基于作业成本法的邮政成本管理系统的构建与应用

基于作业成本法的邮政成本管理系统的构建与应用

在成本管理方面，邮政公司仍然采用传统的财务管理制度，以收入和支出管理为核心，不能清楚反映各省、市、区、专业部门和产品的得失，也不能单独确定。没有进行竞争和常见服务。成本管理问题是邮政经营体制中的核心问题之一,它的顺利解决将有助于理顺经营机制,提升邮政企业的竞争力,适应市场竞争需要。当前,邮政企业正在开展速递专业化经营,进一步推进损益核算工作,弄清各专业产品的成本,力求为邮政企业产品定价、资源配置、流程优化、成本控制、业绩考核、内部结算提供科学依据。但是,从当前推行的责任损益核算来看,该核算方式一方面依然没有从根本上实现上述目标,以适应市场竞争的需要;另一方面,也难以准确测算普遍服务业务的支出,以争取国家财政对普遍服务的补偿。因此,邮政企业的传统成本管理方式亟待革新。1成本管理模式时至今日,邮政企业一直沿用相对粗放的传统成本管理模式。在这种管理模式下,成本核算只划分十个专业,不能提供分产品的成本数据,直接影响了邮政业务的发展和经营决策的科学性。1.1不同方向上流量的不平衡中国邮政作为典型的网络型企业,每项服务的完成都需要两个以上分支机构分工协作。邮件在不同方向上流量的不平衡性,造成了各站点收入与成本的不对称,即收入由一个站点实现,成本由不同站点承担。现有的成本核算方法难以准确核算其它站点为收入站点承担的成本,继而难以实现有效的内部核算。1.2间接成本分配的准确性邮政产品除了包装材料等耗材的费用可以直接追溯到具体的每一产品之外,其它所有费用基本上都是间接费用。间接成本分配的准确性直接影响成本核算的结果。然而目前间接成本的分配缺乏合理性,不能真实反映实际成本的归属,不利于省、市、县、专业间绩效情况的考核。1.3多维分析流程由于邮政产品的复杂性与多样性,进行多维盈利分析是邮政企业运营的需要。多维分析需要按客户、流向、业务种类等维度对收入和成本进行配比。现有成本核算方法除间接成本分配结果的准确性无法保证外,具体产品的成本也无法计算出来,无法支持多维盈利分析,进而影响到对邮政客户、产品的管理。1.4成本核算缺乏考虑多种因素价格对成本的敏感系数大,邮政产品的成本涉及客户、运作方式、运输线路、货物类型、运输时限、结算方式等因素,而现有成本核算方式没有全面考虑到上述因素,也就难以制定富有竞争力的产品价格。1.5作业成本法是成本管理的方式对邮递类业务来说,产品的分类、价格的制定等与运输线路密切相关。然而,由于邮运网的复杂性,难以对某种产品某条线路上的成本进行测算。上述情形下,我们无法根据线路的成本信息选择最优的路由方案,使企业难以实现价值最大化,致使现在的路由方案由于缺乏变革而严重缺乏弹性。成本管理方面存在的诸多局限性充分说明传统成本管理方法存在一定的局限性。邮政作为一个基于网络运作的企业,要求在满足网络利益最大化的同时平衡各区域之间的成本,并且对成本的核算精确度和数据支撑方面提出了更高要求。与传统的成本管理方法相比,作业成本法在解决上述问题、建立更加符合实际的成本分配方面具有较大优势,即根据作业耗用资源、产品耗用作业原则,将企业提供产品或服务的工作划分成一系列作业,每完成一项作业,就消耗了一定资源;每提供一件产品或服务,就消耗一定的作业。采用多用多分、少用少分、不用不分的原则归集成本,提高成本核算的准确性。另外,作业成本法是以作业为核心,以成本发生过程为主线展开成本计算和作业管理的方法,通过注重因果分配方法满足邮政企业准确分配高额间接费用的需求,通过注重过程的分析方法满足邮政企业将分散网点活动成本合并为某一成本对象成本的需求。2体现了abc的作业成本管理理念。在一般社会成本管理中,规划作业成本法起源于美国,首先由美国会计学家科特勒教授提出,自20世纪80年代中后期在发达国家全面兴起。早期的作业成本法主要应用于制造业。20世纪90年代以后,越来越多地被服务行业所接受。