合同管理办法

合同管理方法编制：审核：同意：漯河电厂筹建处合同管理方法1总则1.1为规范公司合同管理工作，减少和避免合同纠纷，防备经营风险，维护公司的正当权益，加大合同履约率和计划进度实施力度，使各类合同的管理和执行做到有序进行，根据《中华人民共和国合同法》和有关法律、法规，结合我司实际状况，特制订本方法。1.2本方法规定了公司管辖范畴内合同订立、评审、订立、推行、变更、转让、解除的规则。1.3公司对合同实施统一领导、分工负责的原则，专责人员管理和部门监督管理的原则。1.4公司对外经济往来中，凡价款在2万元及以上的都应订立书面合同。1.5本方法合用于漯河电厂筹建处的合同管理工作。2合同的种类A类：建设工程施工承包合同（涉及勘测设计、建筑安装工程），技术引进、转让合同，工程设备安装调试合同，可研咨询、评定监测及科学实验合同，土地征迁合同，工程监理合同，质量监督合同，安全监察合同，建筑安装工程保险合同等。B类：工程设备、材料采购合同，非标设备加工合同，货品仓储保管合同，运输及其保险合同以及其它与其有关的合同。C类：借贷合同、财产保险合同。D类：行政管理、涉及后勤生活的有关办公设备、劳动、房屋、财产租赁等有关合同，教育培训和人事管理合同。以上各类合同的补充合同均与原合同属同类合同。3职责3.1计划经营部计划经营部为公司各类合同的归口管理部门，负责对公司各专业管理部门的合同管理工作进行规范、指导、监督和检查。3.1.1建立和健全公司合同管理原则和合同评审程序，监督、检查管理制度的执行，协调、指导有关部门的合同管理工作；3.1.2组织、规划、指导制订公司合同范本和其它格式合同文献；3.1.3负责与工程部联合对A类3.1.4负责A类合同普通条款和商务条款的起草、审核、谈判以及3.1.53.1.6协同各合同主办部门全方面推行合同，解决合同纠纷和合同索赔；负责A类合同推行过程中商务事项的解释和解决，商务及法律事务的解决以及合同3.1.7负责A类3.1.8负责建立A类3.1.93.1.3.2物资管理部物资管理部为公司B类合同的专业管理部门，负责公司主办合同管理和执行。3.2.1负责与工程部联合对B类3.2.2负责B类3.2.33.2.4负责B类合同推行过程中商务事项的解释和解决，3.2.5负责3.2.6负责建立3.2.73.2.8负责登记、整顿和保管3.3工程部、安全质量部负责A类、B类合同的技术条款起草及协助其它合同技术条款起草。3.3.1负责与计划经营部、物资管理部联合对普通合同承包商资信的调查和跟踪；负责对承包商资质（涉及安全资质和“体系”）的调查和跟踪。对于重大项目、使用核心技术等项目的承包商资信的调查和跟踪作为牵头部门，组织3.33.33.33.3.5负责合同款项支付的进度、数量（或工程量3.4财务部财务部为公司融资、保险类合同的主办部门，负责主办合同的执行。3.4.1协同3.43.43.43.5总经理工作部总经部为行政后勤有关合同的主管部门，负责主管合同的执行和管理。3.53.5.2负责办公设备、劳动、房屋、财产租赁等有关合同，教育培训和人事管理合同的起草、审核、谈判和合同评审（会签）。合同金额超出2万元的合同3.6监察审计人员3.6.3.6.2负责按国家、4合同的订立4.1公司是合同主体，任何职能部门一律不得以其名义对外订立合同。4.2合同订立前须对潜在合同当事人的资格、资信和履约能力等进行审查。4.2.1合同主体含有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；4.2.2订立合同的标的应符合当事人的经营范畴，如涉及特殊行业项目应查验对应的许可、等级、资质证书和安全生产许可证书；4.2.3含有对应的履约能力，支付能力。必要时应规定出具资产负债表、资金证明、注册会计师订立的验资报告等有关文献。重点考核工程经历、质量统计、机具配备、银行信誉等级等；4.2.4重大合同施工单位应提交银行资信证明及担保。4.3工程合同订立前，合同主办部门及技经人员应具体理解设计图纸，做好概预算的审核以及招标等有关工作，努力减少工程造价，控制在工程概算之内。4.4工程合同文本（条款）的拟定4.4.1计划经营部、物资管理部负责编制合同文本的普通条件和商务部分；工程部等负责编制其合同文本的技术部分；全部合同均应经总经理工作部（监察审计人员）审核。4.4.2合同初稿协商一致起草好后应会签各有关部门。各部门根据责任范畴进行审查，并对对应的合同条款提出修改意见，计划经营部、物资管理部汇总修改后经公司分管领导、总经理同意订立。4.4.3合同文本经招标领导小组或公司主管领导主持评审通过后拟定。4.5工程合同谈判4.5.1中标单位拟定后，由计划经营部、物资管理部拟定合同谈判时间和地点，并告知中标人进行签约。4.5.2合同谈判由计划经营部、物资管理部主持，有关部门人员参加。计划经营部、物资管理部负责合同商务部分的谈判；工程部负责合同的技术部分谈判。设计院和公司法律顾问、监理方等均应参加（如有）。全部参加合同谈判的人都要在合同会签表上签字。计划经营部、物资管理部和财务部审核商务条款，工程部等进行技术谈判。