企业差旅管理的现状及对策

企业差旅管理的现状及对策

旅行管理是指公司通过信息技术对旅行活动进行整个过程监控，以实现控制差旅费的目的。传统的差旅管理模式存在巨大的浪费、有着难以克服的管理漏洞,而现代化的差旅管理能够为企业提供完善、快捷、方便、经济的差旅服务,为企业节约费用、减轻企业行政人员和财务人员的负担,为企业管理层提供差旅管理报告以利于差旅费用的控制和提升整个企业的管理水平。差旅费用的控制目前中国多数企业缺乏差旅管理意识,其差旅费用的报销流程复杂而繁琐,财务人员的工作量巨大,出差员工差旅费用控制薄弱,管理效率低下。1.差旅用的管理激发了中小型企业的参企业的并购、商务谈判、营销、采购已经牵扯了中国企业管理层太多的精力,他们决不肯花时间去考虑一年来有多少人出过差,去过哪些地方,差旅费开支的总额是多少。管理层认为这些事情应由企业行政人员或财务人员管理,而实际上企业行政人员多能从预订酒店和机票中获得高额回扣,财务人员本着多一事不如少一事的观念缺乏对差旅费用进行管理的积极性,因此应用差旅管理的中国企业数量不多。根据《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》报告显示,在被采访的国内私营企业中只有5%使用差旅管理服务,而国有企业的这个比例尚不足5%。2.报销方式单一、酒店费用高中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出,这类专门人员在为企业订购机票、酒店时可以获得高额回扣,出差员工住酒店时采用虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”;另一方面,中国的一些大中型企业在国内的摊子铺得很大,公司职员每年都要坐上好几回飞机,可谓是航空公司标准的大客户,但从来没有人想到去和航空公司协商,获得一定的折扣。酒店费用也是如此:由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店,使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量,因此很难和某家酒店签订长期合同,以获得更优惠的价格。由于缺乏有效监控,与差旅活动相关的票据的真实性、合法性难以甄别,加大了管理成本,严重影响了企业利润的获得。3.先进的差旅管理流程和流程根据《CorporateTravelManagementandTravelPracticesinChina》报告,在被采访的112家企业中,有1/4的受访企业惟一使用的是手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批,另有56%使用纸质表格和电子邮件结合的方式处理申请和审批。78%的受访企业使用手工流程和纸质表格进行差旅费用报告。由此看来,中国企业多采用传统的方法管理差旅费支出。企业传统的差旅管理流程复杂,出差人员要被迫填写各种纸质单证,单证填写容易出现不规范现象,需要花费大量的人力、物力去判断其合法性与合理性;领导们的审批可能会由于其出差而被耽搁,从而影响业务的执行,大量的纸质单据传递到财务部门后给财务部门增加了很大压力。由于各种出差相关票证种类繁多,对其进行装订、统计和汇总工作量极大,工作效率低下,还极易出现人为错误,造成不必要的损失。记录着企业的业务运作过程的纸质单据上有着重要信息,分析这些信息可以得出公司一年里飞机、火车、酒店所有开支,差旅时间的分布、旅途的时间等对公司经营有用的数据,但是由于是纸质介质,使分析和统计很不方便,难以形成规范而有价值的差旅管理报告。4.有特定的公司在中国,现金是差旅支付的最主要模式,用于现金预付款和费用报销。这一模式对所有类型的公司,包括跨国公司都适用。在112家受访企业中,有52%的受访跨国企业、86%的民营企业和91%的国有企业表示进行现金预付款并用现金支付差旅报销费用,这与世界其它地方的公司依赖于企业信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。现代旅行管理的实施1.差旅政策的制定企业差旅政策的制定体现了公司差旅费用支出的具体原则,涉及到旅行安排、付款方式、差旅开销及支出的处理程序等。