管理信息系统-6课件

2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇1第六章管理信息系统

的系统分析2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇2要点

系统分析的目的和任务可行性分析业务流程调查（绘制业务流程图）数据流程调查（绘制数据流程图）2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇3一、系统分析的目的

和任务2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇41.系统分析的目的——

建立系统的逻辑模型。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇51.系统分析的任务1）初步调查2）可行性分析3）详细调查4）建立系统的逻辑模型2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇6系统的逻辑模型与物理模型逻辑模型——

“做什么”物理模型——

“怎么做”2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇7二、初步调查2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇81.

调查内容①企业总貌：组织概况、企业目标、现行系统情况、简单历史、企业产品、产值、利税、体制及改革情况、人员基本情况、面临的问题、中长期计划及主要困难等。②企业信息需求情况：了解各职能机构所要处理的数据，估计各机构发生的数据及频度，调查内、外部环境的信息及信息源。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇92.

调查方法询问……

发调查表开会实习查资料2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇10三、可行性分析2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇111.

可行性分析的任务

——明确项目开发的必要性和可行性。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇122.

可行性分析的内容（1）管理上的可行性

①

管理人员对开发项目的态度②

现行管理的条件（2）技术上的可行性①

现有的软、硬件技术条件②

开发人员的水平（3）经济上的可行性①

组织的经济情况②

新系统将带来的效益

2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇133.

可行性分析报告（1）系统简介（2）项目的目标（3）所需的资源、预算和期望效益（4）对项目的可行性结论①可以立即开发②改进原系统③目前不可行2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇14四、详细调查2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇151.

调查的目的

——

在于完全掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇162.

参与调查的人员使用部门的业务人员使用部门的主管系统分析人员系统设计人员2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇173.

调查方法召开调查会访问发调查表参加业务实践2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇184．主要调查的内容（1）管理业务调查（2）数据流程调查2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇19五、管理业务调查2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇20

开发和建立MIS的根本目的在于提高管理水平，严格地说，设计一个新的信息系统，应首先进行组织的重新设计，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的的改变过程。

对于基于计算机的信息系统来说，其环境就是管理系统，它的输入来自环境，输出则交付环境。因此对现行管理业务的调查十分重要，其中包括：组织结构调查、管理功能调查和管理业务流程调查等。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇21（一）组织结构调查

组织结构调查就是对组织结构与功能进行分析，弄清：1.组织内部的部门划分2.各部门之间的领导与被领导关系3.信息资料的传递关系4.物资流动关系与资金流动关系5.各部门的工作内容与职责此外，还应详细了解各级组织存在的问题以及对新系统的要求等。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇22（一）组织结构调查

作为业务调查所画出的组织结构图，为了更好地表示部门间的业务联系，与一般组织结构图存在以下区别：（1）除标明部门之间的领导与被领导的关系外，还要标明资料、物资、资金的流动关系。（2）图中各部门、各种关系的详细程度以突出重点为标准，即那些与系统目标明显关系不大的部分，可以简略或省去。（3）除了组织边界内的部门与联系外，还需画出与组织有业务联系的边界以外的若干部门与联系。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇23一般的组织结构2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇24某高校出版社的的组织结构2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇25（二）管理功能调查

为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。所谓功能，指的是完成某项工作的能力。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇26某销售系统的管理功能（业务结构）2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇27（三）业务流程调查

调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。

管理业务流程图是一种描述系统内各单位、人员之间业务关系、作业顺序和管理信息流向的图表，利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇28（三）业务流程调查XXXXXXXXXXXXXXX人员或部门业务功能单据多张单据账簿信息流物资流资金流1.

