大型集团公司档案管理制度

档案管理制度第一章总则第一条为了规范（集团）股份有限公司（下列简称公司）档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制订本制度。第二条档案的范畴1、公司内部经营形成的多个资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、告知、批复等资料。3、下属全资、控股子公司（下列简称子公司）备案形成的与经营有关的资料。第二章档案的管理部门第三条档案的管理部门档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。第四条档案管理部门的职责1、行政部档案管理的职责（1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。（2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。（3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。（4）负责整顿、保管公司人事行政类和业务类档案。（5）负责收集、整顿、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。（6）负责收集、整顿各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。2、财务中心档案管理的职责（1）负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。（2）负责收集、整顿、保管公司及子公司备案的财务类档案。第三章档案的分类管理第五条档案的分类原则公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得私自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调节、增加、删除需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调节。第六条档案的分类档案分类可按内容、保存形式、密级性等多个方式分类。公司档案重要采用按实质内容进行分类。1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理流程》中具体规定。重要有：（1）、章程、规章制度、告知通报发文：重要涉及章程、规章、制度、内部告知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、告知、批文等。（2）、会议资料。重要涉及日常会议纪要和专项会议资料等。（3）、股东会、董事会、监事会决策和组员资料。涉及股东会、董事会、监事会决策、股东会、董事会、监事会组员资料等。（4）、公司基本资料。涉及公司介绍、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。（5）、经营目的、计划、总结：涉及经营目的与总结、经营计划与总结等。（6）、经济合同。涉及对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联公司间收付款合同等。（7）、案件资料。（8）、行政后勤档案/员工福利（餐娱、文体、图书等）。涉及基建项目、后勤福利文献、资产清单等。（9）、人力资源部资料。涉及人力配备、人力开发、人力薪酬（成本）、劳资关系、员工信息管理等。（10）、财务部门资料。涉及财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。（11）、战略投资部资料（12）、工会文献（13）、登记统计资料。涉及印章使用记录表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅记录表等。（14）、签字印模。涉及签字样本、印章印模等。（15）、特殊业务资料。2、按保存形式分类（1）纸质形式（2）电子档案形式：涉及多个电子表格、电子文档、扫描方式等形式。3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、普通（无密级）档案。绝密、机密文献打印使用专用磁盘，绝密文献只能印1份，机密、秘密文献按审视人数打印。文献机密级数，由发文单位的主管领导根据文献内容，对照密级分类原则进行拟定。（1）、绝密：处在最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料，如造成公司财产损失伍万元以上；资金链断裂（七天内不能恢复链接）；管理系统崩溃（三天内不能恢复运行）或组织架构动乱（高管三人以上投诉或两人以上离职的）等。绝密文献是集团公司的核心档案。涉及但不限于：A、总裁指定的绝密事项资料；B外单位提供的绝密文献资料和对应的科研成果；C公司的重大经营决策、战略投资计划；D购置或开发的科研成果和专利等资料；E资金运作计划、合同、等有关财务资料；F重大项目的资料。(2)、机密：保密等级次于绝密，集团有关领导、有关部门领导和有关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料，如造成公司财产壹万元以上伍万元下列；资金链链接不稳（七天内恢复链接的）；管理系统遭受破坏（技术平台、作业工具等三天内恢复使用的）或组织架构出现危机（高管两人以上投诉或一人离职的）等，涉及但不限于：A集团公司领导指定的机密事项资料；B外单位提供的机密文献资料和对应的研究成果；C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决策；D有关集团及控股子公司商业利益，发展的合同；E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者)；F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸；G投资计划书、项目合同、项目运作方案；H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等；I集团公司人事档案、工资；J未公布的内部重大改革及人员变动的方案；K涉及总裁个人的收发文献。3、秘密：保密等级在绝密和机密之下，集团领导、部门领导、有关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给集团公司带来损害和影响，如造成公司财产损失1万元下列；资金链链受到轻微影响（不影响正常作业）；管理系统遭受轻微破坏（不影响正常使用）或组织架构受到轻微动乱（两人下列投诉，无人员离职），涉及但不限于：A外单位提供的秘密文献资料和对应的研究成果；B公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；C含有国际先进水平，并且应用范畴广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、核心技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等；D合同，技术合同；E公司制度汇编原件。（4）普通（无密级）档案：除以上外，其它均为普通档案。第四章档案的移交管理第七条档案移交的基本规定1、资料完毕了日常经营审批、传阅等有关流程，已形成档案。2、移交前，应对破损、笔迹扩散或纸张太小的文献进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文献折叠理齐。3、结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，根据在后。4、原则上整顿好一一对应的纸质档和电子档。5、采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，规定笔迹工整、清晰、精确。