合同签约单位的签约人必须是单位的法人代表或授权委托人（持法人授权委托书）。4.5.3对于依法无需招标的合同，应根据询价比选的成果，与潜在承包方进行充足的协商和谈判。4.5.4对于招标发包的合同，应根据招标文献、投标书及有效的补充文献（信函和澄清等）与预中标人进行谈判和澄清，且不能对招投标文献有实质性的变化。4.5.5合同的名称和条款应符合《中华人民共和国合同法》有关规定。合同中的有名合同，名称必须一致。合同条款除符合合同法的规定外，还应根据合同的类别及具体状况增加专用条款加以阐明。4.6合同的内容可根据合同性质具体商定，但应涉及合同编号、当事人的名称（姓名）和住所、标的、数量、质量、价款或酬金、付款方式、推行的地点、期限和方式、违约责任、解决争议的方式、生效与失效时间、合同份数等条款。4.7合同均应统一编码，编码由计划经营部负责管理。4.7.1合同的编号由下列部分构成：WHHD－a－［yyyy］－bbb其中：WHHD代表公司名称缩写：a为合同分类代码：A代表A类合同B代表B类合同C代表C类合同D代表D类合同yyyy为合同编号时所在的年份，以阿拉伯数字加方括号表达，如［］bbb为合同序号：由三位阿拉伯数字构成，合同序号代表该合同在当年公司全部合同中的序位。4.7.2如果合同有附件，其附件的序号前应加上该合同的编号。4.8合同评审（会签）4.8.1全部合同在正式订立前均应进行评审（会签）。其中，对未经招标程序的合同在订立前应进行会议评审；对通过招标程序的合同在订立前应进行会签。4.8.2合同评审（会签）普通在一周内完毕。合同经审核未通过的，计划经营部、物资管理部和有关部门应协商提出整治意见，并与合同对方继续进行协商谈判。4.8.3“合同审查会签表”，应注明合同名称、签约单位、费用列支、合同金额、合同编号、订立时间。计划经营部、物资管理部主任审核签字后，经工程部、财务部、总经理工作部审查并提出修改意见后，再由公司领导、总经理审查签字后生效。4.9合同订立4.9.1各类合同订立的当事人，应含有法定代表人资格或持有有效的《法定代表人授权委托书》。4.9.2必要时，某些重要合同在正式订立前须上报集团公司审批或备案。4.10公司对外订立合同均统一使用合同专用章，其它印章不准替代（行政后勤有关合同及融资合同使用公司章）。否则，财务部门有权回绝办理结算手续，由此所引发的责任由有关人员承当，并予以处分。4.10.1合同专用章由总经部统一刻制、编号和颁发，并登记备案；严禁任何人私自刻制、使用。4.10.2合同专用章由公司授权总经理工作部指定专人管理，合同订立后方可加盖合同专用章。4.10.3合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立刻登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。4.10.4合同签字盖章后应立刻分发主办和有关部门。4.11需要公证或鉴证的合同由计划经营部、物资管理部配合总经理工作部向有关机构申请办理公证或鉴证。4.12普通合同在公司法人代表或其授权代表签字、盖章后及生效；含有告知生效条款的合同，其生效应由计划经营部、物资管理部报公司主管领导同意后书面告知对方合同生效。5合同的推行5.1合同依法成立，即含有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员必须本着“重叠同、守信誉”的原则，计划经营部、物资管理部会同其它部门，监督合同切实、全方面推行，并跟踪合同推行的全过程。5.2各部门应按其职责负责监督、检查合同执行状况；加强进度、安全、质量管理和费用控制。5.3加强合同变更管理。对涉及费用的各类变更单应送与计划经营部会签。5.4合同推行中发生变更或解除，计划经营部、物资管理部应向公司法律顾问咨询，提出解决意见，经主管领导和公司总经理同意后实施。必要时，应上报集团公司同意。5.5实施合同执行状况报告制度。各合同主办部门应及时报告/通报合同推行状况。6合同款项支付6.1计划经营部、物资管理部负责在每月下旬提出下月合同款项的资金需求计划，该计划经公司主管领导和总经理审批后，作为下月资金预算的执行根据。6.2承包商应根据合同规定提出支付申请，并提供有效的商业票据；工程施工类承包商应按规定时间提供月工作量计划和月工作量完毕状况报表。6.3公司监造方/监理方应对承包商提出的支付申请或计划报表进行审查、签证。6.4工程部应对进度、质量、安全等提出审核意见。6.5计划经营部、物资管理部应根据审查、签证和审核意见，根据合同和有关规定，审核各类款项、费用及其支持性材料，提出付款审批申请。6.6对于合同价款的过程支付（如进度款等），项目和金额已列入当月财务预算和资金支付计划内的，经主办和有关部门审查会签，公司主管领导审批后，由财务部执行支付。6.7对全部合同的最后结算支付，应经全部有关部门审核会签、公司分管领导审批、总经理同意后财务部方可执行支付。6.8投标商的投标确保金在中标单位合同订立、履约保函按合同规定提交后，由计划经营部、物资管理部出具退款联系单告知招标公司退还。