某公司档案管理操作手册

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档弘盛档案管理操作手册目录一、档案管理平台综述 2二、档案案卷管理 3三、档案文件管理平台 6四、档案文件的列表导入 10五、档案借阅管理 12档案管理操作手册一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；二、档案案卷管理1、文书档案图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档案目录，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入、、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入、、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。注意：在对工程档案进行建卷时，一定需要先进行项目切换文书档案案卷分类要求：1.文书档案每年以保管期限立卷，将文件以卷内目录形式进行归档。2.档号：以公司总部为例，档号01.201001代表总部2010年永久卷；档号01.201002代表总部2010年长期卷；档号01.201003代表总部2010年短期卷；档号01.201102代表总部2011年长期卷；2、工程档案建卷工程档案案卷分类要求：01基建文件卷；02监理资料卷；03施工管理资料卷；04施工技术资料卷；05施工测量记录卷；06施工物资资料卷；07施工记录卷；08施工试验资料卷；09过程验收资料卷；10竣工验收资料卷；11竣工图卷；12声像资料卷；13荣誉资料卷各区域若对工程档案案卷分类有特殊要求，可进行相应调整，以满足地区档案馆或区域公司自身的相关要求规定。档案文件字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1文件标题手工录入/自动生成2保管期限选择录入/自动生成永久、长期、短期3文件编号自动生成规则：项目编号.年+流水（3位）4档号自动生成所属卷的档号5材料属性选择录入原件、复印件6页数手工录入本文件页数7份数手工录入8责任者手工录入9顺序号自动生成卷内文件的顺序号，可修改10单据编号自动生成原业务单据编号11文件日期手工录入成文日期12项目选择录入/自动生成该操作员拥有权限的项目13存放地点手工录入14竣工资料选择录入是、否15备注手工录入录入完毕后，点击保存。。方式为：在上述图6“文件归档选择”对话框中，选好档案类型和档案目录后，点击“归文件”，即出现上述图8“档案文件维护平台”。录入完毕后，点击保存，文件就会自动归至该档案目录下的未归卷平台内，如下面图9所示图9图15单据编号规则：组织号+固定前缀“.”+年(4)+月(2)+流水码(2)。录入完毕后，点击保存，并核准。系统按年度在公司总部和区域公司分别形成档案借阅登记一览表。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档北海鑫诚建设监理有限责任公司·作业文件档案管理工作规定BXJZ01.03—2010版本号：A修改号：1受控状态：发放编号：2010年03月15日发布2010年04月01日实施北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第1页共10页1、目的为了加强和规范公司的档案工作，有效地保护和利用档案，为公司的经营管理和持续发展服务，特制定本规定。2、适用范围公司档案，是指公司各部门各岗位在经营、管理各项公务活动中直接形成和承办的对国家、社会和公司有保存查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的信息记录。3、职责3.1公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真面貌的基础管理工作，也是公司重要的信息资源和宝贵财富。公司各级管理人员都要遵守《档案法》，都要提高档案意识，都有支持档案工作和保护档案的责任和义务。3.2公司档案工作实行集中统一、综合管理的原则。各部门都应加强对档案工作的重视和领导，把公司档案工作列入领导议事日程，把文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入各项管理程序和工作计划；列入各级管理人员的岗位职责及工作考核；保证公司档案的完整、准确与安全，便于公司档案的开发利用。3.3公司档案工作由一位副总工分管领导，管理部门是公司综合办公室，综合办公室设档案管理岗位及人员；各地区部（含工业项目监理部）由主任工程师分管，现场项目监理机构由总监主管并设专人负责文件材料的管理工作。