智能时代下财务共享中心数字化转型之路

财务部门负责企业的风险管理、经营预测和策略的制定。企业数字化转型的核心动力是财务数字化，作为财务变革的先锋，财务共享服务是能够推动数字财务价值保护与创新的开创者。财务共享中心是近年来企业发展财务管理的一项重要策略。但是，有些企业忽略了风险管理，或在建立共享中心之后，只靠一个财务共享中心来进行风险控制，从而造成了企业风险聚集，这与“财务共享”的理念相违背。另外，随着科技的进步，企业的管理逐步向技术监督过渡，内部舞弊和造假手段也越来越隐秘。面对这一双重压力，企业应增强对财务防风险的智能化防范意识，以达到“人防”向“智防”转型的目的。一、智能时代下财务共享中心数字化转型的必要性(一)企业提升内在经营质量的需求在疫情常态化背景下，国内、国际双循环之间形成了一种新的发展格局，中国企业在全球经济的舞台上不断做大做强、高水平创新、高质量发展的同时，也在不断地加强管理、文化等软性力量。中国企业正积极寻求转型，积极探索数字化时代的经营创新，建立“财务共享中心”，从而促进业务流程、组织重组、经营观念的革新，从而保证企业的高质量发展[1]。(二)企业信息化建设的需要随着企业信息化的逐渐“外化”，传统的ERP后台系统的不足之处就体现出来了，企业急需一套能够将客户与交易对象连接起来，且与后台系统相连的中台信息系统，来承载企业的信息化承上启下，财务共享系统将逐渐取代ERP，从后台迅速过渡到中台、前端，它以“业”“财”“税”共享为代表的“中台”特点十分突出的信息化体系逐渐成为企业的核心，成为企业信息化和数字化的中枢系统。(三)推动企业财务管理模式转型发展财务共享中心是一种探索与创新的经济管理方式，通过财务共享，在标准化的过程和规范中嵌入了集团控制的需求和制度。通过建立财务共享中心，可以对各个分支部门进行基本的财务控制，使其由单纯的财务核算向“财务核算+控制分析”演变。以财务会计为出发点，向业务前端和管理后端持续拓展服务内容，提升服务质量。将智能财务运用于多种不同的应用场合，使其与其他内外信息系统相结合，推动财务和经营活动的深入结合。财务共享中心通过大量的内部和外部的经营管理信息，为企业的经营决策提供了依据，从而达到了“自动驾驶”的经营管理，实现了财务的数字化。在知识经济时代，企业的财务部门必须提升自身的价值创造能力，并在新财务架构上实现突破，例如，企业功能管理与信息计划。这是一种最便利、最高效的方法，可以增强内外合作，并改进财务共享[2]。二、智能时代下传统财务共享模式存在的问题(一)未从根本上改变原有财务管理模式一些大型集团企业的财务管理部门在建立财务共享中心后，财务部门却没有获得充分的自由，依然在进行成本核算、固定资产监盘、纳税申报、财务初审等工作。业财融合、战略财务的目的难以实现，而财务改革的期望也没有到来。究其原因，财务共享业务将分散、重复、标准化的会计与会计工作结合在一起，实现了成本控制和效率的提高。虽然在这一进程中，企业的财务、工作场所和工作方式都会发生变化，但是这些变化都是以人力和机器为代价的，只是单纯的业务集中和员工的集中，而没有涉及财务的工作，也没有从根本上改变传统的财务管理模式[3]。(二)不能适应新的资源共享需求以往的财务管理系统大多依赖于NC、EAS等企业的监控系统，虽然它的运作流程标准化，可以及时、精确地进行财务数据的传输，但是它的服务范围仅限于费用报销、应付账款、资产管理、资金管理等，难以满足各种业务需求。同时，大多数的信息资源是由一个财务管理的公用服务平台与各个企业的不同业务系统进行的，这些部门只是一个简单的财务信息，而非业务数据，难以实现从财务共享到业务的整合，更难以实现分析预测、计划管理、企业治理、风险管控、投融资等高价值的功能。在信息技术发展和运用越来越广泛的今天，财务共享的发展也在发生着变化，新型的共享理财理念和做法将逐步替代传统的共享模式。