大学合同管理办法

大学合同管理办法第一章总则第一条为进一步规范学校合同签署行为、明确合同管理职责，有效规避合同风险，切实维护学校和师生合法权益，根据《中华人民共和国民法典》和《中华人民共和国高等教育法》等法律法规和学校相关规章制度规定，特制定本办法。第二条本办法所称合同，是指学校法定代表人或经学校法定代表人授权委托的代理人代表学校与自然人、法人或其他组织设立、变更、终止有关民事、教育、技术、经济等关系的书面协议。第三条签署、履行合同应遵守国家法律法规和学校规章制度，遵循自愿平等、互利互惠、诚实守信原则，维护学校和相关人员合法权益。第四条学校合同管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、强化监督”的原则。校长是学校合同的法定签署人,未经法定代表人（校长）授权委托，任何单位或个人不得以XXXX大学名义签署合同。校属二级单位签署合同，一般应以学校名义进行，确需以校属二级单位名义签署合同的，必须在其职责范围内，经校长或分管校领导审批同意后方可进行。第二章合同管理部门及其职责第五条校长办公室为合同综合管理部门，负责统筹协调学校合同管理及相关法律服务工作。第六条监察专员办公室、财务处、审计处和法律服务中心为合同监督管理部门，主要职责是监督检查合同承办人和签署人在起草、签订和履行合同中执行国家法律法规和学校规定的情况。监察专员办公室承担从合同签订到合同履行全过程监督的责任；财务处承担审核资金来源及付款的责任；审计处承担审核涉及合同价款的责任；法律服务中心承担合同的合法合规性审查责任，对“重大合同”可邀请校内外法律专家进行审查。第七条归口管理部门负责本部门职责范围内的合同立项、论证、谈判、文本起草、会签、报批、签约、履行、合同文本及相关资料的记录、保管和归档、建立合同台账、合同纠纷处理等具体事项的组织和管理。与合同事项相关的校属二级单位（以下简称“相关单位”）配合归口管理部门工作。第八条档案馆为合同档案的最终管理部门，应根据档案管理有关规定对学校各单位移交的纸质档和电子档进行分类归档管理。档案馆每年定期对各归口管理部门合同归档情况进行督促指导。第三章合同的起草、审批与签署第九条归口管理部门应审核对方的资信情况，分析其履约能力，查验其企业法人营业执照、事业单位法人证书、个人身份证、委托书等有效证明，并向分管校领导汇报。第十条合同规范文本的起草和确定（一）合同的内容和形式应当科学规范，符合有关法律法规和学校相关规章制度的规定。有国家以及省级行业管理部门制定的合同规范、示范文本的，应根据该规范、示范文本拟定合同；没有规范文本的，归口管理部门应制订规范的合同文本，经学校审定后作为同类事项的标准合同文本使用，并报送监察专员办公室、法律服务中心备案，作为合同签署会签审核的依据。（二）合同条款一般包括以下内容：合同名称、主体，标的，数量，质量（服务）要求，价款或报酬及支付方式，履行期限、地点和方式，验收标准，违约责任，解决争议的方法，生效条款等。（三）涉及经费收支的合同履行期限原则上不得超过3年。合同约定仲裁条款的，应尽可能约定为X潭仲裁委员会仲裁；合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地人民法院管辖。涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。（四）归口管理部门草拟合同规范文本时，应会同相关单位就合同的主体、性质、主要条款、可行性等进行初步审查，经法律服务中心审查后（经济类合同文本还需提交财务处和审计处进行审核），报分管校领导审核批准；“重要合同”规范文本需报学校主要领导审核批准，“重大合同”规范文本还需提交校长办公会或党委会会议研究确定。合同起草单位对合同文本、说明及相关资料的合法性、真实性、可行性负责。如对合同规范文本进行更改，需重新按照草拟新合同文本的有关要求和会商流程进行确定。第十一条合同审签原则根据合同性质、金额大小及法律风险不同，学校合同分为“重大合同”“重要合同”“一般合同”三类，其审批和签署原则如下：（一）“重大合同”的签署。重大合同是指金额大或对学校发展可能产生重大影响的合同，包括大额采购、建设合同，合作办学合同，对外投资、融资借款、担保抵押合同，土地征用、资产转让、房屋场地和重大设备租赁合同等。有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提供论证报告，并征求法律服务中心意见，再提请校长办公会或党委会会议研究审议。经必要的审查审批程序后，由校长审批签署合同或校长授权分管校领导审批签署合同。（二）“重要合同”的签署。重要合同是指金额较大或合同事项对学校发展可能产生较大影响的合同。有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提出意见，经必要的审查审批程序后，由分管校领导审批签署合同。