铁路单位合同管理办法

铁路单位合同管理方法总则第一条为加强合同管理，规范经营行为，防备经营风险，维护**段正当权益，根据《中华人民共和国合同法》、《**局合同管理方法》的规定，制订本方法。第二条本方法合用于**段及其各单位与其它平等主体（自然人、法人、其它组织）之间以及路局各单位互相之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同。铁路客货运输合同、劳动合同不合用本方法。第三条合同管理实施领导主管、合同管理部门统管、承接部门专管的合同管理体系。第四条合同管理遵照下列原则：（一）归口管理原则；（二）分级管理原则；（三）审核、会签原则；（四）全过程控制原则；（五）奖励与责任追究相结合原则；（六）维护路局正当权益原则。第五条各单位应当重视合同管理工作，加强对合同管理工作的领导，完善合同管理制度，健全合同管理机构，拟定合同管理人员，提高合同管理水平。第二章合同管理机构、人员及职责第六条单位办公室是全段合同归口管理部门，其职责：（一）协助本单位负责人贯彻执行国家、铁道部、路局有关合同管理的法律法规和合同管理制度；（二）起草制订本单位的合同管理制度；（三）对合同进行法律审核；（四）指导合同承接部门依法订立、推行、变更或解除合同，受本单位负责人委托参加本单位重大合同的调查、论证、谈判及签约活动；（五）跟踪监督合同的推行状况，建立健全合同推行跟踪台账、合同档案；（六）管理和使用路局授权使用的合同专用章；（七）定时上报合同统计报表及合同管理工作状况；（八）参加解决本单位发生的合同纠纷；（九）办理上级合同管理部门交办的合同管理工作。第七条合同承接部门职责：（一）负责对方资信及合同可行性调查，收集资料，按规定程序依法订立、变更、解除合同；（二）及时向本单位及路局合同管理部门报审合同；（三）按合同商定做好合同的推行工作，进行动态管理，向单位（部门）主管领导和合同管理部门报告合同的有关状况，方便及时解决问题；（四）保管合同文本及与合同有关的资料、文献，并及时归档；（五）根据授权，参加合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。第三章合同的订立、审核第八条各单位从事经营活动应当订立合同，除即时能清结者外，必须采用书面形式。标的额在一万元以上的合同，原则上不得采用口头形式。更新改造、大修项目必须订立书面合同，合同性质必须与计划相一致。没有立项、计划、款源的项目，不得订立合同。“三重一大”事项需要订立合同的，经领导班子集体决策，形成会议纪要，作为订立书面合同的根据。第九条合同的内容应当符合国家法律法规规定，必须做到条款齐全，笔迹清晰，用语精确。重要条款有：（一）合同名称名称选择必须与合同内容一致；（二）当事人的名称和住所当事人的名称要写明全称，公司法人的名称应当与营业执照一致，个人姓名应当与身份证一致，并注明身份证号等有关个人信息。当事人住所应写明具体地址；（三）标的动产应标明名称、规格、型号等。标的为无形资产、劳务、工作成果的，内容表述要精确。不动产应注明名称和坐落地点；（四）质量或技术原则质量和原则要精确具体。国家有强制性原则的，应写明该原则的代号全称；有多个原则的，应商定与合同标的相合用的原则。如附有图纸、样品、技术资料等要注明。要写明质量验收的办法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；（五）数量和计量单位数量要明确具体。计量单位、计量办法和计量工具符合国标；（六）产品的包装规定要明确包装原则，供应方与否回收包装物；（七）推行期限、地点和方式推行期限、地点要具体明确，买卖合同推行地点要写清需方提货地点，或供方代办托运地点，或供方送货时需方接货地点，地名前要冠以省、市、县名称。推行方式要写明一次性推行或分期分批推行；交付标的物需要运输的，运输方式要写清汽运、铁路运输等，同时写明由哪方办理运输及承当运费；（八）价款或酬金合同中应明确规定价款或酬金数额、计算原则、付款期限、支付方式、结算方式；（九）合同变更和解除条件应依法明确具体商定；（十）违约责任合同中应明确规定违约情形及违约金的比例或数额；商定赔偿损失应明确损失计算办法；（十一）解决争议的方式应商定通过诉讼解决，并写明有管辖权的法院名称；（十二）其它事项涉及合同编号、合同文本份数（合同正本应按当事人人数拟定，副本根据双方当事人需要拟定）；合同生效的时间和条件；附件名称；签约地点、日期；当事人合同专用章或公章（合同文本为多页的，加盖骑缝章）；法定代表人（负责人）或代理人签字。合同推行期限普通不得超出三年，特殊状况由段书面报路局主管领导审批后订立合同。第十条对订立合同及谈判过程中的电报、电传、信函、图表等电文数据资料，要注意保管。如有不同意见，要立刻回复对方，不得迟延，避免造成法律的默认事实。