公司合同管理办法

公司合同管理方法【文字大小：大中小】【收藏到：QQ百度雅虎收藏夹】【打印】阅读:12280第一章

总

则第一条

为规范公司的合同管理工作、满足合同管理工作需要，实现公司合同管理的制度化，防止和减少合同纠纷的发生，维护公司正当权益，根据《中华人民共和国合同法》和有关的法律、法规，结合公司实际状况制订本方法。第二条

本方法合用于公司及公司下属单位的一切合同管理活动。劳动合同的管理按照上级劳动人事部门的有关规定执行，借款合同、财产保险合同按公司财务部门规定执行。第三条

本规定所称合同，是指公司在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同。第四条

本方法所称合同管理，是指公司制订和修改有关合同管理制度以及对合同的订立、审查同意、推行、变更与解除、纠纷解决等进行监督、检查与考核等全过程的管理活动。第五条

合同经办部门负责本部门合同的订立和管理工作，实施“谁订立，谁负责”和“谁主管，谁负责”。重要职责为：1、负责组织本部门职责分工范畴内的合同谈判，拟定合同条款；2、全方面精确地填写合同条款，必要时组织进行合同评审。办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续；3、负责合同推行跟踪，追踪合同标的的内外质量，收集使用单位意见；4、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报管理规划部和有关领导审查、同意；5、及时向合同管理部门报送合同正本、招投标文献以及合同有关的多个纪要、变更澄清等资料，及时反映合同推行中出现的法律问题；6、参加合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供有关的一切资料；7、安排专人负责合同管理工作，及时做好本部门合同副本及有关文献的归档工作，建立本部门合同台账；订立合同，如涉及公司内部其它单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以拟定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最相近的部门负责，或由与该项业务最相近的上级主管领导拟定哪个部门作为合同的经办部门。第二章

合同管理部门第六条

管理规划部为公司合同管理的主管部门，统一管理公司的合同工作。其重要职责是：1、负责拟定、修订合同管理制度，并组织实施；2、组织宣传贯彻《合同法》及有关法律法规，组织对各业务部门合同经办人的培训；3、参加公司对外订立重大合同的谈判；4、参加标书评审和合同评审；5、对合同订立、变更及解除进行审查把关；6、负责公司本部及所属各单位的各类合同执行状况的监督检查；7、负责公司合同专用章的管理；8、负责公司合同台账、合同档案的建立和管理；9、协调单位内部和外部合同关系，对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼；10、合同管理中需要解决的其它问题。第七条

公司财务部是合同财务监督部门，重要职责：1、负责从财务角度审查和监督合同的订立和推行状况，重视在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关；2、负责发票的审查、签收、签发。核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容与否一致；合同同意程序与否符合规定，程序不完备的，回绝付款；3、负责按合同结算条款收、付款；第八条

其它有关单位的职责：1、申购单位负责向管理部门提供本单位所需物品的规格、型号、数量、质量、时间规定等；需要进行工程建筑施工的单位，负责向主管部门提供涉及维修、改造、新建、扩建工程建设的需求报告；2、质量验收小组负责对购进机器设备、材料、燃料等进行验收，并出具验收报告；3、验收单位负责对验收合格的机器设备、材料、燃料等办理入库手续；4、配合管理规划部进行重大合同审查或评审，并订立审查或评审意见；第三章

合同的订立第九条

订立合同应严格按《中华人民共和国合同法》的规定及本方法的有关规定，必须遵照“平等、自愿、公平”的原则。第十条合同订立的程序1、顾客提出要约邀请的合同订立程序资信审查—→接受要约邀请—→合同填写—→审查—→同意—→签章。2、我方提出要约邀请的合同订立程序对方资信状况审核—→要约邀请—→要约信息反馈—→合同填写—→审查—→同意—→签章。3、通过招标订立合同的程序市场调查—→标书制作、发放—→接受投标—→评审—→定标—→订立合同—→审查—→同意—→签章。4、设备、材料、物资买卖合同的订立程序计划准备—→考察小组对标的咨询（质量、价格、售后服务等）—→资信审查—→技术或商务谈判—→草拟合同文本—→审查—→同意—→签章。第十一条合同订立内容普通涉及下列条款：1、当事人名称（或姓名）、住所、法人代表人姓名及职务、开户银行及账号；2、标的或标的物（指货品、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；3、数量和质量，涉及合用规范、质量原则和检测方式等；4、价款或酬金；5、推行的期限、地点和方式；6、违约责任；7、合同争议的解决办法；8、合同订立的时间、地点；9、根据法律规定或合同性质应当含有的其它条款。对数量、质量、推行期限限和方式等有特殊规定的，应当在合同中予以特别明确。第十二条合同内容应符合下列规定：1、主体合格、标的明确、手续完备；2、条款齐全、意思表达真实；3、文字清晰、语言规范；4、无矛盾条款、无空白条款。5、数据电文合同信息能够调取以备后来查用，有可靠的办法确保信息自初次以最后形式生成并保持完整性，同时能够将信息展示。6、订立合同，如涉及公司内部其它单位的，应事先在内部进行协商，统一意见，然后签约。对于涉及多个部门或难以拟定由哪个部门作为合同经办部门的，由与该项业务最有关的部门或该项业务最有关的上级主管领导，拟定哪个部门作为合同的经办部门。第四章

