第四章-系统使用者和发展者课件

第四章系統使用者和發展者

ManagementInformationSystems,9thedition,ByRaymondMcLeod,Jr.andGeorgeP.Schell©2004,PrenticeHall,Inc.1學習目標:

瞭解系統開發和使用的過程，正由實體的結構轉變為虛擬的結構辨視虛擬辦公室和虛擬公司的優勢及缺點知道資訊專家的種類，看看資訊專家如何合作，以便創造優質的資訊服務注意到資訊服務組織所採取之新的指導方針瞭解使用者自建系統的意義和其產生的原因2學習目標(續):瞭解具有EUC能力的使用者為什麼成為有價值的資訊資源洞悉使用者自建系統的利益和風險知道系統開發所需具備的知識和技能，並以使用者和資訊專家的角度進行觀察瞭解知識管理涵意及其所需應付的挑戰瞭解全球資訊系統開發者所需面對的特殊限制3導論

辦公室自動化的應用程式一開始是要輔助秘書、文書人員之業務；但很快擴充到管理階層和專業人士領域，而產生虛擬辦公司的概念公司評估集中化和非集中化資訊務的優缺點，定義三種服務的模式:合夥人(partner),平台(platform),及可調節(scalable)模式系統開發是一種演進性的活動，隨著組織環境的變動，使用者和資訊專家扮演的角色持續地產生變化4企業組織資訊系統已經被開發為支持所有組織的層級(圖4.1)在策略階層，公司的高階主管使用主管資訊系統(executiveinformationsystems,EIS)管理資訊系統(MIS)被設計為符合所有公司主管的資訊需求在最低階層，作業層次的系統是依據職能部門的每日資訊需求加以設計的5資訊系統被開發來支援組織的階層和職能部門外在環境的資訊與資料高階主管資訊系統行銷資訊系統製造資訊系統財務資訊系統人力資源資訊系統資訊資源資訊系統外在環境的資訊與資料6辦公室自動化OA包括所有正式和非正式的的電子系統，主要的功能是讓公司內部和外部的人員可以傳遞資訊圖4.2顯示一個公司使用的電腦化和非電腦化的應用程序資訊科技的創新使得很多公司可以在本身的區域之外行使企業的活動此概念即稱為虛擬組織(virtualorganization),即是從辦公室自動化的概念演進而來的7OA模式人際間的溝通資料和資訊環境公司辦公司自動化系統非電腦化的OA應用電腦化的OA應用問題解決者其他問題解決者輸入的實體資源轉換輸出的實體資源環境8問題解決－從文書到管理OA的應用程式最初是支援秘書及文書的人員當管理者和專業人員逐漸具電腦素養後，也會利用這些應用程式來解決問題他們應用電子郵件進行溝通，電子行事曆安排會議，視訊會議與遠方的問題解決人接洽等等OA的應用程式已經延伸到使用手提電腦及個人數位助理(PDA)的科技9PDA提供無線傳輸的能力10虛擬辦公室虛擬辦公室的想法最早從1970年代產生，是利用低價的微電腦及通訊設備讓個人可以在家工作在那個時期，出現了遠程電傳處理(teleprocessing)的名詞；之後出現了電子通勤的名詞(telecommuting)，用以描述員工工作時如何能夠電子化的“通勤”11電子通勤的優缺點優點:

讓員工彈性地調整其工作的任務，將個人私事整合在工作排程之中公司更注意電子通勤者通訊的需求缺點:員工可能對公司無法產生歸屬感員工會有隨時被解雇的疑慮家庭和辦公室責任間的界線可能變得模糊12辦公室旅館化(Hoteling)辦公室旅館化的概念是,公司提供“可共享的”的中央設施,讓員工可以作為辦公室空間,以支援相關的事務

辦公室旅館化的指導原則為:設計各部門需求的空間每個辦公室的面積大小相似提供集中式的儲存空間減少封閉式辦公空間的數量刪除指派辦公室的習慣13虛擬辦公室的優缺點優點:減少工作環境成本減少設備成本減少工作的中斷社會貢獻缺點缺乏歸屬感資料通訊安全的風險虛擬辦公室的成功需要公司與員工之間的合作14虛擬組織在一個虛擬組織中,整個公司的運作不再受到實體位置的限制最受虛擬組織的概念吸引的產業，主要是能以資訊、創意及情報來創造利潤的行業諸如:補教、健康事業、娛樂、旅遊、運動及諮詢等三I產業(“3IEconomy”)的員工需要能夠將資訊科技及資訊系統用在企業程序的知識和技能15資訊服務組織資訊資源組織通常需要：資訊資源資訊專家系統分析師資料庫管理師網站管理者網路專家

程式設計師操作員典型的中央集權的管制方式，如圖4.416以公司為集中資訊服務單位的組織結構資訊長系統開發經理系統維護經理電腦操作經理資料庫管理經理網路經理系統分析師系統分析師操作人員資料庫管理師網路專家程式設計師程式設計師17創新的組織架構

1990年代，大型企業嘗試建立“集中分散式”組織結構為解決上述的問題，故界定三個創新的組織架構:合夥人模式(partnermodel);平台模式(platformmodel);可調節模式(scalablemodel)圖4.4顯示資訊專家顯示資訊專家如何群組，也顯示IT功能如何群組化18三個創新性結構合夥人模式(PartnerModel)(圖4.5):IT協調職能部門以達成價值創新及解決方案的傳送平台模式(PlatformModel)(圖4.6):IT提供網路使得職能部門可以達成創新可調節模式(ScalableModel)(圖4.7):