第十一条本单位与局内含有法人资格的单位、局外单位及自然人订立合同应以**局（括号内写明本单位名称）名义，使用路局合同专用章；与路局所属不含有法人资格的运输业单位之间订立合同应以本单位的名义，使用单位公章。第十二条合同审核算行联签审核责任制度。在合同正式订立前，合同承接人应当将拟签合同送有关业务部门、财务部门、合同管理部门和单位主管领导审批联签。第十三条合同订立前，承接部门必须对对方主体资格、资信状况进行审查。（一）主体资格合格：含有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符。合同标的符合当事人经营范畴，涉及专营许可证的，应含有对应的许可、等级、资质证书；（二）委托手续齐全：受委托订立合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；（三）含有对应的履约能力：含有支付能力或生产能力等。必要时应规定其出具资产负债表、资金证明、会计审计事务所订立的验资报告等有关文献；（四）含有履约信用：无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。通过路局招标后由站段订立合同的，由组织招标部门负责对方主体资格及资信状况的审查。合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其订立合同。必须订立合同时，应规定其提供正当、真实、有效的担保。其中，以确保形式作出的担保，其担保人必须是含有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人合用本条规定进行审查。上述所列多个文献为合同不可或缺的构成部分，其文本为复印本时，提交方须加盖公司公章，承接部门须加注“与原件核对无误”的字样，并由核对人签字。第十四条合同承接部门负责对下列内容进行审查与管理：（一）从事本项合同业务的必要性；（二）从事本项合同业务可行性（涉及经济利益、技术条件与安全保障）；（三）从事本项合同业务对我方利益的综合影响；（四）保管与本项合同业务有关的一切材料；第十五条合同订立之前，合同承接部门或承接人应将合同草案、立项意见书及与合同有关的材料，一并提请财务、合同管理部门按次序依次审核。业务、财务、合同管理部门审核人员应在合同审核表上订立明确意见。对无审核意见以及审核有异议的合同草案，单位主管领导应回绝签批。推行中的或者推行完毕的合同，审核部门不予审核。第十六条提请合同审核应提交下列材料：（一）建设工程合同：工程立项审批计划、工程预算、中标书、对方有关资质证书，业务外包的需提交业务外包审批表、选择施工单位的招投标文献或会议纪要等；（二）买卖合同：财务计划、中标书；（三）投资合同：可行性报告、有关审批手续；（四）本方法第十四条规定的材料；（五）审核部门认为应当提交的其它材料。合同承接部门或承接人应对其提供材料的真实性负责。第十七条合同审核算行分级审核把关。第十八条下列合同由路局负责审核：（一）联营、投融资、融资租赁、承包经营、涉外（不含投资管理集团所属外经公司订立的涉外合同）、担保合同以及涉及产权、股权、土地使用权等法律关系复杂、推行期限超出三年的合同；（二）运输业单位标的额50万元及以上的合同；本条上述规定的合同，由单位进行初审，然后提交路局业务、财务、合同管理部门审核。第十九条按照《路局房屋租赁管理暂行方法》规定，各单位订立的《房屋租赁合同》由路局房产管理所负责审批，合同加盖**局房产管理所合同专用章。第二十条业务部门负责对合同中下列内容的审核：（一）涉及本部门业务范畴的有关合同条款的可行性；（二）合同对方资质及履约信用等方面的安全性；（三）合同内容与否符合有关原则及上级规定。（四）认为需要审核的其它内容。第二十一条财务部门负责对合同中下列内容的审核：（一）推行合同所需资金或所涉及资产的正当性及资金安排的可行性；（二）合同中有关价款、酬金收支方式、支付时间、单价和金额等条款及结算条款的正当性、适宜性；（三）资金、资产的用途及使用办法的合理性；（四）认为需要审核的其它内容。第二十二条合同管理部门负责对合同中下列内容的审核：（一）合同缔约方主体、公司资质的时效与正当性；（二）合同标的正当性；（三）合同条款的正当性、完整性及存在的法律漏洞；（四）与合同业务有关的其它法律问题；（五）需审核的其它内容。第二十三条合同承接部门或承接人向各合同审核部门提供合同草案时，应预留两个工作日供其审核。投资、承包经营等法律关系复杂合同的审核时限为三个工作日。合同承接部门或承接人未给审核部门留有足够审核时限的，有关责任及后果由承接部门或承接人负责。第二十四条各审核部门在审核合同时，发现有重大错误、遗漏、不当等问题时，应予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同全部文献退还合同承接部门或承接人。第二十五条委托代理人超越代理权限订立合同或订立未经审核的合同的，由签约人承当责任。签约人不得转委托。