程参与部门，主要职责为：1协作流程主要负责部门对涉及的业务流程和把握点的执行状况进展监控；2关注其发生影响内部把握手册和矩阵变化的因素，并准时向流程主要负责部门反响；3参与更内部把握手册和矩阵的争论；4帮助撰写流程描述和收集穿行测试资料等。省公司及各分公司可以依据自己的实际状况，结合上述的治理职责，确定内部把握手册和矩阵治理工作的组织架构和人员安排，以确保内部把握工作的治理、执行、监视等各环节的顺畅运行。治理标准更和审批原则当消灭导致需要更内部把握记录的变化因素时，应准时更内部把握手册和矩阵，以保证内部把握记录的真实性和完整性。导致需要更内部把握记录的变化因素包括但不限于以下五方面：1、的政策和法规公布；2、技术、业务的进展；3、业务流程的变化；4、组织机构及岗位职责的变化；5、信息系统的更和功能变化等。内控治理职能部门、流程主要负责部门、流程参与部门等共同对内部把握手册和矩阵的更内容级单位审批。对于符合以下条件之一的修改更，省公司应将更内容上报总部审批：１、纳入内部把握手册和矩阵中的业务流程或系统范围的变化；２、把握点的删除或将其标示为不适用；３、把握频率的变化以及把握类型的变化；４、涉及把握描述的重大修改等。各分公司单独编制的《***公司内部把握差异比照表》需上报省公司审批的范围及事项参照本条执行。对于符合以下条件之一的修改更，省公司内控治理职能部门负责审批，并上报总部备案：1、把握点负责部门、负责人的调整；2、把握点执行日期的修改；3、穿行测试资料清单〔包括COSO框架中索引文件〕的更；４、其它不需要上报总部审批的修改内容。治理流程省公司及各分公司应依据“分级治理、逐级审批、定期更”的原则进展内部把握手册和矩阵的治理维护工作。“分级治理”是指省公司、市州分公司分别负责关注各自层面可能影响内部把握手册和矩阵的变化因素，并提出维护需求。“逐级审批”是指符合审批条件的内部把握手册和矩阵维护需求均应得到上一级批准前方可实施。“定期更”是指一般状况下，省公司于每年度的5311031日前分两次将符合上报审批条件和报备条件的更内容上报总部。如需要，对于涉及业务流程范围或系统范围变化等更内容，可单独上报。内部把握手册和矩阵的治理维护流程可分为“自下而上”和“自上而下”两个循环。自下而上：省公司流程主要负责部门提出维护需求，内控治理职能部门汇总后上报总部审批。２、省公司层面审批：内控治理职能部门依据《内部把握手册和矩阵维护申请表》推断该流程变化是否需要更把握手册和矩阵。如需要，由内控治理职能部门召集流程主要负责部门、流程参与部门共同争论，由流程主要负责部门牵头撰写的流程描述，并经内审部门测试通过后，各方在《内部把握手册和矩阵维护申请表》签字确认。３、上报：内控治理职能部门汇总本半年全部符合上报条件的维护申请，填写“附件三：内部把握手册和矩阵审批申请表”，经相关部门会签同意后，上报总部审批。４、总部层面审批：总部汇总各公司上报的《内部把握手册和矩阵审批申请表》并经相关部门批阅同意后，填写申请表中“总部审批意见”列，并发至各公司内控治理职能部门。５、省公司层面更：省公司内控治理职能部门依据总部审批结果统一更内部把握手册和矩阵，并将准时告知相关部门或市州公司，同时在“附件四：内部把握手册和矩阵维护备查簿”上进行登记。６、分公司层面更：分公司收到省公司的更通知后应准时通知相关部门，并在“附件四：内部把握手册和矩阵维护备查簿”上进展登记。更通知。１、发起：总部某部门觉察流程变化等需要更时，填写《内部把握手册和矩阵维护申请表》，报财务部内控治理处。