公司文件控制程序

文献控制程序目的对于质量管理体系有关的文献实施控制，确保质量管理体系运行的各个场合都得到和使用有效版本。合用范畴合用于本“公司”与质量管理体系有关文献的控制。职责3．1办公室负责质量手册、程序文献、作业指导书及管理制度等文献的控制和管理。3．2办公室负责技术原则、设计图纸、工艺规程（规范）及适宜的外来文献的控制和管理。3．3各有关部门负责各自的质量管理体系文献的控制和管理。4．工作程序4．1受控文献范畴A．原则规定的文献：涉及质量手册、程序文献、作业懂得书及质量统计表式等。B．组织规定的文献：涉及技术原则、设计图纸、工艺规程、规范及管理制度等。C．外来文献：涉及顾客或他方提供的文献，以及我司所采用的有关国标、行业原则、法规法律等。4．2文献的编号办法4．2．1原则规定的文献编号办法A．质量手册的编号办法的表达：JSJL—公司代号ZLSC—质量手册代号—年号质量手册—文献名称B．程序文献的编号办法表达JSJL—公司代号CXWJ—程序文献代号001—程序文献代号—年号程序文献—文献名称C．作业指导书的编号办法表式：按以上表达将公司代号、作业指导书代号、次序号、年号、文献名称作成表图。4．2．2组织规定的文献编号办法A．管理制度的编号办法参考作业指导书的编号办法执行B．技术原则、监理文献资料图纸和工艺规程、规范等文献的编号办法按国家或行业的有关规定执行。4．2．3外来文献的编号办法外来文献原则按其原有编号。4．3文献的形式我司质量管理体系文献除书面形式的，还能够是其它形式，如硬拷贝、电子文档或电子媒体。4．4文献的控制状态文献分为受控文献和非受控文献。A．受控的质量手册、程序文献、作业指导书在封面控制状态栏中作红色标记，并注明分发编号。B．外来法规监理文献资料和工艺规程、规范由总工办每年度确认其有效性，在文献控制请单中标记为受控。C．非受控文献只登记发放，不作标记，不该分发编号。4．5文献的编制和审批4．5．1质量手册由管理代表组织并审核，由总经理同意公布。4．5．2程序文献由管理者代表组织有关部门编制，部门领导审核，管理者代表同意。4．5．3作业指导书、管理制度等由有关人员根据质量手册或程序文献的规定组织编制，有关人员审核，部门领导同意。4．5．4技术原则，监理文献资料和工艺规程、规范等，由总工办负责组织有关部门人员根据国标、行业原则和技术任务书等编制，总工办或有关人员审核。总工程师或分管技术副总同意。4．6文献的发放4．6．1办公室征集有关部门意见后根据分工编制“文献发放记录表”，拟定发放范畴，采用个人借用的方式，确保在对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场合都能得到对应文献的有效版本。4．6．2办公室根据拟定的范畴实施文献的发放控制，文献领用人应在“文献发放记录表”上登记签字。4．6．3当文献遗失应有领用人以书面形式阐明因素，原文献号作废，重新编号再认领。当文献破损严重，影响使用时，文献使用人应到办公室办理以旧换新手续，新文献的分发编号仍沿用原文献分阶级编号，办公室负责将原破损文献销毁。4．7文献的评审4．7．1我司质量管理体系的评审分为定时和不定时评审。4．7．2定时评审的时间原则是为一年，当出现下列状况之一时，办公室及有关部门应及时组织评审：A．我司监理文献资料、过程质量管理体系发生变化时。B．顾客规定或合用的法律、法规发生变化时。C．我司但愿将各个管理体系合并或增设时。D．其它有表要进行文献评审的状况。4．7．3我司对管理体系文献的评审可采用下列办法进行A．会签评审由有关部门会签，主管领导审核。B．全文评审，由办公室委托有关部门组织有关部门或人员开会评审。4．7．4我司质量管理体系文献评审的重要内容为文献的五性，既；系统性、完整性、对的性、合用性和可操作性。4．7．5经评审的文献如需作更改时应按文献更改的规定执行4．8文献的更改4．8．1文献需要更改时，应由使用人填写“文献更改申请”，阐明需要更改的因素，对重要的更改还应有充足的证据，经管理者代表同意，指定有资格的人员更改。4．8．2文献更改后的审核，同意后按4．5条款的规定执行。4．8．3文献更改后，应从全部发放和使用场合及时撤换失效或者作废的文献，以免错用或误用。4．9文献的作废与解决4．9．1作废文献由办公室征集有关部门意见后确认，按“文献发放记录表”回收并统计。4．9．2为知识或追溯历史，含有保存价值的作废文献，应加盖“作废保存”印章，并隔离分级4．9．3务保存价值的作废文献由办公室提出，有关部门审核，管理者代表或总工同意后销毁。