图书馆电子资源的引进和管理

图书馆电子资源的引进和管理黄镝(上海交通大学图书馆)

摘要：如何引进和管理电子资源已经成为图书馆关注的焦点，本文简单介绍了电子资源种类和特性，对引进电子资源应考虑的因素和如何管理电子资源进行了一些探讨。关键词：电子资源、数据库、SFX、图书馆

进入二十一世纪，电子空间不断膨胀，因特网正变得巨大而日益高速，目前通过因特网上最先进的搜索引擎google能检索到大约13亿个网页，电子信息资源已经成为人们重要的信息源。数字时代的图书馆应顺应潮流，将以印刷型文献为主的馆藏建设转向传统文献和电子文献并重的发展战略，着力做好电子资源的引进与管理。目前，网上信息资源的质量良莠不齐，分布离散无序，因此图书馆引进电子资源的重点应是出版社和信息机构推出的各种数据库。在引进各类数据库的同时，图书馆应走在信息基础建设的前沿，吸收新技术、新方法，活用各种数据库，加强管理和重组，以使信息增值，资源结构化，令读者能在浩瀚的电子信息资源中游刃自如。一、电子资源的种类电子资源按其载体形态划分主要有二大范畴：一是以光盘、磁盘、磁带等脱机载体出版的有形电子资源；二是在网络上出版的网上电子资源。数据库光盘和多媒体光盘曾经是图书馆电子文献的主要组成部分，但随着Internet的日益普及和飞速发展，网上资源的优势日趋显著。与光盘相比，网上资源不需要光盘塔等设备的投入和人员的日常操作维护，内容更新周期更快。因此，网上资源将成为图书馆电子资源的主体，光盘只是作为数据备份的辅助工具，这是一个不可逆转的趋势。电子资源按发布形式不同可分为：数据库、电子期刊、电子图书、电子报纸、动态性信息、软件等。其中数据库是历史最久、影响最广的一种电子信息资源，它以先进的数据处理技术、深加工的信息、以及与网络的完美结合，成为电子信息资源的主体。数据库涉及领域广泛，按其内容可划分为四种：（1）书目数据库，包括索引、文摘等二次文献数据库，如EI、SCI等；（2）数值数据库，主要包含数字数据，如统计数据、科学实验数据、科学测量数据等；（3）事实数据库，收录人物、机构、事务等的现象、情况、过程之类的事实性数据，如机构名录、大事记等；（4）全文数据库，提供完整的原始文献数据，集检索功能与浏览原文功能为一体，是目前最便捷、最具潜力的电子资源。二、电子资源的特性1．

易获取性电子资源借助计算机与网络，向用户提供检索和传递资料的服务，因特网穿越时空的优势使读者在任何时候、任何地点均可通过网络获取电子资源。电子资源的提供使图书馆的服务在时间和空间上得以延伸，使信息的获取更为便捷。2．

共享性与传统文献相比，电子资源使多用户可在同一时刻下共享共用同一信息源。传统文献，如一册书或一本杂志，同一时间只能供一个读者阅读。而电子资源，如一个数据库可被多个用户同时检索，同一篇资料可供多个用户同时下载、浏览，体现了电子资源特有的实时共享性，提高了资源的利用率。3．

资料更新快学科发展突飞猛进、知识更新日新月异的当今时代，信息的时效性显得尤为重要。在减少了印刷型文献印刷、装订、运输等繁冗环节之后，网上出版物和数据库通常以日或周为更新周期，其高效的动态更新和快捷的实时传递，在充分发挥信息的时效价值方面有着传统文献无可比拟的优势。4．

形式的多样性多媒体技术在电子资源中的利用，使文字、图形、声音、动画、三维图像等相结合，提供丰富多彩、生动逼真的信息，使读者能够闻其声、见其形，有身临其境之感。与此同时，超文本技术的运用改变了传统信息的线性组织方法，增强了人们对知识的表达能力，大大拓展了信息的获取和传播范围。使读者更容易理解和接受。5．

知识的类聚性受手工检索工具对文献揭示的不充分性和检索手段繁琐的限制，传统文献中大量有用知识被隐藏。而在网络环境下，依靠强大的检索软件可以使不同类型的相关信息聚集并有序化。目前网络数据库有大型化趋势，同一公司制作的多种数据库产品的检索界面趋向统一，并可多库操作，对检索的完整性提供了可靠保证。除各数据库之间的链接外，数据库还可与图书馆书目查询系统进行链接，这些链接方式可以帮助读者从书目、题录、文摘等二次文献直接查阅到全文。三、电子资源引进应着重考虑的因素电子资源引进比传统印刷文献采集要复杂的多，除了要考虑内容、质量、价格等因素外，还需要考虑许多技术因素。电子资源特别是一些大型数据库，价格相当昂贵而且需每年支付更新费，因此在引进前应进行充分的科学决策，对引进项目的以下各种因素进行详细了解。1．

