公司文件和档案管理制度

公司文件和档案管理制度公司文件和档案管理制度一、制度目的本制度旨在规范公司文件和档案管理制度，完善公司的记录保存系统，保证公司文件、档案的完整与安全，遵循合法、规范化的管理原则，提升公司管理的效率和保障公司各项工作顺利开展。二、适用范围本制度适用于公司内所有文件、档案的管理。所有负责收发、传阅、存储、复制、销毁、归档等工作的人员必须遵守本制度。三、文件管理1.文件的定义文件是指公司内所有人员通过文字、图表、图像等形式记录其活动和工作成果的载体。2.文件的分类公司文件可分为内部文件和外部文件两类。内部文件指发布给公司内部人员使用的文件，外部文件指对外公开发放的文件。另外，对于公司重要的文件，还可根据内容进行保密等级划分。3.文件的编写规范（1）文件应当简明扼要，表述清晰，内容合法。需要特别注意避免使用敏感词汇，遵循合法、规范化的管理原则。（2）文件必须标明文件类型、文件编号、文件标题、发文部门、签字人、签发日期等信息，保证文件的可查性。4.文件的收发管理（1）领导签字后的文件，应当先由主管部门进行初审，确保文件的规范化和合法性，然后再由公司办公室进行分发和归档。（2）收到外部邮件或传真，应当及时并准确地登记入档，并依据文件分级处理。（3）对于公司内部邮件或传真，应当根据紧急程度及时处理，同时保证消息不外泄。四、档案管理1.档案的定义档案是指公司长期保留记录工作、业务活动、管理决策、专项研究、经验积累等内容，为业务操作和管理服务的散装或归档的文件或记录。2.档案的分类公司档案可分为历史档案、常规档案和电子档案。（1）历史档案：指公司内重要历史记录、重要事件、名家经典、较稀有的资料等，由公司档案库进行保存和管理。（2）常规档案：指公司日常工作和操作记录，包括工作记录、工商税务证照、各种协议合同、会议记录等档案资料，由各部门负责保存和管理。（3）电子档案：指公司各种电子文档，包括电子邮件、电子合同、电子图纸等。由专业的网络技术人员进行备份和管理。3.档案的管理原则（1）档案必须按照合法、规范的程序进行归档、整理、存储、借阅、复制、销毁等管理行为。（2）档案应借鉴国家档案管理的相关规定，存储在专门的档案库中，加强安全防护措施，遵守保密法律法规，确保档案的完整性和安全性。（3）档案的整理、分类、保存、借阅和销毁必须在专业人员的指导下进行，严格审批、授权、登记和备案，保证档案管理的严谨性。4.档案的借阅管理（1）档案借阅必须在授权的范围内进行，借阅人必须持有有效的借阅证，并签署借阅记录。（2）借阅人有义务保证档案资料不泄露，确保档案资料的完好无损，如遗失或损坏，应当负责赔偿。（3）档案借阅后须在规定时间内归还，如有特殊情况需要延期，请提前告知档案管理人员。五、销毁管理1.文员和职员可以对无用的文件和档案进行初步筛选和处理，需要销毁的文件和档案必须按照公司规定的文件和档案销毁标准进行销毁。2.销毁的文件和档案应当进行登记和备案，需要经过主管部门和公司领导的审批后才能进行销毁。3.销毁时应当按照公司制定的销毁标准，并在销毁过程中监督和记录销毁情况，确保文件和档案的安全销毁。六、制度保障1.公司领导应当加强对文件和档案管理的重视和支持，加强制度宣传和培训，切实提高文件和档案管理水平。2.文件和档案管理人员应当严格执行制度，加强协作配合，确保文件和档案的安全和完整。3.对于制度执行过程中发现的问题和难点，应当及时进行探讨和解决，避免管理失误和遗漏发生。4.制度评估：公司每年应当对文件和档案管理制度进行定期评估和检查，发现问题及时进行改进和完善，确保制度的有效性和科学性。七、制度变更本制度制定后，需要进行任何变更都必须按照公司内部