图书现场采购查重软件的设计

图书现场采购查重软件的设计

在图书馆的采购中，重新考虑是一项不可避免的任务。查重的意义不仅包含了“有”或“无”的问题,也是确定“多”和“少”、“补”与“弃”的关键步骤。在现今流行的图书馆集成管理系统软件中,查重是采购管理模块中必备的子项,可以进行批查重、单种查重、ISBN号查重、题名查重,为查重工作提供了充分的功能与入口。但是这些功能的实现离不开系统的整体环境,特别是依赖于网络与服务器,在离开图书馆进行的现场采购工作中便没有了用武之地。1现场购买方法1.1多层次的图书补充。对于涉及到一些全国几个大的区域中心城市都有规模较大的图书卖场,品种较多,备有复本,集合的出版社较多,比较适合应对评估考察一类的大批量紧迫性的图书补充。1.2图书馆用户的需求原来的出版社对于高校图书馆前去选书似乎不大欢迎,他们好像更喜欢客户通过订单订购。如今为了应对残酷的市场竞争形势,出版社大都也放下了架子,接待了图书馆这样的用户。许多出版社原来只在总编室有新书样本,如今为了接待图书馆用户,专门建立了图书样本室,像邮电出版社等观念转变较快的单位,为了加强对图书馆用户的服务,他们还开始提供只有图书馆用户使用的MARC编目数据。如果不是因为出版社的库房大多在偏远的地方,他们一定会允许现选现提。1.3电子目录、编目数据的承包加工近几年民营书商发展迅猛,他们以崭新的市场观念、服务理念服务于图书馆,取利于中间商地位。他们为图书馆用户提供电子目录、编目数据,承包加工工作,实际上为图书馆提供了更加方便的服务。他们的图书供货到图书馆时已经加装了磁针、加盖了馆藏章甚至贴了条码。做了这些工作,遇到不合适的图书馆退货图书,他们很难处理转手或退还给出版社,为此,一些规模较大的书商开始自建新书展示厅,便于采购员准确地选书。1.4高校图书馆装备中的特价书从一年一度的全国书市,到各种规模的图书订货会,每年全国有为数众多的书业展会,新书、特价书,甚至应对高校图书馆评估工作而产生的图书馆装备书展轮番亮相。图书馆从这些书市也可以选购不少书籍。2现场采购可以弥补图书市场的不足传统的中文图书采购工作大都采用手工方式,在《社科新书目》、《科技新书目》等三目四目加其他一些零散订单上填单,卡片查重,甚至量少的,采购员凭记忆、印象不必查重也能保证采购的质量。有了电子目录以后,目录好的,能有一些内容提要,再好的加上一些图片,但对于图书内容的揭示依然不够准确完善。尤其近些年,出版社为了追求经济效益,炒作行为增多,采购员判断图书质量更加困难,仅仅依靠目录很难把握图书的内容,买到不合适的、名不副实的图书的概率大大增加。这时候,现场采购无疑是解决此类问题的有效手段。其次,在年头岁尾,为了解决到书的时间差,现场采购一些图书作为补充,是很多图书馆采用的应急措施。图书馆尤其是高校馆,对于每年的采购量都有时间限制,走订单的方式有时候难免遇到到货不及时的问题。现场采购可以及时地可控地掌握品种与复本。再次,现场采购工作可以弥补采购目录报道率低的问题。新书报道率是困扰书商和采购员的难题。出版社出版计划的变更,图书发行方式的多样性,使得征订书目难免有所遗漏,现场采购由于样本的完备性可以在一定程度上减少由此带来的损失。3现场采购的潜在方法3.1图书馆的重、轻质量有些图书馆由于历史欠账太多,需要大批量补充馆藏,他们在急于买到书的同时,忽略或有意取消了查重这一环节,由于国家教委评估的指标只是一些量化指标,有些图书馆干脆只要数量忽视质量。这当然是不可取的一种方式。3.2馆藏数据存储最近有些厂商看到了查重工具的市场,开发了通过扫描读取ISBN号进行盘点查重的专用手持设备。其工作原理是:将馆藏数据截取ISBN、馆藏数量等少量字段存储在手持设备中,通过扫描条码将ISBN号作为唯一的查重入口,与新书比较,确定复本数量。