顯示在彈性結構中進行基礎建設管理和解決方案的傳送時，運用兩個來源網路與廠商溝通19價值創新創新網路部門的資訊主管價值創新解決方案傳送職能部門財務管理高階主管策略網路資訊長(CIO)策略規劃人力資源管理基礎建設管理服務提供來源網路賣主20高階主管策略網路資訊長創新網路職能部門價值創新財務管理基礎建設管理服務提供來源網路策略規劃人力資源管理價格創新業務經理21高階主管策略網路MIS指導委員會職能部門創新網路資訊長策略規劃人力資源管理基礎建設管理來源網路來源網路廠商廠商22三個模式的共同點此三個模式顯示，IT部門不是一個自己自足的單位，而扮演使用者和廠商之間的界面將某些功能的責任分配給其他專業人員(諸如部門的資訊主管及業務管理者)此三個模式顯示，必須讓IT單位在公司使用資訊資源分享時，以對公司最佳的情況適時調整部門的位置及權責23使用者自建系統(EndUserComputing)第一套資訊系統是由IT專家所開發，同時也一攬系統所有的運用(圖4.8)1970年後期，使用者開始發展自己的電腦應用程式使用者自建系統的發展，出自於四個主要的影響電腦教育的影響資訊服務的積壓硬體成本的降低預寫軟體的出現在圖4.9終端使用者仰賴IT專家作某種程度的支援24傳統的溝通鏈(注意:傳統的溝通鏈將網站管理員視為網路專家)使用者資料庫管理師系統分析師網路專家程式設計師操作員電腦25使用者自建系統溝通鏈資訊專家支援溝通使用者電腦26使用者當成資訊資源在決定公司如何運用資訊資源，管理階層必須考慮如何運作使用者自建系統，以產生最大效益並使風險降到最低27使用者自建系統的效益和風險效益:符合能力和挑戰：調和資訊專家與使用者的角色降低溝通差距

風險:容易造成目標不明確的系統

容易導致系統設計不良並缺乏說明文件

造成資訊資源使用效率不高

破壞資料的完整性缺乏安全性

缺乏控制性

28系統發展的知識和技能資訊系統開發需要某些知識和技能這不僅可以區分資訊專家和使用者所需知識和技能的形態，也可以知道如何將使用者區分為一般管理階層和一般人員表4.1說明了所需知識的類型，並依他們所需的重要性區分為多、中、少依此，也對所需的技能區分其類型及相對重要性(表4.2)29知識需求知識一般管理者專業人員文書人員資訊專家電腦素養少中中多資訊素養多多中多商學概論多多少中系統理論少中少多系統開發中少少多系統塑模少多少多表4.1系統開發所需的知識30技能需求技能一般管理者專業人員文書人員資訊專家溝通能力多多中多分析能力中多中多創造能力中多中中領導能力多多中中表4.2系統開發所需的技能31知識管理

管理的知識包括公司的程序，科技、管理及公司與環境因子的互動有關的知識公司正著有知識管理系統開發，以獲取競爭優勢公司典型上將知識管理視為另一種型能的系統，然後依照資訊服務的角度來開發，以蒐集知識、將知識儲存後，讓使用者得以使用表4.3列出開發知識管理系統公司必須面臨的挑戰32知識管理的挑戰執行／策略管理高階主管必須將知識加入公司的策略規劃。知識管理的效果必須形成一種企業文化，以便強化公司資訊分享的機制。知識管理必須具有提高創造力和流程創新的功能。成本、利益、風險KM的成本必須以可測量的方法回傳給公司評估，以便維護組織的智慧財產。管理階層必須對KM訂定合理投資額。作業管理處理程序必須適時適所，確保知識可以完整無誤地整合到KM系統，讓KM的知識具有合法、合理、合乎潮流…等特質。KM系統的架構必須符合組織的需求。發展KM系統的方法必須採用最新或現存的IS方法論。標準必須建立針對KM資料的技術標準。KM的定義必須簡明、系統化闡述，同時必須能夠與組織內部的IT基礎架構完全整合。表4.333一個成功的知識管理發展專案－以NortelNetworks公司為例

北電網路(NortelNetworks)(採用ExcaliburTechnologies公司的KM軟體，運用一項先導性的KM專案，將公司從以技術為中心(technology-focused)的公司專變為以市場機會／顧客為中心(opportunity/customer-focused)圖4.10列示了舊有的新產品發展系統(NPD)，包含五個處理階段

新專案的NPD系統讓Nortel公司以

有效地運用多種學門的NPD知識資產(leveragemultidisciplinaryNPDknowledgeassets);改善NPD的決策過程使學習和知識交換更為容易34概念發展繼續／不繼續商業案例發展檢視檢視檢視行銷及技術發展測試及確認產品上線Fuzzy前端處理器圖4.1NortelNetworks公司舊式的NPD系統35限定的構想發展的概念構想限定概念發展概念等級確定的概念概念確定目錄圖4.11NortelNetworks公司利用KM形成之新式的NPD系統36一個成功的知識管理發展專案－以NortelNetworks公司為例1995年7月起始，1996年6月試驗112個構想驗證，產生7個產品1997年末期至1998年初期新的NPD處理程序，稱為“Time-to-Market”兩個成功專案PrivacyManager:可100%辨認撥入的電話InternetWaiting:允許一使用者使用單一電話線路，即使撥接上網，仍可接電話。虛擬第二條線路37發展全球資訊系統的挑戰全球資訊系統(GIS)

意即多國公司(MNC)所使用的資訊系統GIS開發人員