业务流程重组的培训

业务流程重组的培训培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程重组的成功结果压缩时间减少不增加价值的活动授予相应权限客户联盟一次做好在流程开始时就保证质量设定有弹性的目标有效降低成本，领先的技术持续的改善循环流程绘制目标理解现有流程和资源分配阐明企业关键问题识别改进的良机流程图是一种工具，可用来了解、分析和归档公司的流程和活动，帮助确定改善机会一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结果的一系列步骤什么是流程图？流程图绘制流程图绘制主要包括以下三项内容：理解流程编制流程图完善流程图流程图绘制流程图绘制基础有明确定义的开端和结束有输入必有输出在整个企业组织中“流动”不局限于单一的功能和部门流程输入输出流程图绘制－

管理要素的划分营运流程管

理

支

持

流

程采购管理营销管理发电管理输电管理配电管理技术、电能质量管理行政事务管理预算管理财务管理投资管理信息系统管理人力资源管理固定资产管理检修计划管理

下列为绘制流程图所需考虑的要素信息：行为

责任

输入

在流程中的关键行为流程中的关键责任

每一行为的主要输入来源输出

顾客

时间和成本每一行为的关键交付成果每一行为输出的接受者每一行为所需的时

（内部和外部）

间/成本

画流程图需了解的信息文件/表格：该标识文件，包括表格、字母和报告。它既可表示输入，又可表示输出。可在该标识上写下标题用以代表特定的文件。系统/数据库：该标识用于表明信息从现有的计算机系统中流入或流出。该计算机系统表现为输入、处理或输出。可在标识中写明特定的系统名称。流程图绘制标识一套标准的符号能帮助快速并且一致地通过流程图进行沟通决定批复：该菱形框代表一个决定或批复。它给人以强烈的视觉提示，即此处需要作出决定或批复。该标识经常用在流程栏中。其右方联接“否”的情况，下方联接“是”的情况。方向标记：流向箭头代表任务执行时的次序，它们引导着流程。流向从左到右代表输入被接收并被处理；流向从上到下代表任务被完成。流程图绘制标识存档:该框代表一个文档在此处需要被存档。开始/结束:该框用以表示一个流程的开始和结束。流程图绘制标识流程图连接标识：该标识用于同一流程图中页和页的连续或者用于同页内从一个动作框转到另一个动作框。当画到页底时，可以在图中最后一项内容后使用连接标识。连接标识的画法：在标识内以大写的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方画上同样的流程连接标识，在该标识上写下相同的英文大写字母。流程图绘制标识A继续“是”情况下的流程是否状况表是

否被批准?A对状况表

作修改在决定框之前使用手工操作标识：如果流程分叉为是/否，则有人作出决定。用决定框来表示。由于所作的决定和批复很少无效，因此在决定框之前通常有人工活动标识。是否是否有效？流程图绘制标识验证统计

数据的有效性流程图绘制询问一个流程活动的问题包括：

流程/任务生成什么？职员怎样执行它？为什么要这样做？何时、由谁对它进行复核？流程活动需要多少时间？流程活动何时需要？错误/问题的种类、频率和发生原因是什么？怎样处理错误/问题/例外？输出什么？输出多少？输出至哪里？流程范围控制目标主要控制点涉及部门及表格流程流转时间特定政策建议步骤:从一个高层次的流程开始,如有必要,到下一层次的流程确定每个子流程的开始和结束(保持重点)

确定关键输入和输出按步骤进行每个关键业务子流程节约时间:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用标准的流程图符号在流程绘制过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会核查流程的准确性流程图绘制的技巧需要

按实际情况绘制流程

需要

在整个组织内思考流程需要

与流程牵涉的人员交流需要

在开始前确认流程的起点和结束

需要

高层次的流程图不能

按照自己的想象绘制流程

不能

把流程图局限在自己的部门

不能闭门造车，在真空中工作

不能

在确认流程范围前绘制流程不能

陷入太多的细节

流程绘制应注意的要点总结流程图的格式宋体标题采用14号字体、加粗、中间对齐部门采用10号字体、加粗、下划线、中间对齐框内采用6－8号字体、普通不加粗、中间对齐连线采用与框内同样字体、中间对齐尽量避免相交线业务流程图交付要求业务流程图交付要求流程图的组成流程图标题涉及部门部门分隔线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室将单据传递给办公室现状流程图样张

样张流程绘制练习实例练习-物资采购计划申请与审核供电所计划员制定本供电所的项目物资采购计划草案，交供应科科长审核供应科科长从技术的角度考虑是否批准该采购计划，在1天内作出批复如果供应科科长审批通过，则报供电所所长签字；如果通不过则返回计划员并向其提出修改意见所长审批需要半天所长签字后，交供电公司对口职能部门在3天内从技术角度对采购计划进行审核如果审核不通过则返回供电所；如果审核通过则由办公室将采购计划汇总平衡后交供电公司总经理签字供电公司总经理一般在3天内签字确认，然后交电力公司归口部门审核电力公司归口部门主要从资金、技术方面进行考虑，通常在1周内审核通过后交由办公室进行汇总平衡电力公司总经理在1周内审核办公室平衡汇总过的采购计划电力公司总经理审核通过的正式采购计划给物资公司实施采购找出流程本身存在的问题寻求通过信息技术系统的应用提高流程效率的机会制定速效方案解决当务之急在流程绘制过程中,我们不仅应该理解现有的流程,更要识别流程改进的机会,建议的步骤如下:流程改进原则缺少关键步骤重复劳动(一个流程内或是跨部门)不必要的文书工作不完全或冗余的审查过程不必要的延误与其它流程、部门、顾客或供应商的接口不够清晰流程图绘制完毕后，可以开始分析流程改进的机会，典型的流程问题包括：流程改进（续）理解现有系统的限制(比如:数据格式不兼容,硬件容量限制,关键系统间缺乏集成)确认应用新技术的潜在收益(比如:提高作业自动化程度,增加信息的共享程度等.)寻求通过信息技术系统的应用提高流程效率的机会流程改进（续）速效方案主要针对企业需要立即处理的问题,旨在加强风险防范、增加盈利能力或降低成本速效方案的特点是低投入、见效快此外,可以通过流程改进分析找到解决企业管理问题的速效方案流程改进（续）减少不必要的审核供电所所长和供电公司总经理的审批可以去除加强部门协作与沟通在采购计划进度方面需要参考财务部门的意见，确保采购计划与资金计划的整合缩短审核时间缩短各级管理部门