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文档简介

公司合同档案管理制度公司合同档案管理制度是指公司为了有效管理和保护合同档案，确保合同文件的完整、准确和安全，制定的一系列规章制度和流程。一、合同档案管理的目的1.确保合同档案的完整性和准确性，防止信息丢失和篡改。2.提高合同档案的检索效率，减少工作量。3.保护合同档案的安全，防止泄露和损坏。二、合同档案管理的范围1.合同档案的创建、存储、维护和销毁。2.合同档案的检索和归档。三、合同档案管理的责任部门和人员1.公司设立档案管理部门负责合同档案管理工作。2.合同相关部门负责新合同的创建、归档和保存。3.档案管理员负责合同档案的存储、维护、归档和销毁。4.其他相关人员需与档案管理员密切合作，确保合同档案的准确性和安全性。四、合同档案管理的具体流程1.合同的创建和登记：合同相关部门需按照规定流程创建合同，并将合同登记到档案管理系统中。2.合同的存储和维护：档案管理员将合同按照规定的分类和编号进行存储，并定期进行合同档案的检查和维护，确保合同信息的完整和可用性。3.合同的归档：合同相关部门在合同执行完毕后，将合同归档到档案管理系统中，并及时通知档案管理员进行归档确认。4.合同的销毁：合同的保管期限到期或者合同作废后，档案管理员按照公司规定的程序进行合同的销毁，并记录销毁过程。五、合同档案管理的安全措施1.合同档案的存储要选择安全的地点和设备，禁止非授权人员进入档案库。2.创建合要使用规定的模板和标准格式，避免信息丢失和错误。3.档案管理系统需设置合适的权限和访问控制，确保合同档案的安全性和保密性。4.定期备份合同档案的电子版本，以防止数据丢失。六、合同档案管理的监督和评估1.定期进行合同档案管理的自查和内审，确保合同档案管理制度的有效实施。2.委托第三方机构进行档案管理的公司要进行监督和评估，确保合同档案管理的质量和效果。以上是一个合同档案管理制度的基本框架，具体的制度内容要根据每个公司的实际情况进行调整和完善。合同

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