如何编制招标文件

如何编制招标文献招标文献是招标投标活动中最重要的法律文献，本文叙述了招标文献编制的原则，招标文献编制的几个重要环节，其中实质性规定、条件、评标方法、合同条款、分包都必须清晰明确。标签：招标文献编制原则重要环节招标采购，作为市场经济体制下一种通过实践证明，能够充足体现公平、公正、公开原则的，科学合理又主动有效的交易模式，在高校物资采购中被主动推广。招标文献是招标投标活动中最重要的法律文献，它不仅规定了完整的招标程序，并且还提出了各项具体的技术原则和交易条件，规定了拟订立的合同的重要内容，是投标人准备投标文献和参加投标的根据，是评审委员会评标的根据，也是拟订合同的基础。编制出完整、严谨、科学、客观公正，集针对性、合理性与保护性一体的招标文献，是招标成败的核心环节。招标文献制作不科学，往往会纠纷、投诉增多，影响高校采购的效率。为此，本文试就招标文献的编制，发表某些浅见。所谓招标文献，是指招标人向投标人提供的为进行投标工作而告知和规定性的书面性材料。招标文献的作用在于：阐明需要采购货品或工程的性质，通报招标程序将根据的规则和程序，告知订立合同的条件。招标文献应最少涉及下列内容：招标公示（或投标邀请函）；投标人须知；招标项目的名称、数量、技术参数、性能（配备）和售后服务规定；投标报价的方式及计算办法；评标的原则和评标的方法；交货、竣工或者提供服务的时间；投标人应当提供的有关资格和资信证明文献；投标确保金的规定；提交投标文献的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程安排；采购合同的基本条款及订立方式等。一、编制招标文献的根据和原则1.恪遵法律法规招标文献的内容应符合国内法律法规，如招标投标法、政府采购法、政府采购货品和服务招标投标管理方法、合同法、知识产权法、商业竞争法等多项有关的法律，遵照国际惯例、行业规范等。如有的招标文献中规定必须有我省的某行业领域资格证书，限制外地供应商竞争的区域规定，就与我国法律相背离。2.全方面反映使用单位需求招标的目的就是为需求服务，招标文献全方面反映使用单位需求是编制招标文献的一种基本的规定。技术规格书是对拟采购产品的技术描述，是反映招标采购产品具体而具体的内容规定，是招标采购产品的一种比较清晰的框架。技术规格书提供的规定越具体、越靠近采购人正当的实际规定，才干使采购成果更符合采购需求。招标文献应能全方面精确反映顾客的需求，功效描述精确，技术指标、工艺办法、质量水平档次规定、验收原则明确，当投标人阅读招标文献时，懂得应当以什么档次的产品报价可满足顾客的规定；商务条款、使用环境、地理位置条件也应明确，这些因素会影响到产品的配备和质量，影响到投标人的正常报价和投标方案。这些问题没有明确，招标文献就不能贴近顾客需求，不仅给投标人编制投标文献带来诸多困惑和疑问，最后影响了招标成效和质量。3.公正合理公正是指公正、平等看待使用单位和供应商。招标文献是含有法律效力的文献，双方都要恪守，都要承当义务。合理是指采购人提出技术规定、商务条件必须根据充足并切合实际。技术规定根据可行性报告、技术经济分析确立，不能盲目提高原则、提高设备精度等，否则会多花不必要的钱。4.公平竞争公平竞争是指招标文献不能存有歧视性条款。招标的原则是公开、公平、公正，只有公平、公开才干吸引真正感性趣、有竞争力的投标厂商竞争。招标文献应载明配套的评标因素或办法，尽量做到科学合理，这样会使招标活动更加公开，人为因素相对减少，也会使潜在的投标人更感爱好。还应当注意的是招标文献的各项规格，不得规定或者标明某一特定的专利、商标、名称、设计、型号、原产地或生产厂家，不得有倾向或排斥某一有爱好投标的法人或者其它组织的内容。5.科学规范以最规范的文字，把采购的目的、规定、进度、售后服务等描述得简捷有序、精确明了。招标文献的用词、用语一定要精确无误，表述清晰，不允许用大概、大概等无法拟定的语句以及体现上含糊不清的语句，尽量少用或不用形容词，严禁使用有歧义的语言，避免投标人出现理解误差。一份招标文献要做到“五个统一”，即格式统一、字体统一、语言统一、数字运用统一、技术规定使用原则统一。6.维护政府、学校、公司利益招标文献编制要注意维护使用单位的秘密，如高校网络设备采购就要考虑安全问题。不得损害国家利益和社会公众利益，如噪音污染必须达标。二、编制招标文献的几个重要环节1.前期论证工作应充足“论证”重要解决三个方面的问题。首先是为了避免设备购置的盲目性，克服重复购置、运用率低下等弊病。第二，统筹设备投资规划，优化资源配备。