在差旅政策中应有以下条款:员工出差的审批、出差员工的职责、旅行指南、交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准、员工安全及保险条款、同行家属费用条款、信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款、可以选用的差旅行程预订系统、协议酒店名单、协议航空公司名单等,差旅政策条款应尽量细化以方便嵌入差旅预订系统,从而保证良好的执行效果。在制定差旅政策时还应注意以下问题:(1)差旅政策的制定要在分析以往差旅费用的基础之上。通过分析以往的差旅费支出找出规律性的出差行为,例如经常入住的酒店、经常乘坐的航班、经常出差的城市,这样可以了解到哪家航空公司可以成为指定航空公司以获取最低机票折扣,哪个城市出差最多,哪种交通工具最方便且成本低廉,哪家酒店可以成为协议酒店以获取最优惠的价格。(2)差旅政策制定要在节约成本和员工满意度之间找到平衡。如果一味地控制成本挫伤了员工的工作热情,影响了企业的整体形象,向外界传递了企业资金短缺的信息,这将给企业的经营带来负面影响;如果一味地迎合员工,则会使企业差旅成本大幅提升,利润减少,最终也会影响企业的长远发展。因此在制定差旅政策时要充分听取企业各方人士的意见,尤其是要倾听经常出差员工的心声,还要让财务人员会同差旅经理一同参与差旅政策的制定。例如出于节约成本考虑,企业或许规定某个职位的员工出差到车程12小时以上的地区必须坐硬卧,而当时的折扣机票可能只比火车票价贵出一至两百元钱,坐飞机则可以快速到达。出差员工倾向坐飞机出行,那样不仅能够得到很好的休息,又能提高工作效率。然而财务人员则会认为成本加大了,财务效率降低。针对这一矛盾,在差旅政策中可以加上如下条款:在交通工具选择中,飞机机票折扣如果达到一定标准,可以选择乘机旅行。另外,在差旅政策中还可以加上如下条款:严格出差审批,如果用电话或视频以及电子邮件可以解决的业务坚决不批准出差;在出差时间确定的情况下,应提前数天预订机票和酒店以获得更为优惠的折扣等,这些条款的制定不仅能够有效节省不必要的开支,而且也不会遭致出差人员的强烈抵制。(3)差旅政策的制定应体现企业文化。如果企业强调以人为本、上下级平等的企业文化,非常注重员工的感受,在出差规定上,也应该力求人人平等,高级管理人员和普通员工间的待遇不要过于悬殊;如果企业强调权本等级的企业文化,那么在差旅政策的制定上应为不同等级员工制定不同的差旅标准,以体现等级观念。(4)在差旅政策的制定上要细致入微。差旅政策中应严格规定可以报销的差旅费用明细以及出差人员的职责,例如出差员工必须严格执行差旅和住宿标准,必须在规定的时间内用规定的预订系统完成预订机票和酒店,并利用信用卡支付与之相关的费用并打出消费明细,必须按照规定的流程和期限报销差旅费用,不得报销与公司业务无关的消费支出,不得将公务舱位转换为经济舱位,从而为同行的配偶换取机票等。在差旅途中会遇到很多不确定因素,在差旅政策的制定上应列示安全旅行指南,与此同时应注明列示有关保险的条款以保障出差员工的权益。(5)对企业员工进行差旅政策的培训,确保差旅政策的顺利实施。差旅政策作为企业的重要公共文件应放在公司网页,以便员工熟悉了解。在执行差旅政策时,要加强与员工的沟通,例如对新员工进行差旅政策的宣讲,提供一个公司内部的论坛用以讨论政策的相关条款,这样能够增强员工对公司差旅制度的认知和理解,并自觉遵守。2.差旅管理人员当一家企业或者企业集团每年的差旅费用达到一定规模,任命一名专门负责企业或者企业集团差旅事务的经理人员将是十分必要的。其工作职责应该包括:(1)参与制定差旅政策,负责向员工宣讲差旅政策。差旅经理应配合企业差旅业务发展的需要,协同财务人员、经常出差的员工参与制定差旅政策,提出适合企业文化和业务需求的建议;差旅政策一旦确定,差旅经理所带领的差旅管理团队需要采用网上公示、进行培训、和出差人员充分沟通等方式确保差旅相关人员了解该政策。(2)担当外部商旅供应商与企业内部出差员工的中介。差旅经理所带领的团队有义务与每位差旅者进行沟通,使他们了解安排差旅时能够利用哪些资源;当差旅政策中列示的供应商发生改变时,差旅部门应及时将新供应商名单告知全体员工,同时定期更新和增加差旅网页的信息,使出差员工及时了解差旅管理部门的工作;随时与以下供应商签订合同并协调关系:差旅管理公司、航空公司、酒店、汽车租赁公司、企业信用卡提供商等。(3)监控差旅活动。