3.4综合办公室及其档案管理人员依法履行下列职责：3.4.1贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；3.4.2统筹规划并负责本公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；3.4.3监督、指导本公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。3.4.4公司档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，积极学习档案及其它相关的专业知识，努力提高业务工作能力，作好档案工作。4、基本内容：4.1行政管理4.1.1公司设立与运作公司设立/晋级的文件材料；董事会\股东会监事会、的文件材料；经理办公会议、公司工作会议、业务会议文件材料；文秘、机要保密工作；机构设置；公司规章制度、标准化管理的文件材料；周边关系与协调；外事工作；各类工作总结。4.1.2法律事务各种法律事务活动中形成的文件材料。4.1.3审计各项审计工作中形成的文件材料4.1.4人力资源上级通知、岗位定员、招聘/聘任、调配；工资、职称评定、员工培训（含教材）等工作中形成的文件材料。4.1.5医疗、卫生、后勤、福利卫生监督与管理、员工防病治病、计划生育等工作，生活福利、员工住房管理等工作中形成的文件材料。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第2页共10页4.2经营管理4.2.1计划、统计公司重大经营战略决策、企业发展规划、年/季/月（度）计划、各项专业发展计划、各种统计报表、企业综合性统计分析等工作形成的文件材料。4.2.2财务管理上级下达的有关文件、资金/会计/成本管理、固定资产/清产核资管理、监理收费、劳动保护、社会/医疗/意外保险文件材料；财务计划/总结/等文件材料。4.2.3合同管理除本公司工程监理业务以外的各种合同类文件材料。4.3工程监理二级类目代码按地区设，即以监理部地区名称的汉语拼音大写字头表示，监理合同及规划、进度/造价/质量控制、监理通知/月报/纪要/总结/日志等。详见附表2（“质量监督项目”参照此执行）。4.4设备设施及其他物资用品4.4.1交通工具从申请（计划）、购置、使用、报废整个生命周期中形成的应归档文件材料。4.4.2办公设备同4.4.1内容4.4.3通讯设备同4.4.1内容4.4.4电器设备同4.4.1内容4.4.5家器具同4.4.1内容4.4.6工器具同4.4.1内容4.4.7房地产同4.4.1内容4.4.8其它物资用品同4.4.1内容4.5技术管理4.5.1技术管理计算机、网络技术应用、开发、引进与革新；其他新技术、新知识的推广应用及合理化建议等工作形成的文件材料。4.5.2档案、图书档案工作、图书资料工作形成的文件材料。4.6会计公司会计工作中形成的会计凭证、帐簿、报表等文件材料。4.7员工档案分为在职员工、离退员工、死亡员工，公司员工的履历材料、自传材料、鉴定、考核材料、奖励与处分、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、招聘材料、工资、保险、福利待遇、出国、退休、离职、调动等材料、其他可供组织参考的材料。4.8党群工作4.8.1党务工作综合性工作、党代会、其它有关会议等。4.8.2组织工作组织建设、党员管理、党费管理等。4.8.3共青团工作组织建设、团员会议、团费管理等。4.8.4工会工作取代会、劳保福利、女工工作、文体活动等。4.9企业文化与CI4.9.1企业文化企业文化建设工作形成的文件材料。4.9.2CI工作CI工作形成的（MI）、（BI）、（VI）文件材料。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第3页共10页5、工作程序5.1文件材料的立卷、归档5.1.1应归档的文件材料，任何部门和个人都不得占为己有和拒绝归档。必须按《档案法》和本规定有关条款规定向公司综合办公室移交,集中统一保管。5.1.2归档范围：一般包括各部门各岗位在业务工作中产生、形成或承办的有保存查考价值的各类载体的文字、图表、图形、声像等信息记录。具体范围见附表1、附表2。5.1.3归档时间：一般,各部门应将其承办完毕并整理、立卷的应归档文件材料，于次年四月一日前(会计档案可隔年；员工档案按《企业员工档案管理工作规定》；工程监理的应归档文件材料应在工程竣工验收后三月内。)移交公司综合办公室档案管理人员集中保管，并办理交接手续。特殊情况，征得公司总经理（或总经理委托人）同意可推迟移交时间。5.1.4应归档文件材料的整理、立卷（组卷）及移交：本着“谁形成”、“谁承办”谁负责立卷的原则，各部门应将其工作中形成，承办完毕的各类应归档文件材料，按本规定5.3“案卷的质量要求”和5.7“档案分类及档号编制方案”中的分类要求，分类整理、立卷（监理案卷封面和案卷脊背中的档号项可暂不填写，移交后由综合办统一填写），依次经项目总监或本部门领导审核签字后（在“案卷备考表”和“档案移交凭证”中签字），交综合办公室档案管理人员审验，审验合格后办理交接手续（档案管理人员和综合办公室负责人在“档案移交凭证”上签字），详见附表4。