液化油气田槽车运输成本审计

液化油气田槽车运输成本审计

深圳世丰天然气有限公司是深圳天然气的下属，从事液化石油气和天然气的交易、运输（危险道路运输的许可）和销售，其运输成本占该公司运营成本的很大一部分。集团公司领导关注在保证运输安全的前提下,如何进一步降低运输成本,增加企业效益。本审计项目主要把液化石油气槽车的有关维修管理费用作为审计重点,实施了包括审阅、分析槽车的维修程序、抽查部分槽车的原始维修单据及相关凭证和数据等方法,为全面了解运输管理的有关情况,审计组还分别与该公司主要领导、业务管理人员、司机和修理厂人员进行了座谈。审计结果客观真实,意见切实可行,整改效果显著,特别是将维修保养由外包转为公司自己管理,显著提高了管理水平和降低了运营成本,达到了审计目的。[审计目标、范围及审计方式]审计目标:通过对运输业务流程的梳理和分析,查找管理中的不足,在确保车辆运输安全的基础上,找出降低运输成本的方法。审计范围:深圳燃气××分公司。审计方式:就地审计。[审计过程]审计过程分两个步骤:1.审计记录或领底稿(1)收集审计证据,形成审计工作底稿;(2)汇总审计事项,交流审计问题;(3)撰写审计报告征求意见稿,征求被审计单位意见;(4)参考征求意见,出具审计报告。2.审计轨迹。(1)运输规章制度分类记录底稿;(2)运输成本明细账分类记录底稿;(3)运输成本总体情况分类记录底稿;(4)抽查槽车维修资料分类记录底稿;(5)抽查5位司机了解车辆维修情况分类记录底稿;(6)车辆挂靠情况分类记录底稿;(7)抽查8辆槽车维修费用分类记录底稿;(8)尚未支付槽车费用分类记录底稿;(9)槽车司机薪酬分类记录底稿。[审计情况]1.车辆日常运输管理及维修费用分析××分公司2005年末共有槽车24辆(2006年2月份已增至28辆),司机34人,05年槽车的运输总费用为1341万元,其中包括修理费约404万元、油料费约350万元、司机出车补助约160万元等。2005年的运输总费用比2004年的运输总费用1189万元增加了152万元,其中修理费比2004年的348万元增加了56万元。2.槽车运输管理现状。槽车的日常运输管理主要由××分公司所属的运输部和安技部两个职能部门负责,其中运输部负责槽车调度、司机安排、维修申请、油料使用和轮胎购买等业务;安技部负责对槽车维修质量的鉴定、修理费结算付款等业务,符合内控基本要求。2003年8月以前,槽车的维修由个体维修组负责。2003年8月以后,个体维修组挂靠具备维修资质的甲公司,由××分公司向甲公司支付管理费;2005年10月,集团公司原行政事务部(以下简称行政部)对槽车的维修单位进行招标,由甲公司中标,车辆修理费用的开支由行政部审核后支付。××分公司槽车的维修程序主要是:司机或者检查人员提出维修要求→运输部安全员确认维修并填写维修内容→安技部安全员审定→修理组维修→安技部安全员鉴定维修结果→安技部门负责人及其它领导审批付款。本次审计判断,燃气运输成本中油料、司机补助等费用没有明显异常,但槽车的修理费用与其它相同性质的业内公司相比,维修费用明显偏高,每台槽车年维修费用约16万元,而同类的槽车每台车年维修费用约为8万元。造成维修费用明显偏高的主要原因:一是追求安全,维修、更换配件频繁;二是维修零配件价格没有货比三家,维修程序把关不严、管理重视程度不足;三是车辆每天运行时间、里程较长。[审计发现]1.槽车的维修过程会出现磨损或损伤2005年全年维修费用404万元,平均月修理费用达33万元。审计查明,××分公司在对槽车的维修过程中,为确保槽车运行的安全,对一些槽车零配件出现磨损或损伤,在未达到零件使用寿命期限就提前更换,直接增大了槽车的维修费用;另外也不排除因零配件质量问题导致费用增加的可能性。通过对其中8辆槽车的修理费用进行审查发现,主要零配件材料费用约占维修材料总费用的50%。2.车辆维修管理方面,各单位之间或单保未提××分公司制定了槽车维修管理的相关规定,但在实际执行过程中,对槽车申报维修、鉴定等程序的执行力度不足,监管乏力,且存在部分管理人员专业水平较低、责任心不强,出现一定的漏洞。审计发现,对车辆维修内容的申报不全面,没有具体的维修项目和预算金额,而实际维修中往往内容较多、金额较大;由于槽车大部分白天运输,须在晚上检修,管理人员对零配件更换的必要性缺乏严格把关;相关人员在验收维修完毕的车辆时,大部分仅以更换下来的废旧零配件为据,没有对零配件的更换必要性和质量进行查验;有个别管理人员甚至对车辆维修的原始单据的具体内容无法辨认。3.其他材料配件企业对槽车的生产质量监控不力招标前,槽车的修理一直由个体维修组负责维修,按××分公司深燃分[20××]××号文“需要更换零配件需由运输部与维修单位共同鉴定”、深燃分[20××]××号文“其它材料配件由修理单位负责采购,公司安保部对进货管道及产品质量把关”等规定,负责槽车管理的部门必须对槽车的零配件质量和价格进行控制,但据了解,实际操作并未按以上规定严格执行。