业务流程图的基本符号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇292.业务流程图的绘制车间领料单主任已批准领料单管理员缺料通知单采购员用料计划未批准领料单库存帐用料流水帐领料通知有无订货单(合同)入库单催货单补充订货单供货单位提货通知单库存报表有关部门例1.企业物资管理业务流程图某出版社邮购股业务流程2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇31例2.销售合同管理业务流程图追加订货单订销售合同销售合同年销售计划顾客销售合同分类与编号销售合同2销售合同1开发票人销售合同3发货人发货通知单登记合同执行合同合同执行台账修改合同执行销售合同3存档统计月销售实现月销售实现情况厂长业务流程图的作用业务流程图是系统分析员作进一步系统分析的依据业务流程是系统分析员，管理人员相互交流的思想工具系统分析员可以直接在业务流程图上拟出计算要处理部分利用业务流程图分析业务流程是否合理2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇33（三）业务流程调查3.表格分配图

表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与哪些部门发生业务关系。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇34采购过程的表格分配图业务流程分析（1）、分析的目的分析原有系统中存在的问题是为了在新系统建设中予以克服或改进。系统可能这时，就需要在对现有业务流程进行分析的基础上进行业务流程重组，产生新的更为合理的业务流程。（2）、分析的内容业务流程分析过程包括以下内容:原有流程的分析。分析原有的业务流程的各处理过程是否具有存在的价值，其中哪些过程可以删除或合并，原有业务流程中哪些过程不尽合理，可以进行改进或优化业务流程的优化。原有业务流程中哪些过程存在冗余信息处理，可以按计算机信息处理的要求进行优化，流程的优化可以带来什么好处。确定新的业务流程。画出新系统的业务流程图新系统的人机界面。

4、业务流程的重组调查和分析的重点是：不合理的业务流程有哪些？不合理的业务流程产生的历史原因是什么？改进措施有哪些？以及改进会涉及到哪些方面（包括涉及面以及技术支持）？改进前后对组织的目标的影响有多大？2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇37六、数据流程调查2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇38（一）数据流程调查的作用

管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图和表格分配图等虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素（如货物、产品等）。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图，为下一步分析做好准备。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇39（二）数据流程调查的内容1.收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存储介质（如账本、清单）的典型格式。

2.弄清各环节上的处理方法和计算方法。

3.在上述各种单据、报表、账本的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度（如每月制作几张）、发生的高峰时间及发生量等。

4.在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（指最大值和最小值）。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇40管理信息系统所涉及的数据可从以下途径调查得到：2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇41（三）数据流程图（1）外部实体——系统以外不受系统影响的人或部门。<名称>客户订单经理报表例：

通常外部实体扮演的角色为信息源或信息用户。1.基本符号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇42（2）数据流——表示流动的数据。

客户订单例：

必有来源和去向，其来源和去向可以是一个外部实体，也可以是一个处理或数据存储。<名称>订货处理（三）数据流程图1.基本符号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇43（3）处理（逻辑）——表示对数据的加工或变换。订单例：

必有流入和流出的数据流，在此只简要写出处理的名称，而不详细描写具体的处理方法。<功能>P3.2订货处理（三）数据流程图1.基本符号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇44（4）数据存储——表示对数据的逻辑存储。例：

一般均有流入和流出的数据流，在此只简要写出数据存储的名称，而不详细描写具体的存储内容。P2.5记总账<名称>

总账P2.6编制会计报表（三）数据流程图1.基本符号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇452.数据流程图绘制方法自顶向下，分层绘制。（三）数据流程图2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇46“自顶向下，分层绘制”示意图2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇473.数据流程图绘制规则

（1）每张数据流程图须从左往右绘制，即从产生数据的外部实体开始到使用数据的外部实体结束。（三）数据流程图教学计划管理成绩管理基础信息管理教师成绩单成绩单基础信息库P3P1P2教学计划学生基本信息教师基本信息学生行政办课程信息排课P4系教学计划教室基本信息课程表班级基本信息成绩单课程表课程表专业信息学生办2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇483.数据流程图绘制规则

（2）对含义明显的数据流，其名称可以省略。（三）数据流程图P2.6编制会计报表经理会计报表.2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇493.数据流程图绘制规则

（3）尽量避免数据流的交叉。（三）数据流程图XXXP2.2XXP2.3XXP2.1XXP2.4XXXXX2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇503.数据流程图绘制规则（4）对于需在两个设备上进行的处理，应避免直接相连。（三）数据流程图P2.2XXP2.3XXXXX改进：可以在它们之间加一个数据存储。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇513.数据流程图绘制规则

