电子文件管理整合的思想挖掘

电子文件管理整合的思想挖掘

今天“管理整合”这个词并不为人所知。它已在多个实践和研究领域得到广泛应用，如系统科学、管理、新闻等。这表明，在优化不同的管理方面，管理整合方法得到了广泛应用。其实,纵观我国电子文件管理的实践发展历程与理论研究规律,可以发现其路径呈现出了“分散-->集中-->集成-->整合”的“国家化”轨迹。可见,尽管管理整合在近几年才开始出现于档案界,管理整合的思想在电子文件管理中却发挥了其独特的效率。本文正试图探索电子文件管理理论所透射出的整合缩影,挖掘管理整合的方法论在推进电子文件管理发展的路径。1对电子文件管理相关理论的挖掘电子文件管理理论经过长期的发展已变得越加丰富,针对电子文件管理众多理论的发展历程、内涵、性质等层面,有不少学者进行了较全面的总结探索并试图从不同视角挖掘更深层次的或不同层次的涵义。对此,笔者是对学者们做的关于总结、综述或是述评现有的大部分电子文件管理理论的文献综述。当然,即使是对电子文件管理理论研究的总体探索、综述或是延伸,而由于研究者强调的重点及使用的方法不同,以致视角的切入点各异,呈现出了研究视角的多元化格局。目前,大量的相关文献都是从梳理、介绍及简单的延伸等的角度去探微这些前沿的管理理论,其研究对象多为电子文件管理理论的发展历程、理论内容、核心思想及其所带来的影响以及其创新之处等层面。如张宁对2010年电子文件管理相关理论的研究的现状做了全面的综述:陈勇对文件连续体理论、文件重组理论和顶层设计理论等电子文件管理前沿理论做了简单的梳理、归纳;丁璇在讨论电子文件管理相关理论之后还提出自己的思考,包括后现代思潮对档案学的影响、对“舶来品”的科学态度等;另外杨安莲在总结国际上电子文件管理理论的热点研究后,提出了电子文件管理的国际化与标准化走向,并提出联合协作的电子文件管理问题解决之道。当然,除上述相关研究外,也有学者视角独特地挖掘电子文件管理理论深层次内涵、方法论、发展规律等。一是对电子文件管理理论方法论的挖掘。傅荣校与林周女从电子文件管理理论中挖掘电子文件管理方法论,如依据电子文件全程管理与电子文件连续体模式思想,构建电子文件一体化管理模式,搭建电子文件管理最优化管理框架以指导电子文件管理。还分别就电子文件归档与前端控制思想、电子文件鉴定理论、电子文件元数据进行研究,并从中挖掘电子文件管理方法论。二是对电子文件管理理论研究路径的探析。对此,于英香与孙逊从研究的路径角度作为切入点,从电子文件管理过程、管理手段和管理思维三个角度对电子文件管理理论的研究路径进行了系统论述。综上所述,关于电子文件管理理论整体述评研究虽成果不断,但也有不足之处。如还只是停留在介绍、梳理和综述的层面,切入的视角较少,这不利于电子文件管理理论体系的丰富,更重要的是理论研究没有结合管理实践。本文从管理整合角度进行电子文件管理理论的探析,以便深层次地挖掘电子文件管理理论内涵。2管理整合领域的理论2.1统的角度分析。在对“整合”一词其实较早出现在生物学,后主要盛行于系统科学领域,而如今整合已遍布于各个学科,并且研究热度一直持高。根据整合的演化过程可知其在不同领域含义略有不同。就整合的具体含义,早在20世纪90年代,黄伟宏做了系统的分析,他认为:“所谓整合,是指由系统的整体性及其系统核心的统摄、凝聚作用而导致的使若干相关部分或因素合成为一个新的统一整体的建构、序化过程。整合,也可以简约地顾名思义为:整体的综合统一。”由此,也可以简化地说整合是统一整体的建构、序化过程。而随着研究的深入和学科的发展,整合的含义也不断得到丰富发展,如增加了“整理、组合”条目,另外还有学者认为还有结合、耦合、融合等的词义。李显君则认为“整合一词包含重建或重构和统一或一体化两层含义。即所谓整合,是指对事物的结构进行重构并形成新的一体化过程。”对此,笔者将采取其广义上丰富后的内涵,整合包括整顿、协调、重组、重构、统一、组合、融合、一体化等过程,即是从宏观范围上进行的各项整合。2.2管理结构要素管理整合其实就是管理维度上的整合。结合整合的含义,李显君认为“所谓管理整合是指对管理结构及其内在联系进行重构并形成新的一体化过程。”并且认为管理整合与整合管理无本质的区别。可见他主要是从管理结构角度去定义管理整合的,针对管理结构要素将管理整合的对象分为管理过程、管理板块和管理组织三个方面。郑石桥则认为“整合管理就是各职能管理之间、各岗位之间、职能管理与岗位管理之间有机地融合为一体。”他主要是从管理职能角度定义管理整合。随着整合含义的丰富以及管理方式的增加,管理整合的含义也在扩大化,除了内部的重组外,外部的合作、合并重构也是整合的一个方面。本文是从电子文件管理理论中透析其蕴含的管理整合内涵,其中电子文件管理是比较微观的管理层面,笔者主要从管理结构上去挖掘其整合层面,所以选取李显君的解释。