其中，监理档案除向本公司综合办公室移交外，还要向建设单位和城建档案馆移交。此部分监理档案的组卷，要事先征求建设单位和城建档案馆的意见，按其要求进行组卷、移交，办理交接手续。5.2案卷的质量要求（纸质）5.2.1案卷应由“案卷装具”及在“案卷装具”内依次排列的“卷内目录”、“卷内文件”、“卷内备考表”四部分组成。5.2.2总体质量要求：内容齐全完整、真实准确、手续完备；制作材料耐久、幅面尺寸规范、书写绘制整洁清晰；组卷系统合理。5.2.3具体质量要求：5.2.3.1归档文件应为原件，已破损的文件应予修整。5.2.3.2文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。且应采用耐久性强的书写材料书写（如：碳素墨水、蓝黑墨水）。不得使用易褪色的书写材料（如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）。字迹模糊或易退变的文件应予复制。传真件应用热熔式定影的复印机复印件归档。5.2.3.3文件印章宜用印泥，而不宜用印油。5.2.3.4文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（图纸宜采用国家标准图幅），纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。5.2.3.5卷内有书写、绘制内容的页面都要编写页号，页号从“1”开始；单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角；成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内备考表”不编写页号。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第4页共10页5.2.3.6文件的整理立卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。5.2.3.7案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。5.2.3.8案卷装订不宜过厚，一般不超过40mm。且必须剔除金属物。5.2.3.9案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。①卷盒的外表尺寸为310mm*220mm，厚度分别为20、30、40、50毫米。②卷夹的外表尺寸为310mm*220mm，厚度一般为20—30毫米。③卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5.2.3.10“案卷封面”、“卷内目录”、“卷内备考表”的规格统一为：297mm×210mm。并用70g以上白色书写纸制作。脊背制作用150g白色书写纸。其格式见《有关表格样式》。5.2.3.11文书类归档文件（党群、行政、经营、技术、企业文化CI）：a.整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。b.装订时应按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。c.卷内文件应依分类方案和排列顺序逐件在文件首页的右上角加盖档号章，档号章内容包括类别号、案卷号、件号。d.该类归档文件目录应装订成册并编制封面，为方便利用，卷内宜同时存放该卷相应的卷内目录。其格式见“有关表格样式”。5.2.3.12监理文件（及其它工程建设类）：a.该类文件可按项目、单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。见“施工阶段监理文件归档范围和保管期限表（立卷类目）”。b.卷内文件材料同一问题，可按时间、责任者或重要程度排列。有图样的文件应文字在前,图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。c.内容必须真实、准确，与工程实际相符合。文件的内容及其深度必须符合相应规范、标准的要求。d.案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固。e.“卷内目录”和“备考表”不装订。5.2.3.13设备、会计、员工档案：可按国家现行的专门管理规定执行。5.2.4封面、目录、备考表的填写5.2.4.1案卷封面/脊背a.案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。b.立卷单位（编制单位）：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。c.