合同管理程序

合同管理程序文件版本A/00文件编号:发布日期页次/12一汽通用红塔云南汽车制造有限公司管理文件在此填写程序文件编号签发:合同管理程序中文版首版日期：2014年9月1日当前版本：A/00本程序的编制基于ISO/TS16949质量管理体系标准要求。本程序由公司财务控制部提出并归口。本程序由公司财务控制部负责起草。本程序主要起草人：晏宏修改履历序号修订项目修订内容修订日期1合同签字授权明确到岗位2015.12.232廉洁合同签订按廉洁合同签订要求纳入管理程序2015.12.23编制审核生效日晏宏高余坤2016年1月1日用，每份合同均需法律事务室审批通过后使用；4.2.1.3合同变更后，调整合同文本，需经法律事务室审批后可使用。4.2.2负责合同文本法律风险控制，对合同文本审批，审批方式同上述“4.2.1条”；4.2.3负责按公司内部审计规范要求对合同管理情况进行审计；4.2.4负责按公司档案管理规范要求对合同管理相关资料进行档案管理；4.2.5负责按公司管理情况，办理合同签字人的授权手续。4.3财务控制部4.3.1负责按合同条款对合同的计算情况进行结算监督，对结算单价、数量的一致性进行审核；4.3.2负责牵头组织合同管理程序的评价、改进。4.3.3负责公司合同专用章的管理，按《合同审批表》审批完毕后，方可在合同文本上加盖合同专用章。4.4党委工作部4.4.1负责廉洁合同签订情况的检查；4.4.2负责对违反廉洁合同的公司内部部门、人员进行调查处理；4.4.3负责按一汽集团廉洁合同管理要求，对违反廉洁合同的公司合作商进行黑名单管理。输入、输出及过程指标输入输出过程指标1）销售部门销售合同文本。2）采购部门采购合同文本3）技术部门技术合同文本1）批准后的合同合同有效审批率=加盖合同章合同数量/对外合同总数=100%

流程及流程说明责任部门流程步骤流程说明输出业务部门1草拟1草拟2审批A1.1业务部门按业务谈判情况、业务管理要求草拟合同；1.2格式合同文本，经法律事务室审核后文本执行；1.3廉洁合同的草拟签订（见补充说明7.2）《合同文本》业务部门/财控部/公司领导2合同的审批职权划分2.1一次性结算业务2.1.1采购金额小于8万元的，商务谈判结果经部门经理审批后，即可签订合同执行；2.1.2采购金额大于8万元且小于50万元的，商务谈判结果经部门经理审核，报主管采购公司领导批准后，即可签订合同执行。2.1.3采购金额大于50万元的，需报公司采购委员会批准后，方可签订合同执行；2.2持续性采购业务2.2.1达到公司降成本目标的采购合同，谈判后即可签订合同；2.2.2未达到年度降成本目标的采购合同：2.2.2.1年度采购金额小于50万元、未达到公司降成本目标的，商务谈判结果经采购经理审批核通过后，即可签订合同执行。2.2.2.2年度采购金额大于50万元且小于500万元、未达到公司降成本目标的，商务谈判结果经部门经理审核，报主管采购公司领导批准后，即可签订合同执行。2.2.2.3年度采购金额大于500万元的，需报公司采购委员会批准后，方可签订合同执行；2.3涉及合同“三重一大”决策事项按公司“三重一大”管理办法批准后，签订合同。《合同审批表》签字

责任部门流程步骤流程说明输出综合管理部/财控部3签字、盖章3签字、盖章4执行5监督6变更A3.1合同签字授权：公司总经理向业务部门经理授权；授权后业务部门签字合同生效。由综合管理部办理授权手续3.2合同金额≥1000万元由总经理签字；合同金额＜1000万元，由董事长授权总经理，总经理授权业务部门经理签字。3.3财控部按《合同审批表》审批后，加盖“公司合同专用章”。《授权书》、《合同审批表》业务部门4.1业务部门按合同条款执行合同；4.2结算类合同签署完毕，采购业务部门需及时转一份纸质合同到财控部，财控部按合同结算条款审核结算发票；4.3对装车件持续性采购合同：采购业务部门需在每月5日前以从公司OA系统的部门发文方式汇总已经签订的采购合同（电子版）发财控部，财控部需及时办理结算。综合管理部/财控部5.1综合管理部内审对合同执行情况进行内部审计。5.2财务控制部按合同条款对合同结算情况进行监督，对结算单价、数量进行结算监督。业务部门6.1合同变更时，变更条款执行合同审批流程，执行流程2。

责任部门流程步骤流程说明输出财控部/业务部门88评价及改进7归档7.1合同的分类归档7.1.1结算类合同签订后，由财务控制部必须按合同结算条款审核结算，并作为财务档案管理。7.1.2业务主管单位在合同签订后，待合同执行完的当年由业务主管部门负责合同管理人员对综合管理部档案室归档，纳入公司档案管理。7.1.3业务部门按业务归档要求，向公司档案室归档，纳入公司档案管理。7.2合同的编号管理按补充说明“7.1”操作。财控部/综合管理部8.1财务控制部按合同管理程序，对公司合同管理过程进行统计分析、评价，根据评价结果提出纠正预防措施及持续改进的建议。7补充说明7.1合同编号规则：7.1.1合同编号按业务主管单位、签订时间、对方单位、当年订立合同次数顺序编号。7.1.2合同编号中的业务主管单位编码规则：业务主管单位全称每一个字的拼音的第一个字母的大写表达。7.1.3合同编号中的签订时间编码规则：签订时间的数字表达，格式如，2008年1月1日表达为20080101。7.1.4合同编号中的对方单位编码规则：对方单位简称（简称规范为四个字）每一个字的拼音的第一个字母的大写表达。7.1.5合同编号中的当年订立合同次数编码规则：与同一单位在同一年中签订合同的次数一次表达，数字定位为三位，格式如，2008年对A单位签订合同有2次表达依次为001、002。7.2廉洁合同的签订7.2.1廉洁合同的签订范围：所有与公司签订商务合同的合作商（不含公司与员工签订的劳动合同）。7.2.2《廉洁合同》的控制：主合同签署时同时签署。7.2.3《廉洁合同》的其他未规定事项按一汽集团公司对《廉洁合同》签订要求执行。8相关文件8.1《价格委员会管理办法》8.2《采购委员会管理办法》8.3《一汽通用红塔公司“三重一大”决策管理办法》9相关记录及保存期序号记录名称记录编号保存期保存地点1合同审批表15年公司档案室2合同15年公司档案室附件：授权委托书兹授权（职务：）合法地代表公司在其职责范围及授权权限内对外签订商务合同。在授权权限内和授权期限内，受委托人代表公司全权处理对外签订合同中相关事宜。授权权限：1、组织参与合同协商、谈判；2、代表公司签订合同、协议；3、代表公司处