文件及资料管理办法

文件及资料管理办法1、目的对文件及资料进行有效管理，确保所使用文件的有效版本，以求发行文件的一致性、可追溯性及适应性。2、范围公司各种文件的制订、审核、发行、登记、存档、修订、作废、销毁。3、定义3.1文件:有效运用的资料。3.23.3非受控文件:临时有效的最新资料，更改及修订时无需按规定撤销收回。3.4外来文件:客户或供应商所提供的图纸资料、标准书、技术资料及相关引用的国际或商业标准（如CNS、JIS、CE、FCC、UL、TUV...等）。4、职责4.1文管中心:负责公司内部各受控文件的发行，更新版本及版本作废等管理。4.2相关部门:负责各部门的专用文件的编写及资料的保管。5、内容5.1流程图流程职责单位相关说明表单文件制（修）订文件制（修）订制订部门审审查职责主管核核准总经理管理者代表文件登记文件登记文管中心档案登记表文件发行文管中心文件发行登记表文件发行受控文件申请表实实施相关部门检讨检讨制订部门审核小组文件修订文件修订文管中心文件修订履历表存档存档使用部门文件收回及作废文件收回及作废Y文管中心文件销毁记录表5.2文件的制（修）订5.2.1由文管中心制订“文件分发编号”，经管理者代表核准后执行。5.2.2文件及资料分为受控文件和非受控文件:受控文件的目录由文管中心提出，管理者代表5.2.35.2.4各类文件的制订、修订、作废等作业流程依据“5.1流程图”。5.2.5文件的制订职责1).质量手册和程序文件由管理者代表组织制订。2).质管部负责组织相关部门制定各项工作指导书。3).其它管理文件由办公室会同有关部门负责组织制订。5.2.6各类文件的格式按照各类文件编写作业规定。5.3文件的审核5.3.1质量手册由管理者代表编制，副总经理审核，总经理批准。程序文件由各职能部门主管主持编制，管理者代表审核，总经理批准。5.3.2技术文件由技术部负责人审核，产品标准和作业指导书由部门主管核准。5.3.3其它管理文件及部门工作文件由各部门主管审核，总经理核准。5.4文件的登记管理5.4.1文件经拟稿审核核准后，原版文件交由文管中心文管员保管并填写“档案登记表”，作为受控文件。为防止文件的丢失，所有文件均应有软盘备份。5.4.2文管员在每次内部质量审核时负责依照“档案登记表”检查各使用者手中文件的有效性，发现问题及时处理。5.5文件的发行、实施及检讨5.5.1QM、QP、FM首次发行时以经总经理签核的发布令日期为正式生效日期、WI文件以批准日期为生效日期。5.5.25.5.3当文件丢失、严重破损或增补时，不得借他人的文件复印，应填写“受控文件申请表”，并在申请表中说明原因（必要时应作出检讨），经该部门主管或管理者代表以上审核批准后，到文管中心办理领用手续。公司内不得使用加盖受控章的受控文件的复印件，一经发现立即由文管员收回销毁，并追究责任。5.5.4过时和破损文件应销毁。5.6文件的修订5.6.1文件需修订时，应由文件修订部门主管填写“文件修订（销毁）申请表”，说明修订原因，经管理者代表授权由各部门主管调阅有关背景资料进行核准，对重要的修订（如技术规格）还应附有充分的证明。5.6.2文件修订核准后，由原文件编稿部门实施修订。文件经修订后由文管中心（必要时连同修订申请单一起）发至相关部门。修改后之生效日期以接到修订后文件及申请表日期为准。5.6.3文件修订的内容应在该文件的修订履历表内填写清楚。经修订部门主管审核，管理者代表批准方可生效。5.7文件的换版与作废5.7.1文件经多次修订（修改状态从0到5次）或文件需进行大幅度修改时应进行换版。原版次文件作废，换发新版本。文件换版时须按原“文件发行登记表”的名单发行修改后的文件。5.7.2作废文件由文管中心文管员按“文件发行登记表”收回，加盖“作废”印章，并填写“文件修订（销毁）申请表”，总经理核准后统一销毁，并填制“文件销毁记录表”。5.7.3表单（FM）随相关的程序（QP）文件一同分发管理，修订时必须换版。5.8外来文件的管理5.8.1直接引用的各类外来文件按“外来文件及资料管理办法”执行。5.8.2技术部负责收集并定期（每年一次）到有关部门查核所用的国际标准、国家标准、部门标准、行业标准等外来文件是否为有效版本，及时更换过期文件。5.8.3办公室负责查核企业所执行有关国家及地方等法律及法规性文件的有效性。5.9技术部资料室对发行到公司之外的受控文件（如加工图纸、技术资料等），需进行发5.10图纸资料的管理按“图纸管