地税局公文写作培训

地税局公文写作培训地税局公文写作培训讲师：谭小琥公文写作与处理2021年5月7日2021年10月11日公文写作一、公文的概述二、公文的根本格式三、常用公文文种及其写作四、公文行文标准五、公文写作的语言要求六、公文写作中应该注意的几个问题一、公文的概述

〔一〕公文的概念公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和标准体式的书面文字材料〔包括电报，下同〕，是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。〔二〕公文的特点鲜明的政策性法定的权威性体式的标准性特定的时限性语言的平实性二、公文的根本格式公文的格式是指组成公文的各局部文字符号在载体〔纸张等〕上排列的规定。即指公文的构成要素、格式及其印装规格。体式固定、标准是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的保证。公文页边与版心

用纸：A4210mm×297mm天头〔上白边〕：37±1mm订口〔左白边〕：28±1mm版心156mm×225mm(不含页码)排版规格：正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

公文由眉首、主体、版记三局部组成。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首；置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

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机密

特急

湖南省邮政局文件湘邮﹝2006﹞1号————————————————————

关于××××××的通知××：

一、××

附件：1.××

二○○六年一月一日主题词：××××通知————————————————————

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眉首公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等局部组成。

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机密★一年

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眉首要素之一

公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第l行。如“1〞编为“01〞。通常带有密级公文编制份数序号，不带密级公文也可编制份数序号，如国务院文件都编有份数序号。00001机密★一年

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公文份数序号

眉首要素之二

涉及国家秘密和企业秘密的公文，按照国家保密部门的规定应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级和保密期限用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行。秘密等级和保密期限之间用“★〞隔开。如机密★1年。在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离；如需标注保密期限，那么秘密等级的两字间那么不空l字距离，以使该字段不致过长。00001

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秘密等级和保密期限

眉首要素之三

紧急公文应根据紧急程度标明急件或特急。紧急程度用3号黑体字顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。00001

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紧急程度

眉首要素之四

发文机关标识：由发文机关全称或标准化简称后面加“文件〞组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或标准化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm〔信函为30mm，命令为20mm〕。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原那么酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件〞二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。00001机密★一年

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发文机关标识

眉首要素之五

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称不应简化(如2006不编为“06〞)，用六角括号“〔〕〞括入,直角括号“[]〞和小括号“()〞都是不对的；序号不编虚位(如1不编为01)，不加“第〞字。发文机关标识与红色反线之间的距离是3行位置，发文字号应标在第3行，并且不要紧贴红色反线，空出约4mm的距离，实际掌握只要不贴红色反线即可。发文字号应居中。00001机密★一年

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发文字号

眉首要素之六

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人〞用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。00001机密★一年特急湖南省邮政局文件湘邮﹝2006﹞1号签发人：××————————————————————关于××××××的请示××：一、××二○○六年一月一日〔联系人：×××0551-×××〕······签发人

主体公文主体由标题、主送机关、正文、成文时间、附件、附注等局部组成。

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主体要素之一

公文标题由发文机关、事由、文种三局部组成。发文机关一般可省略，事由应领先写介词“关于〞。即，标题=关于+事由+的+文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整〔人名、地名、词组不得分隔成两行〕，排列对称，间距恰当。标题00001

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主体要素之二

主送机关是公文受理机关，应当使用全称或者标准化简称。两个以上主送机关，一般按照先外后内，先大后小的顺序排列。上行文一般只写一个主送机关，如还需送其他机关可采取抄送的形式。主送机关标印位置在标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。主送机关00001机密★一年

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主体要素之三

正文在主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文00001

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主体要素之四

附件在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称〔全称，不能写“如文〞〕。附件如有序号使用阿拉伯数码，如附件：1．×；附件名称后不加标点符号。附件00001机密★一年

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主体要素之五

成文日期：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。标法：用汉字书写，即俗称“大写〞，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年月日要标全。规定零要写成“○〞。如正文结束，成文日期需另起一页时，应在该页左上方标印“此页无正文〞。成文日期00001

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主体要素之六

公文生效标识：公文除“会议纪要〞和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。A．单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。公文生效标识

B．联合行文印章有两种情况：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称〔可用简称〕排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

眉首要素之七

附注是需要说明的其他事项。上行文请示必须告知联系人姓名、，以附注形式标识。附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。00001机密★一年特急湖南省邮政局文件湘邮﹝2006﹞1号签发人：××————————————————————关于××××××的请示××：一、××二○○六年一月一日〔联系人：×××0551-×××〕附注

版记公文版记主体由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等局部组成。

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版记要素之一

是标示公文内容、特征和归属类别的关键性词，为计算机存储、检索及管理工作提供方便。主题词用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。主题词00001机密★一年