4．10文献的管理4．10．1文献经同意发放后，办公室编制全公司“文献控制清单”各部门也应编制部门“文献控制清单”方便识别文献的现行所订状态，避免失效，作废文献。4．10．2文献的使用人对使用的文献应进行适宜保护，以保持其清晰，易于识别和检查。4．10．3需临时借阅的文献应经管理者代表或总工同意后，方可借阅。借阅者应在指定时间内偿还。到期不还应由办公室收回，原版文献按一律不外借。4．10．4文献的复制，由有关部门提出办公室确认后，管理者代表或副总工同意后实施。4．10．5办公室对发放到公司外部的受控文献应进行登记，并负责进行更改和作废的控制。4．10．6办公室征集总工意见后应每年全方面检查各类在用文献的有效性，发现问题及时解决。4．11外来文献控制4．11．1外公司文献经总工审核确认其有效性，发放使用。纳入“文献管理清单”。4．11．2对需重复使用的外来文献，总工办可将转它为我司内部文献，并按规定规定实施控制。4．12涉及本程序的质量统计由办公室按《质量统计控制程序》的规定实施控制。5．有关文献6．质量统计及表式文献控制清单，文献发放记录表，文献评审表，文献更改申请单，文献销毁记录表。文献控制清单部门：编号序号文献名称编号版本备注文献发放记录表编号：序号文献/资料编号领用部门领用人领用时间备注文献评审单编号：序号：评审时间:评审地点：参加人员评审内容要点：编制：审核：同意：日期文献更改申请单编号：序号：文献名称编号版本更改位置及因素：更改后内容：受此影响引发的其它更改文献名称申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：审核部门意见：签名：日期：文献销毁记录表编号：序号：文献名称编号版本份数销毁因素:申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：文献保管部门意见：签名：日期：管理者代表意见：签名：日期：质量统计控制程序目的规范质量活动的统计，客观、真实、精确的反映监理文献资料形成全过程的质量活动，为证明我司的监理文献资料达成规定的质量规定和质量管理体系有效运行提供客观证据。合用范畴通用于我司质量管理提示运行中有关统计的控制。职责总工负责组织协调各公司质量统计的管理与控制。各职能部门负责本部门质量统计的管理与控制。4.工作程序4.1.1我司质量统计的控制范畴详见附录“质量统计控制清单”。4.1.2质量统计的编号我司质量统计的编号办法为：JSJZLJLXX04XXXX公司代号质量统计代号质量统计序号部门代号质量统计名称公司代号质量统计代号质量统计序号部门代号质量统计名称质量统计表式的设计与审批4.2.1质量统计表式的设计程序文献作业文献的编制人应会同盖文献的使用人，设计盖文献配用的质量统计表式。4.2.2质量统计表式的审批程序文献式作业文献配用的质量统计表式的审批，与该文献的审批一并运行“监理服务”统计表式直接引用江苏省统一编制的最新表格表式。4.2.3需新增式更改的质量统计表式，由该统计表式的使用人设计，更改并提出申请，报总工审批备案。质量统计的管理A.总工办负责质量统计表式的登记、编号，销毁的审批不能范畴，并编制权公司“质量统计控制清单”。B．各部门负责编制本部门“质量统计控制清单”。质量统计的填写规定A.质量统计填写应笔迹清晰、内容完整、对的，文字体现精确、简洁，填写栏目不应留空白，填写人应签名。B．质量统计应用钢笔式圆珠笔填写，不允许用铅笔填写。C.质量统计不允许随意更改，必须改正时，改正人员应在改正处采用划改并签名以示负责。D．质量统计必须由操作表式活动的实施部门填写，必要时由部门负责人确认签字。E.全部质量统计应在行为进行的同时或完毕之时，立刻填写以力求精确。质量统计的收集A.总工办负责拟定质量统计的收集B．各责任部门按规定的日期及时收集质量统计。C.总工办和办公室分别负责收集来自监理部的质量统计和来自顾客的质量信息反馈，并分类编号交由办公室保存。质量统计的归档与保存办公室负责质量统计的归档管理工作，按照质量统计的编号、名称和收集时间分类整顿，按序号装订，并编制“质量统计归档清单”，实施归档，并执行规定的保存期限。质量统计的贮存。质量统计的贮存应由专人保管，专栏寄存，便于检索，并应采用方法，避免变质、损坏。统计的查阅、借阅与复印4.8.1质量统计的查阅A．顾客查阅,合同有商定时，顾客或代表经管理者代表同意后，可在商定时内查阅有关的质量统计.B.我司人员查阅，应得到办公室的同意。4.8.2质量