6.9财务部将合同价款的实际支付状况反馈计划经营部、物资管理部并报告公司领导。7合同的变更和解除7.1在合同推行过程中碰到困难的，各单位首先应尽一切努力克服困难的，极力保障合同的推行。如实际推行或适宜推行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。7.2对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司正当权益出发，从严控制。7.3变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。7.4变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（涉及当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。

7.5变更、解除经济合同的合同在未达成或未同意之前，原合同仍有效，仍应推行。但特殊状况经双方一致同意的例外。7.6因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承当对应的责任，并在变更、解除合同的合同书中明确规定。7.7以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。8合同争议解决8.1当与承包商发生合同争议应及时告知计划经营部、物资管理部，在主管领导的主持下，协同计划经营部、物资管理部进行调解，有关部门主动配合。必要时，上报集团公司组织调解解决。8.2合同争议未能调解的，由计划经营部、物资管理部会同公司法律顾问提出仲裁或诉讼的意见，报主管领导和公司总经理同意。8.3计划经营部、物资管理部负责组织参加合同仲裁或诉讼，并负责向有关领导报告进展状况和成果。8.4争议解决完毕，由计划经营部、物资管理部会同有关部门进行案例分析，总结经验教训。9合同权利义务终止9.1对于普通合同，其履约完毕便使合同失效；对重要合同，特别是主体建安工程施工合同，则应按下列程序进行。9.2合同终止条件和程序9.2.1承包商已完毕合同规定的工作，移交全部系统设备、文献和统计，并通过验收合格。9.2.2承包商书面提出结算完整和无索赔声明（含分包商），并经公证处公证。9.2.3承包商已移交或清理剩余材料、遣散人员和临时设施清理或复原。9.2.4合同竣（完）工证书已签发。9.3担保期满，合同自动失效，释放质保滞留金，退还履约确保。10合同档案管理10.1各部门应负责其主办合同的基础台帐的管理，并及时提供信息，更新合同台帐。10.2合同管理人员对已生效的合同，要及时建立我司的合同管理台帐及各类报表，实施分类管理，并于每年年终将合同管理台帐及各类报表报送上级合同管理部门备案。10.2.1建立合同档案。每一份合同都必须有一种编号，不得重复或遗漏。每一份合同涉及合同正本、副本及附件，合同文本的签收统计，合同分批推行的状况统计，变更、解除合同的合同（涉及文书、电传等），均应妥善保管。10.2.2建立合同管理台帐。应根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐。其重要内容涉及：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、推行状况及备注等。台帐应逐日填写，做到精确、及时、完整。10.3全部合同的正本均应移交公司档案室保管。与合同有关的有效文献（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档，待合同推行完毕后，移交公司档案室。归档内容以下：10.3.1合同正本，工程竣工验收资料，设计合同涉及竣工图2套；10.3.2全部有关图纸、技术合同，设备监造签证；10.3.3合同推行过程中形成的全部书面资料，涉及传真、文字、图表、书面文献、争议解决的书面资料、合同推行完毕根据等等，主办部门经办人员应在归档材料上签字、加盖部门公章，由本部门主任审批确认后一种月内归档；10.3.4一档一袋，登记造册。10.4任何掌握合同信息的人员，应严格保守合同中所涉及的国家秘密和公司秘密，非经公司总经理或主管领导同意，不得向别人提供、转借、复印或透露合同的任何信息。11附则11.1本方法自公布之日起执行。11.2本方法由计划经营部负责解释。附表1合同审查会签表合同编号：WHHD－－200－时间：年月日合同名称合同总价承接部门合同状况阐明乙方名称乙方基本状况主办部门工程部安全质量部财务部总经理工作部副总经理分管领导总经理附表2合同款支付审批表合同名称合同编号承包商至上期累计付款（万元）：其中预付款（万元）：经办人：年月日合同总价（万元）本次申请支付金额（万元）应扣多个款项（万元）本次应付金额（万元）累计付款金额（万元）余额（万元）合计预付款甲供材料款其他审核审批工程部安全质量部物资管理部计划经营部/物资管理部副总经理分管副总总经理注：本表一式二份，一份交