信息控制程序

信息控制程序文件编号： 文件类别： 编写/日期： 审日期： 日期： 分发编号： 2022-10-31实施2022-10-152022-10-31实施目录1.0 范围2.0 引用文件3.0 职责4.0 程序4.1 文件的分类4.2 文件的编写4.3 文件的审批4.4 文件的标识4.5 文件的受控状态4.6 文件的归档与管理4.7 文件的发放与回收4.8 文件的更改4.9 文件的保存4.10 文件的换版与作废4.11 文件的作废与销毁4.12 文件的借阅与复制4.13 文件的评审与更新4.14 外来文件的控制4.15 外包过程记录控制4.16 资质证照的保管与使用5.0 相关文件6.0 记录7.0 修订记录1.0目的本文件是对公司质量管理体系所要求的成文信息的编制、使用和管理直至作废的全过程进行控制，以确保与质量管理活动有关场所使用的文件的正确性和有效性，确保产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证倨。2.0范围本文件合用于公司质量管理体系成文信息的控制和管理。3.0职责文控部门负责成文信息的归口管理，并对各部门的记录进行监督检查。研发部负责未定型项目图样、技术文件和相关过程记录的控制和管理。各部门负责对部门成文信息的采集、整理和归档工作。程序成文信息的分类4.1.1质量管理文件a）质量管理手册（含质量方针和质量目标）；b）程叙文件；c）公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件。2图样和技术文件a）产品技术文件；b）产品图样；c）工艺文件；d）作业指导书、规范和规程。4.1.3外来文件a）法律法规；b）产品的国家标准、行业标准；c）供方提供的文件。4.1.4记录公司需控制的记录范围，证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。a）质量管理体系运行记录：内部审核记录、管理评审记录、文件控制记录、培训记录、监督和测量设备管理记录、设备管理记录、过程监视和测量记录、不合格和纠正措施相关的记录等。b）与质量有关的记录：产品设计开辟记录、质量计划相关的记录、生产和服务提供过程的记录、产品监视和测量记录、不合格品审理处置记录、产品标识及追溯性记录等。C）产品的外包过程。4.2成文信息的编写4.2.1质量方针和质量目标由最高管理者组织编写。质量管理手册由质量部组织编写。4.2.3程叙文件由主管该项工作的部门组织编写。4.2.4图样和技术文件由研发部组织编写。4.2.5管理文件由主管该项工作的部门组织编写。记录由原始记录、统计报表和分析报告等组成，由记录所属部门文件管理人员按要求安排编写。a）记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应说明理由，并将该项用单杠划去；各相关栏目签名不允许空白。b）记录应能提供产品实现过程的完整质量证据，在产品形成的各个阶段的记录要齐全，满足规定要求，记录内容完整，规定的记录项目不得有遗漏，使产品形成过程有完整的质量证据。c）记录应能清晰的证明产品满足规定要求的程度，应尽可能给出定量的数据或者可进行等级差别评价的记录，涉及产品特性，特别是关键特性需要有实测数据表明产品特性达到的水平。4.3成文信息的审批成文信息发布和归档下发前应得到批准，以确定成文信息是充分、准确、适宜的。4.3.1质量管理手册、质量方针和质量目标由最高管理者审核批准。4.3.2程叙文件由质量部审核，最高管理者批准。质量部负责编写的程叙文件，最高管理者审核批准。图样和技术文件的审批按项目具体要求进行。4.3.4管理文件由主管该项工作的部门负责人审核，最高管理者批准。3.5记录在归档下发前应按要求完成签署审批。4.4成文信息的编号和标识4.4.1质量部确定文件和记录编号后，各部门或者人员进行编写。4.4.2质量管理体系文件的版本/修订为标识。4.4.3图样和技术文件按项目要求进行标识。4.4.4外来文件的归档日期为标识。4.4.5记录的产生日期和记录编号为标识。4.5成文信息的受控状态4.5.1文件分受控文件和非受控文件。5.2受控文件加盖红色“受控文件”印章，非受控文件加盖红色“非受控”印章。