这种方式目前呈现快速增长态势。这种查重方式的很大一个缺点是,目前该设备的内存容量、处理器能力有限,超过四五万条记录处理起来非常困难。而且只有ISBN一条途径查重,无法显示更多的信息。3.3方便应用功能强的查重软件随着IT技术的不断进步,笔记本电脑的功能越来越强,处理能力大大提高。处理运算目前大型图书馆的数据也不成问题。而且,其适用目前主流应用软件的特点,可以方便地应用各种工具开发更加功能强大的查重软件。笔者所作的一些讨论,主要是针对笔记本电脑的应用。日后其他的便携式电脑如果发展迅速,能够替代它当然更好,目前来说,这是功能最为强大的便携式硬件平台。运行环境、数据库平台、数据交换接口的通用性为我们开发查重软件提供了方便的条件。3.4终端设备与服务器间连接起来对于笔者来说,这是传说中的最前卫的方式。图书馆大都有了集成管理系统,通过无线网络(估计要借助无线网络技术和虚拟网络技术)将终端设备与服务器连接起来目前来说并不是难题,主要是带宽和通讯成本问题。这种方式有一个非常大的好处就是数据实时共享,即使有多组人员同时现采,彼此之间也不会重复订购。当然,这也对图书馆集成管理软件提出了更高的要求。4检查重型软件的设计4.1领导查重工作,改变采购员图书管理的思路,是一个“没有什么”这是个问题吗?笔者恰恰认为这是目前查重软件(或采购查重模块)存在问题最多的地方。国家图书馆实施呈缴本制度也许是个例外,国内甚至全世界很少再有普通图书馆能够全品种地收藏所有图书。每个图书馆都有自己的收藏范围、学科侧重,查重是收藏入口的第一关。所谓查重软件,其实这个名称就很有局限,但是目前也没有更权威的其他名称了。查重绝对不仅仅是查看“有”或“无”的问题,更重要的是应该让我们知道“有什么”和“没什么”的问题。手持条码扫描器查重仅能解决单一品种图书的“有或无”和“有多少”的问题,本是书店盘点的工具,用在图书馆采购查重工作上,往严重点说,是对图书采购工作的贬低。采购员在采购过程中,最重要的是对图书质量的控制和对图书种类的控制。质量控制更多的具有主观因素,需要采购员的综合素质,而种类控制相信这是计算机最擅长的了。查重软件应该能够通过分类和主题词的角度,及时地告诉采购员图书的单一品种数量和类别数量的统计,方便采购员进行取舍、平衡。比如,同样一本《红与黑》,不同的出版社出书的ISBN号一定不同,扫条码肯定只能发现一个版本的有无,而不能解决我们要知道的馆藏数量问题;一本有关photoshop的书,我们还需要知道有多少本讲的是基本操作,有多少讲的是滤镜,有多少讲的是特效,有多少是入门的,有多少是提高的。笔者在一年多的时间里接触过许多采购员,对于他们使用的查重软件特别关注,到目前为止,尚没有发现功能先进、强大的查重软件。笔者认为,好的查重软件不仅仅是程序设计的技巧问题,更重要的是它要包含的图书资源建设理念。查重不仅要查单一的种的“有或无”,还要查相关的类的“多和少”。4.2通用数据库平台目前构建数据库的平台、工具很多,开发基于数据库的软件并不难,笔者认为,类似于微软的access、foxpro一类的通用数据库平台比较适合。这类平台应用普遍,相对不是太复杂,用户容易掌握,与其他应用如excel表格等容易交换。在整理数据时相对容易方便,更重要的是能够在笔记本电脑上运行。4.3重软件的主要功能模块4.3.1采购数据库设计特点(1)馆藏数据是我们开展查重工作的基础数据,包括编目后的馆藏总库及验收登记库。这一模块的设计难度不大,应该注意的是考虑周全。目前图书馆集成管理系统众多,采用的数据库平台各有不同,定长数据库、不定长数据库(MARC格式数据最为典型常见)都有采用,可能要针对具体图书馆的实际来设计几套方案备选。