（三）“一般合同”的签署。一般合同是指归口管理部门在职能范围内为从事正常业务所签订的金额较小、对学校发展影响较小的合同。经必要的审查审批程序后，由分管校领导审批签署合同或归口管理部门审核签署合同。第十二条合同审签与用印流程归口管理部门或相关单位填写合同及《XXXX大学合同签署审批表》后，送相关单位、归口管理部门和相关职能部门会签，由校长或相关委托代理人签署合同，加盖相应印章。涉及招标或需经党委会会议、校长办公会等研究决定的事项，均应按照学校有关规定和程序进行立项或研究，并在《XXXX大学合同签署审批表》后附上相关资料。各类合同审签与用印流程如下：（一）合作办学、人才培养与教育培训合同1.与国（境）外合作交流、与校外单位联合办学协议，经相关单位、归口管理部门、分管校领导会签审批后，由校长审批签署合同，加盖学校印章。2.委托、定向培养，教学实习、社会实践、就业创业（见习）基地和生源基地建设，函授教育建立站（点）、非学历教育培训等方面的合同，经相关单位、归口管理部门审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖学校印章。3.毕业生就业协议书，由招生就业处审核签署合同，加盖招生就业处印章。（二）科学技术合同1.纵向科研合同、协议书，经相关单位、学校科研管理部门审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖学校印章或科技合同专用章。2.横向科研合同（含技术开发、服务、转让、咨询类），金额在500万以下的，经相关单位审核会签后，由学校科研管理部门签署合同；500万元以上、1000万元以下的，经相关单位、学校科研管理部门审核会签后，由分管校领导审批签署合同；1000万元以上的，由校长审批签署合同，加盖科技合同专用章。3.产学研合作协议书，经相关单位、学校科研管理部门审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖学校印章或科技合同专用章。（三）人事、聘用合同1.事业单位聘用合同，特聘教授、非事业编制人员和科研助理等聘用合同，经人事处审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖学校印章。2.引进人才协议，与应届毕业博士研究生签订就业协议、来校工作协议，教职工攻读学位协议和毕业回校协议，由人事处审核签署合同，加盖人事处印章。3.与外籍教师、外籍专家签订聘用合同，经相关单位、国际交流处审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖学校印章。（四）物资设备采购合同5万元以下的，经相关单位、归口管理部门审核会签后，由归口管理部门审核签署合同；5万元以上、100万元以下的，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心审核会签后，由归口管理部门审核签署合同；100万元以上、500万元以下的，经上述单位审核会签后，由分管校领导审批签署合同；500万元以上的，由校长审批签署合同，加盖相应合同专用章。（五）基建工程合同5万元以下的，经相关单位、归口管理部门审核会签后，由基建处审核签署合同；5万元以上、10万元以下的，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心审核会签后，由基建处审核签署合同；10万元以上、500万元以下的，经上述单位审核会签后，由分管校领导审批签署合同；500万元以上的，由校长审批签署合同，加盖相应合同专用章。（六）专项维修（含绿化）合同5万元以下的，经相关单位、归口管理部门审核会签后，由后勤管理处审核签署合同；5万元以上、10万元以下的，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心审核会签后，由后勤管理处审核签署合同；10万元以上、50万元以下的，经上述单位审核会签后，由分管校领导审批签署合同；50万元以上的，由校长审批签署合同，加盖相应合同专用章。（七）服务项目合同1.学校采购的一次性服务项目合同，5万元以下的，经相关单位、归口管理部门审核会签后，由归口管理部门审核签署合同；5万元以上、10万元以下的，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心审核会签后，由分管校领导审批签署合同；10万元以上的，由校长审批签署合同，加盖相应合同专用章。2.向学校长期供货、服务项目，以及学校门面租赁等合同，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心审核会签后，由分管校领导审批签署合同，加盖相应合同专用章。