商业银行行政印章管理办法

xx商业银行行政印章管理方法（试行）第一章总则第一条本《规定》所称“行政印章”是指按照法定规格、外形、尺寸和式样刻制的，只标明我行总行、机构、部门、组织名称的印章，包括：总行、董事会、监事会，各分支机构（县支行、一级中心）、各总行部门，各组织（党委、支部，共青团、工会），总行法人名章等印章（以下简称：行政印章）。第二条行政印章管理遵循“谁主张、谁负责、谁管理”的原则，总行行政印章由总行办公室管理；总行法人名章、董事会行政印章由董事会办公室管理；监事会行政印章由监事会办公室管理；各县支行行政印章由县支行办公室管理；各一级中心行政印章由中心管理；总行部门行政印章由各部门管理；各级党委、支部、共青团、工会等行政印章由各组织管理。第三条行政印章管理是指对行政印章的刻制、颁发、启用、保管、使用、更换、收缴、销毁等一系列活动的规范、监督、检查和考核。第四条凡违反行政印章管理规定的，无论是否造成不良后果，都将对相关责任人进行严肃处理。对私刻、私藏、私盖行政印章的，将依据我行相关规定从严从重处理，触犯法律的将移送公安、司法机关追究刑事责任。第二章行政印章刻制第五条各类行政印章的刻制由总行办公室统一办理，各分支机构、部门、组织一律不得自行刻制。有刻制需求的单位须向总行提交“行政印章刻制申请”，经总行行长审批同意后，交总行办公室按规定统一刻制。凡未经总行批准刻制并登记预留印模的行政印章一律不得在公务和业务活动中使用。第六条各县支行需刻制内设部门行政印章的，由县支行报经总行人力资源部批准后，在当地按规定刻制，并预留印模交总行办公室备案。第七条临时性机构不得刻制行政印章。对外出具资料文件或联系工作时确需用印的，在履行相关审批手续后以对应行名章或办公室行政印章代替。第八条各类行政印章应在公安机关指派的刻章单位刻制，并按公安机关规定办理申请登记和审批手续。第三章行政印章颁发、收缴、销毁第九条各类行政印章的颁发、更换、收缴、销毁由总行统一办理，印章更换由人力资源部审批，颁发、收缴由总行办公室办理，销毁由总行办公室与纪检监察部共同办理。第十条颁发和启用程序。（一）行政印章刻制履行并验收合格后，刻制部门应予以造册登记，预留印模存档备案，并通知使用单位派双人领取，颁领各方填写《xx商业银行行政印章登记明细表》（附件1）。颁领各方要当面检验行政印章，由颁发部门密封、加盖密封标志，由领取人签收；行政印章带回领用单位后，由其保管部门负责人拆封检验。（二）行政公章的启用，依照总行审批同意的启用时间，由使用单位以正式资料文件形式宣布启用，行文应规定启用日期并附印模。行政印章在宣布正式启用后方可使用。第十一条更换和收缴程序。因行政印章损毁、遗失等需要更换或刻制印章的，由使用单位向总行主管部门提交申请，经主管部门及总行行长审批同意后，由总行办公室收缴、刻制。使用单位在领用新印章的同时交回旧印章（遗失的除外），并填写《xx商业银行行政印章收缴登记表》（附件2）。因机构撤销、合并、更名或总行法人变更的，其行政印章应在关于确定资料文件生效之日起停止使用，并由主管部门通知总行办公室办理旧印章收缴。确因工作需要使用已收缴旧印章的，须由承继机构提出书面申请，经总行分管领导审批后用印。第十二条已收缴印章需销毁的，经总行分管领导审批同意后，由总行办公室、纪检监察部等部门组织销毁，并填写《xx商业银行行政印章销毁登记薄》（附件3），做好印模留存、造册存档等工作。第四章行政印章保管第十三条行政印章的保管工作遵循“归口管理、分级负责、专人保管”的原则。第十四条行政印章的保管使用应实行双人保管、双人用印、双人登记制度，形成相互制约、相互监督。由各印章管理机构指派恪尽职守、敬业自律，无不良嗜好、行为的职工或员工担任“印章保管员”，总行行政印章由总行办公室指派文秘人员保管。