起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第5页共10页d.保管期限：应填写“文件材料归档范围及保管期限表”划定的保管期限，也可在脊背上用色标区分；红色代表永久,黄色代表长期，绿色代表短期。e.密级：应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。f.档号：应按本规定第八章第四十六条的规定填写。g.档案馆号：应填写国家档案行政部门赋予的档案馆代码，没有时不填。5.2.4.1封面（）5.2.4.2卷内目录a.序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。b.文件编号：应填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。c.责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者，多个责任者时可填写两个。d.文件材料题名：应填写文件材料的全称，其原题名不确切或无题名时应自拟题名但应用“[]”号括起。e.日期：应填写文件材料的形成日期。f.页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。g.页次：应填写每件文件材料的首页上标注的页号。5.2.4.3卷内备考表a.说明：包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。b.立卷人：应由责任立卷人签名。c.立卷日期：应填写完成立卷的日期。d.检查人（审核人）：应由案卷质量审核者签名。e.检查日期：应填写审核的日期。f.互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。5.3档案的保管5.3.1为了确保档案的安全，最大限度地延长档案寿命，最大限度的提供档案资源的共享和开发利用。各级管理人员都应认真按“文件材料归档范围及保管期限表”及有关要求，及时整理、立卷（组卷）、归档入库集中统一保管。5.3.2会计档案原则上保持形成时的原貌，个别案卷需要调整的，应协同形成部门和会计人员进行整理，出纳人员不得兼管会计档案。5.3.4入库档案可按类别、保管期限、载体等进行排架。5.3.5档案柜架都应按柜架中的档案内容进行标识。5.3.6要认真做好防尘、防光、防潮、防高温、防火、防盗、防虫、有害气体等各项防护工作。5.3.7档案柜架应与墙壁保持一定距离，柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降湿。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第6页共10页5.3.8要每天做好库房温湿度记录，（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14～24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%（潮湿地区应配备去湿机和空调设备）及库房整洁。5.3.9档案库区必须配备适合档案用的消防器材，并按器材要求定期检查、更换。5.3.10要安全使用电器设备，定期检查电器线路。库内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品。5.3.11档案库房宜选用白炽灯作人工照明光源，照度不超过100勒克斯。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。5.3.12档案在任何情况下均应避免阳光直射。档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。5.3.13对库存的各类档案，要随时进行认真检查，发现破损、霉变、褪色、老化，虫蛀等情况，要及时提出书面报告，并进行修补、复制等抢救。5.3.14非档案管理人员原则上不得进入库房，如因工作需要，必须在档案管理人员陪同下进入库房。5.3.15声像、电子文档的保管按国家有关标准、规定执行。5.4档案的查、借与复制5.4.1任何人查、借阅和复制档案，均许办理登记手续。5.4.2外单位人员查、借阅须经总经理或总经理委托人签批。5.4.3查、借、复制人事、财会及关系公司整体利益的依据、凭证性档案和其它有密级的重要档案，须经相关部门领导和总经理及签批，并填写保密档案材料摘抄、复印登记簿；未经批准查不准私自将档案带出阅档室。5.4.4每人每次借阅一般不得超过五卷（件），借阅时间超过一周，确因工作需要延期的，应及时办理续借手续。5.4.5查、借、复制时，必须注意保证档案的整洁、完好，严禁勾画、涂抹、撕损、剪贴。归还时要认真检查有无损坏，是否齐全完整。5.5档案的保密管理5.5.1凡查、借、复制有密级的档案，必须严格本规定第五章及公司保密制度的规定办理。