差旅经理需要监控、追踪并评估公司差旅过程的各个方面,并就差旅工作质量进行管理和监督,确保差旅工作的准确性和及时性;及时妥当地安排差旅事务中遇到的特殊情况;根据差旅业务的需求,引进新的差旅服务方案并制定相应的工作计划,以达到高效率、高标准地服务内部差旅员工的目标;负责开发新的商旅供应商以及评估现有供应商,保证现有供应商所提供的服务能够最大程度地满足本企业差旅需求。3.在线线购,实现差旅信息的互联互通一家专业的差旅公司,能够消化企业差旅管理中较为繁琐且专业性甚强的内部事务,而使企业将有限的精力集中于主业的开拓上。在选择差旅管理公司时要注意以下几点:(1)选择经验丰富、讲求信誉的差旅管理公司。认真审阅差旅管理公司的“报价表”,确认其所提供服务的全部内容和标准是否符合公司的经营目标,是否能够与公司的差旅政策相符合。(2)挑选具有强大网络的差旅管理公司。网络强大的差旅管理公司可根据企业的各种实际要求和变化对差旅活动适时进行调整和重新做出安排,以确保企业差旅活动的顺利进行。(3)差旅管理公司应能够在为企业开辟的专门网页上提供在线预订服务,使企业员工能够方便地使用该系统进行机票和酒店以及行程的预订。(4)保证企业的差旅政策与差旅管理公司的系统相整合。例如将差旅审批、各部门差旅预算、各种人员出差住宿的标准等嵌入差旅公司的预订系统。预订系统通过自动辨认个人账号和个人身份证号码,为出差员工显示他(她)所能够乘坐的舱位和入住的酒店,因此出差人员只需输入事先得到的个人账号,输入身份证号码即可在网上申请出差,出差申请被批准后购买机票、挑选座位、预订宾馆、租车等均不需担心会违反企业的相关规定。企业在差旅政策中可能会要求员工在预订时选择最低票价,那么在预订系统中就会有相应的提示。(5)差旅管理公司应能用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给即将出差的员工,而员工也可利用在线预订系统、打印确认函确认电子机票和酒店的预订是否成功。(6)差旅管理公司的预订系统能够与企业的网上报销系统、企业的ERP系统,网上银行实现数据的共享,从而最大程度地避免信息孤岛,提高工作效率,规避风险。(7)差旅管理公司将能提供除预订行程以外的其他增值服务,例如提供差旅管理报告以便于企业对各种出差数据进行分析、协同企业差旅经理分析现有差旅政策的合理性并提出改进建议、利用企业消费的数据向航空公司和酒店议价,为企业争取最优惠的价格。4.通过对基本型对公务消费的管理,提高了成本控制的效果信用卡能够有效地帮助企业管理日常开支,如机票、酒店住宿、餐饮以至办公用品的支出等,为企业省时省钱。采用信用卡结算机票和酒店等一系列差旅费支出能使企业透过此卡所提供的全面性综合报告,对账项一目了然,掌握全盘开支,也免除了预借现金、归还现金的环节。由于信用卡具有免息期的功能,也避免了占用企业流动资金,能够有效地提高企业资金的使用效率。具体做法是为企业不同级别的人员办理不同信用额度的信用卡。企业工作人员外出公务消费时,可以不再预借现金,而是持信用卡先行刷卡支付,并取得发票及刷卡凭证,出差回来后通过网上提请单位财务进行报销,单位财务审核无误后将在银行预先确定的信用卡还款日前将款项打入工作人员信用卡账户。由于企业财务人员可以通过专门的信用卡支持系统直接查询该工作人员公务消费的时间、地点、消费金额、商户名称等十多项明细信息,并与发票及刷卡凭证一一核对审核,杜绝利用虚假发票报销等漏洞,提高了差旅费用支出的透明度,并在一定程度上起到了成本控制的作用。有的企业担心公卡私用,其实这个问题很好解决,只要在差旅政策中规定可以报销的明细项目和消费限额,如果出差人员的消费不符合差旅政策,那么他(她)多花费的钱应自动从其下月工资中扣除。当企业选择信用卡发卡行时应考虑免息期是否足够长、是否能够提供较为完善的网上银行服务,从而便于企业在网上进行消费明细的查询、还款,并能够方便地将交易数据下载至企业会计系统,极大地方便企业对差旅费用的管理。5.中小型企业的差旅管理系统近年来航空机票实现了电子化,各家酒店开始建立电子商务平台,在其开放式的网络平台上查询价格、预订房间、查看消费报表和消费记录成为可能。分销渠道的价格优势已经不像以前那样突出,因此一些中小型企业开始转向使用软件公司开发的网上差旅管理系统,这个系统可以使差旅计划制定、预订机票和酒店全部自动化,这种差旅管理系统与企业ERP系统、人力资源系统等能够做到无缝联接,前提是全部采用一家公司的软件。