(三)缺乏必要的风险管控机制目前，财务共享中心一般都是集中核算，这就造成会计资料在一定程度上存在着漏洞。最大的问题就是，财务共享中心使用相应的系统，对相应的票据进行扫描，虽然可以提高数据的输入效率，但却很难对成本进行科学和合理的审查，从而增加了财务风险的发生几率，并使财务工作人员的角色更加脆弱。此外，由于财务共享业务的开展，需要相应的工作内容发生变化，但是部分企业并未完全认识到这一问题，仍然沿用着传统的业绩评价制度，从而影响到企业的业绩评价指标，特别是大型企业，在不同的情况下，母公司与子公司的关系也会发生变化，同时也缺少健全的风险控制机制，从而影响到财务共享服务的功能。(四)信息联系和业财融合的积极性有待提高建立以数据为基础的财务数据共享服务中心，必须将企业的财务资源整合起来，打通各个业务模块的财务上下游业务体系，以“工作流”为纽带，“共享门户”作为窗口，对企业内部的“人员、资金、信息流、实物流”进行“人、财、物、物”的综合管理，做到“业财合一”、“零重复”，提高工作效率、控制资金风险、整合财务核心系统，打造一个互联互通、面向未来、可成长、可扩展的企业综合财务信息管理平台。但部分企业目前存在系统建设、各地使用不协调、部分业务层次信息系统缺失等问题，以建立财务共享服务中心为契机，完善业务层面的信息系统补缺显得尤为迫切。三、智能时代下财务共享中心数字化转型之路(一)借助财务机器人优化传统的集中式财务共享模式企业的整个财务生态逐步扩大，而以往以财务共享为中心的内部平台建设的缺陷也日益凸显。加之RPA财务机器人、数据智答等数码科技与人工智能技术使得财务过程越来越虚拟，“无人化”的财务共享服务正日益实现，SaaS定制化的业务模式成为一种必然的发展方向，它可以实现跨区域的合作，也可以在组织、地点等方面进行灵活的调整。在财务共享体系建设的进程中，企业的组织结构和地域分布将会改变，以往的集约式和集权式的财务共享方式也将随之改变[4]。以湖南联通为例，其经营的领域非常广泛，经营方式也非常多元化，经营和融资系统也非常的复杂，财务管理的人才相对较少且比较年轻。以前在业务环节经常会遇到以下问题：基层抱怨付款太慢了；有很多当月发票未及时接收；银行未达太多；地市级财务情况制作不及时。为了解决这些问题，湖南联通财务部研发了财务机器人来帮助完成。以税务发票机器人为例，税务发票机器人通过外接录像和摄影设备，实现纸质发票数据的自动录入；借助ocr技术可以实现发票的采集，形成发票清单；采集自动登录税务管理系统，自动完成发票查验及接收动作；自动识别接收结果，形成发票接收报告。整个过程不仅速度快，准确率还能达到100%。通过公司税务会计的实践操作验证与反馈，借助税务发票机器人的帮助，税务会计可以用半天的时间完成原本2天的工作量，工作效率提升了4倍之多；对于出纳来说，出纳机器人可自动处理1万元以下的司库线上支付，自引进出纳机器人以来，每月可帮助出纳处理2万笔，机器人自动支付比例超过70%，不仅准确率高达100%，还可为地市财务释放出纳人工。(二)建立财务信息共享的智慧平台企业可以利用“因特网+云计算”建立“消费商城”，同时，运用电子票据的信息，将税务与业务的关系与沟通，实现财务工作的自动化。如北京的某企业，就把企业的消费电子商务与智能的财务共享系统结合在一起，在京东、苏宁等传统的电子商务平台之外，还可以利用竞标确定的资源、服务等私有的资源，让大家可以随意地对比。在交易结束后，系统会对供应商与企业之间的账目结账，自动生成开具发票并核对，无需员工操作。在此基础上，通过与税务平台的数据连接，使发票得到完整的信息。在这个崭新的业务与财务系统下，合同、订单、发票等数据全部都是数字化的，各个环节都是自动的，一切工作都是自动完成的，只需要把全部的工作都用在申请、收货上面就行了，免去了繁琐的报账手续。