应用作业成本法的理念构建邮政成本管理系统,主要分为两个步骤:第一,根据邮政企业每个专业(函件、包裹、汇兑、报刊、邮政储蓄、速递、物流、集邮、代办电信、机要)的生产运作实际,应用ABC理念设计该专业的作业成本模型;第二,通过开发应用软件实现该模型,利用信息技术解决作业成本计算数据量庞大、手工计算不可能实现的难题。2.1运营成本模型的设计应用作业成本法的理念,设计邮政各专业作业成本模型的步骤见图1。2.1.1业务处理流程定应用作业流程图和征求意见相结合的方法,对研究对象的主要业务流程及辅助流程进行分析,接着对流程中所涉及的作业进行认定,具体工作有以下几个方面。首先,在现场研究过程中,对企业流程分析从以下两个维度进行。从邮政各专业现有的组织结构出发,通过分析当前各业务部门的功能圈定企业的主要业务流程,即功能定流程(function-process),见表1。从邮政各专业的生产过程出发,通过对主要流程和作业的描述以及责任主体的确认,刻划企业的主要业务流程,即流程定功能(process-function),见表2。其次,对流程中所涉及的作业进行确认。认定原则:按照成本效益,每个专业决定选用的作业数量,通常20～30种即可;根据作业成本信息的拟应用领域和测算的成本对象范围把握作业的定义。最后,分析每个成本对象要消耗哪些作业,通过设计“业务流程分析表”记录成本对象和作业的对应关系,见表3。2.1.2确定成本对象成本对象是各种消耗资源的最终承担者,是归集和分配成本的主要依据,也是成本控制、成本预测和盈利分析的关注对象。针对邮政各专业的成本关注点和行业特点,确定成本对象。成本对象一般为地域、产品、客户等。以邮政速递专业为例,地域指地市邮政速递公司;产品指本收本投、本收外投的中心局邮件,本收外投的省内邮件,本收外投的省外邮件,本收国际邮件(分流向),外收本投国内邮件,外收本投国际邮件;客户指市场部门关注的主要大客户。2.1.3成本费用或成本资源是支持作业的成本费用来源,是一定期间内生产产品或提供服务发生的各类成本、费用项目,或者作业执行过程中所需要花费的代价。一般包括直接人工、间接人工、固定资产相关费用、运输费用、业务费用、管理费用、结算费用等。2.1.4源费用集成成本作业中心要消耗人工、水力、电力、车辆、微机、空调、房屋等资源,这些资源费用通过资源动因归集到各作业中心的成本库中。如邮政速递的封发作业中心,用耗电量(度数)作为电费这个资源费用项目的资源动因,若在实际生产运作中无法直接获取耗电量,可用照明面积和照明时间复合作为资源分摊标准。2.1.5作业作业动因选择利用作业成本动因将作业成本分摊到不同成本对象。如邮政速递揽收处理作业,由于揽收国际、国内邮件的工作复杂度是不一样的,我们选择工作复杂度和业务量复合作为作业动因。2.2应用系统的设计针对上述作业成本模型,我们采用信息技术开发应用系统加以实现。笔者暂把该应用系统命名为邮政作业成本系统。2.2.1海量数据统计分析·成本对象、资源、作业、作业动因能根据需要灵活设置;·具备对海量数据进行计算、查询并展开分析的性能;·能根据客户利用成本信息的需要,提供个性化的查询、分析及报告功能。2.2.2邮政运营成本系统用户邮政作业成本系统包括专业局经营管理人员、综合经营管理人员、专业核算会计等。2.2.3邮政运营成本体系的结构应用系统主要包括数据采集、模型设置、作业成本计算、作业成本应用等主要模块,见图2。2.2.4运营成本管理系统与其他系统之间的关系网络邮政作业成本系统与其它系统的关系见图3。3麻黄三地市政府单位成本测算2006年5～10月,福建邮政开展基于作业成本法的邮政速递业成本研究,建立了福州、厦门、泉州三地市基于作业成本法的邮政速递业成本管理模型,并利用EXCEL工具成功测算了三地市46种邮政速递产品的成本。2007年3月福建邮政研发了邮政作业成本系统软件原型,并选择竞争比较激烈的地市邮政速递业作为试点,开始实施邮政作业成本管理体系,为验证与评估原型开展了如下工作。