合同的审查第十三条合同订立前，合同承接部门应当审核对方的资信状况和履约能力，内容涉及：1、社会信誉（近三年与否有重大违约，与否涉及重大经济纠纷或经济犯罪案件等）和履约能力（如生产能力、支付能力、运输能力等）；2、审查营业执照与否真实、有效；3、核算对方的资产（资金）证明；4、审查合同对方的资质等级证书；5、审查法人证书及法人委托证书；6、根据合同性质需要审查的其它内容。合同对方当事人的资信、履约能力有瑕疵或其委托代理人无有效授权的，不得与其订立合同。第十四条经办部门组织对合同进行业务性审查，审查的内容为：1、对方当事人与否含有签约主体资格；2、与否各方谈判、协商的一致意见，与否符合决策部门的决策意见；3、与否违反公司的规章制度；4、与否超越业务权限；5、语言与否精确、通顺。第十五条

合同管理部门对合同进行正当性审查，重要内容涉及：1、合同订立主体与否符正当律规定；2、条款与否违反法律、法规和司法解释的规定；3、条款与否有冲突；4、条款与否有歧义；5、条款与否有效维护我公司正当权益；6、条款与否完备。管理规划部对合同严密性可进行监督审查。第十六条提交管理规划部审查的合同应符合下列规定：1、经办部门已经对合同进行了业务性审查，涉及财务事项的已经通过财务部门审查；2、合同当事人均未在合同合同上签字盖章；3、合同商定的内容尚未实际推行；4、需要同时附送的材料完备；第十七条合同管理部门审查的期限为在收到合同后的3个工作日内完毕，并视状况提出法律意见或解决问题的方案，业务紧急的，因尽量满足业务部门的时间规定，业务特别疑难的，应合理延长审查时间。第十八条合同管理部门审查后，出具书面法律意见书，对存在的问题进行分析，对风险做出判断，并视状况提出防备或减少风险的对策。该意见不是最后的决策意见，而是业务部门做出决策的重要参考。第十九条合同报送法人代表或授权代表同意时，必须将法律意见书做为附件一并报送，根据同意人的规定对采纳部分和不采纳部分进行阐明，经办部门合同存档时也应将法律意见书一并存档。第二十条同一内容合同普通审查一次，由经办部门对采纳部分进行修改，特殊状况需要再次报送审查的，最多进行两次，审查人对合同文本和审查意见一并保存。第二十一条审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务。第五章合同的同意第二十二条公司总经理受董事会及董事长的委托，全权解决公司的各类业务，代表公司对外订立合同。公司其别人员对外订立合同，应得到公司总经理的授权并在授权范畴内对外订立合同。第二十三条

以公司名义订立的合同，合同承接部门应做好推行合同同意的程序：1、工程承包合同：公司本部土建工程、设备安装工程的承包合同，由公司预算人员审核总造价后，经主管副总经理同意后（金额较大的递交班子会讨论通过）由公司总经理授权副总经理订立合同。2、销售合同：公司销售合同，必须注明单价、供货数量、供货时间、回款时间、回款方式等，由公司总经理授权主管销售副总经理订立有关合同。如遇索赔、善后解决等有关事宜，必须经合同主管部门和其它合同监督部门讨论后报班子会通过。3、采购合同：公司本部大宗物资、设备及其配件的采购经物资部负责招投标后，再报主管副总经理同意（金额较大的递交班子会讨论通过），最后由公司总经理授权副总经理订立合同。4、其它各类合同同意程序：公司本部以公司名义订立的其它各类合同，经合同业务部门拟定后，报主管副总经理同意后，有必要时递交班子会讨论通过，由公司总经理授权订立有关合同。第二十四条

