公司企业制度文件 印章管理规定

第第页制度所属单位XX集团制度编码：XX/行政.002制度页数：共20页制度名称印章管理规定修订

：审核：制度所属部门集团办公室发布日期：20XX年12月1日生效日期：20XX年12月1日修订日期：20XX年4月22日1.目的为保证集团经营活动正常进行，加强印章管理，防范印章使用风险，依据国家相关法律法规，制定本规定。2.适用范围本规定适用于集团总部、各二级集团、公司。3.职责3.1集团办公室，各二级集团、公司办公室为印章管理部门，负责落实、监督、执行本制度的相关规定。3.2集团、二级集团、公司总裁（总经理）为相关印章管理的第一责任人。3.3印章监管人员（以下简称监印人）为相关印章管理直接责任人，监印人的直接上级对印章的管理负连带责任。3.4财务负责人和办公室负责人对相关印章负监管责任。4.印章的种类及使用范围4.1行政公章：主要适用于各类函件、法定代表人授权委托书、协议书、合同（不含公司销售合同、采购合同）、对外报表、法律文书及其他需行政印章的文件。重申：不得用于任何形式的担保。4.2业务专用章（合同章、财务章、人力资源章等）：主要适用于销售、采购、人事管理、财务管理、驻外机构业务管理等特定业务。可以使用业务专用章的，不得以行政章代替。4.3部门印章（办公室章、工会章等）：原则上禁止部门刻制印章，特殊情况按照OA印章刻制申请流程报集团总部审批，并在集团办公室备案后，申报部门方可执行印章刻制。4.4项目章（项目专用章、项目办公室章等）：主要适用于工程项目。各单位项目章的使用要完善OA审批流程，严格审查用印文件内容，用印文件须在本单位办公室进行备案。4.5公司特定人员签字章、名章：适用于各类重要文件、申报材料、票据等。4.6其他印章：包括党委印章、工会印章等，适用于党委、工会及其相关业务。5.印章的保管5.1保管责任5.1.1印章保管应遵循使用与监管分离，确保安全的原则。5.1.2行政公章由本单位办公室保管。一般不允许外出使用，特殊情况需外出用印，监印人应外出监督用印并做好记录。5.1.3合同章原则上应由办公室或负责法律事务的部门保管，特殊情况下应由总经理核准保管部门。5.1.4部门印章原则上由本部门保管，用印流程须增设OA用印申请，流程最后应在本单位办公室进行备案，同时保管部门要做好用印的台账登记。特殊情况可交由办公室统一保管。5.1.5财务专用章、法定代表人名章、发票专用章由财务部门负责保管，人力资源专用章由人力资源中心负责管理，项目用章由本单位办公室保管。5.1.6由部门保管的印章须建立用印登记，按制度执行审批，并接受本单位办公室的监管；各二级集团、公司办公室应将本单位印章保管情况登记备案,每半年进行一次自查，并将自查结果报集团办公室备案。5.2监印人5.2.1监印人由办公室报请本单位第一负责人核准。5.2.2监印人应按季度将《印章使用登记表》归档，档案室永久保存。5.2.3监印人工作变动时，必须做好下列工作：5.2.3.1将经办工作情况及注意事项全面向接替人员交待清楚；5.2.3.2所有资料(包括本单位印章实物及台账、印章使用登记簿、用印权签人登记表、各单位印章监管网络图等)应一一列出清单移交。5.3权签人5.3.1集团行政章（公章）的权签人为集团第一负责人，对印鉴承担第一责任。集团第一负责人可以在制度允许的范围内，将行政章的签批授权给相关人员。5.3.2集团合同章专用章无特定权签人，凭合同评审表用印。5.3.3法人名章的权签人为法定代表人本人，法人可将签批权限授予集团第一负责人或其他指定人员，每次授权期限最长不超过半年。