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文档简介

企业档案管理制度企业档案管理制度一、制度目的为了规范企业档案管理，加强档案保管工作和档案利用工作，推进企业档案数字化建设，使企业档案管理规范化、标准化、科学化、现代化，确保企业档案的完整性、准确性、及时性和安全性，保护企业合法权益，提高企业管理水平和竞争力，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于本企业各单位、部门和员工的档案管理活动。三、基本原则（一）保护档案文件完整。严禁篡改、涂改档案文件，保证档案文件的真实性、准确性和完整性。（二）合理使用档案资源。鼓励利用档案资源，提高科学研究成果质量，促进企业发展。（三）突出保密要求。涉及到国家秘密、商业机密和个人隐私的档案文件，必须严格保密，严禁泄露。（四）透明和公正。档案管理工作应该透明和公正，不得有任何违法违规行为。四、档案管理岗位职责（一）档案管理员：负责企业档案的组织、分类、保存、利用和管理等工作。（二）档案借阅人：在正常的档案借阅情况下，负责档案阅读、查阅、复制及归档等工作。（三）档案保管员：负责对文物古籍、重要资料、原始记录的保管，搞好复制和备份工作，及时更新档案、契约保存文件等工作。五、档案分类及保管要求（一）按照档案的性质、用途和保存期限等分类。（二）档案保管室必须有统一的档案管理制度，建立档案编目、借阅、移交、销毁等制度。（三）要保证档案保管室的环境清洁、安全，必须有防火、防盗、防水措施。（四）应当建立档案流转、借阅等制度，规定档案的使用时间、地点、须知等，完善档案利用管理。（五）档案借阅必须填写档案借阅申请表，审批后方可借阅。（六）在故意或者过失的情况下造成档案遗失或者损坏的，责任人必须承担相应的责任。六、生产档案管理（一）按照生产日期、生产批次等要素建立生产档案。（二）对每个生产节点实行档案记录，留存生产原始记录和分析报告等重要文件。（三）生产过程中涉及到的物种、原材料、药剂等必须建立档案。（四）生产设备的维护、维修必须建立档案，记录设备大修、小修、保养等情况。七、档案数字化管理（一）档案数字化建设必须得到公司高层领导的支持，纳入公司发展计划。（二）建立档案数据库，形成网络化的档案管理体系，实现信息共享。（三）对电子档案采取多级备份措施，保证档案的安全性。（四）对企业重要档案文件必须进行数字化存储备份，确保档案的永久保存。（五）使用数字化档案管理系统，能够有效地提高档案管理的效率，优化工作流程，节省人力资源。八、档案销毁和迁出（一）所有档案销毁必须进行书面申请，并经过严格的审批程序。（二）按照国家规定的销毁周期和销毁要求，采取适当的销毁方式，保证档案销毁得到妥善处理。（三）企业档案迁出必须遵守法律法规，按照相关规定申请迁出。（四）公司将取消关于某件事情的全部/部分信息记录时，必须进行审批，由相关安全负责人在组织审核的情况下才能进行销毁。九、附则（一）本制度由XX公司档案管理部制定和解释。（二）本制

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