如果能够将每种书的流通次数关联到数据表中最好,可惜不同的集成管理系统中流通数据表与馆藏书目记录的对应关系公开的不多,第三方编写的查重软件不容易办到。(2)可供目录数据初看好像可有可无,实则不然。导入完整的可供目录,便于采购员及时地将采购信息总结统计出来,心中有数,及时确定采购策略。这是查重软件经常被忽略的部分。现在全国知名的图书中间商都能够提供比较全面的可供目录数据,出版社新书目大都能在出书之前编制出预订目录,故此在看到新书前,目录都可收集到90%以上,这也是考察图书中间商预订目录收集能力和供应能力的很好途径。MARC格式数据的导入功能必不可少,有实力的供应商都能够提供。同时,难免有时也会遇到现书选购场所各种各样的目录格式,当然定长格式居多,能够开发出选定数据表之间字段的对应关系这样的模块最好,否则只能要求采购员要具备一定的数据库基础知识了。(3)采购数据导出模块设计最简单,每个查重软件都有自己的采购数据表结构,设计出字段可选的导出模块就可以了。一般转换成excel表格文件就很方便与书商、出版社交换,能够导出为DBF、ACCESS等格式也容易,多个选择更好。(4)批查重合并册数模块包括两方面内容,一是可供书目与馆藏目录之间查重,选择是否剔出馆藏已有的条目,减小可供书目的记录数,增加检索速度;二是馆藏数据的自身查重合并,有些二次进馆的重复记录需要合并。4.3.2查重数据的转换一般来说,图书馆馆藏数据和可供书目数据中,ISBN字段存贮的都是“7-111-23456-X”这样的中间带有‘-’分隔符的国际标准书号,而在现场采购中,扫描枪识别的是9787111234568这样的数字格式数据,这样查重的时候就需要进行转换才有利于快速进行比照检索(笔者见过一款能够直接转换的扫描枪,但经常出错)。转换包括两个过程,一个是将ISBN号中的‘-’去掉,另一个过程是添加‘-’。比较简单的方法是:将馆藏数据导入的表中增加一个字段,去掉所有的‘-’,从ISBN字段中截取左侧9个数字更新到新的字段中,在查重扫描输入数据的过程中,后台自动去掉前面的三位数字和最后一位数字,与新建的这个字段比对查重;添加‘-’的过程就是将形成的采购表中的9个数字按照ISBN取号规则在相应的位置上添加‘-’形成直观的ISBN号码。4.3.3确认模块该模块是重点,是体现查重思想的重中之重。需要注意的要点有:(1)馆藏情况显示查重操作界面是采购员最长时间面对的窗口,要做到信息集中全面,操作方便,尽量减少按键次数。扫描一本书后,用一个表格项显示馆藏有无情况,包括书名、作者、册数、IS-BN等简单几个字段即可。还应该有一个表格项显示订购表的信息,如果可供书目中有此书的信息,就可以显示较全面的信息,可以确认该书订购成功。(2)机械动作的设计现场采购是脑力劳动,更是体力劳动。操作电脑时间长了,总是进行机械动作也不是一件轻松的工作。软件设计要更加注重人性化。可以设计一个自动添加默认复本数和不重复自动订购的选项开关,设计将订购时间、订购地点字段自动添加进订购表,会更加方便数据导出、统计。(3)设计按关键词检索前面提到的可供目录不是可有可无的。在这一步骤中作用体现明显。如果可供目录中有扫描到的一种新书的信息,通过编程将书名自动抽取一些关键词对于现在的电脑来说不是难事,当然抽词的准确性技术一直有待提高,可以设定取几个关键词,在每一个关键词后面设计一个关键词检索按钮,就可以非常方便地进行关键词检索,达到按关键词查重的功能了。同理,在分类、作者项后设计其他的检索按钮,也可以增加更多的检索入口了。如果抽词的技术不过关,还可以设计人工选定字词,支持拖拽到输入框进行检索的功能。直接支持选定字符,按鼠标右键弹出选单进行各类查重最好。4.4文献感知模块采购员需要及时地掌握各种情况,诸如馆藏、流通量、采购种数、册数、金额