（5）如果一个外部实体提供给某一处理的数据流过多，可将它们合并成一个综合的数据流。（三）数据流程图顾客处理顾客事务订货单支票退货单询问订货单支票退货单询问顾客事务2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇523.数据流程图绘制规则（三）数据流程图

（6）下层图中的数据流应与上层图中的数据流等价（平衡），即子图必须与它上一层的一个加工对应，两者的输入数据流和输出数据流必须一致。P1XXP2XXP3XX订货单提货单父图P3.1XXP3.2XXP3.3XX数量提货单客户帐号子图2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇533.数据流程图绘制规则（三）数据流程图（7）对于大而复杂的系统，其图中的各元素应加以编号。通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，用D表示数据流，用F表示数据存储，用S表示外部实体。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇54数据流程图示例:一个进销存管理系统数据流程图（三）数据流程图图1顶层数据流程图

顾客订货单发货单进销存管理订货单发货单供应商2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇55顾客订货单发货单采购管理订货单发货单供应商P1销售管理P3财务管理P4发票收款通知应付款通知图2第二层数据流程图

库存管理P2入库单缺货通知提货单2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇56例题:绘制某公司工资管理系统数据流程图（三）数据流程图

某单位工资发放过程如下：工资发放前，由财务科根据已存档的“上月工资发放清单”和人事科送来的“本月人员及工资变动表”填写“本月工资发放清单”中的相关项。接着，再根据总务科送来的“本月扣款清单”将扣款数填入“本月工资发放清单”。最后计算出每位职工的应发工资数，并填入“本月工资发放清单”，为工资发放人员发放工资做好准备。第一步找出外部实体内部实体外部实体外部实体外部实体第二步找出处理2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇57（三）数据流程图人事科本月人员及工资变动表本月工资发放单扣款清单工资发放员填写填入扣款本月工资发放单计算工资本月工资发放单总务科

上月工资发放清单本月工资发放清单用数据流连接外部实体及处理，加上数据存储2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇58（四）数据字典数据字典是对数据流程图中的各元素所作的一套详细而精确的说明。1.定义数据项、数据结构数据流、处理逻辑数据存储、外部实体2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇59（四）数据字典2.数据结构数据项数据项数据项数据项……数据项数据项数据项数据项……数据项数据项数据项数据项……数据结构1数据结构2

数据结构3

数据结构42023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇60（四）数据字典DS03-01:用户订货单的数据结构DS03-02：定货单标识DS03-02：用户情况DS03-02：配件情况I1：订货单编号I3：用户代码I10：配件代码I2：日期I4：用户名称I11：配件名称I5：用户地址I12：配件规格I6：用户姓名I13：订货数量I7：电话I8：开户银行I9：帐号2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇61（四）数据字典3.数据字典的编写数据项

内容：（1）名称、编号、别名和简述（2）数据项的长度（3）数据项的取值范围例：编号：I02-01名称：材料编号别名：材料编码简述：某种材料的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：“0001”~“9999”2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇62（四）数据字典3.数据字典的编写数据结构

内容：（1）名称、编号（2）简述（3）数据结构的组成例：编号：DS03-01名称：用户订货单简述：用户所填用户情况及订货要求等信息数据结构组成：DS03-02+DS03-03+DS03-042023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇63（四）数据字典3.数据字典的编写数据流

内容：（1）名称、编号、简述（2）来源、去向（3）数据流的组成（4）数据流量及高峰流量例：编号：F03-08名称：领料单简述：车间开出的领料单来源：车间去向：发料处理模块数据流组成：材料编号+材料名称+领用数量+日期+领用单位数据流量：10份/时高峰流量：20份/时（上午9:00~11:00）2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇64（四）数据字典3.数据字典的编写处理逻辑编号：P02-03名称：计算电费简述：计算应交纳的电费输入数据流：数据流电费价格，来源于数据存储文件价格表；数据流电量和用户类别，来源于处理逻辑“读电表数字处理”和数据存储“用户文件”。处理：根据数据流“用电量”和“用户信息”，检索“用户文件”，确定该用户类别；再根据已确定的该用户类别，检索数据存储“价格表文件”，以确定该用户的收费标准，得到单价；用单价和用电量相乘得该用户应交纳的电费。输出的数据流：数据流“电费”，一是去外部实体“用户”，二是写入数据存储“用户电费帐目”。处理频率：对每个用户每月处理一次。举例2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇65（四）数据字典3.数据字典的编写数据存储编号：F03-08名称：库存帐简述：存放配件的库存量和单价组成：配件编号+配件名称+单价+库存量+备注。关键字：配件编号。相关联的处理：P02、P03。举例2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇66（四）数据字典3.数据字典的编写外部实体编号：S03-01名称：用户简述：购置本单位配件的用户输入的数据流：D03-06、D03-08。输出的数据流：D03-01