内容引进电子资源首先应考察其数据类型和资源内容是否适合图书馆的目标用户。如学校图书馆应根据学校的学科专业设置，有针对性地选择能涵盖各主要学科的数据库。在选择时应考察数据库信息来源的权威性、可靠性。2．

检索系统目前，很多数据库都有不同的检索系统，如BiosisPreview有OVID的DBSearch、SilverPlatter的WebSPRIS和ISI的WebofScience等检索系统。因此，在引进数据库时因对其相应的检索系统进行考察，主要对检索界面、记录格式、检索功能、运算符、索引系统、输出结果等方面进行详细了解，根据图书馆的实际情况进行取舍，在选择检索系统应考虑图书馆的历史状况，尽量应用统一的检索界面。3．

存取的技术方案目前国内网络带宽较窄、通信费用昂贵，因此数据库能否提供合适的联接取用的技术方案也是引进时应考虑的一个重要因素。网上商业数据库取用主要有三种方式：（1）直接进入INTERNET，在访问国外数据库时需支付国外通信费及流量费，对国内用户来说这是一笔不小的费用。（2）专线访问，国外多家著名的信息出版公司为了打开国内市场纷纷租用DigitalIsland公司的专线联接国内，使用户免去国际通信费和国际流量费。（3）镜像站点，对于一些使用频率很高或网络环境较差的数据库可以考虑在局域网上建立Web镜像站点。建立镜像的优点在于可大大提高访问的响应速度，节约通信费用；其缺点是需要投入服务器等硬件设备和维护的人力，数据的更新相对延迟。4．

使用频率使用频率是反映数据库利用率的重要指标，也是考虑一个数据库是否引进或续订的重要因素。国内外大多数据库都提供试用，在试用期间应向数据库提供商索取详细的使用报告，分析检索次数和检索结果的下载打印量，并注意听取用户的反馈意见。5．

并发用户有许多商业数据库并不能无限制使用，而是规定了在同一时间允许访问的用户数，除了引进数据本身的费用外，还根据并发用户数量收取相应费用。在引进数据库时，应根据利用率慎重确定并发用户数。尤其值得注意的是，在试用时或引进初期受用户新鲜感和好奇心的影响，数据库受关注程度较高，与实际需要的并发用户数有较大的偏差，所以在引进初期不宜购买过多的并发用户数，而应在使用后根据需要逐步增加。在引进不受并发用户数限制的数据库时，必须注意检索平台是否能在同一时间支持较多用户使用，应加强考察多用户同时使用时的系统稳定性。6．

累积数据数据库一般都有一定年限的回溯累积数据，有的超过50年，如SCI的数据回溯至1945年。有很多数据库的回溯数据另外收费，因此，在引进这部分数据库时，还应根据经费情况确定累积数据的回溯年限，对于一些进展较快的学科领域的数据库，一般只须3-5年的累积数据。国外一些图书馆常把每年多余的经费用来购买一些重点数据库的回溯数据。7．

文件格式二次文献数据库一般都使用HTML格式。全文数据库常用的文件格式有HTML、PDF、POSTSCRIPT、TIF、LATEX等，最常用的为HTML、PDF格式。HTML格式只需浏览器就可阅读，且相应的文件较小，网上传输速度快；PDF文件是目前最常用的映像文件格式，能反映全文的原貌，须用Adobe公司出品的AcrobatReader阅读器阅读和打印，相应的文件较大；Postscript是在MS-DOS、UNIX、MACINTOCH系统下使用的文本编排压缩文件，常用于公式较多的学术论文中，在一些学术机构网站上的电子期刊和会议录全文中使用较多。PS文件须使用GZIP.EXE程序才能阅读和打印，在MS-DOS、UNIX系统下输入下命令：gzip–dfilename。在国内几大重要的全文数据库中，除万方资源系统的电子期刊使用HTML和PDF格式外，其他两大全文期刊数据库中国学术期刊网和重庆维普的全文都有自己的格式和专用浏览器。8．

与其它数据库的链接和整合电子资源作为馆藏资源的重要组成部分，与传统文献一样需要进行加工整合，建立高效便捷的导航系统，以便在有序化的单个数据库基础上，实现整体电子资源馆藏的有序化、集成化。二次文献与一次文献间的无缝链接，电子资源与WebPAC的链接是实现这一目标的重要手段。因此，所引进的文摘数据库和全文数据库之间能否实现相互链接；引进的数据库是否提供接口与图书馆书目系统链接，是图书馆整合电子资源的重要条件。在引进数据库前，应注意了解出版商是否能协助图书馆做好链接工作，或能否提供数据库的表接口。9．

