第九讲会议策划与管理-浙江旅游职业学院

第九讲会议筹划与营销

浙江旅游职业学院康保苓

APCL第一节会议筹划教学目的与要求：通过本章的学习了解会议筹划的要素、会议筹划的内容和要求，能够撰写会议总体筹划文案。APCL本节主要内容：一、会议筹划的概况二、会议前期的准备工作APCL一、会议筹划的概况〔一〕会议工作流程1、会前

〔1〕与会议主办方洽谈

〔2〕提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

〔3〕派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

〔4〕确定方案，签订合同，预付定金。APCL2、会中

〔1〕会议接待

〔2〕会前准备〔3〕会议场所

〔4〕会议住宿

〔5〕会议餐饮〔6〕会议旅游〔7〕会议娱乐

〔8〕会议效劳APCL3、会后

〔1〕结帐

〔2〕资料收集等等APCL〔二〕会议筹划的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？

APCL2、WHAT:会议是什么类型的会议？APCL3、WHEN组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素.

APCL4、WHERE:会议地点，又称“会址〞。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等

APCL5、WHY:举办会议的目的6、HOW:具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)APCL〔三〕会议筹办的时间周期筹办的时间周期小型专项研讨会---几个月中型新产品发布会----半年大型培训班---1年国际协会举办的大型会议---2-3年APCL〔四〕会议筹划的根本流程落实时间地点确定主题和目标初步设计方案确立所有关键任务落实到人或机构确定日程表定期交流、过程监控制定预算详细方案、制定企划书方案得到认可会议整体构思市场调研、确定方案APCL二、会议的前期准备工作〔一〕确定会议目标和主题1、确定会议目标会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的根底。APCL2、确定会议的主题主题：就如同写文章的题目，把会议的实质问题画龙点睛地勾画出来，并尽可能反映时代特征或问题的紧迫感。

会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标案例：日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪主题---“自然的智慧〞2021年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好〞副主题：经济开展、可持续开展、城乡相互作用、高技术开展、城市与多元文化开展APCL〔二〕确定会议议题议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。APCL议题制定的原那么：1、服从目标2、主题立意要高3、处理好主题与议题的关系主题是议题的集中表达，表达上更概括；主题统帅议题，主题通过议题具体化。APCL案例：2007休闲开展国际论坛APCL〔三〕会议参加对象会议参加人员确实定，根据会议的目的、性质、议题、议事规那么等确定。1、法定会议，根据组织章程或议事规那么确定；2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选；3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。4、纵向会议和局部横向性会议由会议组织者或领导决定。APCL〔四〕会议发言会议发言类型传达式/讲课式汇报式审议式讨论交流式APCL会议发言本卷须知APCL〔五〕会议规模确实定1、会议的规模主要会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括效劳人员)的总体数量，会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原那么。2、会议规模的相关要素会议的效率会议场地情况会议举办的本钱

APCL〔六〕会议地点1、交通2、会议设施和效劳APCLAPCL〔七〕会议场所的选择1、筹划人员必须在初选的前提下对现场进行考察选择带有会议设施的饭店场所的标准位置区位—市区、乡村、海滨、山区环境优美交通便利是否容易寻找APCL〔七〕会议场所的选择2、会议室数量与容纳量---是否适合举办会议质量---隔音效果、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备APCL〔七〕会议场所的选择3、住宿客房数量—是否充裕、各种房型都有质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等网络APCL〔七〕会议场所的选择4、餐饮食品质量效劳速度食品种类特殊食品的供给，如素食食品、清真食品价格内所包含酒水的数量活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足APCL〔七〕会议场所的选择5、饭店相关设施活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等公共区域的质量停车位配备电脑、、通讯、秘书设备的商务中心是否能够满足客人对展览空间的需求APCL〔七〕会议场所的选择6、人力资源管理—是否是负责的、高效的、给予支持的是否配有专业视听技术人员员工培训的水平是否有提供专门活动的联系人APCL〔七〕会议场所的选择7、价格公布的房价价格协商的余地付款的方式与条件APCL〔七〕会议场所的选择8、安排专项效劳的能力摄影师、演艺人员、花商等APCL〔七〕会议场所的选择9、其他是否有方便残疾参与者的设施是否有同声传译设备是否有印刷设备是否有存储空间是否有免费的定点班车APCL〔八〕会议时间