5.5.2全体管理人员必须做到：5.5.2.1不在私人通信（含电话、计算机网络通讯）中涉及密级事项；5.5.2.2不在公共场所和亲友面前谈论密级事项；5.5.2.3未经批准不得携带有密级的档案材料外出。5.5.2.4不得泄露或擅自公布人事、会计及其他有密级的档案内容。5.5.3全体管理人员，应随时保持高度的保密意识，发现问题及时妥善处理，并向领导报告。5.6档案的鉴定销毁北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第7页共10页5.6.1档案鉴定销毁工作，由档案鉴定小组负责组织实施。鉴定小组由档案管理人员、财会人员、人事管理、综合办公室负责人、公司分管副总或总经理等组成（具体人员见“北海鑫诚监理公司档案鉴定小组人员名单”）。5.6.2已超过保管期限的档案需要销毁时，先由档案管理人员提出档案销毁清册，报档案鉴定小组鉴定、确认、签批。5.6.3经鉴定、确认、签批后,可销毁的安排专人执行,仍有保存价值的,要重新划定保管期限并写出鉴定报告。特殊档案要报请上级主管部门审批。5.6.3销毁时，要在指定地点由两人以上监销，销毁后监销人员要在销毁清册上签字。销毁清册一式两份，一份报上级档案主管部门，一份存档。5.6.4北海鑫诚监理公司档案鉴定小组：组长：公司总经理组员：公司主管领导、综合办公室负责人及档案管理人员、财会人员、人事管理人员。5.7档案分类及档号编制5.7.1本章内容适用于北海鑫诚建设监理有限责任公司全部文件材料的分类立卷、档号编制及案卷排架。5.7.2本分类以北海鑫诚建设监理有限责任公司形成的全部档案材料为对象，根据公司目前的各项管理职能考虑到公司今后持续发展，结合档案内容及其形成特点，力图保持其有机联系，便于管理和开发利用，将公司档案分为8大类，即“行政”、“经营”、“监理”、“设备”、“技术”、“会计”、“员工”“党群”“企业文化与CI”9个一级类目。各级类目的标识代码用阿拉伯数字表示，二级及二级以下类目可根据文件材料的种类、数量灵活设置，一般不超过三级。详见第四十六条“北海鑫诚建设监理有限责任公司档案分类表”。5.7.3声像、照片等其它非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质档案有着不可分割的联系，因此不单独设置类目，但可视其内容特征，与纸质档案对应分类编号。并根据其载体形式和保管要求的不同，采用相应的装具进行保管。对于电子文件暂参照《电子文件归档及电子档案管理办法》执行，今后我们将据此制定实施细则或管理办法。5.7.4分类表见附表35.7.5档号的编制5.7.5.1档号采用如下结构：×××····n——××××——×××a.类别号：可由数字或字母表示，上下级位之间用“.”隔开。北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第8页共10页“行政”、“经营”、“技术”、“党群”等类别按保管期限分类排架时，类别号后加保管期限代码（Y-永久C-长期D-短期），并用“.”隔开；b.项目号：可按设计项目号或项目名称规范简称的汉语拼音大写字头表示；c.案卷顺序号：根据数量案卷①监理案卷可按项目或地区、案卷目录流水编号；②其它类别的案卷可按类别、保管期限、案卷目录或年度流水编制顺序号。5.7.5.2范例a.行政类：1·1—2010—001b.经管类：2·3—2010—002c.工程监理：3·NN---XSHY—001d.设备设施类：3·２—0015、会计：６·3—2010—0016、职工：７·３—01—002北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第9页共10页5.8工作责任追究5.8.1有下列行为之一的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：5.8.1.1损毁、丢失档案的；5.8.1.2擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；5.8.1.3抽换、涂改、伪造档案的；5.8.1.4盗窃、隐匿档案的；5.8.1.5擅自出卖或者转让档案的；5.8.1.6不按规定归档或者不按期移交档案的；5.8.1.7明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；5.8.2构成犯罪的，要依法追究刑事责任。5.9附则5.9.1立卷、归档工作流程：立卷归档工作流程图见附表4。