餐饮采购流程的管理制度

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一、目的

为了规范原材料的选购、节省选购本钱、满意经营的需求、提高经济效益，特制定本制度。

二、选购方式及供货商确实定

〔一〕选购方式确定原则：

1、对于用量大、消耗快、周转常见的原材料，可选择供应商送货方式；

2、对于使用频率低，不简单集中选购的货物可由选购人员选购；

3、对于一些特别的原材料可由外地发货，按打算定期选购。

〔二〕供应商确定原则

1、初选供货商：要深化细致的进行市场调查，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力，专业化程度，货物来源，价格、质量及其目前的供货状况；

2、使用供货商：对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面进行比较使用；

3、确定供货商：在使用两个月的基础上、由总经理、业主〔含赋权代表〕、财务人员、要货部门负责人、选购人员组成审查小组，以民主表决的方式集中投票表决来确定；

4、签订供货合同：确定供货商后，由总经理与供货商签订供货合同，合同的期限不得超过一年；

5、供货商的更换与续用：在合作的过程中，如发觉供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由审查小组集中商量确定是否更换、续用。

三、市场调查原则

1、由总经理、业主〔含赋权代表〕、选购人员、要货部门负责人每月不少于两次以上市场调查。选购制度。调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、调查地点及调查结果，由全体人员签字后交会计存档；

2、调查时间、地点的选择，每项15天调查一次，以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪以及极端天气状况的当日或次日调查，调查的市场以供货商所在的市场为准；

3、调查的方法和程序：调查组应遵循先蔬菜、鲜货，后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的'原则，调查时应实行看、闻、摸等方法，必要时可进行采样。对被调查的商品要具体的了解产地、规格、品质、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切忌只记录卖方的一口价；

4、出实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和根据；

5、调查结果由调查小组结合实地调查结果和询问结果进行综合商量通过；

6、零星物品的调查由总经理、或托付其他人〔选购人员除外〕实施。

四、选购的定价原则

1、对供货商所供物品的定价：在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的选购价格不定期进行；

2、定价程序：由总经理同选购人员一起依据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由总经理、选购人员签字以书面形式告知库管、财务执行；

3、价格管理原则：对于供货价格实行最高限价制，依据不同的货品，其最高限价范围如下：

干货、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%；

低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数；

零星物品的价格不得高于市场零售价的5%；

鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格4%；

蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%，价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%；

4、春节、国庆等节假日期间以及灾难性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。

五、申购程序

零星物品的申购程序

1、对于常常性项目的选购应由所需部门每周固定时间定期报打算，经总经理审批后，交由选购人员办理；

2、需临时选购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人、总经理审批后方可办理，申购单一式三份，写明所需物品的品种、数量、规格等；

3、零星物品的选购不得超过两天，需要急购的物品由总经理在申购单上写明，限时购置。

供货商送货的申购程序

1、需货部门填写申购物品清单，由部门负责人签字、总经理审批后，交于选购人员办理；

2、仓库管理员应随时检查库存，当存货降到最低存货量时，库管应以书面形式通知库管，不需填写申购单；

3、新进酒水、物料由总经理和选购人员签字以书面形式通知仓库管理员，不需要填写申购单；

4、只有选购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非总经理批准不得擅自通知送货车。选购制度。

六、选购数量确实定

鲜货、蔬菜、水发货的选购数量

1、此类原料实行每日选购，一般要求供货商送货；

2、用上述原材料的部门每日营业结束前，依据存货、生意状况、储存条件及送货时间，提出次日的选购数量；

库存物品〔干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒、低值易耗品等〕的选购数量

1、此类物品的选购数量应综合考虑经济批量、选购周期、资金运转、储存条件等因素，依据最低备存量和最高备存量而定，最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2、库存量的计算方式：

最低库存量=每日需用量×发货天数

最高库存量=每日需用量×15天

七、货物的验收原则

验收的质量标准：依据酒店所需物品的质量标准进行验收；

验收的数量标准：依据选购人员收取的当日选购申请上写明的数量进行验收，数量差异应掌握在申购数量的上下10%左右；

验收人员：选购人员、仓库管理员、领用部门负责人等共同验收；

验收时间：每日上午09：30—10：00下午16：30—17：30；

验收程序

1、由仓库管理员填写“入库单”或“验收单”并注明所受物品数量、单价、金额等；

2、“入库单”或“验收单”填写完后，由选购人员、货物领用部门负责人、仓库管理员签字生效，签字后的“入库单”或“验收单”一式四联即：第一联仓库留存、其次联交财务部作为记账凭证、第三联交供货商作为结算凭证、第四联交总经理。

