会计信息系统（第9版）账务处理与总账子系统

账务处理与总账子系统

内容提要账务处理概述与流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的基本功能账务处理概述账务处理是指从价值管理的视角出发，主要运用货币形式的信息计量，借助于专门的会计核算方法，对各单位（会计主体）的经济业务进行核算、控制，产生一系列财务信息和其他经济信息，为企业内部和外部的信息使用者提供服务来创造价值。账务处理概述数据采集主要是从经济业务流程中采集数据,这些数据包括:采购/支付流程的数据生产等转换流程的数据销售/收款流程的数据总账子系统从业务流程采集数据,其数据的载体主要为原始凭证(采购发票、销售发票、出入库单等)。账务处理概述数据加工与存储加工与存储是遵循“有借必有贷,借贷必相等”的记账方法，以审核无误的原始凭证为依据编制记账凭证,审核记账凭证,再按照账户对记账凭证信息进行分类与计算,并将结果保存在各类账簿中。报告信息报告信息是以账簿、记账凭证为依据,编制内部报表和外部报表,并提交给投资者、债权人、管理者、政府部门等利益相关者。账务处理概述账务处理具有以下基本特征：规范性强综合性强集成性要求强正确性要求高账务处理流程账务处理流程手工环境下账务处理流程的缺陷数据大量重复信息提供不及时准确性差工作强度大账务处理流程账务处理流程账务处理流程中的主要角色业务人员：经济业务执行的主体（采购人员、销售人员、后勤人员等）凭证编制人员：将经济业务信息转换成会计信息－记账凭证的人员凭证审核人员：对凭证的正确性、合法性、合规性进行审核的财会人员，他与凭证编制人员互斥记账与结账人员：负责将凭证信息转换成账簿信息以及月末进行结账的财会人员；查询与分析人员：对于企业的财务信息有权查询的人员以及对企业财务状况和经营成果有权查询的人员（包括财会人员、财务经理、总经理等）账务处理流程IT环境下和手工环境下账务处理流程的异同数据处理的起点与终点不同数据处理方式不同数据存储方式不同对账的方式不同会计资料的查询统计方式不同内容提要账务处理概述与流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的基本功能总账子系统的总体设计目标及功能结构会计科目编码及体系设计数据文件设计总账子系统的总体设计-目标总账子系统的目标包括:及时、准确地采集和输入各种凭证,保证进入计算机的会计数据及时、准确和全面。高效、正确地完成记账等数据处理过程。随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。建立总账子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。总账子系统的总体设计-功能结构总账子系统基础设置凭证管理出纳管理期末处理账簿管理辅助管理总账子系统的总体设计目标及功能结构会计科目编码及体系设计数据文件设计总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目是对会计业务具体核算内容进行分类的名称。会计科目编码设计是根据会计制度的规定及会计科目的设置,按照一个系统的方案确定各级科目唯一数字编码的方法。总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计手工账务处理时，会计科目以汉字表示计算机处理文字科目的缺点存储空间的浪费文字科目具有二义性不利于提高录入速度总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计为什么采用会计科目编码？采用会计科目编码便于反映会计科目间的逻辑关系保证会计科目的唯一性便于计算机处理和分类节省存储空间提高处理速度科目编码科目名称1403原材料140301化工原料14030101A材料14030102B材料140302非化工原料总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计科目编码方法顺序编码：按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。位数编码：将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编号的一种方法。分组编码：是按数字顺序进行分组,由某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法。