4.6成文信息的归档与管理4.6.1文件批准后送交文控部门归档，受控文件应列入受控文件目录。6.2各部门质量活动形成的记录，由部门文件管理人员负责采集归档。6.3归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。6.4记录归档后应根据记录的类型进行整理保管，以利于检索。成文信息的发放与回收47.1文控部门负责编制《文件发放回收登记表》，载明文件编号、版本、接收部门、接收人、分发编号等。文控部门负责按规定的发放范围和数量制作复本、发放文件。文件领用人在《文件发放回收登记表》上签收，领取加盖红色“受控文件”印章的文件。7.3当领用文件因破损严重影响使用时，应到文控部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件沿用原文件分发编号。受控文件复本不得复制，当文件使用人将文件丢失后，应按规定办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明，补发时应赋予新的分发编号，并注明丢失文件的分发编号作废。必要时，将丢失文件的分发编号通知各部门，防止误用。当文件修改、换版、作废时，需要收回文件。收回时，文控部门应在原《文件发放回收登记表》中填写交回日期和交回人。成文信息的更改4.8.1文件需要更改时，应由文件更改提出人填写《文件内容更改单》的申请部份，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据；记录尽量不涂改，但若浮现笔误需更改时，划线或者用涂改液覆盖，并写出正确内容。4.8.2文控部门接收文件更改申请，并转原审核人和批准人进行审批。文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人已离职时，可由接替其岗位的人员进行审批，并取得原文件审批的背景资料。当更改比较大时，审批前应组织评审。审批人应在《文件内容更改单》上签字。文件更改批准后，由文控部门负责实施更改。a）当更改量比较小时，采用换页方法。注意页与页之间不要串行。b）当更改量比较大时，采用换版方法。更改时，应在《文件版本修改记录》中填写换版先后的版本号。更改后，更改实施人应在《文件内容更改单》上签字。原审批人对更改后的文件再次进行审批。最高管理者负责对更改实施情况进行验证，文控部门按以下方法作废和销毁旧文发布文件。a）在内部网或者服务器上以PDF文件形式发布新文件；b）将该份文件存档版旧页/旧文件加盖红色“作废”印章，用新页/新文件替换。将作废页/作废文件存档，作为资料保存；C）按《文件发放回收登记表》的名单逐一收回文件复本，将旧页/旧文件用新页/新文件替换，并销毁旧页/旧文件；d）按《文件发放回收登记表》的名单逐一发放新文件。4.9成文信息的保存4.9.1质量管理体系文件及相关记录的载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或者电子媒体等形式记录和保存，但应保证其查看或者打印有相应的硬件和软件工具。保存应有适宜的环境，防止损坏/丢失，作好防潮、防霉、防蛀、防火等保护工作，纸质文本应存放在干燥、通风、安全的地方，用硬拷贝或者电子媒体保存的记录应注意防压、防磁、和防晒等。重要的电子文本文件应留备份文本。各部门所保管的文件应编制《受控文件清单》。成文信息应保持清晰，易于识别，任何人不得在文件上乱涂乱画。4.9.3受控文件未经文控部门允许，不许私自外借/复印。记录保存期限a）质量部统一规定记录保存时间，各部门编制本部门《质量记录清单》。b）记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，与产品的寿命周期相适应，满足产品的可追溯性的要求。其保存期限：外购物资、半成品的检验记录保存期限为5年；成品检验、试验记录保存期限为产品的寿命周期加一个日历年；重要的工艺过程记录保存期限为5年；质量管理体系运行记录保存期限为5年。4.10成文信息的换版与作废4.10.1如质量管理体系文件发生大规模变更时，则该对体系文件进行换版。4.10.2换版文件的审核、批准由原审核、批准人或者授权人负责进行。10.3在换发新版时，宣布原版文件作废。