公司选购流程管理制度

一、请购极其规定

1、请购的定义

请购是指某人或者某部门依据生产需要确定一种或几种物料，并根据规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2、请购单的要素

完好的请购单应包括以下要素：

请购的部门；

请购物品所属项目

请购的用处

请购的物品名称、规格、数量

请购物品的样品、图纸和技术资料

请购物品的需求时间

请购如有特别请备注

请购单填写人

请购部门主管

请购单审核人

选购副总审核

财务审核人

公司总经理

3、请购单及其提报规定

请购单应根据要素填写完好、清楚，由公司领导审核审核批准后报选购部门；

请购部门在提报申请单时应要求选购部接收人签字并备份；

涉及的请购数量过多时可附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；

遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况下可以电话请示，征得同意后提报选购部门，签字确认后手续后补，假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明，请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完好、清楚，检查请购单是否经过公司领导审批；

接收请购单时应遵循无打算不选购，名称规格等不完好不清楚不选购，图纸及技术资料不全不选购，库存已超储值积压的物资不选购的原则；

通知仓库管理人员核查该物资是否有库存；

对于不符合规定和撤销的请购物资应准时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责进行分工处理；

对于紧急请购项目应优先处理；

无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门。

重要的项目选购前应征求公司相关领导的建议。

三、询价及其规定

1、询价前应仔细查看请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应准时与请购部门沟通；

2、属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中选购；

3、询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

4、比价选购的单位均应具备肯定的资质和实力，具有供应或完成我公司所需物资的力量；

四、比价、议价

1、对厂商的供应力量，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2.对于合格供货商的价格水平进行市场分析，是否价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

五、合同的签订及其规定

1、合同正文应包含的要素

〔1〕合同名称、编号、签订时间、签订地点；

〔2〕选购物品的规格、名称、数量、单价、总价及合同金额，清单、技术文件与确认图纸是合同部可分割的部分；

〔3〕付款方式

〔4〕工期

〔5〕质量保证期

〔6〕其他商定

2、合同签订及其规定

〔1〕如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任；

〔2〕拟定合同条款时肯定将各种风险降至最低；

3、合同执行

〔1〕已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，由选购部负责人进行监督，如消失问题，选购部应准时提出建议或补救措施，并准时通知请购部门及相关领导；

〔2〕已签订的合同在执行期间，应准时把握合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并催促其保证质量，按时履约；

〔3〕合同在履行期间应根据双方约订严格执行合同，遇未尽事宜应准时协商并签订补充合同；

六：报验与入库

1、供应单位已经履行完毕的合同，选购部应准时通知质检部门进行验收；

2、标的物在运达公司后选购部应准时通知请购部门，由请购部门准时支配卸货与搬运。

选购业务流程及管理制度

第一条选购部门的划分

1．生产原材料选购：由选购部门负责办理。

2．日常办公用品选购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3．对于重要材料的选购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理选购作业。

其次条选购作业方式

一般状况，选购部门依材料使用及选购特性，选择以下一种最有利的方式进行选购：

1．集中打算选购：凡具有共同性的材料，须以集中打算办理选购较为有利，选购前，先通知请购部门依打算提出请购，选购部门集中办理选购。

2．长期报价选购：凡常常性使用，且使用量较大的材料，选购部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有面辅材料供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，选购部必需提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.选购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.毛领、毛条、面料等大额材料合同签订由分管选购副总经理以上级别人员办理。

第三条选购作业处理期限

选购部门应依选购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料选购作业处理期限，通知有关部门以便参考，假如有变更时，应马上修正。

第四条询价、比价、议价

(一)经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深化调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂协商价。

(二)凡是最低选购量超过请购量的，选购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(三)选购经办人员接到“材料选购单”后应依选购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去选购记录或厂商供应的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。

(四)选购部门接到请购部门〔生产部、总经理办〕以电话联络的紧急选购状况，主管应马上指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般选购程序优先办理。

第五条审核及批准

附注：凡是列入固定资产管理的选购项目应当以“财产支出”批准权限进行上报。

第六条订购

(一)选购经办人员接到经批准的“材料选购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。

(二)若属分批交货者，选购经办人员应在“材料选购单”上署名“分