纸质档案保护的影响因素

纸质档案保护的影响因素

近年来，随着科学技术的发展，电子文件逐渐以其高效、快速的特点得到认可，但这并不意味着文件副本的衰落。与信息载体一样，纸质文件更客观、更原始，其价值与电子文件无法比拟。目前，各级档案馆或档案室所保存的档案材料，大部分是纸质的。因此，纸质档案保护仍然是新时期档案管理工作中的重要环节。1.纸质档案的保护与保管纸质档案保护是指研究纸质载体材料和记录其上的各种字迹材料的耐久性，通过对原件载体和字迹物质实体的保护来达到保护其上信息的真实和完整，因而保护纸张和字迹的稳定就可以达到保护纸质档案文献的目的。下面我们看看哪些因素影响纸质档案保管质量。(1）纸张和字迹的成分。纸张由植物纤维制成，而植物纤维的主要成分是纤维素、半纤维素、木质素，纤维素含量的高低直接影响到纸张的耐久性。纤维素含量高，纸张的拉力、耐折度、耐久性就强，不易老化，纸张的质量就越好；而木质素含量过高，纸张则容易变脆。在字迹的耐久性能上，以炭黑为色素的字迹最耐久，如墨汁、黑色油墨、碳素墨水等形成的字迹材料；而以染料为色素的字迹耐久性较差，如复写纸、红墨水、圆珠笔等，其字迹的褪色现象较为严重。(2）光照。光是由发光体发出的一种辐射能，当纸张中的主体成分纤维素受到阳光和空气中的氧同时作用后，会发生光化学变化，很容易使纸张氧化变黄发脆，强度降低，性能发生变化。(3）库房的温度湿度。库房的温度过高或过低，都会促使纸张的性能发生改变，使纸张变黄或变脆，使纸张的耐久性降低；而潮湿会使耐水性能差的字迹材料如蓝黑墨水、圆珠笔发生洇化、褪色，还会滋生各种害虫和霉菌，从而使纸质档案产生霉斑，或被害虫蛀蚀成洞，对纸质档案的保存质量带来很大影响。(4）环境中的有害气体和灰尘。影响纸质档案材料耐久性的有害成分主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。酸性有害气体被纸张吸附后，在纸张中的水分作用下生成酸，进而使档案纸张材料的酸度增加，而酸是促使纸张中纤维素水解的催化剂，其含量增加会使档案纸张材料强度下降，耐久性降低；同时，还会使耐酸性比较差的字迹材料（如复写纸字迹等）发生不同程度的褪色。氧化性有害气体所产生的初生态氧和臭氧都具有氧化性，会使档案纸张材料中的纤维素被氧化而使纸张强度降低，进而降低其耐久性，一些字迹材料中的色素也会因氧化而发生褪色。灰尘是一种不规则、带有棱角的固体物质，和纸张摩擦会使纸张表面起毛而影响字迹的清晰度，特别是一些牢固性差的字迹更易被摩擦掉。灰尘还是微生物寄生和繁殖的掩护所，霉菌等依附在灰尘上进行传播和繁殖。(5）人为损坏。对档案的保护需要各职能部门的密切配合，特别是在整理和利用的环节，操作的不当很可能对档案原件造成重大毁坏。纸质档案从在档案室的保管开始，到归档、整理直至鉴定的过程，是档案的最原始面貌得以展现的过程，也是档案原貌最易受损的阶段。这个时期许多不规范操作和人为损坏给档案原件造成致命性损伤，无形中增大了日后档案保护工作的负担。因此，需要加强档案工作人员的保护意识，以减少对档案文献的人为损坏。(6）保护技术不科学。由于档案馆（室）的管理人员素质不高或经验不丰富，没有按照严格的技术规范去管理纸质档案，加上部分馆（室）由于经费紧张，条件简陋，库房和设备都达不到标准化安全保护要求，这些都影响了纸质档案的完整与安全，直接影响了保存年限。2.纸质档案的存储与利用集成,应注意的问题(1）加大对纸质档案保护的宣传力度。