合同管理的风险与防范

合同管理的风险与防范

一、目前，公司合同管理存在几个问题由于自身因素的主观影响和外部因素的客观影响，公司在生产过程中存在许多问题。综合分析,有以下几个方面:1、经营合同问题一个企业如果没有健全的合同管理制度,就会因为缺乏统一的合同依据,使每个部门的权责分工不明,制度规定的出处五花八门,甚至有冲突,合同经办部门和经办人员无法执行。更有甚者,有些对外经营业务可能事后补签合同或者不签订合同,导致一些争议性的合同很难求证原意。有些业务合同管理只局限于文本审查和合同档案管理,不能将合同签订前的选商谈判、签订中的审查授权、签订后的履行监控工作有效地衔接,这些都最终会给企业管理和生产经营买下一个重型炸弹。2、合同管理职能部门有些公司对无法认识到合同管理的重要性,缺乏科学完善的合同管理职能部门。部分管理层缺乏对合同风险防范和规避意识,合同管理人员紧缺,缺乏足够的业务经费,也就不可能将合同管理摆放在企业管理中的重要组成部分。3、业务范围内无法从事合同事务性工作部分合同管理人员文化水平偏低,甚至没有受过高等教育;有的是直接上手,业务不精通,缺乏正规的法律教育和系统的法律知识,业务范围内无法按严格要求开展合同管理工作只是盲目机械的从事合同事务性工作,无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断,更谈不上合同管理。4、其他相关部门的原因合同管理机构在涉及到相关的合同业务方面无法做到与其它部门相互沟通,不能考虑从其他相关部门的角度去做合同管理,由此造成合同管理与企业管理的其他部门相互孤立,无法达成共识。在合同审批过程中,一些程序过于复杂,审批人员部门繁多,办事效率低下,使合同签订无法如期完成。5、甲乙双方合同的有效性由于合同内容表述模糊,使合同双方容易曲解合同内容,致使合同无法履行甚至引起法律纠纷,因此,合同的有效性必须在法律范围内准确规定甲乙双方的权利和义务。合同条款不全面,存在缺陷与漏洞,常见漏掉的往往是违约责任。一旦发生违约,在合同中看不到违约如何处理的条款。而这种问题的避免只有靠准确恰当的合同文本才能解决,换句话说,合同内容要结构严谨,逻辑清晰,更要咬文嚼字。二、公司合同管理中存在问题的主要原因企业合同管理中存在的问题虽然原因有很多,但是真正对企业的生产经营起到决定性作用的有以下几个主要原因:1、企业合同管理的意义企业合同管理是企业管理的—项核心内容,企业管理的每个环节都应围绕着这个核心开展。成功的企业合同管理,是把合同的权利义务能分工分解到各部门,由各部门去履行于自己职能范围的权利义务,只有这样合同管理才能真正到位,履行责任才能真正落实。企业合同管理是一个系统工程,需要各子系统、分系统共同配合,因此,有效地信息沟通和处理在合同管理中十分重要。2、管理者要高度重视企业发展业务生产的知识与合同法的律修养之间存在着相互依赖的关系,每个企业管理者都必须高度重视。同时,随着市场经济的深入发展,业务拓展需要合同约束,那么建立规范有效地合同模式已经成为一种基础性的工作。3、合同主体缺乏相应预见性管理合同文本分析存在的问题主要包括两个方面:一是当事人不具备相应资格,合同内容不符合《合同法》和其他各种法律的要求。二是构成合同文件的种种文件不齐全,合同条款不完备,对各种问题的规定存在遗漏;合同用词是否准确,有无模棱两可;对工程中可能出现的不利情况是否有足够的预见性。因此,一个有效的合同管理制度需要高素质的人才队伍作支撑。三、加强企业合同管理的一些措施1、提高风险防范意识一流的企业管理水平必须与增强合同管理的理念相依为命。合同管理作为一种管理约束行为具有强制性、法律性,任何人都必须依法遵守和执行,要从法律的高度认识合同管理的低位,进—步增强合同管理的风险防范意识,提高风险规避能力。使合同管理制度和操作规程上升为企业重要的规章制度,进—步增强合同管理规范化、制度化。2、建立理预警机制企业要严格履行合同规定范围内的权利和义务,全面制定被查信息统计表,建立合同管理预警机制。合同违约是合同风险管理中的主要部分,法律法规部门审查合同时,选择合适的违约条款和纠纷处理条款,及时采取协商、仲裁或诉讼等方式对违约方采取不同程度的处理方案,在规定的期限内有效而积极地维护企业的合法权益,减少企业的经济损失。3、同纠纷的处理一套健全的合同管理制度的主要内容应包括:合同的签订、公司管理制度、合同的履行、合同纠纷的处理合同的管理、合同专用章管理,合同管理绩效考核检查,合同管理人员培训等。企业建立健全完善的合同管理制度制定切实可行的合同管理制度,使合同管理制度清晰明确,确保企业管理职责明确、程序规范,促使合同管理规范化、科学化、法律化。4、企业实际结算工作,即合同违约预防法律部顾问的有效监督有利于合同管理者深入了解企业各类合同的履行情况,及时发现影响履行的原因,以便随时向各部门反馈,防止违约的发生,以保障合同的及时有效履行,降低风险程度。企业的结算管理水平也与法律顾问的监督效力紧密相连。法律顾问部门同结算人员、财务人员相互配合,可以对合同签订的进行有效地审查,进一步监督合同履行情况,提高结算管理水平。5、复核合同期间的手续企管法律事务部门是综合检查落实的部门,要严格执行会签程序,持续跟踪履行情况,定期检查确认,复核合同全过程的手续,提高风险防范意识。加强合同主办、会审、结算部门的工作协调与信息沟通,监督、检查合同的履行、结算,加强合同管理规范化程度,使合同管理的各个环节有效衔接,使合同管理过程中的每—个环节都在严格管理和控制之下,从而预防合同纠纷和法律风险的发生,有效维护企业合法权益。6、对合同的成立和生效后,对双方当事人的管理要求和方案进行对比如果要从制度上解决合同的管理问题,就必须进行分权,立足实践,要把合同的签订要分为以下三个步骤:洽谈、批准、审查。首先,要求双方当事人的对对方的资质、履约能力和信誉情况作深入全面的考察和了解,洽谈合同的具体条款,然后,由双方的法定代表责任人在充分考虑经济效益和风险责任的情况下决定是否批准合同生效,最后,合同管理部门要对对已形成书面的合同文本的合法性。严密性进行审查。以上三个环节要求职能部门必须严格遵守和执行自己的职责,同时要求对其他部门行使监督权,从而促进企业的合同管理制度化的提升。7、加强企业管理人员的法律意识合同管理的质量与合同管理人员的业务素质的高低成相关。增强领导层的依法治企意识,使法制观念深入人心,从思想根源上杜绝违法行为,就需要组织企业人员进行法律法规知识的学习,提高全员基本法律素质。企业以提高了合同管理人员的法律意识为出发点,组织人员