多年来,槽车零配件都由维修组负责采购和更换,配件价格也由维修组提供,且部分没有单据,××分公司相关管理人员没有掌握零配件的进货管道,对零配件价格缺乏市场调查,只能听之任之,长此以往,造成对维修组的过分依赖,可能使维修成本增加。4.槽车运行难以保证现阶段槽车的维修鉴定、维修项目内容的确认、付款审批等程序较为模糊,缺乏一套完整清晰的管理方法,对槽车维修无法做到事前计划、事中控制、事后检查,不利于槽车的运行管理。5.价格压制不规范,应把件多以面纳入计算招投标后,行政部要求中标单位甲公司依据其提供的计价清单中的零配件单价进行结算,经了解,计价清单对槽车实际使用的零配件规格、型号并没有明确列示,计价清单的定价标准也有待商榷;而实际上,2006年1月甲公司的维修费用并未按行政部提供的价格清单作为结算依据。6.原始单据的签名存争议槽车的维修清单从入厂维修到由司机签名确认的间隔时间较长,最长的达一个月,存在一定的漏洞;部分司机对个别原始单据上的签名存有争议;从维修清单上看,同一日期的维修工作量部分偏大,按维修组的维修规模,单日能否完成如此的工作量值得商榷。7.东南角槽车的维修招标后,按协议规定甲公司应在2005年10月26日接手维修业务,但由于各种原因,直到2005年12月4日才正式接手该项业务;这段期间××分公司的槽车仍由原来的个体维修组负责维修,从10月26日至11月25日,发生修理费用约40万元(后减少至29万元),11月26日至12月4日的修理费用为35万元。对维修费用发生的真实性、计价依据的合理性、修理配件的质量等,原行政部均未进行详细的审核;对发现有争议的旧配件,也没有及时采取措施保存证据,造成本次审计部分事项取证困难。8.槽车维修管理要加强安全管理槽车的维修单据属于经济事项的原始凭证,根据公司《财务管理制度》中的“档案管理办法”规定,维修原始单据作为原始资料应妥善保管。而本次审计发现,××分公司只保留2005年的维修原始单据,对以前年度的维修单据没有妥善保存,违反《档案管理办法》,对槽车的维修管理及事后监管造成极大的困难。[审计意见和建议]1.制定符合集团实际情况、操作性强的槽车维修管理办法。建议总经理办公室和××分公司在充分调查研究的基础上,适当参照同行的做法,对槽车维修的管理程序和方法进行修订,包括维修条件、审批程序、维修内容、维修金额、质量验收、付款程序等;建立责任落实制度,明确责任,层层把关,全程跟踪管理,堵塞管理漏洞。2.××分公司槽车数量较多、维修费用较高,且经常在晚上维修,给管理带来一定的难度,考虑槽车的日常保养工作量和费用占全部维修的比重较大,建议向外招聘数位汽车维修人员,成立内部维护小组,负责对槽车进行日常保养,这样既可提高工作效率,降低维修成本,同时也便于安全管理。3.做好市场调查,掌握进货管道,严把零配件价格关。对槽车常用的零配件应全面掌握,包括型号、规格、质量、价格等,由具备相关专业知识的人员,定期进行市场调查,掌握进货管道,了解市场行情,在确保质量的同时降低零配件的价格。4.加强对员工的教育和管理,提高业务水平和工作责任心。对相关的员工进行专业培训,提高业务管理水平;引进车辆维修专业人员,加强内部管理,对相关岗位人员进行适当轮换;加强法制教育,对违纪违法人员,一经查实,绝不包庇。5.试行采用激励机制,在确保安全的前提下,对有关管理人员和槽车司机,根据具体业务制定详细的考核指标。对槽车管理较好、节约维修费用的员工,给予适当的奖励;对未能完成考核指标的员工,进行相应处罚,推行有效激励机制。6.对槽车维修、保养等原始资料应按规定进行存档,建立有关制度,指定专人负责,以备日后查询统计。同时应做好对槽车维修、保养等原始资料的统计分析工作,使每月、每年、每车的维修保养资料齐全、数据准确、可比性强,切实提高管理水平。7.建议对于集团公司有关的固定资产及设备维修、保养等性质的业务,也应正确处理好安全与成本的关系,在确保安全的前提下,最大限度地控制成本,提高效益;对相关单位、相关项目既考核安全指标,同时也考核成本费用指标,使安全与效益得以有机统一。[审计分析]1.根据集团领导关心的热点和焦点问题,深圳燃气审计部对集团下属某二级公司的具体业务开展专项审计,实施了包括审阅、分析槽车的维修程序、抽查部分槽车的原始维修单据及相关凭证和数据等方法,并和该公司主要领导、业务管理人员、司机和修理厂人员进行座谈,对运输业务的各个环节有了详细的了解,特别是对异常的维修费用进行了细致的审查。发现的主要问题涵盖了制度建设、材料采购的招标管理、维修的流程管理以及档案管理等多个方面,证据确凿,结论严谨。为进一步提高××分公司的管理水平,降低运营成本,审计部结合公司实际,根据管理的薄弱环节,提出了一系列切实可行的审计意见,并征求××分公司的意见。2.深圳燃气集团领导高度重视本次审计项目,对审计报告进行认真研读,对审计意见表示认可,并做出重要批示,要求××分公司认真分析,研究解决对策与办法,细化、量化修理费用管理,尽快采取切实可行的措施控制费用。××分公司收到