许可协议引进国外数据库时，最常用是以签订许可协议(licenseAgreement)的方法引进，因此图书馆花钱得到的是数据库在一定时间内的使用权。目前许可协议通常由数据库生产商主导，图书馆往往只能被动接受，图书馆的利益得不到充分保护。国外图书馆已开始联合起来，拒绝由生产商制定协议条款，而是自己制订了许可协议条款供生产商签署，以保护自己的利益。国内图书馆也应对许可协议给予充分重视，维护自身利益。10．

馆藏问题网上资源与传统文献的采购不同，一般通过签订“租用许可协议”取得访问权，数据库在对方的服务器上，图书馆没有实质的馆藏。但对于一部分以网上和光盘二种形式出版的数据库，应与出版公司协商，要求免费或支付少量费用提供光盘作为馆藏。在条件许可的情况下多建立一些镜像也是解决馆藏问题的理想方案。11．

知识产权数据库在对内容的打印、下载、拷贝是否有限制也是应重点考虑的一个方面。图书馆应加强对电子资源知识产权保护的意识，对用户进行知识产权的宣传和教育。对于用户滥用数据库，利用“网络机器人”等工具批量下载全文的用户应及时制止和进行教育。

除了要考虑上述因素外，在电子资源引进过程中，应注意图书馆之间的联系，加强图书馆之间的协作，在购买一些国内外著名的应用面较广的数据库时应尽量采取集团采购的形式来引进，以争取最优惠的价格和最好的服务，使出版商获取增量，图书馆得到实惠。目前，高校图书馆在CALIS的组织下已成功地以集团采购的形式引进了一批数据库，其中ElsevierSDOS更是高校图书馆联合公共图书馆和科学院图书馆成功引进数据库的一个典范。以后，在引进电子资源时，还应尝试一些其它模式，如城域和地区的联合采购。四、电子资源的管理电子资源与印刷型文献资源相比更复杂多样，具有广泛性、无序性、分散性、流动性等特征。图书馆如何对电子资源进行有效的管理，提高电子资源的利用率、使信息增值应是今后图书馆学领域研究的一个重要课题。目前，电子资源管理方法还在探索阶段，信息业和图书馆界不时推出一些新的技术和手段，图书馆应密切跟踪新技术的发展，在引进电子资源的同时，应根据图书馆的需要引进一些先进的信息管理技术，如SFX、InformationAgent、全文检索系统。利用这些成熟的技术来实现电子资源有效管理。1．

电子资源的整合电子资源管理首先应对各种电子资源进行整合，资源整合应包括以下几个方面：（1）二次文献数据库与全文数据库进行无缝链接，通过文摘、索引和引文数据库与图书馆订购的相应的全文数据库和取得使用权限的网上电子期刊实现链接。（2）二次文献数据库与图书馆OPEC的链接，使读者了解图书馆是否有相应的印刷本馆藏，方便读者就近获取原文。（3）全文数据库与OPEC的链接，使读者能通过图书馆书目系统了解图书馆的电子馆藏。对于部分同时拥有印刷本馆藏和电子馆藏的文献，可由读者根据自己的阅读习惯和实际情况作出选择。以上的工作在具体实施时需要与数据库生产商进行合作，如互相提供数据库表接口等。目前能提供整体解决方案的技术要数SFX技术。SFX是EXLibris公司去年推出的电子资源无缝链接整合软件，自推出后受到国外信息提供商和图书馆界的高度重视，目前一批世界著名的信息提供商如ISI、UMI、UBSCO等已开始使用SFX技术。SFX可以把来源不同和不同通信协议的信息完全融合，使不同类型、不同格式的数字资源实现无缝链接，包括：

全文数据库

文摘、索引、引文数据库

图书馆网上目录系统

其它WEB资源。如电子出版系统、网上免费全文等。SFX遵守OpenURL协议，OpenURL使信息资源和信息服务在一个开放式互联框架内协同工作。SFX可以安装在用户本地主机上，也可以通过EXLibris公司的主机来实现。2．

电子资源的书目控制对电子资源进行书目控制，实现电子资源内容有效揭示。目前对电子资源的检索主要利用搜索引擎等工具，虽然计算机的检索语言已比较成熟，各种搜索引擎以自然语言为基础，检索效率较高，但查准率不能保证，因些还须要对电子资源进行适当的人工标引，如用Metadata描述、组织和发现电子资源，使大量随机无序的网上信息转化为稳定有序的规范信息，从而达到对电子资源的有效控制，满足特定的检索需求。目前Metadata还没形成统一的规范或标准，应用最广泛且最受关注的有DublinCore、PICS、WebCollections等。3．

全文资源的导航。目前国内已引进了一批大型全文数据库，有些大学的全文电子期刊数量已超过印刷本期刊，这些全文期刊分别属于不同的出版社，有不同的检索平台，对于图书馆的最终用户来说，要搞清图书馆有哪些电子期刊是一件很困难的事情