合同档案管理制度(2014.2)

PAGE1北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-008版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数1/4合同档案管理制度总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。合同分类一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号北京博兴宝信息技术有限公司文件编码XZ-ZD-008版本A修改状态0名称合同档案管理制度页数2/4分配、档案资料的收集整理。文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式：ST-2004－XS－0001－HT公司号年度号分类号顺序号部门代码年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示公司当年某一类合同的序号。部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。小计：共件借阅日期：年月日借阅人：归还日期：年月日签收人：审核人批准人注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人，第二联留存档案室备案。附件4