5.9.2有关表格样式：（见附件）5.9.2.1监理案卷案卷内、外封面5.9.2.2监理案卷卷内目录5.9.2.3监理案卷卷内备考表5.9.2.4卷内目录（不装订案卷）5.9.2.5归档文件目录（行政、经营、技术、党群、企业文化CI）5.9.2.6案卷分类目录5.9.2.7档案移交凭证（内部使用）5.9.2.8案卷移交目录5.9.2.9有密级档案查（借）阅复制审批登记表5.9.2.10档案借阅登记簿6、编制依据：《中华人民共和国档案法》《归档文件整理规则》DA/T22-2000《建设工程监理规范》GB/T50319—2000《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822—2000《档案库房技术管理暂行规定》1991年12月26日国家档案局发布《工业企业档案分类试行规则》（1991.7.4国家档案局发布）《企业文件材料归档范围和档案分类方法暂行规定》（1999.11.11国家档案局发布草稿）《工程建设监理操作规程》SB01-01-99（北海鑫诚监理公司标准）北海鑫诚建设监理有限责任公司标题版本号：A作业文件档案管理工作规定修改号：1序号：BXJZ01.03-2010第10页共10页7、本规定自2010年4月1日起实施。公司其它有关档案工作的规定凡与本规定抵触的，以本规定为准。8、附录表附表1《北海鑫诚建设监理有限责任公司文件归档范围及保管期限》附表2《施工阶段监理文件归档范围及保管期限表（立卷类目）》附表3《北海鑫诚建设监理有限责任公司档案及分类表》附表4《立卷、归档工作流程图》9、有关表格样式附表5北海鑫诚建设监理有限责任公司工程建设监理档案（封面）附表6卷内目录附表7卷内备考表附表8归档文件目录附表9案卷移交目录附表10档案移交凭证编写人：审核人：批准人：批准时间：附表1北海鑫诚建设监理有限责任公司文件归档范围附表1序号归档范围保管期限11.11.222.12.22.33455.15.1.15.1.25.1.35.25.2.15.2.266.16.26.377.17.288.18.299.19.21010.110.2上级机关召开的重要会议文件材料主要文件材料其它文件材料上级机关颁发的文件材料直属上级机关颁发的，属本公司主管业务的，和非直属上级机关颁发的针对本公司主管业务并要执行的重要的文件材料直属上级机关颁发的属本公司主管业务并要执行的一般文件材料其它需要执行的文件材料党和国家领导人、上级机关视察、检查本公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料本公司行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件本公司召开会议的文件材料本公司召开的工作会议和重要的专业会议文件材料通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料典型材料、代表发言、简报小组会议记录、参考材料一般专业会议文件材料纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料典型材料、代表发言、简报本公司制发的(包括与其它单位联合制发的)文件材料方针、政策法规性的，重要业务问题的一般业务问题的事务性有参考价值的本公司各种普查工作形成的文件材料综合成果、专题成果、方案、总结、报告原始记录本公司专题、典型的调查报告重要的一般的本机关的请示与上级机关的批复方针政策性的重要问题的一般事务性问题的本公司工作活动的工作总结、报告主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的半年的、季度的、一般专题的长期短期永久长期短期永久永久永久长期短期长期短期永久长期短期永久长期永久短期永久短期永久长期1111.111.21212.112.213141515.115.21616.116.2171819202122232424.124.224.32525.125.225.3262727.127.228本公司规划、计划、控制数字年度和年度以上的季度的、月份的本公司的统计报表汇总的、年度和年度以上的、专题的季度的、月份的本公司机构的设置、撤并、更名、人员编制、启用信印文件材料本公司内部机构负责人任免的文件材料本公司劳动模范、先进工作者等的文件材料省级以上的地、县级以下的本公司对有关人员的处分材料影响大、问题严重的一般的员工录用、转正、调资、定级、退休、职务聘任、抚恤、死亡等文件材料本公司员工、党员名册本公司党、团、工会的报告、总结、会议、介绍信、团员名册等本公司组织沿革、大事记本公司征地、建购房等的文件材料本公司财会、物品、档案等的文件材料重要的（保管、销毁清册）一般的本公司在工程监理工作活动中形成和承办的有关文件材料（详见：《施工监理文件归档范围及保管期限表（立卷类目）》）本公司对外签定的合同、协定、协议等文件材料有历史意义和长远利用价值的重要的一般的本公司外出考察、参加会议、友好往来等活动形成的文件材料重大的活动的主要文件材料一般活动的审批手续、考察报告其他文件材料本公司与其他公司或单位之间协商工作的往来文件材料本公司下属公司或部门报送的总结、报告、统计表年度和年度以上的年度以下的本公司编辑的并反映主要职能业务活动的出版物永久短期永久短期永久长期永久长期永久长期长期永久长期永久永久永久长、短长期永久长期短期永久长期短期短期长期短期永久附表2附表2归档文件保管期限1