总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计位数编码第一段：一级科目第二段：二级科目……科目编码结构：4-2-2总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计科目编码原则规定性原则层次性原则一致性原则简短性原则扩展性原则科目编码科目名称6602管理费用660201管理费用-办公室66020101管理费用-办公室-办公费66020102管理费用-办公室-差旅费66020103管理费用-办公室-工资660202管理费用-财务部66020201管理费用-财务部-办公费66020202管理费用-财务部-差旅费66020203管理费用-财务部-工资总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计定长定位科目体系结构：4－2－2三级科目最多设计99个二级科目最多设计99个一级科目最多设计9999个总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计不定长定位方式确定最大长度位数缺点？如何解决？指定上级科目总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计-立体科目例1-1某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。想了解每个部门各项明细费用发生情况科目体系该如何设计？总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计一级科目二级科目三级科目管理费用行政部办公费差旅费…其他费用（第10个）采购部办公费差旅费…其他费用（第10个）……财务部（第10个）办公费差旅费…其他费用（第10个）总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计-立体科目例1-2某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。想了解每项明细费用各个部门发生情况科目体系该如何设计？总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计一级科目二级科目三级科目管理费用办公费行政部采购部…财务部（第10个）差旅费行政部采购部…财务部（第10个）……其他费用（第10个）行政部采购部…财务部（第10个）总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计-立体科目例1-3某公司下设10个部门，管理费用下设10个明细费用科目。想了解每项明细费用各个部门发生情况每个部门各项明细费用发生情况科目体系该如何设计？总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计科目编码科目名称辅助核算6602管理费用部门核算660201办公费用部门核算………660210其他费用部门核算部门编码部门名称001行政部002采购部……010财务部立体科目：一个部门链接多个科目、一个科目链接多个部门总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计-立体科目效果按科目查询按部门查询按科目-部门查询按部门-科目查询总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计会计科目编码体系的设计-立体科目例2某公司分10个销售地区，每个销售地区大概有20家客户，而且客户在不断增减变化为了了解应收账款情况，科目体系该如何设计？总账子系统的总体设计-会计科目编码及其体系设计客户编码客户名称所属地区0001双安北京………0101浦发上海………0201本田广州………科目编码科目名称辅助核算1122应收账款客户应收账款科目动态链接客户档案，客户增减在客户档案中更新总账子系统的总体设计目标及功能结构会计科目编码及体系设计数据文件设计总账子系统的总体设计-数据文件设计财务会计体系中，常用会计信息展现形式有哪些？总账子系统的总体设计-数据文件设计三个关键文件科目文件凭证文件科目汇总文件数据文件为账、表的查询提供数据源总账子系统的总体设计-数据文件设计科目文件用于反映企业的科目体系结构和所有科目及其属性为编制凭证、记账、账簿和报表查询提供支持。序号字段名称说明1科目编码如1001,10022科目名称如现金、银行存款3科目类型如资产、负债4科目级别如一级、二级、三级等5上级科目上级科目编码6是否末级科目如“T”为末级科目,“F”为非末级科目7辅助核算可以定义“部门核算”、“项目核算”等,使得科目与部门档案、项目档案建立动态链接;可以增加核算内容8余额方向如借/贷总账子系统的总体设计-数据文件设计凭证文件用于存储所有记账凭证，记录在一定时间内所发生的各项经济业务。序号项目说明1凭证类别如“收款”2凭证编号如“10005”,要求连续编号3日期如“02/28/2019”4摘要通常凭证的每行都有一个摘要5科目编码如“100201”6借贷标志如“借”或“贷”7金额