也简单地得出电子文件管理整合的含义,即是对电子文件管理结构要素及其内在联系进行重构并一体化的过程,其中包括电子文件管理过程、电子文件管理组织、电子文件管理各模块的整合过程等层面。3电子文件管理理论的一体化思想3.1电子文件管理整合理念对比理念主要是指一种思想、看法,则可简单地认为管理整合理念是一种对管理进行整合的思想与看法,而电子文件管理早期理论正透射出了管理整合的理念。3.1.1管理集成管理集成早已运用于各个领域,其涵义也在不断地丰富,笔者主要选取“理念”角度的论述,如海峰等人认为“集成可以理解为构造系统的一种理念,同时集成也是解决系统复杂问题,提高系统整体功能的方法。”把管理集成的内涵定义为:“管理集成是一种理念,是构成管理系统的方式,也是解决复杂系统管理的综合方法。”他们正是从管理理念角度进行的论述,并且认为集成还具备计划、组织和协调的含义。管理集成真正成为档案界学术研究热点始于21世纪初期,第十五届国际档案大会上“集成管理”正式成为焦点议题。其涉及的文件与档案集成管理系统、集成管理项目、集成管理方法、集成管理模型与集成管理过程等术语成为电子文件管理问题或是文件管理最佳实践的若干议题。管理集成论被引入档案界后,经过业内人士的深度挖掘与延伸,逐渐形成了电子文件管理集成论。此后,电子文件管理集成理念开始弥漫在档案界。另外管理集成具备了管理整体的优化性、协同性、综合性,这都体现了整合的特性,此发展路径透射出了电子文件管理整合理念的逐渐形成轨迹。如我国区域电子文件集成管理实践的开展,各区域合作建设区域性电子文件资源共享系统,这些实践体现的不但是区域空间的整合也是电子文件管理系统的整合,更是把管理整合理念巧妙地运用于电子文件管理实践领域。3.1.2后保管模式思想的形成后保管模式思想其实主要是受20世纪中叶的后现代主义思潮的影响,其主要挑战来自于电子文件的产生。早在20世纪70年代,F·杰拉尔德·汉姆在他的《档案边缘》一文中就孕育了后保管模式思想。他提出档案更应该反映生活的方方面面,档案工作需要更多的合作。他还强调后保管时代的到来应努力实现这些方面:接收规划的综合性、保管的集中性、机构间的合作性、上下组之间的互动性、管理过程的计划统一性等。其实这些思想都是整合理念的透射,是后保管时代背景下文件管理的需求,也突出了整合时代的到来。后保管模式的正式提出与补充是在第十三届国际档案大会上由加拿大档案学者特里·库克正式提出的,他使得后保管模式思想成为文件的一种全新管理方式,他还强调后保管模式将带来一系列的变化:管理中文件的结构、内容和上下文应作为一个整体;强调电子文件数据单元的重新组合性、服务窗口的共享性;更加关注文件的整体形成过程、业务流程的有机联系;并且提出电子文件管理必须提前介入,实现前端控制等的思想理念。综合后保管模式的各思想,其中规划的综合性与保管的集中性体现了电子文件管理宏观体制上的整合思想;机构的合作性与上下组织的互动性则体现了电子文件管理组织的整合;管理过程的计划统一性、形成过程与业务流程的整体性、前端控制思想等体现的是电子文件管理过程的整合。可见,这些理论都是管理整合理念的各种表现,虽然思想中未正式提出整合或是集成的概念,但理论中所体现的实践指导方法却蕴含了管理整合的方法论思想。3.2整合的管理理论电子文件时代的到来,学界与实践领域为提高电子文件管理水平都进行了长期的探索研究。其中优化电子文件管理过程是各界一直共同努力的重点,并且在长时间的探索下,形成了一系列优化电子文件管理过程的管理理论,如文件连续体理论、流程重组理论以及前端控制与全程管理原理等,这些管理理论都从各个方面体现了对电子文件管理过程的整合思想。3.2.1文件的全过程管理文件连续体理论是继文件生命周期理论之后,提出的又一新的文件管理方式。它萌芽于20世纪五六十年代的澳大利亚,此阶段主要是首创“连续体”的概念,并使档案界开始重视文件管理的连续性。初步形成于20世纪80年代,加拿大档案学者杰伊·阿瑟顿详细论述了连续体概念,他认为文件的生成、分类、鉴定、保管、利用四个运动过程都是相互关联的,强调档案工作者必须介入文件的全过程管理。直到20世纪90年代文件连续体理论才正式建立与应用。据安小米介绍,“文件连续体的定义是从文件形成(包括形成前,文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。这一定义揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。”文件连续体体现了文件自身运动的连续性与整体性,也体现了文件管理的连续性与整体性,它的建立与运用在很大程度上提高了电子文件管理质量。