监理合同及

监理规划/细则①监理合同长期②项目监理机构及人员名单（含总监任命通知、变更）长期③监理规划(含节能监理规划、安全文明施工监理方案)长期④监理实施细则长期2

监理月报①监理月报长期3监理会议纪要①监理会议纪要长期4

监理通知单、联系单①

监理通知单长期②

监理联系单长期5

进度控制①工程开工／复工报审表长期②工程开工/复工暂停令长期③月进度计划报审表短期④工程进度照片短期6

质量控制①

不合格项目通知短期②

质量事故报告及处理意见长期③定位放线及楼层轴线放线报审表短期④检验批质量验收记录（建筑、安装各专业）长期⑤分项工程质量验收记录（建筑、安装各专业）长期⑥基础、主体工程验收记录长期⑦幕墙工程验收记录长期⑧分部工程质量验收记录（建筑、安装各专业）长期⑨套住宅逐套验收汇总表长期⑩单位工程逐套验收汇总表长期eq\o\ac(○,11)单位工程质量验收记录(全部)长期eq\o\ac(○,12)竣工验收（报告、意见书、证明书等）长期eq\o\ac(○,13)竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)长期7造价控制①工程进度款支付证书及审核记录短期②工程竣工决算审核意见书短期8安全控制①17种监理用表在监理过程中发生的部分长期②各类专项安全措施审批长期9

各类合同管理①工程延期报告及审批长期②合同争议、违约及处理意见长期③合同变更材料长期10

监理工作总结①监理工作总结长期②工程质量评估报告长期11监理业务手册①监理业务手册长期12其它应归档的文件资料如：监理日记、监理台帐（包括《建筑设备进场台帐》、《试块见证取样记录台帐》、《钢材见证取样记录台帐》、《钢材焊接试验见证取样记录台帐》、《材料质量情况台帐》等5张表）、旁站记录、收发文登记簿等。注：1、此表适用于2007年7月1日以后竣工的工程归档；2、公司在归档时，将第6项③-eq\o\ac(○,13)、第7项①项及第12项作资料附件。附表附表3北海鑫诚建设监理有限责任公司档案分类表

一级类目代码及名称二级类目代码及名称基本范围1行政管理1、公司设立与运作公司设立/晋级的文件材料；董事会、股东会、监事会、的文件材料；经理办公会议、公司工作会议、业务会议文件材料；文秘、机要保密工作；机构设置；公司规章制度、标准化管理的文件材料；周边关系与协调；外事工作；各类工作总结。2、法律事务各种法律事务活动中形成的文件材料。3、审计各项审计工作中形成的文件材料。4、人力资源上级通知、岗位定员、招聘/聘任、调配；工资、职称评定、员工培训（含教材）等工作中形成的文件材料。5、医疗、卫生、后勤、福利、卫生监督与管理、员工防病治病、计划生育等工作，生活福利、员工住房管理等工作中形成的文件材料。2经营管理计划、统计公司重大经营战略决策、企业发展规划、年/季/月（度）计划、各项专业发展计划、各种统计报表、企业综合性统计分析等工作形成的文件材料。2、财务管理上级下达的有关文件、资金/会计/成本管理、固定资产/清产核资管理、监理收费、劳动保护、社会/医疗/意外保险文件材料；财务计划/总结/等文件材料。3、合同管理除本公司工程监理业务以外的各种合同类文件材料。3工程监理二级类目代码按地区设，即以监理部地区名称的汉语拼音大写字头表示监理合同及规划、进度/造价/质量控制、监理通知/月报/纪要/总结/日志等。详见《施工阶段监理文件归档范围和保管期限表（立卷类目）》“质量监督项目”参照此执行。4设备设施及其它物资用品1、交通工具从申请（计划）、购置、使用、报废整个生命周期中形成的应归档文件材料。2、办公设备同上。3、通讯设