4.11成文信息的作废与销毁11.1失效/作废的文件，由文控部门从发放/使用的场所撤出，加盖红色“作废”印章，防止作文件的非预期使用。11.2作为资料留用的作废文件，应加盖红色“作废留用”印章方可留用；为积累历史资料的目的而需保留的记录，经部门负责人批准后，文件管理人员在记录上加盖红色“逾期留用”印章存档备查。11.3当记录的保存期限超过规定时或者的成文信息已作废，应经相关部门负责人批准，方可实施销毁。12成文信息文件的借阅与复制4.12.1借阅归档受控文件或者记录，应经文控部门负责人或者记录保存部门负责人/授权人员允许后方可借阅，并按规定办理手续。发布日期： 实施日期： 页数： 版本/修订：60f94.12.2复制受控文件，应经文控部门负责人允许后方可复制，复制的受控文件应按规定进行登记编号。4.12.3当合同要求时，公司可在合同规定的范围内，提供有关的记录，给顾客评价时查阅。4.13成文信息的评审与更新13.1质量部对质量管理体系文件及相关过程记录进行评审确认，必要时进行文件更新。2图样和技术文件的评审与更新按照项目具体要求进行。13.3经评审确认需要进行更新的质量管理体系文件及相关过程记录，按本文件4.3规定再审批。14外来文件的控制14.1外来文件分类a）技术性文件：与公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，用户单位提供的图纸、技术要求等；b）质量类文件：与公司产品检验、测量有关，与质量或者环境管理体系的国家标准或者国际标准、政策文件等；c）管理类文件：合用的法律法规，与管理、安全等相关的政策文件。14.2外来文件的获取a）国家、省、市政府及各相关职能部门；b）各种会议、专业报刊、杂志、出版社；c）互联网、电话传真；d）用户单位和顾客。14.3外来文件的识别a）技术性文件用户单位提供的产品图纸、技术要求等文件，项目管理部及时移交研发部；研发部对文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入内部技术要求或者工艺文件中；研发部对国家（军用）标准、行业标准进行识别，识别文件的有效性及适宜性。b）质量类文件质量部对公司产品检验、测量有关的标准进行识别，以确保所采用的检验、测量方法正确或者更优，并考虑加入内部检验规范中；质量部对与质量、环境管理体系相关的标准或者政策文件进行识别，识别其有效性及适用性，并作为质量手册及程叙文件更新的依据。c）管理性文件凡是国家颁布的与安全有关的法律法规、政策文件，综合办要及时采集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性；凡是国家颁布的管理等有关的法律法规、政策文件，综合办要及时采集并筛选与公司发布日期： 实施日期： 页数： 版本/修订："of9相关的文件，并识别其有效性和适宜性。4.14.4外来文件的分发a）经确认有效的外来文件，文控部门根据确定的发放范围进行分发和存档；；b）文控部门需对外来文件建立《外来文件清单》，统一编号、标识，加盖“外来文件”章，需要部份人员知悉的文件，文件所属部门填写《文件处理单》，确保应知悉的人员知识文件内容；c）文控部门对需分发的外来文件，复印后加盖红色“受控文件”章，按照《文件发放回收登记表》进行发放，原件需存档；d）涉密外来文件按照公司保密基本制度第五章节内容执行。4.14.5外来文件的更新a）各部门对各自负责的外来文件要及时更新，确保为最新的有效版本；b）各部门要随时关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件要及时采集并识别；c）项目管理部不定期跟踪客户信息，及时更新客户资料。4.14.6外来文件的使用、保管、借阅、更改、回收、作废、销毁参照本文件第四章节内容。4.15外包过程记录控制4.15.1公司对产品的外包过程（在外包过程中，供方所产生和保持的记录）进行控制，以便查询和追溯。4.15.2供方有关的记录指供方产生或者供方从他处获取的记录，供方应对这些重要记录采取必要措施，对这些记录进行识别，规定相应的控制方式。4.15.3在外包过程协议中对其记录的控制应予以落实。4.16资质证照的保管与使用4.16.1公司资质证照包括营业执照、组织机构代码证、社保登记证、税务登记证、财务审计报告、章程、资