如确需由1人独立保管印章的，可依据实际条件辅助监控设备，建立督查机制，并做好核查记录。印章保管员应认真履行岗位职责，健全印章保管、交接、审批、使用、登记等台账，全面记录印章管理的全过程，实现有效动态管理。第十五条总行法人离岗或调整工作岗位时，其个人名章应就地封存保管，不得章随人走。除法律性资料文件有商定的外，法人名章不得单独对外签具法律性资料文件。第十六条行政印章应存放在保险柜或带有密码锁的铁皮柜或封闭式印控机等平安设备内，随用随取，随时入柜上锁，使用时不得脱离保管人员视线。第十七条封闭式印控机系统管理员为印章管理机构负责人，操作员为印章保管员。管理员、操作员应具备高度责任心和风险防范意识，严禁泄露系统操作账户、密码或交由他人代为操作。操作人员每次用印操作完毕应及时锁屏，长时间离机应退出系统。已锁入封闭式印控机的印章原则上不得取出，如确需取出的经分管行领导审批同意后，由系统管理员操作取出，印章使用完毕应及时放回锁入，并做好相关审批、操作登记。分支机构印控机取章操作由本机构负责人审批。第十八条对需交接使用的行政印章或行政印章保管人变更时，应及时办理交接手续，明确责任，并在《xx商业银行行政印章保管（交接）登记单》（附件4）上登记。第十九条行政印章原则上不得离行使用，确因工作需要离行外带使用的，必需经上级机构主要负责人书面同意。总行行政印章离行使用必需经总行行长书面同意，且印章保管员原则上须在场，确保行政印章不失控。各类行政印章原则上不对外提供电子印模。确因工作需要对外提供电子印模的，由需求部门经办人员和印章保管员双人监控用印全过程，并及时将电子印模销毁或删除。第五章行政印章使用第二十条行政印章使用遵循“区别用途、把握依据、简化程序、审批使用、必需必要”的原则，以规范用印，提高效率率，削减不必要的用印。第二十一条行政印章的使用范围。总行行政印章及分支机构行政印章1．以总行或分支机构名义制发的文函、各类证书、报表及介绍信。2．对外出具的协议等法律性资料文件（仅限于授权范围内使用）。3．其他需要加盖行政印章的材料。（二）总行部门及县支行部门行政印章用于办理本职能部门职权范围内制发的文函、报表、报告以及对外联络等事宜。内设部门行政印章不得用于对外签具法律性资料文件。（三）董事会、监事会行政印章用于办理董事会、监事会职权范围内制发的文函、决议、报表、报告以及对外联络等事宜。（四）组织行政印章办理党委、支部、共青团、工会等组织职责范围内制发的文函、纪要、人员审批、报表、报告以及对外联络等事宜，党、团、工组织行政印章用印事项不涉及经营活动和经济权利义务关系。（四）总行法人名章用于签署文函、法律性资料文件及办理财务会计等事项。第二十二条印章管理人员必需严格遵守用印规定和操作程序，用印前须对“使用审批表”或“使用登记薄”记载内容与用印文本进行认真核对，检查是否符合用印要求和范围，是否经有权审批人签字批准等。盖印时应注意印章在成文日期的上侧，上不压正文，下要骑年压月，印迹要端正、清晰，行政印章名称要与印件的落款全都。审批、使用的登记表薄要专夹保管并装订成册，次年初移交档案部门归档。第二十三条用印办理程序。（一）非法律性资料文件用印1．以总行名义自行或联合制发的公文、决议、函件及各类奖状、证书等用印的，由印章保管人依据资料文件签发人、审批人或有权人在对应文稿上的签名直接用印，不另行审批。2．总行各类定时月报表（告）、季报表（告），依据经办部门负责人的审核签名用印；半年报（告）、年报表（告）、决算报表和出国人员审批表等依据分管行领导的审核签名用印。3．各种临时报表、报告、回执等一般性业务或事务用印的，由印章保管人直接用印，不另行审批。4．