5.3.4财务专用章、发票专用章权签人为财务部门第一负责人。5.3.5部门印章权签人为相应部门第一负责人。5.4非正常经营公司印章，可根据实际情况统一收归上级单位或集团办公室暂时代为保管。6.印章的使用6.1用印的批准权限6.1.1下列文件，需由各职能部门第一负责人、各公司总经理审核后报上级领导审批，并经董事长（总裁）或其授权人核准方可用印。6.1.1.1法定代表人授权委托书（或相类似文件）6.1.1.2担保文件（含附担保条款的合同、协议）6.1.1.3抵押、质押文件6.1.1.4公司及分支机构的登记、注册、变更、注销文件6.1.1.5重要产权变更、机构变更文件6.1.1.6承诺函、律师函、对外法律意见书6.1.1.7根据集团要求需审核的文件6.1.2各公司项目合作协议、聘用法律顾问协议及其他具有法律效力的协议、合同、章程、委托审计报告等法律文书用印，须经集团法律事务本部进行合法性审查、批准后，方可用印。6.1.3企业法人代表及相关负责人名章的盖用，须经印章所属人或其授权人审批后方可盖章。6.1.4因考虑到集团贷款合同为银行的固定格式等特殊性，是否由集团法律事务本部审核由集团财务管理本部权衡、确定。集团办公室印章监管员以集团财务管理本部负责人的签字为用印依据；6.1.5其他文件、资料的用印应由集团各职能部门第一负责人、各二级集团总裁（总经理）及其授权人审核、批准。6.1.6用印批准人名单及签字字样应在印章保管员处备案。6.2印章的启用6.2.1集团内用印，采用OA审批流程（流程使用的OA账号必须是经办人个人账号），须严格按照规定如实、完整填写，待用印文件必须以附件形式上传，详细填写用印文件名称、类别、用途等信息，经审批人批准后，用印人持相关文件到监印人处用印，并在《印章使用登记表》上登记、签名（签名必须字迹工整清晰）。如有漏印需要补办用印，监印人根据流程决定是否用印，不符合要求者另行申请。6.2.2启用集团行政章前，用印单位必须对用印文件的形式、内容进行严格的审核，用印权签人及其授权人须确保用印的安全性、准确性及真实性，并承担由此引起的相关责任；6.2.3启用公司合同章前，用印人应持有《合同评审表》的复印件到公司办公室用印。《合同评审表》应根据本部门的合同评审流程由各个相关部门领导签字确认，持相关合同到监印人处用印。用印人须将《合同评审表》交监印人收存，并在《印章使用登记表》上登记、签名。6.2.4启用公司法人章前，用印人应持有《名章使用申请单》，由部门领导、分管领导及公司总经理审核批准后，方可用印；6.2.5启用公司财务章，用印人必须持有《印章使用申请单》，由财务管理部负责人及财务总监审核批准。印章保管人应对内容及申请单上载明的签署情况予以核对，方可用印。做好登记工作。6.2.6各部门印章交予各部门管理使用。各部门印章由各部门负责管理。保管人、监印人及权签人在办公室登记备案。各部门使用印章负责人要认真审核所需用印材料，确凿无误后印章保管人方能用印，且做好登记用印工作。否则出现问题，部门负责人负完全责任。6.2.7监印人应亲自加盖印章，特殊情况下用印人可在监印人监督下加盖印章。6.2.8若用印人提交的相关批准文件为传真件、复印件的，监印人应向批准人确认后，方可用印。6.2.9监印人不得在空白证明文件、空白纸张等纸张上加盖印章。特殊情况下，确需在空白文件上加盖印章的，应有公司董事长（或总经理）批准，并获取办公室负责人同意，在监印人处备案。用印人完成任务后应将文件使用情况向监印人说明，对没有用完的空白文件应交监印人销毁。6.2.10有存根的二联介绍信、证件、授权委托书、法定代表人证明书等应在落款和间缝处一并加盖印章。