论会计电算化环境下的内部控制

论会计电算化环境下的内部控制【摘要】计算机网络技术的不断发展，给人们的生活、学习和工作等方方面面都带来了一定的变化，通过互联网的应用，人们的生活、学习和工作都变得更加简单、快捷，就企业而言，不仅电子商务的应用使企业的管理更加轻松简单，就财务软件在财务管理中的应用，也给企业带来了不少便捷。随着会计电算化的发展，企业原有的会计内部控制制度已经完全发挥作用，企业必须建立新的内控制度。本文主要研究企业在推进电算化的情况下，如何加强内部控制。【关键词】会计电算化；内部控制；制度建设中国的会计信息还不完善属于初级阶段，但是目前的一些企业紧跟时代进步潮流已经设立了对会计电算的部门，并且让这些会计运用相关的软件。在会计电算化的环境下，企业的财务数据的处理变得更加简单，但是也存在很多的问题，如信息传递的安全等，这些都需要企业通过内部控制的加强来给予相应的保证，这也意味着，企业的内部控制，除了包括原有的内容之外，还要针对电算化，进行更新和完善，才能符合电算化的要求，才能给企业会计电算化的实施提供良好的内部环境。一、系统开发和发展控制企业在推行电算化的时候，必须要根据企业财务管理的需要，来选择合适的应用软件。目前市场上提供的都是大众化的软件，但是每个企业都有自己的特点，因此企业要在所购买软件的基础上，进行研究和开发，设计符合企业管理需求的软件功能。在进行软件开发的时候，要注意以下几点：（1）授权和领导认可软件的购买以及使用都需要经过公司领导人员的同意，并且在使用的过程中方，领导人员拥有最高的权限。（2）符合标准和规范企业在进行软件功能开发的时候，一定要注意符合相关的规定和要求，不能对公共网络安全造成影响，也不能损害他人的利益。（3）加强软件操作人员培训在会计电算化环境下，企业的会计人员不仅仅需要完成部分的会计核算工作，还要进行相应的财务管理工作，更重要的是，需要有一定的计算机操作水平，因此企业要加强对会计人员的培训，一方面提高其专业技能，增加其专业知识，一方面也要有意识的培养其计算机操作能力，另外，还要加强会计人员的诚信道德培训，提高其综合职业素质水平。（4）系统转换一个系统或者是软件的一个功能在设计运用之后，要有一段时间的观察考验期，在此期间内要对出现的问题进行修复和维护、更新。（5）加强程序修改控制如果需要对现有的程序进行修改，必须要提供相应的申请，申请的内容包括为什么要修改，怎样修改，修改后会有怎样的变化等等，得到领导人员的同意之后，才能进行。二、人员和组织管理控制网络信息技术的发展，给企业的财务管理工作带来了前所未有的便利和高效，但是，同时也对企业的内部控制提出了更高的要求，要通过内部控制制度的完善来保证财务管理网络化的实现，必须首先从内部会计信息的管理做起。从信息的处理、信息的管理、信息的公开到信息的安全保障，都需要有完善的内部控制制度来进行管控。1.组织机构设置在计算机网络进入到企业财务管理中之前，财务工作需要多人协作完成，并且是一环扣一环的，如果有一个人没有完成，或者是出现了错误，相联系的其他人员可以对其进行提醒，所以说，原来的财务工作流程，虽然耗时耗力，但是彼此牵制，可以保证财务工作的有序进行。但是，在使用计算机后，很多原来需要好几个人相互合作、相互监督来共同完成的工作，现在计算机就可以全部完成，虽然节省了人力，但是却也失去了监督环节，如果计算机在处理数据的时候，由于人为或其它原因出现了错误，财务部是很难发现的，而且一个错误会变成一个连环错误，不断的扩大，造成的后果也难以预计。因此，企业应该建立细致的内部控制制度，对会计的工作进行分类，然后进行相应的网络设置，保证每一台计算机都是独立工作的，发挥内部控制制度对电算化会计工作的监督作用。2.职责划分为了保证企业内部控制制度真正的发挥作用，企业还应该建立相配套的监督管理机制，即企业的审计制度，通过审计，来对企业的各种经营行为，对企业的财务管理工作，对企业的会计核算工作进行审核，审核的结果可以反映出企业的内部控制是否在切实的发挥作用，也可以作为内部控制制度修改调整的依据。3.上机管理对于企业的网络环境，企业应该从技术方面，进行监督和维护：如使用专业的网络安全软件，维护企业网络环境的安全；对员工使用网络的情况进行监督，防止员工浏览带有病毒的网站或链接；对电脑系统进行定期更新和维护；定期进行病毒查询和清理；对企业的重要信息文件进行备份等等。