特别是在电子时代下,文件连续体理论是一种管理方式的抽象,引入空间维的概念以全面、完整、立体的角度去剖析文件运动和文件管理,从整体上去优化、整合电子文件就管理过程,强调电子文件管理的整体性、连贯性与系统性,不但转化了电子文件管理理念,还实现了电子文件管理过程的整合。如强调电子文件管理阶段的连续性即是整合电子文件管理过程中四个主要步骤,以实现电子文件管理结构与管理模块的统一性、整体性。3.2.2重组理论之探20世纪90年代,为了提高企业的整体绩效,管理界提出要进行业务流程重组,也可称作业务流程再造,当然不论是业务流程重组或是再造都是为实现业务流程的重新整合。此后业务流程重组为改革管理业务流程提供了一种新的理念、方法与工具,在很大程度上促进了企业管理水平,使得企业管理流程结构得到优化。在档案界,业务流程重组理论可谓是舶来品,它结合电子文件管理流程的特点,后经过档案学者的延伸、再造,形成了具有专业特色的电子文件管理流程重组理论。电子文件管理流程是电子文件管理业务与流程相结合的产物,两者是分不开的一个整体。相对于早期纸质文件的管理而言,电子文件管理流程发生了很多变化,有不少学者尝试引进业务流程重组理论以提供改革电子文件管理流程的方法。其实业务流程重组主要表现在两个方法论上,即系统改造法和全新设计法。而对电子文件管理业务流程主要是实行系统改造法,对此,刘越男认为“电子文件管理流程的系统管理需要采用跨职能部门的协作方法,对于电子文件管理流程的系统研究需要综合机构管理、文件管理、档案管理等多方面的原理、角度、方法,进行跨学科地探究。”针对电子文件管理业务流程“重组不仅发生在业务层,还发生在体制、组织结构、管理理念等多个其他层面。”可见,电子文件业务流程重组理论所涉及的重组即整合层面非常的广,俨然为电子文件管理整合提供了有效的方法论与工具,体现了电子文件管理整合的必要性,也符合整个大融合的时代要求。3.3国家宏观层面电子文件管理顶层设计思想的提出与电子文件管理国家战略的推广,体现了档案管理部门从国家宏观层面包括管理体制、管理政策、管理实践等进行的总体规划,以实现电子文件管理在顶层的大融合。它是结合电子文件管理当下实际情况而提出的一种全新的解决电子文件管理问题的方法论,后逐渐被学者称作是后期形成的指导电子文件管理实践的全新理论。3.3.1顶层设计思想中的全面整合2005年冯惠玲等人提出我国电子文件管理国家战略,并就国家战略的制定方面引进顶层设计思想,提出了电子文件管理顶层设计理念。其实,顶层设计思想是相对于底层设计而言,它是属于系统学的范畴,是指以全局的视野,对事物各方面、各层次、各功能、各要素进行统筹兼顾,以实现理念的一致、功能的协调、结构的统一、资源的共享、部件的标准化等。“顶层设计强调自上而下的、高层次的起点,是其他一切规划的元规划,体现基础性、根本性的理念与价值。”同时,冯惠玲等人把电子文件管理顶层设计思想理解为“顶层设计是一种战略设计,旨在确定国家电子文件管理的发展方向、基本格局和推进步骤;顶层设计又是一种全面设计,涵盖管理层、空间、流程、功能等诸多方面,可以提供国家电子文件管理的基本指针和发展蓝图。”顶层设计需要的是系统和全局的高度统筹各个要素,而电子文件管理顶层设计思想内容框架包括宏观、中观和围观三个层次。这三个层次几乎覆盖了电子文件生命全程,涉及了电子文件管理的所有层面,这一层面的统一体现了顶层设计思想全面整合的范畴。它要实现的是电子文件管理要素的大融合,站在全局的高度去整合电子文件管理的宏观、中观和微观的各个要素。另外,电子文件管理顶层设计思想“需要规划全国电子文件管理网络的格局,避免各地区、各行业、各机构各行其道,保障资源共享,实现互联互通。”从这一层面来说它体现的是空间的整合,必须考虑整个空间内的不同特性,然后进行整体规划,即实现空间要素的整合。特别是就我国电子文件管理区域分散性的现状,早期各区域的自行探索,已导致各区域电子文件管理模式各异、标准不一的现象,所以更加需要加强电子文件管理空间的整合,实现我国电子文件管理整体水平的提高。3.3.2统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理电子文件管理战略一度成为近几年档案界的研究热点,并且冯慧玲等人还提出了电子文件管理国家战略。电子文件管理国家战略即是“从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本型、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。”根据我国电子文件管理国家战略的“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的特点,可见其欲实现的是我国电子文件管理的大融合、大统一,这是从顶层进行的电子文件管理大整合,从体制层面进行的重构。如“统揽全国”体现的是综合考察各区域、各部门机构的实际情况,进