。举例2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇67（四）数据字典4.数据字典的管理卡片形式计算机软件2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇68（五）处理逻辑说明描述处理逻辑工具主要有三种：

数据流程图中较简单的处理逻辑，在数据字典中已经描述清楚。而对于较复杂的处理逻辑，必须使用处理逻辑的专门说明工具加以描述。结构式语言判断树判断表2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇69（五）处理逻辑说明1.结构式语言

结构式语言是介于自然语言和计算机语言之间的一种较为简洁的语言。

结构式语言使用三类词汇、四类语句进行处理逻辑的描述。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇70（五）处理逻辑说明1.结构式语言三类词汇动词——如：“计算”、“获得”、……名词——如：“工资”、“库存量”、……保留字——如：“如果”、“否则”、……2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇71（五）处理逻辑说明1.结构式语言四类语句祈使句—如：“计算工资”、“获得库存量”、…判断句—如果条件则动作A否则就动作B循环语句——如：“直到……为止”、……复合语句2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇72（五）处理逻辑说明1.结构式语言

例：用户订货处理的说明。如果欠款时间≤30天如果需要量≤库存量则立即发货否则先按库存量发货，进货后再补发否则

如果欠款时间≤100天如果需要量≤库存量则先付款再发货否则不发货

否则先付欠款2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇73（五）处理逻辑说明2.判断树

用树型结构分析并描述各种条件组合出的方案，以及每种方案下所采取的决策。决策名条件1条件2……条件n条件11条件12条件13条件n1条件n2………………………决策1决策2决策3决策i决策m……2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇74（五）处理逻辑说明2.判断树例：用户订货处理的说明。用户订货处理T≤3030<T≤100T>100Qn≤QwQn>QwQn≤QwQn>Qw立即发货先按库存发货进货后再补发先付款再发货不发货先付欠款说明：用T表示欠款时间，用Qn表示需求量，用Qw表示库存量。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇75（五）处理逻辑说明3.判断表

用数学的方法在表格中分析并描述各种条件组合出的方案，以及每种方案下所采取的决策。条件条件1条件2……可能采取的行动行动1行动2……各种条件组合出来的方案YYY……YYN……YNY……每种方案对应采取的行动√……√……√……

这里写的每一个条件都必须是最基本的条件，即每一个条件都只能取值：真（Y）或假（N）2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇76（五）处理逻辑说明3.判断表例1：用户订货处理的说明。规则12345条件欠款时间≤30YYNNN欠款时间＞100NNYNN需求量≤库存量YN—YN应采取的行动立即发货√先按库存量发货，进货后再补发√先付款再发货√不发货√先付欠款√2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇77（五）处理逻辑说明3.判断表例2：用判断表描述企业材料库存控制过程。假设条件可分三个方面考虑，即材料的库存情况、是否已订货和订货是否会迟到；可能采取的行动有：取消订货、要求订货延期、什么也不做、催订货、订一次货和紧急订货6种。2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇78（五）处理逻辑说明3.判断表时间库存量订货点最低储备量极限量库存模型

库存量≥极限量

库存量≥订货点量

库存量＞最低储备量实际库存曲线YYYNYYNNYNNN2023/12/6安徽建筑工业学院管理学院邵晓宇79规则条件库存量≥极限量库存量≥订货点量库存量＞最低储备量是否已订货订货是否迟到应采取的行动取消订货要求订货延