公文处理工作培训教材

公文处理工作培训二、公文种类和格式

一、公文和公文处理工作的定义培训内容三、公文处理流程四、协同工作平台〔OA系统〕的使用五、印鉴使用管理公文和公文处理工作的定义公司系统公文：是公司机关在企业管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的公务文书。是依法经营、依法管理和进行企业公务活动的重要工具。传达指令Descriptionofthecontents指导工作公文的作用公务联系记载凭证

公文和公文处理工作的定义公文处理：是指公文的办理、管理、整理〔立卷〕、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。应当坚持实事求是、精简、高效的原那么，做到及时、准确、平安。公文和公文处理工作的定义公文处理公文整理公文管理公文归档公文办理收文办理：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办发文办理：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发公文和公文处理工作的定义公文种类和格式文件式公文种类主要有：

1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2、通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布内部规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；印发会议纪要；任免人员。3、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询问。5、请示适用于向上级单位请求指示、批准。6、批复适用于答复下级单位的重大请示事项。7、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。公文种类和格式信函式公文种类主要有：

1、函适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2、意见适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；印发会议纪要。4、通报适用于批评错误，传达重要精神或情况。5、批复适用于答复下级单位的具体请示事项。公司公文格式一般分为六类1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文；2.信函式公文：公司函、公司部门函；3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项；4.信息、简报5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文种有“请示〞、“报告〞和“意见〞；6.电报：适用于处理紧急公务；公文种类和格式公文纸张要求公文用纸一般采用国际标准A4〔210mm×297mm〕，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页边和版心尺寸：上白边〔天头〕37mm，下白边〔地脚〕35mm，左白边〔订口〕28mm，右白边〔切口〕26mm，版心156mm×225mm〔不含页码〕。排版规格：每页22行，每行28个字。印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。公文种类和格式公文纸张要求公文一般格式主体版记眉首首面红色反线〔含〕以上局部红色反线以下至主

题词〔不含〕的局部主题词以下局部秘密等级、保密期限紧急程度、发文机关标识发文字号、签发人标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件主题词、抄送机关、印发机关和印发日期公文18要素1、发文机关版头:发文单位标识应当使用发文机关全称或者标准化简称。

公文18要素2．公文份号：3．密级程度:本卷须知：〔1〕右上角；〔2〕密级分为“秘密〞、“机密〞、“绝密〞3种。保密期限视内容而定。一般情况绝密30年，机密20年，秘密10年。公文18要素4．紧急程度:本卷须知：〔1〕文件急度为：特急、加急；〔2〕电报急度为：特提、特急、加急、平急；〔3〕行政机关右上角，党委机关左上角。公文18要素5．发文字号:例“×函〔××××〕××号〞本卷须知：〔1〕年份要全写，并用六角符；〔2〕不能虚位；〔3〕发文字号分类不宜过细。公文18要素6．签发人:本卷须知：〔1〕以最后一位或职位最高的审批领导名字为准；〔2〕只在上行文中标注。7．文头横线:公文种类和格式8.标题本卷须知：由发文机关+事由+文种组成。标题应准确简要，除法规规章或文件标题加书名号外，一般不用标点符号，不能引用文件字号代替标题内容。 9．主送机关:10．正文:11．附件:公文种类和格式12．印章:本卷须知：除会议纪要和电报外，其他公文应加盖印章；印章盖在成文日期处，上不压文，下要骑年盖月；盖章不落款，落款不盖章。13．成文时间:本卷须知：以最后一位领导签发的日期为准。成文日期用汉字书写，“零〞写为“〇〞。

公文种类和格式14．附注:本卷须知：请示性公文一定要标注联系人及联系。应当加括号标注15．主题词:主题词的标注最多不超过5个词，标引顺序：先标类别词，再标类属词，最后标明公文种类。公文种类和格式16．抄送机关:本卷须知：除主送机关外，需要执行或知晓的其他机关，称谓应使用标准化全称或简称。17．印发机关和时间:本卷须知：印发时间以本机关印制时间为准18．页码公文种类和格式1．发文字号用3号方正仿宋；

2．签发人用3号方正仿宋，领导姓名用3号方正楷体；

3．标题用2号方正小标宋；

4．主送机关用3号方正仿宋；

5．正文用3号方正仿宋；〔其中第一层“一、〞；第二层“〔一〕〞；第三层“1．〞；第四层“〔1〕〞公文各要素层次字体用字标准6．附件和附件内容用3号方正仿宋；

7．落款日期用3号方正仿宋；8．标识附注用3号方正仿宋；

9．“主题词〞3个字用3号方正黑体，主题词内容即词目用3号方正小标宋；

10．抄报、抄送、印发及印刷机关用3号方正仿宋。公文各要素层次字体用字标准发文处理流程发文办理指以制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。 草拟公文几点本卷须知：1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词标准，标点正确，篇幅力求简短。3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。发文处理4.拟制紧急公文，应当表达紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。5.人名、地名、数字、引文准确。6.结构层次序数，第一层为“一、〞，第二层为“〔一〕，第三层为“1.〞，第四层为“〔1〕〞。层次较少时，第二层亦可为“1.〞，第三层为“〔1〕〞。7.公文内使用非标准化简称，应领先用全称并注明简称。发文处理工程部、分公司

收文处理流程工程部、分公司办公室负责所有来文的接收、登记、传阅、催办工作，负责办公室及综合性收文的归档工作。1.公司各工程部、分公司要指定专人负责，每天开机联网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文登记处理，同时，将其保存以备查阅。所有收文都须经办公室进行登记、传递，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。收文处理2.工程部、分公司收到需要办理的电子公文后，由负责处理电子公文的专〔兼〕职人员下载并打印A4大小的纸质文件，填写?公司收文处理笺?，及时送工程部负责人阅批。工程部办公室收到来文后，在一个工作日内完成登记、呈批，送工程部负责人批阅。如工程部负责人不在，紧急和重要公文应请示，经请示后先行办理。收文处理3.紧急公文应按时限要求办理，一般公文应在3个工作日内办结，最长不应超过7个工作日。4.工程部、分公司应建立收文登记本，收到文件后及时进行登记。收文处理印鉴使用管理1.依据

印鉴使用管理填写印鉴使用审批单项目（指挥）部负责人审核签字需用印资料加盖单位公章，并填写公章使用台账2.流程印鉴使用管理

印鉴使用必须坚持手续齐全、先审批后用印、登记备查的原那么。〔1〕工程部一切需用印资料必须经工程经理签字前方可使用。〔2〕申请用印人员应认真填写印鉴使用审批单