（八）对外投资、融资、借款、抵押担保、保险、土地征用、资产转让、房屋场地和重大设备租赁等合同，经相关单位、归口管理部门、财务处、审计处、采购与招投标管理中心、分管校领导会签审批后，由校长审批签署合同，加盖学校印章。（九）其他合同本条第（一）至（八）项以外的合同，根据合同重要程度，按照第十一条、第四条的相关规定执行，加盖学校印章或相应合同专用章或校属二级单位印章。实行政府采购的项目合同，除按以上相应流程进行审核外，还需经采购与招投标管理中心审核会签，加盖学校采购与招标合同专用章。金额在5万元以上的经济类合同，需经财务处、审计处审核会签。直接涉及教职工利益和学生利益类合同，需经工会或学生工作处、研究生院审核会签。前述合同原则上应在正式签署前提交法律服务中心进行合法合规性审查。但属于第十条第（一）项规定的规范文本合同，以及10万元以下的经济合同、科研合同，原则上无需提交法律服务中心审查；确有必要进行审查的，由归口管理部门审核后提交法律服务中心审查。学校归口管理部门、财务处、审计处、法律服务中心等部门在收到《XXXX大学合同签署审批表》后，“一般合同”应在3个工作日内完成本环节审核、会签工作，“重要合同”和“重大合同”应在5个工作日内完成（归口管理部门或相关单位应事先邀请相关职能部门和人员进行会审）。各合同管理部门应认真按照相关规范和要求对合同内容进行审核，应确保合同内容与学校立项要求或招标文件要求一致。第十三条合同的签订一般应当先由对方签字盖章后，学校才能履行签署手续。严禁由我方签字后再以传真、信函的形式交对方签字盖章。合同有多页的，应加盖骑缝章。第十四条合同签订后，归口管理部门应在5个工作日内将合同复印件、相关领导签字后的《XXXX大学合同签署审批表》复印件一同送交监察专员办公室存档备案，经济类合同还需送交财务处、审计处存档备案。第十五条合同印章类别、使用范围及管理单位合同印章包括学校印章（“XXXX大学”印章、校长印鉴、“XXXX大学合同专用章”）和部门合同专用章（“XXXX大学采购与招标合同专用章”“XXXX大学设备合同专用章”“XXXX大学设备维修专用章”“XXXX大学后勤合同专用章”“XXXX大学科学技术合同专用章”等）。签订合同一般使用学校印章，根据实际情况可以使用部门合同专用章签订合同。学校委托相关职能部门管理各类合同印章。各类合同印章的刻制与启用、管理与使用、废止与归档等，按照《XXXX大学印章管理办法》有关规定执行。1.“XXXX大学”印章、校长印鉴、“XXXX大学合同专用章”，适用于以学校名义签订的合同，由校长办公室管理。2.“XXXX大学采购与招标合同专用章”（含电子印章），适用于学校各类政府招标采购合同，由采购与招投标管理中心管理。3.“XXXX大学设备合同专用章”和“XXXX大学设备维修合同专用章”，适用于校内招标类设备采购与维修项目合同，由国有资产与实验室管理处管理。4.“XXXX大学后勤合同专用章”，适用于校内招标专项维修、后勤物资采购和代收代管类项目合同，由后勤管理处管理。5.“XXXX大学科学技术合同专用章”，适用于学校科学技术研究项目合同，由科学技术处管理。因工作需要，根据第十二条的相关规定，校属二级单位可以在规定范围内使用本单位印章签订合同。委托管理相关合同印章的单位，必须按《XXXX大学印章管理办法》和本办法规定制订合同专用印章管理办法，并报校长办公室备案，切实履行管理职责，严格印章签批程序，明确专门保管人员，建立使用台帐。第四章合同的变更与解除第十六条在合同履行中需变更或解除合同时，归口管理部门应及时向法律服务中心咨询，按原合同订立的审批程序进行审核批准，按照国家法律法规和学校有关规定变更或解除合同。第十七条合同的订立、变更和解除一律采用书面形式。未达成一致意见前，原合同仍然有效，应遵照执行，不得擅自变更和转让。合同在订立时经公证机关公证的，变更和解除时必须到公证机关重新进行公证。第五章合同的履行与归档第十八条依法签订并已生效的合同，应当全面履行。合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证，相关人员应当保守合同秘密。学校合同归口管理部门应每季度向分管校领导汇报合同签署和执行情况；每年6月初、12月初向校长办公室、监察专员办公室、财务处、审计处送交合同签订和履行情况汇总表。校长办公室每年年底前向校长报告全校全年合同签署和执行情况。第十九条在合同履行过程中，产生其他合同纠纷时，归口管理部门应会同法律服务中心与对方协商，及时向分管校领导请示，并向校长报告。协商不成需进行仲裁或诉讼的，归口管理部门应征得校长批示，由法律服务中心协助办理有关事宜。处理合同纠纷所发生的费用，由归口管理部门或相关单位承担。处理科研合同纠纷所发生的费用，由科研项目负责人承担。第二十条合同履行过程中各类款项的支付及收取由学校财务处负责：财务处应及时检查合同执行情况，对应收款项应及时与归口管理部门共同追缴到位；对应付款项应凭合乎规定的项目验收单和有关领导签字后才能付款；对应当进行审计的应凭审计部门的审计结算单和有关领导签字后才