公司所属法人单位以其公司名义订立外协工程合同，应严格按公司“外协工程管理规定”有关内容订立。第二十五条

以公司名义对外订立合同应当使用合同专用章，以其它多个公章订立合同对我司不发生效力，除非公司追认。违反规定订立合同的追究有关人员责任。第六章

合同的推行第二十六条

合同依法成立，即含有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，严格执行所规定的权利义务，确保合同实际、全方面地推行。第二十七条公司合同实施合同履约责任制，部门及单位一把手是合同履约的第一负责人，第一负责人对合同的全方面、对的推行负责。第二十八条各签约单位、签约人应随时理解、掌握合同的推行状况，发现问题及时解决或报告。应当主动妥善地行使抗辩权、代位权、撤销权、留置权，否则致使合同不能推行或不能完全推行，给公司造成损失的，要追究有关人员的对应责任。第二十九条

根据合同性质，合同执行部门应按照合同商定的标的物的数量、质量等进行验收，对不符合合同商定的，应在法定或商定的期限内向对方当事人提出书面异议，并督促合同对方继续推行。第三十条

对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司领导审批签字。未经合同主管部门及公司领导签字，财务部门应不予付款。第三十一条

对于公司为付款方的合同，支付最后一笔合同款项时，合同执行部门应填写合同推行终止报告，送管理规划部终止合同。第七章合同的变更与解除第三十二条

在合同推行过程中碰到困难，各单位应尽一切努力克服，极力保障合同的推行。如实际推行或适宜推行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第三十三条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司正当权益出发，从严控制。第三十四条合同需要变更、解除，合同执行部门应向合同主管部门提交经本部门负责人签字的书面报告，经管理规划部门审查出具意见后，报法人代表或授权代表签字同意后方可变更、解除。经办部门应及时采用补救方法，尽量减少由此造成的损失。第三十五条

合同变更、解除必须采用书面形式。第三十六条

合同执行部门应将变更、解除合同的多个文献、纪要、信函等原件报送合同主管部门。第七章

合同纠纷的解决第三十七条发生合同纠纷时签约单位应在24小时内到合同主管部门提交书面报告，并根据实际状况，提出对应的解决以及应对方法；第三十八条合同纠纷原则上由签约单位负责解决，签约人对纠纷的解决必须具体负责终究。涉及公司内多个单位的，或签约单位解决不了的，报主管领导协调解决。第三十九条对经协商仍无法解决的合同纠纷，经总经理同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法解决。第四十条合同纠纷的提出，及与对方当事人协商解决纠纷的时间，应注意不超出法律规定的时效，并考虑有仲裁或起诉的足够时间。第四十一条合同管理部门解决经济纠纷前，有关签约单位必须提供下列证据材料(原件或复印件)；1、合同的文本(涉及变更、解除合同的合同)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；2、送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；3、产品质量原则、样品或鉴定报告；4、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；5、有关违约的证据材料；6、其它与解决纠纷有关的材料。第四十二条

合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应订立书面合同，由双方代表签字并加盖合同专用章。第四十三条合同纠纷解决或执行完毕的，应及时告知有关单位，并将有关资料汇总，统一交合同主管部门归档，以备查考。第八章

合同的管理第四十四条

公司本部各职能部门订立的合同，正本由合同主管部门保管，其副本由各职能部门保管。第四十五条

以公司名义鉴订的一切合同，如采购合同、销售合同、租赁合同、保险合同、工程承包合同及其招投标文献的正本由合同主管部门保管，其副本由财务部及有关部门保管。第四十六条公司对对外订立合同的人员，属于职务代理的按本方法第五章授权权限执行，属于总经理特别授权的，按一事一委托的原则，由总经理在办公会上授权委托，统计人需将内容写入统计。不经授权的人员一律无权对外订立合同。第四十七条各授权委托人在被授权的范畴、期限内，代表公司对外订立合同，不得将代理事项自行转委托别人代理。第四十八条发生特殊状况，须外带合同专用章的，须经法定代表人同意，并按规定办理登记手续。第四十九条合同专用章的使用应建立台帐，合同专用章如遗失或被盗，除应立刻告知有关部门外，还应登报挂失。第五十条普通状况下，公司不为其它单位和个人提供担保，特殊状况下，公司需为外单位提供担保的，需经总经理办公会议通过，总经理签字同意，并加盖公司