秘书三级简答题答案

检查的主要内容和主要内容和原则形成备忘录?答：备忘录至：行政经理自：高叶主题：会务筹备情况检查的主要内容日期：××年×月×日内容：一、会务筹备情况检查的主要内容1．准备是否充分必须逐项检查。2．会议期间能否排除各种干扰3．环境条件与用品准备。4．文件材料准备5．会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。6．保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7．检查的其他内容二、应注意的问题（或原则）答：1．全面周到，注重细节，逐项落实。2．眼见为实，实地检验。介绍编制采购预算的一般程序?答;确定预算的核算基数2．进行市场调研3．确定采购产品的种类及型号价格4．编写预算方案5．征求意见，完善方案请你说明不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤?答：1．采购方式：获得设备使用权的方式主要有购买、租用。1）购买优点：设备归购入组织；在使用期内折旧少。缺点：维护和修理是附加的费用；设备存在过时问题；最初费用昂贵。（2）租借--租用优点：较低的使用费；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。缺点：若租期较长，支出的费用增加；提前终止租赁合同，需付违约金。2．采购步骤（1）提出购买申请。（2）递交审批、落实经费。（3）招标、选择供应商。（4）签订供货合同。（5）货物入库。（6）支付货款。请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格？答：一、会议筹备方案的内容包括：1．会议的目的与宗旨、会议的内容、形式（会议名称）2．会议主题和议题3．会议议程和日程4．时间和地点5．参会人员组成6．确定会议所需的设备和工具7．会议文件的范围及印制和复制8．会议经费预算9．会议住宿和餐饮安排10．会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。二、会议筹备小组的分工TEAM组负责人职责总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作宣传策划组会议形式、发奖形式、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报新闻发布会的准备要点？答：新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发

布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。其准备工作包括如下：1、确定被邀请记者的范周该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。2、确定时间和场所确定日期，一是要及时；二是应当避开重大会议、社会活动。记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定。3、确定主持人和发言人记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。4、准备发言材料和布置会场资料包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以圆形或长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。5、制作经费预算费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

6、组织会议主持人，其职责是把握会议的主题，保证不要离题太远，并要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；

记者招待会的时间一般控制在二小时之内。7、参观活动安排可以配合招待会主题组织记者进

行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识8、小型宴请安排

在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。9、收集有关新闻报道秘书要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验