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版记要素之二

抄送机关指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关，应标全称或标准化简称。一般按先外后内、先大后小排列在主题词下l行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送〞，后标全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。要注意三点，一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自参加其他的抄送机关，同样有防止变造公文之意。抄送机关00001机密★一年

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版记要素之三

印发机关和印发日期在抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。需注意的是：印发机关不是指公文发文机关，发文机关已有明显的“红头〞标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文印制主管部门，一般应是办公室。印发机关和印发日期00001机密★一年

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版记要素之四

页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。页码00001

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信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线〔上粗下细〕，距下页边20mm处为一条文武线〔上细下粗〕，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。〔首页不显示页码〕。发文机关名称及双线均印红色。〔发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识〕。三、常见公文文种及其写作根据国务院最新规定是13种；省公司常用的是10种，包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等〔少了“议案〞、“命令〔令〕〞、“公告〞)。

常用公文种类请示报告意见通知通报批复决定函会议纪要公文种类的意义：表示行文关系。上行文：请示、报告、意见平行文：函、意见下行文：决定、批复、通知、通报、意见表示职权范围和隶属关系。表示事项的重要程度。

请示请示的适用范围：适用于向上级机关或有关主管部门请求请示、批准。请示的结构：关于XXXXXX的请示XXXX：XXXX〔请示缘由〕。XXXX〔请示事项〕。XXXX〔提出意见供上级判断和决策，可省略〕妥否，请批示。

X年X月X日〔联系人：XX：0551-XX〕写请示本卷须知必须一文一事不能一文数事必须事先请示,不能先斩后奏标题不要写成请示报告不抄送下级机关单头主送不直接送领导者个人向主管部门请示，不能越级请示报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问的陈述性公文。

报告报告的类别：

综合报告：情况问题全面，意见建议有根据，以便上级了解和指导。专题报告：反映某项工作和问题，新的举措和设想，要求上级了解或指导。综合报告的结构：关于XXXXXX的报告XXXX：XXXX〔情况或依据〕。XXXXXXXX〔说明〕。XXXXX〔结论或设想〕。

X年X月X日专题报告的结构〔1〕：关于XX事故的报告

XXXX：XXXX〔事故经过〕。XXXX〔事故后采取措施〕。XXXX〔调查及事故原因〕。XXXX〔经验教训和措施〕XXXX〔请求处分〕

X年X月X日专题报告的结构〔2〕：关于报送XX建议的报告

XXXX：XXX〔事实〕。XXXXX〔建议的依据〕。XXXXX〔建议内容及说明〕。现将XX建议报上，请审阅。

X年X月X日报告的特点请示与报告的区别报告的特点行文的单向性表达的陈述性

意见意见的适用范围：适用于对重要问题提出见解和处理方法。意见的功能：先上呈然后批转下发〔由主管部门对重要问题提出看法、主张、措施，要求上级批准实施或在更大范围内实行。上级机关向下级机关直接发意见。意见的结构：关于XXXXXX的意见

XXXX：XXXX〔提出问题、背景或依据〕，现就XX问题提出以下意见：XXXXX〔见解或方法〕。XXXXX〔本卷须知、预测前景、补充说明、实施要求，此局部亦可省略〕如无不妥，请转发各地施行。X年X月X日

通知一般性通知的结构：转发XX关于XXXX的通知XXXX：现将XXXX?关于XX的通知?(文号)转发给你们，请遵照执行。X年X月X日会议通知的结构：关于召开XX会议的通知XXXX：为XXXX〔缘由〕，定于X年X月X日在XX召开XX会议，研究落实XXXX等问题〔事项〕，请你单位XX准时出席〔执行要求〕。

X年X月X日

通知适用于批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；印发本机关规章；传达要求下级机关办理或需要有关单位周知或执行的事项；任免、聘任人员。使用范围最广。任免通知的结构〔1〕：关于XXX任职的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长〔任期4年〕。X年X月X日

任免通知的结构〔2〕：关于XX等同志职务任免的通知XXX：经研究，决定：XXX同志任XX局局长〔任期4年〕。免去XXX同志XX局局长职务。X年X月X日

通报通报的适用范围：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报的类别：表扬性通报批评性通报阶段性工作通报表扬性通报的结构：关于表彰XXXX的通报XXX：XXXX〔表彰事实、背景〕，XX〔意义〕现决定对XXXX予以通报表彰。XXXXX〔号召〕