8附件附原始凭证张数9录入录入人员名字10审核审核人员名字,未审核为空11记账记账人员名字,未记账为空总账子系统的总体设计-数据文件设计科目汇总文件记账时系统自动按科目进行借贷方发生额汇总,并将汇总结果存入该文件;输出账簿时,系统自动从该文件和凭证文件中提取数据,并进行加工,生成所需要的账簿;进行编制报表、财务分析等工作时,仍然从该文件中提取数据,生成所需的结果。序号项目说明1科目编码如1001,10022方向如借/贷3年初余额

41月借方合计

51月贷方合计

62月借方合计

72月贷方合计

⋮⋮

2612月借方合计

2712月贷方合计

内容提要账务处理概述与流程分析总账子系统的总体设计总账子系统的基本功能总账子系统的基本功能基础设置账套与权限科目等基础档案设置期初余额凭证管理填制凭证与控制机制审核凭证记账出纳管理银行对账支票管理输出日记账和资金日报期末处理及账表输出期末转账期末结账输出账表基础设置-账套与权限在系统中，为单位（会计主体）建立一个账套增加操作员（相关财务和业务人员）根据岗位职责，赋予操作员权限说明：应用子系统【系统管理】基础设置-账套与权限-登录角色登录【系统管理】的人员分为两类系统管理员（用户名：admin，默认密码为空）从技术角度管理服务器里所有账套账套主管（建立账套时，系统管理员将设置账套主管）从应用角度维护账套内成员的权限、账套不同年度账数据、相应账套所有功能权限基础设置-账套与权限-系统管理员（admin)建立账套，主要定义账套的以下参数账套：账套号、账套名称、单位名称、企业性质等会计科目编码方案账套启用日期记账本位币会计主管姓名等基础设置-账套与权限-系统管理员（admin)账套管理账套的维护账套数据的输出（备份）与引入（恢复）用户与权限用户的建立授权基础设置-账套与权限-系统管理员(admin)主要职责之一：建立、输出（备份）、引入（恢复）账套基础设置-账套与权限-系统管理员(admin)主要职责之二：管理操作员（增加、修改、删除）基础设置-账套与权限-账套主管人员权限设置根据财务人员岗位分工，分配与设置人员权限在会计信息系统中，财务主管具有最高权限，可以为其他财务人员设置权限，如：李红，有凭证录入权、记账权、账簿查询权杨柳，有凭证审核权、账簿查询权基础设置-账套与权限-账套主管基础设置-启用子系统Admin建立账套后，系统会提示选择需要启用的子系统账套主管可以进入“U8企业应用平台”启用子系统基础设置-科目设置会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿和编制会计报表的基础。科目设置模块的功能是将单位会计核算中使用的会计科目逐一按要求描述给系统,并将科目设置的结果保存在科目文件中,实现对会计科目体系的管理。除账套与权限外的其他基础设置功能，使用子系统【u8企业应用平台】基础设置-科目设置余额方向：影响余额查询日记账：勾选才能查询日记账银行账：勾选才能执行【银行对账】辅助核算：根据管理需求，选择是否需要进行辅助核算增加、删除科目的合规性和正确性检查基础设置-科目设置增加科目的合规性检查是否符合编码规则？是否重复编码？是否为一级科目？否,上级科目编码必须存在科目是否已经使用？是,只能增加平级科目,不能增加下级科目基础设置-科目设置删除科目的合规性检查科目是否已经使用？录入余额或凭证后，不能删除是否为末级科目如有上级科目，不能删除下级科目基础设置-凭证类别凭证可以不分类，使用“记账凭证”一个类别。最常见的分类方式分为收款凭证、付款凭证和转账凭证三个类别。收款凭证、付款凭证和转账凭证的限制类型和限制科目基础设置-结算方式结算方式是指在企业经营过程中使用的收款及付款方式。结算方式被运用于总账、销售与应收、采购与应付等系统中基础设置-结算方式结算方式在总账的应用:【科目设置】时，需要进行银行对账的银行存款类科目设置为“银行账”【凭证管理】，录入记账凭证时，如使用银行账科目，系统提示录入结算方式、结算日期和结算票号【银行对账】时，系统利用银企双方各自记录的结算方式、结算票号、结算金额、结算日期等信息自动进行银行对账基础设置-录入期初余额方法一：录入账套启用月份的期初余额方法二：录入账套启用月份的期初余额和截至启用月份期初的累计借方发生额和累计贷方发生额余额录入完毕，试算平衡资产=负债+所有者权益+（收入-费用）总账=下属明细科目之和借方合计=贷方合计基础设置-录入期初余额上级科目余额由下级科目余额系统自动汇总生成科目进行辅助核算时，需要录入辅助核算明细数据，总账科目余额系统自动汇总生成总账子系统的基本功能基础设置账套与权限科目等基础档案设置期初余额凭证管理填制凭证与控制机制审核凭证记账出纳管理银行对账支票管理输出日记账和资金日报期末处理及账表输出期末转账期末结账输出账表凭证管理-凭证录入凭证管理-凭证录入记账凭证正确性检查凭证号是否连续凭证日期是否序时科目编码检查在科目文件中是否存在是否是明细记账科目是否符合凭证类别的限制借贷金额是否平衡凭证管理-凭证录入辅助核算和管理数据的输入科目性质为数量，录入发生额的同时录入数量科目性质为外币，录入本币发生额的同时录入原币发生额科目性质为单位往来，录入供应商或者客户信息科目性质为部门往来，录入部门信息科目性质为个人往来，录入职员信息科目性质为项目，录入项目信息凭证管理-凭证录入科目联机查询功能调出科目编码与科目名称对照表,当会计人员选择其中某一科目编码时,该科目编码便自动填入凭证中常用摘要输入功能通过基础设置定义常用摘要档案,录入凭证时，调用常用摘要档案常用凭证常用凭证就是要将这类凭证设置为凭证模板，填制凭证时随时调用常用凭证凭证管理-凭证录入凭证修改错误凭证的“无痕迹”修改凭证输入后,还未审核或审核未通过的凭证，可直接修改已通过审核但还未记账的凭证,

