浅议企业内部控制中不相容职务分离

浅议公司内部控制中不相容职务分离摘要:不相容职务分离作为制衡性原则在公司内部控制中的具体应用，存在于公司经营活动中的各个业务环节，对公司防备错误和舞弊行为起着很重要的作用。但并非在任何状况下不相容职务都必须分离，在某些特殊状况下,不相容职务也能够不分离。但必须进行更加严格的监督检查，以避免出现舞弊和欺诈行为。核心词：内部控制不相容职务分离控制内部控制是由公司董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的旨在实现控制目的的过程。那么什么是内部控制目的呢?根据我国公司内部控制基本规范给出的定义：内部控制目的就是合理确保公司经营管理正当合规、资产安全、财务报告及有关信息真实完整，提高经营效率和效果,增进公司实现发展战略。为了更加好的实现这些目的，公司内部控制基本规范同时提出了公司建立与实施内部控制应当遵照的基本准绳，即内部控制原则.涉及:全方面性原则、重要性原则，制衡性原则,适应性原则，成本效益原则.本文所叙述的内容“不相容职务分离"重要涉及制衡性原则以及成本效益原则。一、不相容职务分离在公司内部控制的应用所课制衡性原则就是内部控制应当在治理构造，机构设立及权责分派、业务流程等方面形成互相制约互相监督的机制，同时兼顾运行效率.制衡性原则规定公司完毕某项工作必须通过互不附属的两个或两个以上的岗位和环节,同时还规定推行内部控制监督职责的机构或人员含有良好的独立性。不相容职务分离控制正好满足了这一规定，因此说不相容职务分离是制衡性原则在公司内部控制中的具体应用。不相容职务是指那些如果由一人担任,既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。它规定每项经济业务都要通过两个或两个以上的部门或人员的解决，使得单个人或部门的工作必须与其别人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。公司能够通过在两个或两个以上的人员之间分派工作的方式,互相制约的工作机制实现这一监控目的。也就是说不相容职务能够实施分离控制，通过互相牵制达成防备错误和舞弊行为的目的。作为制衡性原则在公司内部控制中的具体应用，其存在于公司经营活动中的各个业务环节，对公司防备错误和舞弊行为起着很重要的作用。不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它规定每项经济业务都要通过两个或两个以上的部门或人员的解决，使得单个人或部门的工作必须与其别人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。单位内部应加以分离的重要不相容职务有：一是授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。二是执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离，如填写销货发票的人员不能兼任审核人员。三是执行某项经济业务和统计该项业务的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作。四是保管某些财产物资和对其进行统计的职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离,不能兼任。五是保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离。六是统计明细账和统计总账的职务要分离。七是登记日志账和登记总账的职务要分离。二、公司各个业务环节中不相容职务分离的具体内容（一）会计岗位设立中的不相容职务按照1996年6月17日财政部公布实施的《会计基础工作规范》的规定，公司设立的会计工作岗位普通可分为：会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算，工资核算，成本费用核算，财务成果核算，资金核算，往来结算，总账报表,稽核，档案管理等。上述会计工作岗位能够一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务互相分离的规定,具体涉及：其一，出纳职务与收入、支出、费用的核算职务，与债权债务的核算职务，与稽核职务,与会计档案的保管职务等均属于不相容职务，应当予以分离。其二，会计核算职务与对应的稽核检查职务属于不相容职务，应予分离。其三,总分类账的登记职务与有关明细分类账的登记职务属于不相容职务，应当分离。其四，开展会计电算化的公司,电算化会计岗位中的软件操作职务、审核记账职务、电算审查职务、档案保管职务等互为不相容职务,均应当予以分离。(二)货币资金业务中的不相容职务一是钱账分管，即出纳专职负责货币资金的收支业务，除现金和银行存款日志账外,不兼记总账和债权债务等明细账，不负责汇总记账凭证，不抄寄多个往来结算账户对账单.另首先，除了出纳外，其它任何人，涉及会计人员、单位领导、多个业务人员等,均不得办理货币资金收支业务，涉及收付现金和接受、开出银行支票。二是出纳与核对职务应分离，即库存现金要由专人进行定时或不定时地进行盘点;银行存款应指定专人及时对账，每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表，应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。三是支票的签发除有专用公章外，还要有会计机构负责人或公司负责人的私章同时盖印才有效。上述支票所签印章不能由出纳一人保管.四是一切付款均须得到恰当同意,即付款经办人与审批人应当分离.（三）购货与付款业务中的不相容职务购货与付款业务普通要通过提出申请——订货采购—-验收入库—-结算付款这样四个业务环节，涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。因此，在购货与付款业务中，商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务，必须由不同的人员担任。