要让决策者充分重视档案的保护工作，让档案管理人员认识到工作的每一环节都与档案保护密切相关，制定切实可行的档案保护制度，加强档案保护制度执行的监督力度，使档案保护工作始终贯彻到日常工作中。加强管理人员对档案的保护意识，要使他们意识到纸质档案的“前端保护”工作的重要性，在纸质文件归档保管之初就必须积极介入，从源头开始有效确保档案全程的安全。尤其是在档案整理和利用的环节，操作的不当很可能对纸质档案原件造成重大损坏，因此每个档案工作人员必须从自己做起，树立起良好的档案保护意识。对档案的保护不单单是档案工作人员的责任，还需要全社会的共同参与，对档案利用者也需要进行档案保护教育，以降低用户对档案损坏的可能性。(2）坚持“有效保护，合理利用”的原则。在档案的保存与利用上，必须意识到没有保存就没有利用，拒绝利用就失去了档案保存的价值。因而“有效保护，合理利用”是档案保护的基本原则，对纸质档案尤其如此。我们应当处理好档案保存与利用的关系，在档案利用中应当处理好长远利益与眼前利益的关系，不能只顾眼前利益滥用档案，致使档案载体过早劣化。如对于重要的档案或珍稀档案应以保护为主，抢救第一；对于传世的珍贵档案，原则上以藏为主，限制其原件的使用。(3)以防为主,防治结合。以防为主,防治结合的指导思想是纸质档案保护工作的基本策略,要从基础设施、保管环境以及保管方法三方面做好预防工作。(1)良好的基础设施.档案库房的建筑设计要从保护档案的角度考虑,不仅要重视库房的避光、防潮、防尘及通风等问题,还要注重内部装修、设备的环保性,以减少有毒气体对档案的侵蚀。(2)最佳的保管环境。合理控制库房温湿度,库房温度变化范围在14℃-24℃之间,相对湿度在RH45%-50%之间,必要时可采用空调机、除湿机等设备保持库房内适宜的温湿度,以延长档案纸张和字迹的寿命;应采取防光措施,避免阳光直接照射,以降低光对纸质档案的影响;搞好库房内的环境卫生,以减少空气污染物以及霉菌等微生物、害虫等对档案文献的危害。(3)恰当的保管方法。根据纸质档案的性能特点有针对性地进行保管,如对酸性较强的纸张,应密封保管,对图纸等纸张材料特殊且易磨损破碎的档案,应折叠或摊平开放保管。(4)对缺损档案的保护修复。在长期的保存过程中,纸质档案会发生一定程度的损坏变质,因此需要定期对纸质档案进行整理修复。常用的档案修复方法有很多,有托裱法、热压加固修复法和纸浆补洞机加工法等物理防护、修裱方法。对磨损的纸质档案进行修复是档案保护工作中一项重要的工作,不仅可使污损的信息得以复原,还可以阻止档案的继续受损。档案的修复工作必须与预防工作相结合,积极做好预防工作,以减少不必要的投入,避免人力物力的浪费。(4)做好纸质档案的数字化管理工作。对纸质档案进行数字化管理,是档案信息化建设的重要内容。所谓纸质档案数字化,就是利用数据库、数据压缩、高速扫描仪等技术手段将纸质文件系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化网络建成后,利用者可通过网络访问档案信息库的资源,除非情况特殊,否则不需要原件,这样不仅可提高档案的利用率,而且可以避免原载体档案因频繁使用带来的损害,从一定程度上延长了纸质档案的使用寿命。但要注意的一点是,对于数字化后的纸质档案原件的处置要慎之又慎,不能随意销毁,尤其是那些具有内在价值(指文件固有的文化或艺术价值)的纸质档案,必须保存原件。(5)加强档案保护技术的研究和创新。在新时期会出现很多新的情况,比如新的电脑打印机文件,其字迹材料的耐久性如何,又比如每年都会发现档案害