中文图书采访工作中的几个问题

中文图书采访工作中的几个问题

访谈图书馆是图书馆的一项基本工作，也是一项技术和实践的重要工作。随着图书馆业务环境信息化、网络化的发展,图书采访工作中图书选订、订单组织、数据查重、新书验收等业务环节完全可以借助计算机及网络系统来完成。这不仅可以让采访人员从繁杂的手工劳动、事务性工作中解放出来,使他们能够有更多的时间和精力去研究馆藏体系建设,更加广泛地收集各种图书出版信息,选购高质量、高可用性的图书,而且保证了采访工作的准确性、高效性和科学性。目前,大部分图书馆主要是以本馆自动化集成管理系统中的采访子系统实现采访业务信息化管理,但与新时期图书馆采访业务的实际特点和要求相比,采访子系统在支持采访工作实际操作流程与具体业务功能实现等方面有很多局限性,不利于提高采访工作质量和效率。因此,本文拟以西北师范大学图书馆中文图书采访工作的创新实践为例,探讨如何构建中文图书采访业务辅助支持系统(ChineseBooksAcquisitionSupportSystem,以下简称采访支持系统),以期为图书馆采访工作模式创新、集成管理系统功能改进提供参考。1中西方图书馆采访工作中存在的问题中文图书采访是图书馆整个文献采访工作的重中之重。图书采访工作涉及订单采购、现货采购、书目信息收集、拟购图书筛选、数据查重、发订目录管理等诸多业务内容。通过全面了解和分析,中文图书采访工作中普遍存在以下4个方面的问题。因此,有必要设计开发一种适合图书馆采访工作实际需要的业务辅助支持系统。(1)工作流程不够复杂目前,我国图书馆界所应用的图书馆自动化采访系统大多数只是机械地“复制”传统图书馆的图书采购操作,甚至呆板地照搬手工工作流程,未能充分发挥计算机的功能及优势;或者是系统参数定置、订购征询、数据管理等操作流程过于复杂或程式化,不能根据各馆采访工作实际需要灵活定制工作模式。这就要求图书馆必须利用科学的管理思想和方法,借助现代网络信息技术,创新采访工作流程和模式,针对图书馆现行采访系统无法实现或实现不够理想的业务环节,设计开发高效实用的业务辅助支持系统。(2)对于使用数据的选取将会增加深度在采访实际工作中,来自馆配商、出版社、书目信息服务网站等各种途径的电子书目数据庞杂繁多,并且各方数据交叉重复,集中、统一管理和利用这些信息成为采访人员工作中最棘手的事情。新书选订工作中需要有效控制哪些数据属于已经被筛选过的,哪些数据属于新增的待选数据,否则会造成选书工作中大量的重复性劳动。通过建立新书电子目录数据库,可方便实现书目数据批量查重、新书网上集中选订、发订目录统一管理、订到与否即时查询。(3)缺少对各学科的研究长期以来,图书采访工作一直存在的困惑就是如何充分掌握读者需求,买最好的书给最需要的读者,提高图书采购针对性和图书利用效益,对于经费不足的图书馆来说更是这样。然而,单凭图书馆采访部门的相关工作人员很难对众多学科的发展和读者文献需求情况有很好的了解和把握,对研究性图书的采访尤其如此。这就要求采访工作必须变过去的“个人采访”为“团队采访”,利用计算机网络技术、数据库技术将图书采选工作“搬到”网上,通过组建学科专家或选书馆员团队,构建网上选书系统,共享书目信息,分工协作,共同完成各学科图书采选任务。(4)报道拍摄业务采访工作中,通过各种途径(如报刊杂志、网络书评、电视媒体、读者推荐等)实时采集重点拟购图书是一项很重要的采访业务内容。过去是手工记录,后来有了电子订单,通常是借助Excel电子表格录入整理拟购书目,这样做难以避免同一种图书信息被同一人重复录入或多人重复录入,造成不必要的重复劳动。因此,构建基于网络的拟购书目采集系统,既可实现多人协同工作,又可实现数据的多层重复性检验。2系统结构和功能设计2.1系统的程序基于ip/sql系统、b/vb/风速的系统,系统运行环境基于sdi/高效基于Web的应用系统具有简便易用、共享性好、开发技术成本低等优点,故本系统采用基于IIS、IE的Browser/Server运行模式,以SQLServer或Access作为后台数据库系统,ASP、VB/JavaScript作为程序设计语言。2.2系统总体结构及功能实现根据上述系统应用需求分析,本系统应能够实现采访业务流程中各层次书目数据的统筹管理、网上选订、拟购图书信息采集管理、数据分级查重、新书配到盘点等主要的业务功能。系统总体结构及主要功能实现如图1所示。系统由“备选新书目录库”(即来自各个方面的新出版发行图书的书目数据,以下称“选书库”)、“馆藏书目库”(由图书馆集成管理系统导出,以下称“馆藏库”)、“发订书目库”(以下称“发订库”)、“零星采集拟购书目库”(以下称“采集库”)4个数据库以及网上选书系统、拟购书目采集系统、数据查重引擎3个软件模块支持完成整个采访业务流程。2.3发订和选订库的数据准备本系统主要用于实现书目数据(采访数据与馆藏数据)的统筹管理、网上选书、重点拟购书目采集、数据查重4个方面的功能。由图1可以看出,本系统后台需建立4个书目库,用于存放不同类别的书目数据。