多页文件，条件允许的应加盖骑缝章。6.2.11对已盖印章的文件内容更改时，用印人应将原文件交回监印人销毁并记录后，重新办理用印手续。6.2.12虽有《印章使用申请单》、《合同评审表》或其他批件，但批准权限不当，监印人应不予用印。6.2.13监印人应认真检查用印文件。用印文件打印字迹不清、书写潦草、有涂改的，应不予用印。对不符合印章使用手续的，监印人有权拒绝用印并应通报各相关部门进行处理。6.2.14用印人不允许监印人审核用印文件内容的，监印人应拒绝用印，并立即通报用印批准人。因有保密内容等特殊情况用印人可直接在用印申请单中注明，部门主管签字确认后，方可在监印人监督下用印。6.2.15如有特殊情况需外出用印，用印单位须通过OA审批流程，在备注栏特别注明“外出用印”，并由该印章第一负责人批准后，方可用印；外出用印须由监印人监章，监印人要确保印章的安全。并随身携带外出用印登记表，做好用印登记。（行政章、法人章外带必须经集团第一负责人或办公室负责人批准）6.2.16融资业务类外出用印，监印人应根据财务部门提供的《融资业务外出用印清单》（见附件7）对用印文件进行核对，并在外出用印登记表上做好用印登记。6.2.17报送政府部门文件，须留存一份用印文件原件在集团办公室进行备案，根据集团档案管理要求的期限整理、归档。6.3加强对业务专用章的管理6.3.1各单位办公室对本单位业务专用章用印有监管职责，要定期督促业务部门加强对本部门印章的风险管控，并不定期抽查部门印章的登记台账及审批流程。6.3.2督促财务部门加强对财务章的管理6.3.2.1规范跨公司使用财务专用章的业务，健全登记审批流程。6.3.2.2对于银行印鉴备案，要了解并督促相关部门及时清理本单位闲置账户。6.3.3加强合同专用章管理6.3.3.1再次重申合同、协议类文件用印时须有合同经办人签字且签署日期，在审批流程完善前提下方可用印。6.3.3.2凡合同、协议类文件办公室要留存双方盖章的完整合同原件进行备案，对于我方先用印的合同、协议类文件，办公室要及时督促经办人收回对方用印完毕的文件，做好台账登记，并定期移交档案室存档。6.3.3.3非制式合同办公室审核时要重点关注合同中关于“盖章并签字后生效”等相关条款。6.3.4加强法人名章管理6.3.4.1公司第一负责人非法人代表的，要求法人代表就法人名章的使用出具书面授权书，注明授权权签人、保管人、授权期限等。6.3.4.2原则上法人名章不超过2枚。若法人章为1枚，可根据公司实际经营需要，由办公室或财务部门保管。若法人章为2枚，办公室与财务部门各保管1枚。6.3.4.3法人名章的使用与公章一样，需单独走用印审批流程，不可作为附带用印。6.4加强对注册公司、工商变更、注销公司的用印管理6.4.1对新注册公司（或成立分、子公司）及注销公司的申请材料用印，需严格审核审批流程，经股东、董事会相关负责人签字后方可用印。6.4.2对公司产权、股权等工商变更用印，需严格审核审批流程，并与董事会相关负责人确认后方可用印。7.印章的刻制与废止7.1原则上同一印章仅允许刻制一枚。但如因业务需要或受地区限制需增刻者，由业务主办部门申请并按新增印章程序办理，增刻的印章应设法加以区别。7.2新设单位行政章、法人章、合同章刻制，必须先履行集团内部印章刻制审批流程，严禁先刻印章后补流程等不规范操作。严格执行印章备案制度。7.3刻制印章由监管部门负责办理，须按照OA流程经集团总裁审批后，须到公安机关指定单位刻制，行政章、法人名章、党委章、合同章、财务专用章等对外用章须到国家公安机关备案，党委章须到上级党委备案。