公司档案管理制度

公司档案管理制度为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本办法。一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政人事部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、行政人事部负责公司所有行政和业务档案资料的统一收集管理，财务部和各业务部门需指定专人负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、行政人事部有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。三、归档范围公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1、公司营业执照、质量管理体系证书、鉴定证书等各类资质原件、复印件、扫描件；2、各类人员身份证复印件、毕业证复印件等原件、复印件、扫描件；3、对外签订的各类经济合同原件；4、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。5、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。6、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及简报。7、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。8、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。三、归档要求1、遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面,应逐项按规定用签字笔书写,字迹要工整、清晰。7、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，行政人事部保存复印件。8、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。9、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由行政人事部保存原件；10、由公司对外签订的经济合同，行政人事部应保留原件，财务部、计划部、采购部各保存一份复印件；11、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交行政人事部归档。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。四、档案保管1、归档资料要进行登记，编制归档目录。2、档案管理人员要科学地编制档案分类目录，完善检索工具，以便于查找。3、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。5、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。6、经确定需销毁的档案，由行政人事部编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由行政人事部永久保存。7、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。8、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。五、档案使用与借阅1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。借阅者都要填写《档案借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅。2、借阅档案资料，须经行政人事部负责人批准。阅档必须在指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经总经理批准。3、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由行政人事部催还。需要长期借出的，须经总经理批准。发现损坏、丢失或逾期未还,必须及时汇报,追求责任。4、借出档案时，应填写使用人（单位）名称、联系电话等，以便查阅和催还。5、借阅档案资质者必须妥善保管档案资质，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。7、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经总经理同意，必须外借的，由总经理审批，必须严格保密,不准泄露档案材料内容。8、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;必须爱护档案,保持整洁,不准在档案