另外需建立一个系统登录信息库,用于存放系统管理或采访人员系统登录帐户信息。各个库对应的字段内容如表1所示。选书库是网上选书系统的后台支持库,该库用于集中存储来自各种渠道(如馆配商、出版社、“三目”报、书目信息网站等)的新书电子目录。导入数据时,“ISBN、正题名、著者、出版者、出版时间、价格、分类号”为基本必备字段内容,一般是由工作人员对原始的采访数据进行基本的学科相关性筛选和数据查重后,批量导入选书库。这批数据在网上选书任务完成后即通过数据库“新数据标识”字段被标识为“旧数据”存留在库,不再在选书系统中输出显示。被选定的拟购书目将被导出,在发订库、馆藏库进行查重后的无重复部分被转存至发订库,同时作为新的电子订单发给供货商。发订库用于集中存储每一批次确定购买的图书信息,可作为了解供货商图书到货率和查验配送差错情况的数据基础。采集库是重点拟购书目采集系统的后台支持库,用于集中存储由各个采访人员通过不同渠道收集的拟购图书信息。馆藏库的基础数据由图书馆集成管理系统导出。由于能够直接存入馆藏库的数据必须是Excel、DBF等线性表格式,所以当图书馆集成管理系统未提供Excel或DBF格式的数据导出功能时,可先导出Marc格式的数据,再使用Excel/Marc格式数据转换的专用工具软件来完成。此后,每一批次的新验收图书数据将作为正式馆藏书目不断追加至馆藏库。每一批次的订单在发订前的查重工作以馆藏库和发订库为数据基础。网上选书系统实质是一个电子书目网络发布系统。它将最新书目数据按学科体系有序化组织并输出至Web网页,学科选书小组成员可以在线进行勾选拟订图书,从而快捷、高效地完成新书选订任务。选书系统的设计主要应考虑以下问题:(1)为保证选购信息的可靠性和便于分辨哪一种图书是由哪一位选书人员选订,系统需设置用户的后台注册管理功能,使选书人员通过登录进入系统。(2)数据输出模式应便于浏览。系统按《中国图书馆分类法》一级类目设置数据输出的导航菜单树,并在每一类目后有本类目的备选和已选新书种数自动统计显示。同时,由于每条书目信息款项较多,为方便浏览,系统应采用书目信息分级显示模式,即默认状态只显示ISBN、题名、出版者、出版年、价格等主要字段信息,点击对应书名链接,系统即以下弹信息栏形式显示全部的书目信息款项,并设置通过百度、豆瓣进一步搜索书目信息的网络链接,便于用户在根据书名无法确定是否选订的情况下,进一步了解更为详细的图书信息。(3)选书操作必须简便快捷。只需点击一次鼠标即可完成一种图书的选订或取消选订操作,并且选定标识能够即时显示。通过建立基于Web的拟购图书目录信息集中提交系统,可顺利实现零星采集拟购图书目录信息的集中存储管理,方便形成采购订单,更重要的是便于实现新增数据的跨库查重,避免同一种书目被重复采集。书目采集系统与选书系统执行同一登录认证。数据采集项包括ISBN、题名、著者、出版者、出版时间、价格,也可同时指定拟购复本数。数据查重是采访工作中最关键的工作环节,如果查重工作不严密,就会造成重复购置。本系统各业务环节涉及的数据查重有3处:(1)原始采访数据(即最新书目)导入选书库前与选书库的查重;(2)拟购目录发订前与发订库和馆藏库的查重;(3)拟购书目采集系统在执行书目数据提交时,要与采集库、发订库、馆藏库进行跨库数据查重,如有重复则提示用户并拒绝提交。以上数据查重主要通过ISBN号进行查重,由一个能够进行两个数据库对应字段比对的程序来完成。为避免“同书异号”、采访数据ISBN号错误等原因造成的重复订购,可在图书购进验收时通过集成管理系统进行综合性查重。3系统的优势和不足通过电子目录,实现数据查重及信息采集本系统对于订单采购有很好的业务支持,对于现货采购的数据查重也非常方便。若使用数据采集器现场采购,将本文所述的馆藏库和发订库作为查重基本库导入数据采集器,可实现现采即时查重;若不使用采集器则由供货商整理好现场选定的图书电子目录,转入本系统的发订查重环节。无论选用哪种方式,进行数据查重都非常方便。本系统将每一批次的图书订单集中存储于同一数据表,采访人员可借助系统查重程序方便地统计出发订图书的到货情况。本系统所用的数据查重程序便于采访人员根据实际需要,灵活设置执行查重的数据库对象及查重字段,查重速度快。图书采访要求工作节奏必须快速,使新书好书能够及时购进,因此新书订购征询时间不宜拖延太长。实施网上选书,能够统筹规划、集中优势,在规定时间内集中执行图书采选任务,因而工作效率高,可操作性强。重点拟购书目采集系统使采访数据采集工作透明化、科学化,便于管理层适时了解采访人员工作进展、在线统计工作量;有利于工作人员之间相互督促、相互协作,形成快速高效的工作氛围。德国法上的依据各个数据库的数据转出转入、数据查重的相关参数设置未能通过接口化的程序来实现,需要通过对数据库或相关程序文件的人工编辑操作来完成。笔者认为:(1)如果在拟购书目采集系统的书目提交模块输入ISBN号,系统能够自动获取豆瓣网的书目信息元数据,则可实现书目数据的自动套录功能,将大大提高工作效率。(2)各个数据库的书目转入转出、记