会计人员能够实现会计、税务自动化，从繁重的工作中解脱出来，集中精力进行业务分析、风险监测和鉴别等，从而改善了企业的财务组织，使企业的财务为企业创造了更多的利益[5]。以稽核会计的工作为例，稽核会计工作需要从银行流水、业务系统、共享中心系统等多个方面进行审核。因此，每一项工作结束后，都要进行一次再检查，工作量大、工作效率低下、出错率高。通过引入RP套装，无论是银行流水核对、业务报表编制还是统计数据等业务，只要输入RPA软件，3—5分钟内就能完成所有的工作，并建立相应的台账。RPA是一种流程自动化的自动化系统，遵循规范，具备数据检查的能力，提升了资料的准确性，降低了资料的品质。它可以取代手工操作，具有清晰的规律性。运用自动控制技术，可以降低操作的危险性，改善业务的品质和工作的效益。通过对RPA所做的工作进行确认并将其文档化，使稽核会计能够根据需要进行审查。与此同时，RPA技术替代了以往人工审核和系统录入，将有限的人力物力投入到财务和业务支援之中，促进了企业职员和人才素质的提升，增强了企业的自信心，有效地缓解了企业财务信息共享的人力资本成本。当前，我国众多企业纷纷利用RPA技术推动财务业务转型，以湖南联通公司财务部引进的影刀RPA为例，由于湖南联通公司的营业款每天都要日清日结，导致资金系统数据庞大；财务报表必须逐个导出，导致稽核会计每天需要导出几十张报表，工作量大且重复，而且导出耗时良久，严重影响了财务信息沟通的时效性和效率。为了解决这些问题，湖南联通公司财务部引入了影刀RPA资金管理系统，帮助日清日结数据导出一键搞定。点击通过影刀编辑的自动化流程应用，自动登录资金系统，自动进入应收稽核自有营业厅资金归集，自动进入一级稽核监控表模块，选择相应参数，依次循环导出18个部门层级数据表到指定的文件夹，处理完毕后会自动退出资金系统。机器人每天定时登录，定时导出报表，以前导表需要耗费一个多小时的时间，现在只需要三秒钟就能完成。财务机器人给财务稽核人员带来的福利显而易见。(三)利用大数据和人工智能技术联通“信息孤岛”利用大数据和人工智能技术，可以实现对企业内部、外部供应商、客户等进行实时、准确、口径一致的财务和业务数据的实时采集。通过数据采集、智能分析、挖掘治理、可视化展示等技术，可以将数据转化为物美价廉、脉络清晰的数据，从而实现对前端业务的实时应用，大量的业务数据已成为企业的一项重要资产，以满足各部门的财务分析、预测和决策分析，并逐步提高了数据的服务功能。例如，对国家直属重点国有骨干企业中国联通的湖南联通分公司来说，公司业务模式日趋多元化，业务范围不断扩展，但目前的财务体系已无法适应企业的发展需求，同时也面临着迅速改变的市场形势。对报账审核会计的工作内容来说，传统的费用报销主要依靠人工操作和审核，不仅存在缓解冗余，重复审核、时效性低等问题，还有一定的管控风险，为了能很好地解决这些问题，湖南联通财务部自主研发了财务机器人系统。它的运行是非侵入式的，拥有超高速、超精准、超智能、超灵活、超稳定等五大特点，目前，转人工审核的商城结算单的自动确认工作全部交给了财务机器人。以结算单确认机器人为例，只需配置好机器人运行参数，它就会按照预设的流程自动登录系统，模拟人工操作，完成重复性的操作。除此以外，还可以设定执行计划，比如，每一小时执行一次，确保该办事项及时处理，提升工作效率。对于基层业务人员来说，经常会遇到紧急付款的情况，靠工资根本垫不起，自从引入了结算单确认机器人，现在只要报账单制作合规，半天就能到账，完全消除了业务人员的后顾之忧。此外，银行对账机器人还能帮助公司实现司库支出账户明细和ERP银行账数据的自动下载、核对以及自动生成银行余额调节表，大幅提升银行余额核对的工作效率，每月能节约人工约5天；管理代表机器人能超高速的自动生成分省分地市的财务情况表，共计30余张，及时满足管理决策，每月可节约人工两天时间。总之，加