另外，企业需要对外部人员的登录和访问权限做严格的控制和管理，并对一切外部访问进行实时监控，一旦出现不法操作，就要及时加以控制。同时，加强对重要信息的管理和保护。4.档案管理对于需要储存的信息，企业要进行科学的储存管理。计算机虽然可以储存大量的信息资料，但是还是有一定的风险性，为了保证重要数据的安全性，企业应该建立档案管理制度，对重要的资料、信息进行妥善的保管，这不仅仅是包括电子形式的档案保管，也包括实物形式的档案保管。通常来讲，计算机可以储存大量的数据信息，但是为了防止计算机出现运行故障导致信息丢失，或者是计算机遭到黑客、木马的攻击，信息被删除、破坏或者是窃取，企业应该定期的对计算机里面的重要信息进行储存转移、备份和删除，这样也可以给计算机提供更多的运行空间。对于储存计算机信息的磁盘等介质，企业要安排专门的人员进行妥善的保管，一方面来对每一个储存工具进行编号，做简要的标注，方便寻找，一方面，要为这些储存工具的具体存放位置进行电子记录，防止储存时间长或者是保管人员变动之后，企业难以寻找具体的存放位置。为了防止储存环境的变化造成的储存物的损坏，每一个档案都应该有两份，分开存放。最后，还要有人对档案的存储环境进行维护，避免潮湿等。如果企业的档案管理人员发生变化的时候，要在有第三方监督的情况下，进行档案保管相关工作的交接。对于不需要再继续保存的档案，要进行销毁，要制定一套销毁程序，包括销毁申请、审批和执行，只有通过审批的申请，才可以被执行，才能允许销毁。三、电算化会计信息系统的安全控制运行系统对于任何一台计算机而言都是至关重要的，不仅是因为系统的便捷会影响到各种网络技术的运用和操作，更重要的是系统的安全性关系到计算机里面的信息的安全性。要保证计算机运行系统的安全性，需要从以下几方面做起：1.接触控制要规定只有拥有权限的人员才能接触到系统性的操作。必须由专业的人员对软件的功能进行开发，企业的各个使用者，都要有一定的权限设置。2.实体安全控制要为计算机的存放和使用提供一定的外部环境，保证计算机不会因为客观的因素而影响正常的使用。对于计算机储存的信息，要及时的进行备份，防止信息丢失。3.硬件安全控制定期对计算机相关设备进行维护，对老化的设备进行更新维护，保证计算机的正常运行。另外，在发动机室的动力，照明，电源线和电源线应该从计算机系统中分离，配置UPS（不间断电源），辐射和抗电磁干扰的设备。4.软件安全控制必须由专业的人员对软件的功能进行开发，企业的各个使用者，都要有一定的权限设置。在企业内部财务人员或其他相关人员登录财务管理平台进行相关的操作时，该财务软件需要具备监督的功能，即对登录者的操作进行记录和监督，如需要需要一定的密码才能进行操作等等，出现超过登录者权限的操作时，应该进行智能拦截。5.病毒的防范和控制一定要在企业的计算机上安装安全防护软件，在计算机运行的过程中，对各种操作行为进行监督。定期要对计算机进行病毒扫描，维护计算机运行环境的安全。阻止病毒最有效的措施是加强安全教育，健全并严格执行，防止病毒管理系统。在需要本地硬盘和软盘的工作站，请尝试使用无盘工作。此外，应及时升级系统的防病毒产品。

结论会计电算化其实就是计算机技术在会计工作中的应用。在传统的财务工作中，基本上所有的工作都是由人工操作完成的。财务是企业的重要部门，涉及到企业经营的方方面面，因此需要处理的数据信息多而且杂乱，因此，原来的财务工作是一项非常耗时耗力的工作。但是，随着计算机的普及和应用，现在的财务工作有很多是通过计算机来完成的，计算机相关办公软件具有强大的计算功能，能够保证对各项财务数据的处理不会出错。企业在推行会计电算化的同时，要注意进一步的完善内部控制制度，用内部控制制度来保证电算化的正常高效运行，来促进财务工作从会计核算扩展到财务管理。另外，科学的内部控制制度也可以对企业的会计工作进行监督和管理，防止财务舞弊行为的发生。企业要全面实行会计电算化，就必须首先建立完善的内部控制制度，为会计电算化的实施提供制度基础和保障，这样才能引起领导干部和员工的重视，用制度约束他们的行为，让他们自觉的配合相关部门的工作，推进会计电算化工作的开展。具体的制度应该包括操作程序、管理制度、监督制度等等。

参考文献马雯.关于会计电算化内部控制的思考[J].工业审计与会计,2012,(6).