２、总部层面审批：总部内控治理处依据《内部把握手册和矩阵维护申请表》，推断该内部把握手册和矩阵的变化是否需要更。如需要，由内控治理处召集流程主要负责部门、流程参与部门部把握手册和矩阵维护申请表》签字确认。３、总部层面更：财务部内控治理处依据审批确认的《内部把握手册和矩阵维护申请表》，更标准化内部把握手册和矩阵，并在《内部把握手册和矩阵维护备查簿》上进展登记。同时向各省公司发出内部把握手册和矩阵更通知。如适用，则由省公司内控治理职能部门填写《内部把握手册和矩阵维护申请表》，经相关部门上进展登记。如不适用，应由省公司内控治理职能部门将不适用的说明上报总部审批，报批程序参照“自下而上”的审批流程相关步骤。５、分公司层面更：分公司依据省公司的通知统一更内部把握手册和矩阵，并在《内部把握手册和矩阵维护备查簿》上进展登记。省公司应于每年度的6301130文档治理内部把握维护治理工作中涉及到的一系列重要文档包括内部把握手册、内部把握矩阵、缺陷和修补打算汇总、穿行测试资料以及维护备查簿等五类。1、内部把握手册：该文档为的年度文档，主要由内控治理职能部门依据各部门的反响确认进展更。更时直接在Word文档上进展删除和增加，并在《内部把握手册和矩阵维护维护备查簿》进展登记。2、内部把握矩阵：该文档为Excel格式的年度文档，主要由内控治理职能部门依据各部门的反响确认进展更，并在《内部把握手册和矩阵维护维护备查簿》上进展登记。3、缺陷和修补打算汇总：格式参见“附件五：缺陷修补打算汇总表”，该文档为Excel格式的年度文档，由内控治理职能部门依据各部门的反响确认进展更。对于增的缺陷，应在缺陷和修补打算汇总中列示，包括缺陷描述、修补措施、估量完成时间、责任部门等。4、穿行测试资料：该文档为公司层面把握涉及的文件资料和流程层面的各把握点涉及的文件资料的统称。穿行测试资料应每年收集整理并按省公司把握点进展编号留存。年度内，如因把握点描资料增加到穿行测试资料文件夹，并沿用被替换掉的穿行测试资料的编号。对于被替换掉的旧穿行测试资料，可在另外的文件夹中留存备查。5、维护备查簿：该文档为Excel文档，主要用来记录对内部把握手册和把握矩阵等的更维护记录，包括省公司把握点编号、更日期、省公司把握点编号、原描述、修改后描述、修改缘由和总部审批意见等。省公司内控治理职能部门负责《XX通信集团XXXX通信集团XXXX通信集团XXXX通信集团XX部把握手册和矩阵维护备查簿》以及穿行测试资料等文档的更维护。分公司负责维护本公司的《**公司内部把握差异比照表》、《**移动内部把握手册和矩阵维护备查簿》和穿行测试资料。各公司应依据以下的命名规章、文件编号规章维护以上五类文档：1XX移动内部把握手册V060**公司内部控制差异比照表》等。2XX通信集团XX内部把握手册〔2023版〕》。适用以上命名规章的文档包括内部把握手册、把握矩阵**公司内部把握差异比照表》、缺陷和修补打算汇总、维护备查簿等。文档更时，各公司应检查把握手册和把握矩阵等各文档的对应关系，保持各文档之间的全都性。《内部把握手册和矩阵维护备查簿》应设置密码保护。只有经授权的内部把握手册和矩阵维护人员才有权限对《内部把握手册和矩阵维护备查簿》进展更维护，其他人员只能查询该备查簿记录。作为支持性文件的《内部把握手册和矩阵维护申请表》和《内部把握手册和矩阵审批申请表》等，应由内控治理职能部门负责连续编号和保存，并定期检查核对，确保全部更都已完成并登记。省公司及各分公司内控治理职能部门应参照档案治理规定对内部把握手册、把握矩阵、