使用审核凭证功能取消审核后,

使用凭证录入模块修改凭证。凭证管理-凭证录入凭证修改错误凭证的“有痕迹”修改凭证已录入但未审核时，如果发现错误，可以使用“作废”凭证，凭证打上“作废”标记，再增加一张新的正确凭证。凭证已录入且已审核时，如果发现错误，可以“冲销”凭证，系统将增加一张与错误凭证对应的红字凭证，再根据业务情况填制一张正确凭证。凭证管理_凭证审核凭证审核的目的发现凭证输入时出现的错误只有经过审核的凭证才能记账凭证审核的方法静态屏幕审核法二次输入校验法凭证审核的控制审核与制单不能为同一人凭证审核后不能修改、删除取消审核只能由审核人完成凭证管理_凭证记账记账方式按单按天多天记账凭证管理_凭证记账

总账子系统的基本功能基础设置账套与权限科目等基础档案设置期初余额凭证管理填制凭证与控制机制审核凭证记账出纳管理银行对账支票管理输出日记账和资金日报期末处理及账表输出期末转账期末结账输出账表出纳管理-银行对账初始化余额调节表启用银行对账前，最后一张余额调节表上的未达账项出纳管理-银行对账获取银行对账单，获取方式手工录入银行对账单软盘获取对账单网络获取对账单出纳管理-银行对账自动对账结算方式+结算号+金额手工对账出纳管理-银行对账_输出对账结果出纳管理-银行对账删除已达账项删除银行对账单文件已达记录删除单位银行对账文件已达记录出纳管理_支票管理领用支票修改支票统计删除已报销支票总账子系统的基本功能基础设置账套与权限科目等基础档案设置期初余额凭证管理填制凭证与控制机制审核凭证记账出纳管理银行对账支票管理输出日记账和资金日报期末处理及账表输出期末转账期末结账输出账表期末处理-期末转账期末转账的特点:期末转账业务通常在会计期末进行，在多个会计期间需要重复处理此类业务。期末转账业务通常以会计人员自制原始凭证为依据,不同于一般业务,无法从其他部门或外部获取原始凭证。期末转账业务通常需要从会计账簿中提取数据,这就要求在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账。有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据,这就产生了期末转账业务的分批按步骤处理问题。期末处理-期末转账期末转账业务举例:“费用计提”的处理,如计提“五险一金“;“间接成本分摊”的处理,如制造费用分摊给不同产品;“税费计算”的结转,如计提城市维护建设税、教育费附加、所得税费用等;“期末损益结转”的处理,如每月收入结转本年利润、每月费用结转本年利润。期末处理-期末转账期末处理-期末转账以月末损益结转为例步骤一：设置转账规则期末处理-期末转账以月末收入结转本年利润为例（费用结转同理，略）步骤二：转账生成，选择结转月份、类型“收入”，全选收入类科目，每月生成收入结转凭证期末处理-期末转账以月末收入结转本年利润为例（费用结转同理，略）步骤二：转账生成，选择结转月份、类型“收入”，全选收入类科目，每月生成收入结转凭证期末处理-结账月结保护结账前状态上月未结账,则本月不能结账。本月还有未记账凭证时,则本月不能结账。检查正确,计算本月各账户发生额合计,计算本月各账户期末余额并将余额结转至下月月初。如果启用了其他子系统，其他子系统先结账，总账子系统才能结账。如果是结12月份的账,则必须产生下年度的空白账簿文件,并结转年度余额。做结账标志。期末处理-结账各子系统结账顺序销售与收款子系统采购与付款子系统库存管理子系统存货核算子系统总账子系统工资子系统固定资产子系统期末处理-账表输出账表输出内容日记账明细账总账多栏账余额表（试算平衡表）期末处理-账表输出常用查询条件辅助核算与管理内容提要往来核算与管理部门核算与管理项目核算与管理往来核算与管理以应收账款为例，手工环境下往来科目设置应收账款-华北地区-天津-天津糖果贸易公司

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