介绍信依据经办部门负责人在介绍信存根联的审批签名用印。5．职工或员工收入证明、在职证明、户籍证明等相关证明资料文件，依据主管部门负责人的审批签名用印。6．其他非法律性资料文件用印，需加盖法人名章、董事会、监事会、总行行政印章的，依据用印资料文件内容对应的审批人（法定代表人、分管行领导，董事会或监事会或总行办公室负责人）审批建议或意见或签名用印。7．在营业执照、金融许可证或法人身份证的复印件上加盖行政印章的，应加注“仅供办理××事项使用”字样，由印章保管人在此字样上直接用印，不另行审批。8．以上用印事项均须在《xx商业银行××印章××年度使用登记薄》（附件5）或（附件6）上逐项登记备案。（二）法律性资料文件用印1．对外签订协议、协议等签约性法律文本需用印的，由行政印章保管人依据本行法律性资料文件有权签约人在协议、协议文本上的签字，严格审查后加盖法人名章或总行行政印章，并在“附件5”上逐项登记备案。2．包括但不限于：对外出具资信证明、保函、承诺函、说明、司法事项文书、抵质押（含解除）资料文件资料等我行承担法律责任的资料文件用印，须填写《xx商业银行××印章××年度使用审批表》（附件6），经有权审批人签字同意后，方可加盖总行行政印章。用印审批时，如涉及总行部门管理权限的，应先征得相关部门负责人签字同意。（三）分支机构、部门、组织等须在总行授权或规定范围内，比照上述规定使用行政印章，由本机构负责人审批签字同意，并经印章保管员共同审查后方可用印。第六章监督检查第二十四条建立健全行政印章管理监督检查制度，总行办公室、审计部、纪检监察部应对全行行政印章的制发、收缴、销毁、保管、使用等重点方面定时工作进行检查监督，并纳入内控管理予以考核。第二十五条各级机构、部门、组织要按规定的职权范围准确使用行政印章，不得超越本级工作职权和业务范围使用行政印章。严禁在空白的介绍信、保函、协议、表格、公文用纸等上加盖行政印章。第二十六条印章保管人员必需严格照章办事，坚持原则，不徇私情。未经批准不得擅自用印，不得无手续或手续不全用印，不得交由他人用印。凡有下列状况之一者，保管人员有权拒绝用印，并向直接领导报告：（一）空白件用印的；（二）超越用印范围的；（三）未经有权签字人审批签名的；（四）超越签字人权限的；（五）有权签字人、用印人不符合规定要求的；（六）用印审批与加印资料文件不全都的。遇有违反规定在法律性资料文件或重要凭证上用印的，印章保管人员和审核人员在拒绝用印的同时，可越级反映报告。第七章附则第二十七条本规定未尽事宜在执行过程中逐步修订、完善，已执行制度、方法与本规定有抵触的以本规定为准。第二十八条本规定由xx商业银行办公室负责说明和修订。第二十九条本规定自从下发之日起开始执行。附件：1．xx商业银行印章登记明细表2．xx商业银行行政印章收缴登记表3．xx商业银行印章销毁清册4．xx商业银行印章保管（交接）登记单5．xx商业银行××印章××年度使用登记薄6．xx商业银行××印章××年度使用审批表附件1xx商业银行印章登记明细表制发单位： 序号印章名称刻制单位(刻章厂)批准刻制单位(公安部门)使用单位领章人（签字）颁章人（签字)启用日期停用日期停用原因(机构更名、合并或撤销、丢失、损毁)销毁日期印模附件2 xx商业银行行政印章收缴登记表 编号：印章名称数量印章名称数量印模印模印章名称数量印章名称数量印模印模缴章经办人收章经办人缴章单位收章单位缴章日期：年月日说明：1.经办人、缴章时间在缴章时现场手签。2.印模经收章经办人核对后盖印。附件3xx商业银行印章销毁清册销毁人(签字)：监销人(签字)：印章销毁部门负责人(签字)：监督销毁部门负责人(签字)：批准人(主管行长签字)：销毁地点：销毁日期：年月日枚数：枚附件：销毁印章印模登记单(