第二十六条合同承接部门、财务部门、合同管理部门必须各留存一份合同原件。联营、投融资、融资租赁、承包经营、涉外、担保合同以及涉及产权、股权、土地使用权等重大经营活动的合同向路局审计部门备案。第四章合同的推行、变更和解除第二十七条合同生效前，不得实际推行合同。合同生效后，必须按照合同商定全方面、及时、实际推行合同。除法律另有明文规定或合同商定外，不得转让合同。第二十八条发现合同对方不推行或不全方面、不适宜推行合同或收到对方合同推行异议时，应立刻告知合同承接部门负责人和合同管理部门，合同承接部门或承接人应在法定或商定时限内，以法定或商定方式向对方提出异议或予以回复。发出的异议文函或回复材料需经合同管理部门审核。第二十九条合同承接部门、财务部门应当全方面掌握合同推行状况，主动配合合同管理部门对合同推行状况的跟踪监督。合同管理部门应及时填写合同推行跟踪台账，发现问题及时解决。第三十条对应签合同而未订立的，合同没有通过审核的，以及使用单位公章（本方法允许的除外）、车间印章、业务专用章订立合同的，财务部门应不予报销，否则，按违规解决。书面合同是财务部门报销的重要凭据，应入账保存。第三十一条如果按合同商定由对方先推行义务，但对方并没有按合同商定推行义务或推行义务不符合合同商定，能够回绝推行自己的到期义务，并追究对方的违约责任。第三十二条如果按合同商定由自己一方先推行义务，但推行前已有证据证明对方的经营状况严重恶化，或者转移财产、抽逃资金以逃避债务，或者丧失商业信誉以及有丧失或可能丧失推行债务能力的其它情形时，应当中断推行合同，并及时告知对方并阐明中断的理由。待对方提供担保后，再恢复推行。如对方未在合理期限内恢复推行能力并且未提供担保的，能够依法解除合同。第三十三条发生需要变更合同的状况时，应当由合同承接部门和合同管理部门研究拟定，报单位领导同意，由合同承接部门负责书面告知对方，并阐明理由。合同承接部门在接到对方规定变更合同的告知时，应当立刻告知合同管理部门，共同审核对方的理由与否正当；如果符合变更条件，同意变更的，应当由合同承接部门订立变更合同。因变更造成经济损失的，应向对方提出索赔。第三十四条发生需要解除合同的状况时，应当由合同承接部门和合同管理部门研究拟定，报单位领导同意，由合同承接部门书面告知对方，并阐明理由。合同承接部门在接到对方解除合同告知时，应当立刻告知合同管理部门，共同审查解除合同的理由与否正当；如果因解除合同而损害了本身利益，应当由合同承接部门向对方提出书面索赔请求。第三十五条变更或解除合同的告知或复函须在法定或商定时限内作出。第三十六条合同变更或解除程序与合同订立程序相似。第三十七条合同订立后，各单位不得因承接人或者法定代表人的变动而不推行合同，或以此为理由变更或解除合同。第三十八条建设工程施工合同推行完毕前，必须接受路局审计部门的验工决算审计，具体按《**局工程结算事前审计管理方法》规定执行。第五章合同专用章管理第三十九条段对路局授权使用的“**局合同专用章”由办公室统一保管。第四十条合同专用章管理部门应按规定使用合同专用章，建立《合同专用章使用记录表》，严格管理使用。第四十一条合同必须通过审核，单位主管领导同意后，才干加盖合同专用章。未推行审核程序或合同正式文本没有采纳审核意见的，管理合同专用章的部门或人员不得加盖印章。不得使用路局机关处室部门、站段、科室（车间）公章以及业务专用章对外订立合同。但本方法另有规定的除外。第四十二条严禁未经同意携带合同专用章外出订立合同。因特殊状况需要，经单位负责人签字同意后，应由合同专用章管理人员携带外出，并对合同进行审查后加盖印章。不得将合同专用章交由印章管理人员以外的其别人携带外出，也不得在空白合同书上加盖合同专用章。第四十三条单位机构等发生变化，不再含有使用合同专用章条件的，应当立刻停止使用合同专用章，在10个工作日内向路局合同管理部门交回所持有的合同专用章。第六章合同档案管理第四十四条合同档案是指合同订立和推行过程中形成的全部文字材料。具体涉及：1.合同审核表；2.合同文本（涉及意向书、信件、电报、传真、电子数据交换的电子邮件）；3.合同项目计划文献、可行性报告、财务预算、立项审批等材料；4．有关合同招投标资料及中标告知书，业务外包审批表和会议纪要；5．合同相对人营业执照（复印件）、资质证书（复印件）、授权委托书、法定代表人或代理人身份证（复印件）、自然人身份证（复印件）以及其它有关文献；6．合同推行过程中的催货（款）函、违约告知书和往来函件，合同变更解除合同书；7.合同纠纷解决的合同书、调解书、仲裁书、判决书、执行文书；8.其它有关材料。第四十五条单位合同管理部门应于第二年6月30日前将已经推行完毕的合同资料整顿成册后，交单位档案管理部门保管，保管期限为。第四十六条单位的财务部门在办理收付款工作时，应当留存收付款根据的合同文本、合同审核表等资料作为会计档案的构成部分。第七章合同纠纷的解决第四十七条发生合同纠纷，合同承接部门应及时向合同管理部门和主管领导报告。第