会议的效果。一、确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前20天完成，最迟15天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。二、确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。三、按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。四、购买礼品、选聘主持人、礼仪人员和接待人员并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响、放映设备，领导的发言稿，新闻通稿，现场的音乐选择、会议间隙时间的娱兴安排等。五、正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。六、按计划开始发布会，发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。七、监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报导资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。八、评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验剪报？答：1．剪报的含义：剪报是根据市场的需求，选择专题，确定时间周期，对报刊中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递的工作。2．剪报的特点：（1）实用性强；（2）使用方便；（3）成本相对较低；（4）获得信息量较大；5）信息零散；（6）缺乏针对性；（7）有些信息缺乏时效性、可靠性。3．剪报的步骤：（1）确定专题；（2）确定圈选报刊；（3）准备剪贴用具；4）标准化工作。如何进行文书审核？答;电子邮件收件人：liuming@发件人：gaoye@126.com主题：文书审核工作要求1．（1）审核是否需要行文2）内容重复的不行文2．（1）审核文书内容（2）看内容与有关规定是否一致（3）提出的意见办法是否可行3．（1）审核文字（2）看文字是否通顺、简练（3）标点是否正确4．（1）审核文件体式（2）看文种是否恰当（3）格式是否规范5．（1）审核文书在处理程序上是否完备（2）看发文名义是否合适（3）涉及其他部门的，是否征得同意请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种工作模式的优势?答：1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。2、采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。答：1、远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。7）远程会议要加强对设备的检查。请你向我说明你将如何为我做好这次团队出访的准备工作。答：团队出访的准备工作主要有：1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作（1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续；（4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。（6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。请你介绍一下选择办公设备和易耗品供应商时须考虑的因素，以备忘录的形式发给我。答：1.价格和费用⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金2.质量和交货⑴保证购买后能满足需求⑵选择不合格物品的供应商⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠3.服务和位置⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式⑵供应商所在地点方便联络和交货4.安全和可靠性⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性请你就预防紧急情况的措施和应对方法拟出相应的建议。答：1、紧急情况的预防措施情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。预防紧急情况的措施有：（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。2、紧急情况的应对措施（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。我公司近日将与HNG公司举行技术贸易洽谈，王玲已为些次洽谈准备好了待签合同文本，共18页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封面以白色复印纸打印。这种做法是否正确？请你向我说明准备待签文本的要求。另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。答;1．王玲的做法不正确。（2分）2．待签文本的准备要求是：（本项内容共11分。）（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的准备。(1分)（2）与HNG公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。（2分）（3）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。（2分）（4）合同应用精美的白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸），按大八开的规格装订成册（王玲却用装订器简单装订），并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸）。（本点计6分，其中说出正确做法3分，指出王玲错误3分）3．关于座次安排，可以这样考虑：（本项内容共7分。）（1）应请HNG公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）。（2分）（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。（1分）（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。（2分）（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。（1分）（5）原则上，双方随员人数应大体上相当。（1分）开展档案利用工作的方式和利用的要求?答:方式1阅览室提供利用2档案外借3制法档案复制本4制发档案证明5提供咨询服务6印发目录7档案展览。要求:1依法开展利用工作2主动及时开展利用工作3不断完善档案服务方式和手段4掌握本单位近期的重点工作重大活动，据此开展档案利用会前、会中、会后需要检查的主要项目表？答：阶段、检查项目、负责人、完成情况、存在问题、落实措施、落实时间。会前：会议方案（高野）、会议时间、会议议程、发送会议通知、会议证件及文件资料、会场布置（会场指示图、设备需求等）、食宿安排、接站报站、经费预算。会中：签到和登记、会议记录、会议期间录音录像工作、会议设备的操作。会后：清理会场文件、会议记要和总结。培训内容的大纲？答：1外事接待的基本要求：了解基本情况；确定接待规格；制定接待计划；工作准备；生活准备；参观娱乐准备2外事活动基本原则;不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重各国礼仪3外事接待礼仪要求;了解涉外礼仪要求、了解礼宾次序要求培训计划表？答：1表头名称2时间安排（函授课时间、讨论时间、训练时间3每个时间段中的相应活动内容4授课结束领导总结5表尾注明制表单位或制表人竣工典礼准备工作要点？答：1做好竣工典礼的舆论宣传工作2准备开幕词和致答词3拟定典礼程序4做好来宾邀请工作5发放请柬6做好场地布置工作7做好各种物质准备8安排接待服务人员9做好礼品馈赠工作设计一份请柬？某某先生:兹定于2004年4月18号上午九点,在我公司深圳分公司大楼前广场上举行分公司大楼竣工典礼.敬请光临宏远公司二00四年二月二十日会议应急方案主要内容?答:1)会议举行过程中可能出现的问题1人员问题.会前常见的人员问题是:演讲者,参加者,或者关键代表不能到会2场地问题.如重复预订房间造成冲突,取暖或通风设备造成故障,3设备问题.如缺少合适的设备或设备在使用过程中出现损坏4资料问题.宣传资料不足或短缺,资料没送到会议地点5健康与安全问题如突发性火灾,某代表患严重或高度传染的疾病,食物中毒等6行为问题.会议中偶尔出现发言人行为不当或与会代表行为不当.2)出现问题时负责解决的会议工作人员在回忆应急方案中应明确在会议筹备和举行过程中出现各种紧急和意外时负责解决问题的工作人员并在会前协调会议中落实等人.信息开发过盛应当注意的事项?进行信息开发应注意调查研究,通过各种渠道全面及时获取信息充分利用信息网络开发系统应用信息开发技巧加强对信息的加工,综合分析炼和概括开发出有特色利用价值达可信度好的信息1确定主题选题时信息开发的起点与目标选题来源一百有三种渠道一是下达的任务二是利用者提出要求三根据工作需要自主选择2分析信息材料围绕主题进行选材,对获取的信息材料进行分析树立决定取舍3选择信息开发抗法如汇集法,归纳法,纵深发,连横发,浓缩发,转换法,图表发4选择开发信息的形式秘书要根据信息开发的需求选择合适的信息开发形式5形成信息产品意义:信息开发能够扩展信息的含钙量,增加信息容量提高信息质量获取最佳信息服务效果秘书保密工作?保密工作就是从国家的安全和利益出发，将国家秘密控制在一定的范围和时间内，防止被非法泄露和利用，使其自身价值得到充分有效地实现所采取的一切必要的手段和措施，简言之，是指与国家的安全和利益密切相关的保守国家秘密的一切活动。它包括保密立法，保密宣传教育，建立健全保密规章制度，研制、开发和应用先进的防窃密、泄密的技术设备，依法进行保密检查监督，追查处理泄密事件，以及开展保密工作的理论研究等活动。

要做好保密工作，就要防止失密、泄密、被窃密的现象发生。首先要注意对领导干部的家属子女进行教育，不应该让他们知道的事情，一定不给文件看，不告诉他们情况，更不让他们参与不应该参加的会议。家属子女不得干预领导干部的工作。2．要注意领导干部周围的工作人员，严守保密条例的规定。3。在涉及机密问题时尽量不用电报电话，特别没有保密设备的电话不准讲机密事情。4．要经常抓保密问题，经常教育。

。当前，贯彻实施《保密法》，做好保密工作，必须在狠抓落实、注重实效上下功夫。一是加大宣传教育力度。采取多种形式，大力宣传党和国家关于保密工作的方针政策，大力宣传保密法律法规，不断提高全社会尤其是各级领导干部、涉密人员和国家公务人员的保密意识和保密法制观念；二是坚持依法行政，继续搞好保密法制建设。各级保密工作部门要按照国家法律、法规赋予的职能，严格执法，努力提高依法行政水平。要根据我省实际，制定和完善地方性保密法规、规章，健全各项保密工作制度。加大督促检查和查处失泄密案件的工作力度，运用法律武器严厉打击各类泄密犯罪活动。做到有法必依，执法必严，违法必究，以确保国家秘密的绝对安全；三是加强规范管理，丰富管理手