X年X月X日批评性通报的结构：关于XX擅自XX的通报XXXX：XXXX〔错误事实〕。XXXXX〔决定或措施〕。XXXX〔要求〕。

X年X月X日工作通报的结构：关于XX年XX工作的通报XXX：XXX〔根本情况〕。XXXXXXXX〔成绩和问题〕。XXXXX〔要求〕。

X年X月X日

批复批复的适用范围：适用于答复下级机关的请示事项。写批复应注意：批复是上级机关对下级机关请示的答复。批复意见要明确，如不同意，要写出不同意的理据，如局部同意，局部不同意，要分别写出意见。不要模棱两可，含混不清。批复的结构：关于XXXXXX的批复XXXX：你XX?关于XXXX的请示?〔文号〕收悉。现批复如下：XXXXX〔答复问题〕。

X年X月X日

决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的一般结构：关于XXXXXX的决定XXX：〔依据、目的、意义、根本情况〕XXXXXXXXXXXX。〔决定事项〕XXXXXX。〔号召要求〕XXXXXX。X年X月X日

函函的适用范围：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的类别：商洽、询问、请求批准的函。知照性的函答复问题、回复请求的函件。函的结构〔1〕：关于XXXXXX的函XXX：XXXXXX〔发函目的、原由〕。XXXXXX〔要求对方做什么〕。妥否，请函复〔望函告〕。X年X月X日

函的结构〔2〕：湖南省交通厅————————————————————————湘交函[2006]1号关于转送XXXXXX的函财政厅：现将?XXXXXX?转送你厅，供参考。二○○六年一月一日

函的结构〔3〕：湖南省交通厅——————————————————————————湘交函[2006]1号

关于XXXXXX的复函省政府办公厅：现将?XXXXXX?报送办公厅，供参考。

二○○六年一月一日

会议纪要例会、办公会议纪要的结构：ＸＸ办公会议纪要XX局办公室X年X月X日———————————————————————————————时间：地点：主持人：出席：列席：记录：〔会议决定事项〕专题、大型会议纪要的结构：关于XXXX工作会议纪要XXXXXXXX〔交代会议背景，包括会议目的、会议议题、参加人员情况、领导是否出席并讲话〕XXXX〔领导讲话重点〕。XXXX〔会议认为、会议决定〕。XXXX〔会议要求〕。四、公文行文标准

按照一定的规那么或准那么来维护机关之间的行文秩序称为行文标准。公文的行文标准示意图公文行文标准行文关系行文方向与方式行文规那么组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文

行文关系同一系统的机关业务上指导与被指导领导与被领导平行关系1.2.3.公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。非同一系统的机关4.不相隶属关系上级机关下级机关同级机关同级机关此机关彼机关下级业务主管机关上级业务主管机关行文方向与方式行文方向行文方向根据机关之间不同的行文关系划分：上行下行平行

下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。湖南省人民政府湖南省交通厅XX市交通局行文方式长沙市交通局XX市交通局2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关行文。湖南省人民政府湖南省交通厅长沙市交通局1.2.3.无领导与指导关系的机关、部门、单位之间3.平行文：是同级机关或者不想隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文。同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关行文方式的应用下行文：如命令、决定、通知、通报、批复等。上行文：如请示、报告等。平行文：如函、通知等。行文关系是以主送单位确定〔比方，以省公司名义行文，如主送单位是市州邮政局，就用通知等，如是省电信公司，那么用函〕。有的文种往往有几种行文关系，如“通知〞，既可对平级单位行文，也可对下级单位行文；“通告〞既可对平级，也可对上级、下级行文；“意见〞可以用于上行文、下行文和平行文。公文行文规那么1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示、报告和提出建议。特殊情况下越级行文，必须同时抄送给被越过的上级领导机关；越级下行文，应同时抄送给受文单位的直接领导机关。3、上级机关的内设机构可以以“函〞的形式对下一级机关行文，特殊情况下也可以以“函〞的形式对下一级机关的内设机关行文〔非指示性公文〕，但必须同时抄送该机关。4、机关内设机构除办公室外不得对外正式行文；机关内设机构不得联合行文。机关内设机构之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。〔5〕与同级企事业单位、行政机关、党群组织等可以联合行文。〔6〕党的机关〔组织〕一般不直接对行政机关〔单位〕行文，行政机关〔单位〕一般也不向党的机关〔组织〕行文。〔7〕“请示〞应当一文一事，一般只写一个主送机关。需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。(8)受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据内容确定主送机关，同时抄送其另一个上级机关。(9)除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示〞、“意见〞和“报告〞。(10)“报告〞不得夹带请示事项。五、公文写作的语言要求

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。2、情况确实，观点明确，逻辑严谨，条理清楚，语句通顺，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引标题，后用括号引发文字号。引用外文应当在第一次出现时注明中文含义。日期应当写明具体的年月日。

4、结构层次序数，第一层为“一〞，第二层为“〔一〕〞，第三层为“1〞，第四层