部门用章禁止刻制圆章，可为长条章或椭圆章。所有印章的刻制必须在集团办公室备案。7.4因公司暂停、更名或其他原因停用公章，须按法律规定程序和企业制度办理印章停用手续。原印章移交档案室存档后方可启用新印章。原印章停用和新章启用，必须做好停启用日期和印模登记存档，并通知对内对外有业务关系的一切单位和部门，以避免造成不良后果。7.5因公司撤销、转让、更名或其他原因废止的印章，应移交档案管理部门封存（一般为两年），资产处置完成经第一负责人审批后，按法律规定程序办理印章废止手续，予以切角封存或者集中销毁。销毁印章责任人应在销毁记录上签字，并留有印模存档，以备日后查证，并通知对内对外有业务关系的一切单位和部门。7.6公司变更或撤销，办公室或工作小组负责人负责印章及相关资料的收集，附处理意见，移交集团办公室。7.7刻制或废止印章应由责任部门提出申请，所在单位办公室和监印人按流程监督实施，办理流程通过OA系统完成。7.8行政章、法人名章、党委章、合同章、财务专用章等对外用章的刻制与废止须二级集团、公司总裁（总经理）批准后报集团总裁审批，集团办公室备案。7.9部门章、业务专用章等内部用章的刻制与废止由二级集团、公司第一负责人批准，集团办公室核准备案。7.10印章刻制流程：填写附件中相关表格-报批-公安局备案-刻制-办公室登记备案。需注意事项：印章因损坏或遗失需补发时，监管部门须首先向该印章的登记机构报告、备案并依法公告作废。8.罚则集团办公室有权对集团各类印章的使用、管理情况，进行不定期检查，并将检查结果作为对部门、公司考核依据。对违反印章管理规定者，视情节给予行政处分并处100-500元罚款，对情节严重者，将给予相关责任人500-20XX元罚款，给集团、公司造成损失的应承担相应赔偿责任；触犯国家法律的，依照国家法律由司法机关处理。9.附则9.1依据本规定保管印章的部门、驻外机构，必须遵照本规定的原则制订本部门印章具体使用管理办法，并报集团办公室备案。9.2归属二级集团管理的公司，报请集团审批的用印申请，须先经过二级集团审批。9.3各二级集团、公司应参照本规定制订具体印章使用管理办法，并报集团办公室备案。10.本规定解释权归集团办公室。11.本规定于20XX年4月修订，自颁布之日起实行。备注：附件1：XX集团用印登记簿（含各类用印登记表附件1-1/1-2/1-3/1-4/1-5）附件2：印模登记表附件3：权签人登记表附件4：外出用印申请单（附件4-1/4-2）附件5：印章新（换、增）刻申请表附件6：印章缴毁申请表附件7：融资业务外带印章用印清单附件1-3印章使用登记表（合同、协议类）日期单位用印文件名称印章名称甲方乙方丙方合同额（万元）合同经办人审批人用印人监印人归档情况备注附件1-4印章使用登记表（公文类）日期提报部门主送单位用印文件名称印章名称文件用途页数是否原件事项负责人提报人监印人归档情况备注附件1-5印章使用登记表（其他文件通用版）日期用印单位用印文件名称印章名称接收单位使用

次数审批人用印人监印人归档情况备注附件2：印模登记表印章名称：印章名称：印章名称：详细分类：详细分类：详细分类：启用时间：启用时间：启用时间：废止时间：废止时间：废止时间：保管人：保管人：保管人：保管部门：保管部门：保管部门：监管人：监管人：监管人：权签人：权签人：权签人：第一授权人：第一授权人：第一授权人：变动情况：变动情况：变动情况：单位：统计时间：注：1、详细分类：指印章所属类别，例如公章、财务专用章、合同专用章、人事专用章、发票专用章等。（并标出是内部用章还是外部用章）2、监管人：指该