包括三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

APCL〔九〕会议的议程

1、什么是会议议程？会议议程是一次会议所讨论的问题及进展程序，所讨论的问题称为议题或已成工程。一般来说，开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。APCL2、确定会议议程的方法〔1〕根据到会主要领导的情况，确定会议主持人；〔2〕是根据会议的主题，确定会议发言人；〔3〕是围绕会议主题，确定会议讨论题目，并根据会议规模，确定讨论方式；〔4〕是根据会议拟到达的目的，安排主要领导做好会议的总结。APCL案例:杭州特色潜力行业论坛议程APCL〔十〕会议日程会议日程会议各项活动的时间安排，一般要落实到单位时间。APCL其他会议相关活动的安排APCL〔十二〕会议公关与宣传

1、时段

会前、会间、会后

2、方法

媒体沟通法、内部宣传法、气氛渲染法APCL〔十三〕会议预算房费、餐费、门票、交通费、会议室费用等预算创造一定程度的利润保持收支平衡即便超支，也必须保持在一定的金额之内APCL〔十三〕会议预算预算固定本钱：不管参加者人数多寡都需要承担的那局部费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。可变本钱：根据参加人数的多寡而发生变化的那局部费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。APCL〔十三〕会议预算实现最正确资金流动状况：提早获取收入，如收取订金；尽可能推迟支付包括场所在内的供给商的费用。一般会留出10%的应急费用如活动有可能取消，必须保证有足够的资金支付违约金等费用。通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。APCL〔十四〕会议中的休闲活动会议旅游、考察等APCL〔十五〕会议报名表的设计应该一次性地列出主办者需要知道的一切信息APCL文案写作：会议总体方案构成要素1、会议的名称2、会议的目标和指导思想、意义3、会议的主题、议题和日程4、会议的对象和规模5、会议的时间6、会议地点：适宜的举办地〔什么国家或地区、什么城市〕、适宜的场馆〔会场、宾馆的布置及要求〕7、主办单位、承办单位、协办单位等8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等9、会议的接待、后勤保障措施和手段10、会议的宣传方式〔召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等〕11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式12、其他需要说明的事项APCL作业1、撰写一份国际会展产业论坛的会议筹划方案APCL第二节、会议营销〔一〕会议营销策略1、会议营销对象2、会议营销策略会议产品“顾客化〞追求品牌的知名度寻求产品生命周期的延续产品差异化销售APCL〔二〕广告技巧1、原那么2、会议广告的方式信函媒体宣传APCL〔三〕主题活动促销酒店独立承担一家酒店与有关单位共同实施多家酒店与其他有关单位参加的目的地营销APCL

〔四〕参加世界旅游贸易展销会APCL〔五〕编制重要的客户方案〔六〕会议报价1、报价种类会议散价会议套价2、报价技巧APCL案例：深圳富苑酒店销售方案深圳富苑酒店十二个可分别容纳10-1000人的多功能会议及宴会厅均配备了先进完善的设施设备，专业营销团队将为您提供全方位筹划、热情周到的效劳。全城独一无二的无柱式天幕中庭宴会厅高达21米，可轻松举办500多人的大型宴会。不管是私人寿筵喜筵、亲朋聚会还是公司会议庆典，都可以在此感受至尊至上的贵宾待遇。

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下午17:00

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健康行政午餐〔西式套餐或中式围餐〕

午餐软饮

免费会议配套设施的使用：白板或写字板配马克笔、便笺纸、

铅笔、瓶装蒸馏水、薄荷糖、2支麦克风、宽频上网系统APCL案例解读：会议产业链与会议营销对策APCLAPCL〔七〕酒店会议营销与传播对策1、主要客户在哪儿——确定目标会议类型APCL