按照财政部《内部会计控制规范—-采购与付款（试行）》的规定，单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确有关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位互相分离、制约和监督。采购与付款业务不相容职责最少涉及:请购与审批；询价与拟定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与有关会计统计；付款审批与付款执行.这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务有关职责适宜分离的基本规定，以确保办理采购与付款业务的不相容岗位互相分离、制约与监督。（四）存货与仓储业务中的不相容职务一是商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售，也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制靠近资产，不得办理物资收发。二是商品存货的请领、审批、发放与记账须互相独立,不能由一人包办。三是财产物资的保管与清查职务应分离，即应由会计部门组织，定时或不定时的核对账证、抽点实物，以确保账证相符、账账相符、账实相符。(五）工资业务中的不相容职务在工资业务中，起薪止薪决定、考勤统计、工薪发放、工资统计等职务应互相分离,普通涉及公司的劳开工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。劳开工资管理部门与会计部门的职责分工以下。劳开工资管理部门的重要职责：根据在册职工和工资原则开列工资单，根据考勤统计和扣款统计计算工资额。会计部门的重要职责：根据工资结算单编制工资费用分派表，根据工资费用分派表编制记账凭证入账。(六）销售与收款业务中的不相容职务销售与收款业务重要有订立合同、编制销售单、发运货品和开票收款等几个业务环节，所涉及的不相容职务重要涉及：一是销售部门和销售人员必须专职独立，不得兼记会计部门销售收入账和应收账款账，不得直接受取货款，不得兼任货品保管和发货,不得兼货品采购。同时,其它部门及人员也不得兼办销售，即销售与记账、收款、保管、发货、采购均属不相容职务。二是销售业务的各个环节，涉及销售合同的订立、销售单的编制、发票的开出、售价的拟定、销售方式和结算方式、销售折扣折让与退货等，都要通过恰当的同意，即同意与经办应予以分离。三是开票与发货、开票与收款、销售收入账的统计、应收账款账的统计和收款应予分离,即负责销售收入账和应收账款账的会计不得经手货币资金，并且销售收入账和应收账款账最佳由不同的会计人员负责。四是记账、收款和抄寄对账单属于不相容职务，应予以分离，即公司应由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员，按月向客户寄发账单.按照财政部《内部会计控制规范-销售与收款(试行)》中规定，单位应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位）分别设立；单位在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员最少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离；编制销售发票告知单的人员与开具销售发票的人员互相分离；销售人员应当避免接触销售现款；单位应收票据的获得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面同意。这些都是对公司提出的、有关销售与收款业务有关职责适宜分离的基本规定,以确保办理销售与收款业务的不相容岗位互相分离、制约和监督。(七）筹资与投资业务中的不相容职务一是筹资与投资业务中的业务经办、授权同意和会计统计互为不相容职务，应予以分离。二是筹资与投资业务明细账与总账的登记职务应予分离。三是筹资与投资业务中的记账、保管、核对职务均为不相容职务,应互相分离.具体内容又能够分为筹资业务和投资业务两个方面。筹资业务中的不相容职务普通涉及：第一是筹资计划编制人与审批人应适宜分离，以利于审批人从独立的立场来评判计划的优劣。第二是经办人员不能接触会计统计，普通由独立的机构代剪发行债券和股票。第三是会计统计人员同负责收、付款的人员相分离，有条件的应聘任独立的机构负责支付业务。第四是证券保管人员同会计人员分离.投资业务中的不相容职务普通涉及：对外投资预算的编制与审批,对外投资项目的分析论证与评定，对外投资的决策与执行，对外投资处置的审批与执行,对外投资业务的执行与有关会计统计。实际工作时，这些职务都应当分离。三、不相容职务分离的灵活运用不相容职务分离作为制衡性原则在公司内部控制中的具体应用，对公司防备错误和舞弊行为起着很重要的作用.但基于成本效益原则的考虑，在加强风险控制的同时还应权衡投入成本和产出效益之间的关系。由于无论采用何种控制方法,目的只有一种就是减少风险的同时提高收益。如果我们为了减少风险而付出的成本不不大于所获得的收益那可真叫得不偿失，违反了我们实施内部控制的初衷.这就引出了内部控制的另外一种原则，即成本效益原则。所谓成本效益原则就是内部控制应当权衡实施成本与预期收益，以适宜的成本实现有效控制。成本效益原则规定公司内部控制建设必须统筹考虑投资成本和产出效益之比。对成本效益原则的判断需要从公司整体利益出发，尽管某些控制会影响工作效率,但可能会避免整个公司面临更大损失，此时仍应实施对应控制。相反如果某些控制的实施尽管可能会使公司避免一定的损失，但其控制成本远远不不大于这些损失，此时就应放弃实施对应的控制.例如某小型公司员工数量较少,仅有一名会计人员负责记账和编制报表。出于成本效益原则的考虑，公司指定该会计人员兼任出纳工作。根据制衡性原则，会计和出纳属于不相容岗位，应当互相分离.但考虑到公司规模较小的实际状况，从节省运行成本和增进公司经营效率最大化的角度出发，公司能够指定会计人员出任出纳工作，但公司管理层必须定时或不定时对上述人员的工作进行独立的监督检查，以避免出现舞弊和欺诈行为。这样的安排，既满足了成本效益原则,同时也遵照了制衡性原则的规定。需要指出的是，对于含有一定规模的公司,应当严格遵照不相容岗位相分离的内部控制规定。概括