3.1降低运营成本要素通过分解流程和认定作业、确认成本对象等工作,获取试点地市邮政速递业作业成本要素信息,并将这些信息录入邮政作业成本系统软件原型。3.1.1完成流程和确认流程试点地市邮政速递业务流程被分解为如下几个主要作业,见表4。3.1.2确认成本对象为满足试点地市及其上级经营管理层应对市场竞争的需求,将成本对象确定为以下三类,见表5。3.1.3资源保护主要业务流程得到确认之后,对试点地市邮政速递公司流经作业流程所消耗的资源进行确认,即归集速递业务流经作业流程的总成本,见表6。3.1.4作业折旧费归集成本资源费用可以直接追溯到具体的每一作业环节,比如,每台计算机与作业是一对一的关系,其折旧费可以直接归集到该作业;否则,通过资源动因归集到相关作业中。又如,对于试点地市公司层管理人员的人力成本,以作业中心的直接人工数作为资源动因,将其分摊到各作业中心。3.1.5按作业动因分类建立成本库,将同质的作业归集到同一成本库。如在投递环节,以单件邮件处理时间为动因的作业成本库包括奖金等成本项目。然后按作业动因将作业成本库的成本归集到成本对象,并利用作业成本动因将作业成本分摊到不同成本对象。以投递作业投递员的奖金归集为例,根据生产一线人员的经验,投递一件物品型特快专递邮件的工作复杂度是投递一件文件型特快专递邮件的2倍,即以工作量(=工作复杂度×产量)作为归集投递员奖金到产品的作业动因。3.1.6责任中心建设采取自上向下的方法划分业务流程,把每一专业的业务经营总流程划分为若干个子流程,针对每个子流程建立责任中心。为满足业绩考核和成本标杆管理的需求,我们建立了五个二级责任中心:市场营销责任中心、揽收责任中心、封发分拣责任中心、投递责任中心、运输责任中心。3.2成本和动机的集合成本及动因数据来源于中国邮政财务软件、邮政电子化支局系统、中心局生产作业系统、中心局生产调度系统、邮运费用结算系统、统计台账。3.3处理流程相似的网型邮政企业的函件、速递、包裹、报刊、物流等专业的作业方式均为全程全网型,作业流程具有相似性,因而均可通过邮政作业成本系统进行成本管理。以速递专业为例,通过对原型的验证与评估,该系统将对邮政企业提升成本管理水平和竞争力起到积极作用,主要表现在以下几个方面。3.3.1门揽收成本分析速递业务流程被分解为大客户预约受理、电话受理、11185收寄、网上礼仪收寄、支局窗口收寄、上门揽收等28个不同的作业。由于不同作业有不同的动因,间接费用可以按照相关动因得到合理的归集,成本归集更准确、更合理、更科学。应用该系统,邮政速递经营管理层可以从产品、客户、邮路、环节等不同角度核算收入、成本和利润;可以实行以收入、利润、市场占有率为主要指标的绩效考核制度。3.3.2基本产品的预测只要输入相关查询条件,如邮政速递的业务种类、重量范围、路由信息,该系统就能根据历史数据自动预测新产品成本。准确的产品成本预测信息可以指导产品定价、资费优惠,提高决策水平。3.3.3作业成本的分配邮政作业成本系统的投入应用,对邮政速递运营各个作业点的成本按作业进行分解,以项目为主线把属于该项目的成本归集起来。汇总由某一作业点收现的项目成本后,得出该作业点的成本,该信息为制定有效的内部转移价格提供了科学依据。3.3.4作业消耗区块邮政作业成本系统从作业层面反映企业成本。对于速递业务,可以按项目、客户、路由和分支机构的机构编号等维度进行成本数据挖掘。数据挖掘的途径可以由成本项目到资源消耗,由资源消耗到作业成本。在数据挖掘过程中可以将作业消耗的动因展示给用户。这一机制赋予速递快速识别成本领域的可能,而且提供了分析异常原因的工具。通过成本科目到资源消耗的挖掘,可以清楚了解到材料、人力和设备消耗的数量和方式,通过资源消耗到作业成本的挖掘,可以深入理解业务流程和资源投入的因果关系。因此,对于速递业务能减少和消除不增值的作业,从根本上堵住资源浪费