中学籍档案管理制度

XXXX中学籍档案管理制度学籍档案是指学生自入学之日起，受教育教学过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的文字材料，是学生在校期间的各学期考核成绩、学籍证明、学业情况的重要凭证。学籍档案管理是学校教学管理的重要组成部分，管理人员要以严谨负责的态度及时对学籍档案材料进行收集、整理、归类、登录、存档，并于学生离校后，移交校办档案室，作统一永久存档。为了规范学籍管理，特制订XXXX中学籍管理制度如下：第一条

学籍异动时间1.为保证学生学习的完整性和学生发展报告填写的有效衔接，学校只在学期初接收转入学生。市局秋季学期办理转入手续的时间为8月25日－9月30日，春季学期为农历正月初八－正月三十，其它时间不办理转入手续。毕业年级不接收转入学生。2.休学期限为一年,高三下学期不再办理休学手续。对退学学生，学校要建立档案并保留相关证明材料，学籍一旦取消不得恢复。3.学校不得为已离校的外地学生保留学籍，一经查处一律取消学籍。4.每年学业水平考试报名及考试、学生发展报告填报期间普通高中不得办理学籍异动手续。5.威海市教育局基础教育科办理异动手续时间为每周三。第二条

学籍档案管理内容学籍档案的归档范围是学生在校期间接受教育教学过程中与学籍有关的具有保存价值的文件与材料。具体内容：1.在校期间的相关成绩。（1）每学期期末考试、考查的原始成绩；（2）全班每学期的各科成绩（包括技能、实践成绩）；（3）每学期不及格课程的补考成绩；（4）毕业前的补考成绩；未能按时毕业者的毕业后补考成绩；2.学籍变异，包括休学、复学、留级、退学、转学等情况的原始记载。3.毕业生资料汇总电子档案。第三条

学籍异动流程1.休学具体流程为学生家长向本班班主任提出休学申请à学生家长或其班主任向课程处申请打印休学（复学）审批表à学生及家长填写休学（复学）审批表，并签字确认à学生本人或其父母、其他监护人持休学（复学）审批表以及县级（含县级）以上医疗机构证明、病历、相关医疗费用单据或其他有效证明，经学校审核同意后，请校长签字，并加盖学校公章à将审批同意后的休学（复学）审批表及相关医疗机构证明、病历、相关医疗费用单据或其他有效证明交予课程处，由课程处将休学（复学）审批表及相关材料拍照上传至山东省基础教育信息管理化平台，申请上级主管教育行政部门确认à上级主管教育行政部门确认后方可完成休学，休学期限为一年。学生休学期满应及时办理复学手续。2.复学具体流程为持休学（复学）审批表à校长签名同意复学à学部主任安排班级à休学（复学）审批表交课程处à课程处提出复学申请à学校上级教育主管部门审查批给学籍号。3.退学具体流程为：学生及家长手写退学申请书，学生签字，家长签字确认à学生家长持退学申请书及其他相关证明材料（如有）向学校提出申请，经学校审核同意后，请班主任、校长逐级签字，并加盖学校公章à将审批同意后的退学申请书及相关材料交予课程处，由课程处将相关材料拍照上传至山东省基础教育信息管理化平台，申请上级主管教育行政部门确认à确认完成后即可退学。4.转入流程学生在原学校开中小学转学证回执à校长签名同意转入à课程处盖章à市教育局审查盖章à转学证回执交转出学校à转出学校开转学证à校长签名同意à课程处盖章à教育局批给学籍号à学部主任安排班级à转学证交课程处存档。5.转出流程学部主任开学籍变更登记表à校长签名同意转出à课程处开转学证回执à转入学校在转学证回执盖章同意转入à转入学校上级教育主管部门在转学证回执盖章à转学证回执交课程处à课程处开转学证à转入学校校长签名同意转入à转入学校上级教育主管部门批给学籍号à转入学校教务处存档。第四条

学籍档案管理要求总要求：遵循文件、材料形成的规律和特点，以班为单位分装，便于查找和管理。具体要求：1.学校归档的文件、材料的种类、份数以及原始成绩的页数均应齐全完整。2.原始成绩要求准确、清晰，如有涂改或不清楚之处，应有任课老师签名。3.学籍变异情况的原始记录，应由学生自己填写申请表，并由学生家长及相关部门负责人及校领导签字。4.体育课免修的个人申请及相应的医疗权威机构证明。第五条

档案保管制度学籍档案是记录和反映学生在校期间情况最全面的资料，是学校对复学、留级、休学、转学等情况的原始记载，也是学校教育、管理发展的重要依据。为此，必须管好、用好学籍档案，使之能及时、准确、系统地提供信息，更好地为全校教育服务。1.学籍档案由课程处专人统一、集中、专人管理。2.管理人员在收到档案材料时，必须认真检查，办理好各种手续。3.毕业班离校后，应及时将学籍档案移交学校档案室永久保存。4.学校学籍档案保管应做到无丢失、无差错。5.除校长办公会外，其他任何人没有撤销、改变学籍档案的权力，违规者严肃处理。6.学部学籍管理。各个学部主任每月向课程处上报本部学生流动变更情况；课程处每半学期向校长办公会汇报各个学部各个班级学生变更情况。每学期开学第二周、5月、11月学业水平考试报名与布置发展报告填写前各学部根据课程处提供的学籍名单进行核对，完成学籍情况统计表：班级人数在籍的学生情况无学籍名单保留学籍人数注销学籍名单第六条

学校学籍档案利用制度1.班主任、教师如要查阅学生学籍档案，应办理登记手续，由主管校长批准，并与学籍管理人员共同查阅，不得外借。2.学生一律不得查阅学籍档案。3.查阅人员必须遵守学籍档案管理的有关规定，爱护档案、资料，不得涂改，更不得损坏。第七条

学籍档案组织制度学校对学籍档案管理的职能机构，配置档案专柜及有关设施，并设一名专职学籍管理人员，各学部应设兼职档案员。1.专职档案员的岗位职责：（1）集中统一管理全校学生的学籍档案，开发信息资源，做好服务工作。（2）收集、登录、整理、保管学籍档案的档案材料，做到存放有序，便于查找，为教学、管理提供便利。（3）定期对档案进行检查、鉴定工作，毕业班的学籍档案应及时移交学校档案室，永久保存。（4）努力学习科学文化知识和档案业务知识，不断提高工作效率和工作质量，以确保工作任务的顺利完成。（5）办理好领导交给的其他工作任务。2.兼职档案员岗位职责：（1）对本学部的学籍档案进行管理，做好服务工作。（2）收集、整理、登录、保管学籍档案的档案材料，做到存放有序，便于查找，为教学、管理提供便利。（3）定期对档案进行检查、鉴定工作，发现差错，及时纠正，并及时向课程处报告。第八条：根据《XX省普通中小学学籍管理规定》，为规范学籍管理，现将学籍相关事项说明如下：1.学籍更名申请学籍姓名更改的时间是学籍注册的第一个月，即新生入学年度9月份，其它时间原则上不得再做更改。2.学籍变更（1）变更时间：第二学年学业水平报名考试期间禁止进行转学或休学，第三学年不准转学，第六学期不准休学。（2）休学：学生因病需长期治疗，由学生父母或者其他法定监护人持县级（含县级）以上医疗机构证明、病历和相关医疗费用单据到学校提出申请，学校审查同意并报上级学籍主管部门核准后准予休学，休学必须休满一年方可办理复学就读手续。（3