XXX集团人事档案管理制度

XXX集团人事档案管理制度根据人事档案管理工作的有关要求，更好的规范XXX集团（包括江苏XXX集团公司(简称“集团公司”)及集团公司子公司（以下简称“子公司”））的员工档案管理工作，有效、科学的保管和使用档案，特制订本管理制度。本制度适用范围为集团公司及各子公司。档案管理的职能部门集团公司人力资源部负责集团公司员工的档案管理工作及对各子公司的档案管理工作进行总体管理。各子公司人力资源部负责本公司员工的档案管理工作。并按照集团公司人力资源部的统一要求，做好各类专项档案管理工作。员工档案管理工作主要包括以下方面：保管所有公司签订劳动合同员工的正式档案；审核、接受转入的档案材料；办理员工档案的查阅、借阅；根据档案内容据实提供证明等材料；检查、更新和整理档案材料，保证档案材料的完整性；负责按照规定办理员工档案转出事宜；办理其他与档案材料相关的工作。员工档案内容履历材料保存记载员工个人经历等基本情况。主要包括干部履历表、员工登记表等。表格应由本人亲笔书写，内容完整。组织部统一印制的干部履历表是记录个人情况的重要表格，原则上人力资源部三至五年组织填写一次，统一收集归档。自传材料主要包括员工本人所写的有关叙述经历，家庭情况，社会关系等自传性质的材料。鉴定、考察、考核材料主要包括各种有组织考察意见的自我鉴定，工作鉴定，毕业结业鉴定，出国鉴定，工作调动鉴定以及经组织上整理并审定盖章的干部考察材料等。学历、培训、专业技术材料主要包括报考中专以上学校学生登记表、审查表，毕业生登记表，学习培训成绩单，学历证明材料，专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务技术业务水平评定材料，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目录等材料。政历审查材料主要包括入党、入团、参军、出国政审材料，家庭成员及主要社会关系证明等材料。党团材料主要包括入党志愿书，入党申请书和转正申请书，党员登记表，民主评议党员材料，入团志愿书、申请书，团员登记表等材料。奖励材料主要包括创造发明奖励材料，正式命名授予的劳动模范、先进工作者、优秀党团员等称号的审批表及事迹材料，组织上对个人的嘉奖、通报表扬等材料。违纪处分材料主要包括处分决定，处分报告，组织上对个人通报批评材料，法院的刑事判决书、劳教审批材料等。任免、出国等材料主要包括干部职务任免材料，劳动合同书，调动审批表，转复军人审批表，出国出境人员审批表，党代会、人代会、政协会、群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表，离退休待遇审批表等材料。其他参考材料不在以上9类材料范围内的，可供参考的有保存价值的材料。主要包括：残疾等级材料，工伤认定相关材料，员工死亡后的讣告、悼词，遗属补助的相关材料，民事纠纷判决书或协议书，工会会员及各种协会、理事会会员登记表。员工简易档案为了便于人力资源管理需要，不属于第五条规定内容员工情况的书面材料，各公司人力资源部应建立简易档案，并负责保管、整理和使用。简易档案主要包括：应聘人员情况登记表原件、应聘简历或个人情况介绍、应聘考试材料、应聘时指定医院的体检报告等。员工档案转入新录用人员在签订劳动合同以后，必须把所有档案材料调入公司保管。如有特殊原因暂不能调入的，须经所在公司总经理批准同意方可。转入的员工档案上应由有档案保管资质的单位将档案材料封印，由专人携带或转寄至各公司人力资源部，档案材料须封印完整，如封印不完整，各公司人力资源部有权拒收。各公司人力资源部收到转入的员工档案后，应及时核查档案内容，如有缺损的材料，应通知该员工负责补充齐全。员工档案转入公司保管前所产生的档案保管费用，以及员工入司后未能将档案转入公司而产生的档案保管费用均由员工本人自行承担。员工档案的管理档案的日常保管集团公司人力资源部建立符合标准、相关设施配置到位的专用档案保管柜和档案室保管员工档案。集团公司人力资源部为各子公司配备独立的档案柜。集团公司人力资源部定期检查档案保管情况，发现问题及时解决。档案的查阅和外借各子公司人力资源部工作人员凭“查阅档案联系单”可查阅本公司员工档案。查阅档案材料应在专门的档案查阅室进行，查阅人须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。因工作需要从档案中取证的，须征得集团公司人力资源部负责人的同意方可复制内容，集团公司人力资源部可为复制出的材料出具“与原件一致”的证明。档案材料一般不外借，如必须借出使用的，要说明理由，经集团公司人力资源部领导同意，履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。档案材料的更新各公司人力资源部随着员工情况的变化应及时更新员工档案材料，补充档案内容。不适宜装入正式档案的材料，可装入简易档案中保管。员工个人所取得的学历学位证明，专业技术职务材料等材料，应及时交给所属公司的人力资源部备案。员工档案的转出员工与公司解除或终止劳动合同关系，所在公司人力资源部应在与职工约定的离职日期后15日内办理完员工档案的转出手续。离职员工档案应通过机要交通转递或派专人递送，人力资源部须将档案密封并加盖启封印章。如交由员工本人转递的，人力资源部在员工档案转出时开具“档案转移通知单”，并负责收回通知单回执联。员工达到法定退休年龄办理退休手续时，按政府规定人力资源部应将其档案转给相关档案管理部门。员工在集团公司和子公司范围内调动的，调出和调进的公司应及时办理该员工档案转递手续。劳务派遣员工档案管理与劳务派遣单位签订劳动合同的员工的档案材料由劳务派遣单位负责接收、管理、转递。集团