大型医药学术会议

大型医药学术会标准操作规程策划人：Carter11/12/2023目录开展大型学术会的条件1大型学术会会前准备2大型学术会会中要求3会议议程4会后评估5会后跟进6一、开展大型学术会的条件

1、明确的会议主题

2、权威的主讲专家二、大型学术会会前准备1、总负责人确认会议主题、时间、地点、议程、规模、讲课专家、大会主席以及合作的学会（是否学会提供学分）等，确认费用分配原则及支付、核销方式。2、总负责人分工，由专人分别落实以下项目（1）会议资料

A、《会议资料汇编》收集：讲稿及相关会议资料，编辑整理成册。若有两位以

上主讲专家，应提前沟通讲课内容，避免重复和冲突。

B、设计并制作：邀请函、主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝、导

向牌、工作人员胸牌、水牌及会议资料封皮；《会议资料汇编》内容。

C、配合供给部、市场促进部确认印刷邀请函、《会议资料汇编》等。

D、配合市场促进部准备邀请函、会议所需企业品牌宣传物、产品品牌宣传品、

《会议资料汇编》、礼品、饮用水及资料袋、笔记本、笔等辅助物品（尤其需

注意确认运输到会场时间）。

E、会前1天将相关会议资料分装到资料袋中，并整齐堆放、点清数目。讲台电脑

中拷贝讲课幻灯片、公司宣传片、主题背景图片等。（2）会场

A、会场选择在交通便利，著名的宾馆。会场大小与拟邀请听课人数匹配。了解

周围交通情况，以便通知参会人员时告知。

B、确认会场时间、地点、座位数、灯光、音响、投影仪及展示仪（展示仪根据

讲课专家要求与否准备）、投影幕布、无线话筒等。

C、会场布置：摆放主背景板、签到处背景板、横幅、展架、易拉宝，准备导向

牌、工作人员胸牌、水牌。讲台布置鲜花、电脑、激光笔等，连接好并试用

。分负责人还应注意会后各物料的收回，设备的归还等工作。

D、准备会场休息厅。

E、如果是视频会，需要确认会场网络设备是否满足要求（必须有备份网络）及

试运行。

F、如果会议中间有茶休，准备茶水、咖啡、点心、水果及桌布、座椅等。（3）录像、照相相关人员及器材的准备。（4）专家接待：按行程安排专家食、宿、行、游等招待事项。（5）参会人员

A、确认参会公司领导名单，按行程安排食、宿、行等事项。提前沟通讲话内容。

B、确认参会学会领导名单，及其邀请、接送、接待及礼品（礼包）的准备。并

沟通讲话内容。

C、邀请讲课专家，确定大会主席，提前沟通会议流程及资料。

D、邀请各地参会专家：明确各位的食、宿、行等的费用，可由会务组预定酒店，

并明确告知是否自费。3-4次邀请（告知性邀请，正式送邀请函，会前2-3天

提醒，会前当天短信、电话确认）。（6）服务人员岗位

A、引导参会专家人员

B、引导公司领导、学会领导、讲课专家人员

C、签到处工作人员

D、茶歇处、发放礼品、发放午餐等工作人员

E、休息厅工作人员

F、投影仪等设备协调人员（会前确认会议中使用的电脑上已准备好讲稿等）（7）检查督导

A、总负责人、各分负责人以多次会前会形式进行

B、会前一天总负责人必须再次确认各项工作落实情况，并查看会场准备情况。（8）预算：

以上各部分负责人做出所负责内容预算，由总负责人统一汇总整理后按流程申请。三、大型学术会会中要求1、会议当天总负责人再次会场检查投影仪等仪器、会议资料、会场布置及讲稿，确认礼品或学分发放方式及工作人员。2、各岗位工作人员 A、着正装、带工作牌，各就各位、各司其职。 B、各组之间相互配合，共同做好工作。服务人员注重礼仪、热情服务、主动协 调，不得相互推诿、到处走动、打闹嬉笑、先行食用茶歇物品。 C、会