第三，通过论证，充足挖掘大精设备的使用潜力，增进资源共享、专管共用。认真做好设备的选型、论证工作。论证工作由高校实验室与设备管理处、学科建设办公室、院系负责人、具体实验室负责人及专家构成论证评定小组，针对大型精密贵重仪器设备的复杂性、专业性、时效性、个性化等特点，本着实事求是、认真负责的态度，坚持技术上先进、经济上合理、教学科研合用的原则，首先，从教学科研需要、课题研究需要、可预期的成果等方面论证购置的必要性，重点针对设备的先进性、合理性进行论证。另首先，根据资金到位状况、人员技术现状、安装场合条件、课题发展等因素论证设备购置的可行性，拟定引进设备的档次和配备。对的解决先进与实用的关系，不盲目追求多功效、高性能。第三，根据仪器设备的市场调研状况，拟定购置方案。采购部门应根据采购计划，对采购项目从政策、资金、市场、技术生产等方面进行全方位的市场调研，为科学合理的编制招标文献提供确保，对专业性强的采购项目可邀请有关的专家和技术人员进行论证、分析，必要时邀请潜在投标人听证，并在统一答疑时补正。2.合理分包细化采购规定货品集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位，品种多、数量大、金额大。标的太大，有经济实力的供应商可能不多，品种太多不分包，有优势的供应商可能无法把优势发挥出来，从而无法达成既广泛引发竞争、节省资金又满足各使用单位规定的目的。在编制招标文献时有必要对采购需求清单进行适宜的分包，使投标人可对其中一种包或几个包进行投标。分包时可从下列几个方面考虑：按采购项目的品目分包，同一品目归为一包；按采购项目的数量分包，如果同一品目的采购数量很大，出于投标人供货能力等方面的因素的考虑可划分为若干个分包；从投标人的经济承受能力考虑，可将同一类品目按资金额度适宜划分为若干个包；按经销公司划分，只有专营公司才干经销的项目不要同其它品目归为一包，象医疗设备招标，生产多功效红外光治疗仪的公司不一定生产超声显象诊疗仪，若是将两者归成一种包，就有可能招标不成功。3.避免招标文献技术需求的倾向性我们在制作招标文献时，普通是由使用单位先提供设备的规格、技术参数。使用单位自己很难完毕技术需求的制作，他们就会委托某些供应商来制作完毕，而这些供应商在制作技术需求的过程中就会对自己销售的设备有某种倾向性，这就存在着倾向性的问题。笔者认为，招标文献的技术需求如何避免倾向性能够采用下列方法和办法：(1)专家评审法招标文献制订后，请有关专家审定，排除倾向性指标，这是一种比较抱负的方法。选用专家时应考虑应用性专家和理论性专家相结合，这种办法普通合用于采购的货品专业性很强，单项金额比较大的招标采购。(2)市场调查法开展市场调查进行比较，制订档次相称的同类货品中所含有的基本相似的技术指标，吸引竞争。这种办法普通适应于采购数量比较大，比较通用的货品类招标采购，但在专业设备上操作比较困难，由于专业设备的专业特性很强，技术规定各有侧重，相似指标比较缺少，并且开展市场调查需要较长时间。(3)基本指标法制订某些必要（必须满足）的基本指标，通过使用规定和使用目的以及货品档次的描述，使有爱好参加投标的全部供应商都能清晰懂得需要提供什么样的货品才干满足采购需求。这种办法普通合用于采购的货品有一定专业性，种类较多，单项价格不是很大的招标采购。(4)评标原则的制订和公开评标方法应细化，评标内容具体明确，分值设立合理，含有可操作性。根据财政部的《政府采购货品和服务招标投标管理方法》规定，评标办法分为最低评标价法、综合评分法和性价比法。对于选定的评标方法，需要量化及设立权重的还应在招标文献中载明此办法的评标因素（含子因素）及其权重。评标过程中不允许采用招标文献未载明的评标办法或未载明评标因素进行评标。对于原则定制商品及其通用服务项目建议采用最低价评标法，具体解读即应符合下列条件:①含有通用技术、性能原则;②同一品种或同一型号商品;③招标文献对招标项目规定较为具体;④招标人对技术、性能没有特殊规定；⑤通用服务项目综合评标法和性价比法使用的范畴比较统一：①对专业性较强、技术服务规定较高的项目；②对技术、性能和服务等有特殊规定的项目。但是综合评标法和性价比法还是有较大差别的，首先应当明确按着文献规定，采用综合评标法，货品项目的价格分占总分的比重应在30%到60%之间；服务类项目的价格分占总分的比重应在10%到30%之间，碰到执行统一价格原则的服务项目，如按电脑台数计算维护费、按人数计算物业管理费，其价格可不列为评分因素。(5)对编标人员的素质规定编制招标文献是一项极其严