第八条分类档案的移交人、保管人、移交时间、移交流程等的规定，详见《档案分类管理流程》中的规定。第九条档案移交时移交人填写《档案交接记录表》，报部门主管审核确认签字。接受人核对无误后签字确认。第五章档案的备案管理第十条档案的备案是指子公司向集团备案。集团各档案管理员对备案档案的管理应分公司分年度按分类次序建立目录并立卷归档。第十一条具体需要备案的分类档案、子公司备案人、集团受理人、备案时间等详见《档案分类管理流程》中具体规定。第六章档案的归档管理第十二条档案的归档原则1、按立档单位分开建档。2、按形成或针对的年度分开建档。3、自有档案和备案档案分开建档。4、按档案内容分类排序归档。5、按公司/年度/档案类别/次序号归档编号。6、按末级分类档案登记档案目录。7、不相容职务档案分开归档。第十三条档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。档案管理员填写登记《分类档案目录》，将档案文献有序置放在目录背面。档案文献右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。第七章档案的立卷管理第十四条档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。分类档案资料较少时，连序的分类档案可组合立卷。分类档案资料较多时，可分多盒立卷。档案管理员应编制《档案立卷目录》，对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务，应在完结当年立卷归档。与单个项目、业务或事项有关的要素应进行组合成一种文档，建立清单目录，经部门领导审批确认完整洁备、精确无误后再归档立卷。例如：1、单个专项会议有关组合要素：（1）有关召开会议的请示与批复；（2）提交会议审议同意的资料：涉及工作规划、计划、报告；预算决算；各项决策的草案；（3）会议期间使用的资料：涉及开幕词、闭幕词、领导人讲话稿；大会讲话资料；会议总结报告；（4）会议参考性资料：涉及调查报告；可行性分析报告；统计报表；技术图纸或图表；（5）会议管理性资料：涉及会议告知、日程与议程安排表；会议须知、保密规定；会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单；票证、签到簿；（6）会议宣传性资料：涉及会议简报；会议纪要；新闻报道；（7）照片、录音、录像等资料。2、单个股东会、董事会、监事会组员资料有关组合要素：简历、身份证复印件、授权书及其它资料。3、单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项有关组合要素：资质、证照新旧或前后复印件；公司登记、变更、注销、年审申请资料；有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。4、单个案件有关组合要素：诉讼合同、备案资料、过程资料、结案资料。5、单个员工的档案有关组合要素：员工应聘信息记录表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡（养老保险册）、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息记录表、体检证明、劳动合同和保护合同、员工用工合同、告知书、声明书、岗位变动告知、办理交接手续资料。6、单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务规定进行有关要素组合。第八章档案的保管规定第十五条档案管理员负责档案的保管。各档案管理部门应指定专人进行档案管理。行政类档案指定行政主管保管；人事类档案由人事主管保管，涉及员工个人信息档案及时报档案管理专人保管；财务类档案应由秘书和会计作为档案管理员;其它业务类档案应由行政类的档案管理员统一管理。行政部应对OA中单位档案系统应指定专人作为系统管理员进行维护和管理，重要负责：1、负责统一建立集团及子公司的单位档案构造体系。2、负责指导集团及子公司行政人事档案管理员将《档案分类目录汇总》写入OA单位档案系统中。3、负责检查人事档案管理员在OA单位档案系统中对《档案分类目录汇总》的查阅权限进行合理授权。第十六条纸质或实物档案的保管的普通规定1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周边应备有适应的防火器材；2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖全部档案架和堵塞鼠洞；3、档案室内应经惯用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；4、档案室内保持通风透光，并有适宜的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并避免潮湿；5、严防毁坏损失、散失和泄密；第十七条电子档案的保管的普通规定1、档案管理员应建立电子文献夹将电子档案进行统一保管。2、电子文档应保存在单机版的计算机中，必须设立密码，注意防泄。3、电子文献应定时进行备份，防病毒等安全方法。4、备份磁介质应注意防磁。第十八条密级档案管理的特别规定1、严禁在不含有保密条件的地方寄存档案。2、档案管理员应当贯彻执行国家保密法律、法规和集团公司的保密规定，做到对公司的机密不说、不外传。3、档案管理员在调离或离职时，由总裁办负责人监督办理移交、档案交接之后，方可离开。4、档案管理员无论在职期间、调离或离职后，都不得向任何个人或单位泄漏涉及公司经济合同、税收策划、核心技术等机密性档案内容。丢失档案或私自泄露档案机密，公司将追究其个人的经济责任和法律责任。5、秘密载体必须确保任何时候都处在绝对安全、保密状态，对秘密载体生成过程中不需归档的材料，应及时销毁。秘密载体指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载公司秘密信息的纸介质、磁介质（含计算机硬盘、软盘和录音带、录像带等）、光盘等各类物品。6、秘密文献在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，通过载体管理部门负责人、分管领导、行政部负责人审批，有对外公布需要时，必须报经同意。7、绝密、机密文献在公司内部的借阅、复制必须由借阅人申请，通过载体管理部门负责人、分管领导、行政部分管领导、同意。8、在秘密事项形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则，进行管理。9、秘密事项由形成部门在档案归档时，按照密级资料具体分类原则做好标记（盖上标记印章，标记印章由档案管理员保管，绝密档案移交前移交人须做好密封），交档案管理员负责妥善保管，并建好统计、台帐。第九章档案的借阅管理第十九条申请借阅、查阅或复印档案时，应填写《档案查阅/借阅/复印申请单》，根据档案密级级别向各级领导申请报批。除另外，公司外部人员借阅时还应持单位正式介绍信，档案保管人员方能接待。第二十条借阅人应认真填写档案借阅/查阅/复印登记簿，具体登记借阅人的姓名、工作单位、查阅理由、查阅日期、档案名称、数量、内容、偿还期、偿还签名等状况。第二十一条在借阅、查阅或者复制档案时，严禁在档案上涂画、拆封和抽换。第二十二条申请复印时，应由档案管理员亲自复印，并加盖“再复印无效”印章，并注明“此复印件仅用于…用途”。第二十三条普通档案的借阅、复印由借阅人提出申请，报部门负责人、行政部负责人审批后至档案员处办理有关手续。档案普通不得带出档案室。档案管理人员应负责将原件及时、完好无缺地归放原处。第二十四条绝密、机密文献严禁带出档案室、复制，经有关领导审核签批人员在档案室查阅后应立刻偿还。如确因工作需要带出、复印，除签批手续外，档案员还需当面或电话联系方式，向、确认后办理有关手续。办理中做好统计，准时追回加密的复印文献存档（由于工作需要交予其它关联机构、政府部门的除外）。第二十五条绝密、机密、秘密、普通档案借阅、复印如涉及财务内容的，除正常审批手续外