如何做会议记录

如何做会议记录会议记录是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何，不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。

笔者在整理、提供利用档案中发现，某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的，具体表现有：

一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。

二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。

三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本（联席会议例外），给保管和利用带来不便。

四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了；更有甚者，每次开会时临时找几张稿低记录，过后就不知去向了。

五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料，而且书写潦草，不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

为了提高档案质量，笔者认为做会议记录应该注意以下问题：

一、使用固定的会议记录本。记录人员应选用纸质较好的会议记录本，按会议性质分别记录并按照会议的时间顺序规范、完整地做好会议记录。会议记录本前三页应写有目录，包括会议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。会议记录人应把每次会议的情况按目录栏中的要求逐项填写清楚，这样不但查找起来一目了然、十分方便，而且有利于档案的保密和保护。

二、按照规范格式做好会议记录。会议记录一般分为两个部分：

1、会议基本情况。包括会议名称、开会时间（要写明年、月、日及会议开始时间）、会议地点、出席人（人数不多的会议要把出席者的姓名都写上，注明其他人员全部到会；人数过多的会议可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。上述内容要在会议主持人宣布开会前写好。

2、会议内容。包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。

会议记录需要包括的内容

第一是记录会议的组织情况、应写明：

1．会议的名称；

2．开会的时间；

3．开会的地点；

4．出缺席和列席人员；

5．主持人的姓名；

6．记录人的姓名；

7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间（年、月、日）。第二部分是记录会议的内容，这是会议记录的重要组成部分。

1。要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。

2。记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。

3。会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。4。会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况及会上发言和决定事项所作的记载。它是会议情况的真实反映。1、会议记录的要求。会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。怎样做好会议记录工作（一）工作会议记录前的准备工作熟悉会议情况和文件熟悉与会人员熟悉会议环境做好物质上的准备。如记录工具等（二）在会议记录工作中，有3种常见的记录方法：①详细记录：即要求有言必录。②摘要记录：一般性的会议可以使用③简易记录：即除了记录会议概况外，只要求记录会议的议题议程和会议的结果，不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。2、会议记录的格式。（1）会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。（2）会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，标?quot;散会"、"结束"、"完"等均可。例：会议名称：会议时间：会议地点：记录人：出席与列席会议人员：缺席人员：会议主持人：审阅：签字：主要议题：发言记录：散会主持人：×××(签名)记录人：×××(签名)(本会议记录共×页)3、会议记录使用的工具。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。使用灌注有蓝墨水的钢笔或经国家档案局鉴定可用于档案书写的圆珠笔，这种圆珠笔芯上标有"da"（"档案的拼音字头）标记。4、会议记录的技巧。一般说来，有四条：一快、二要、三省、四代。一快，即书写运笔要快，记得快。字要写得小一些、轻一点，多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势，斜一点写。二要，即择要而记。就记录一次会议来说，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录，就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性，一篇好的记录应当独立成篇。三省，即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分，比如"但是"只记"但"，省略较长的成语、俗语、熟悉的词组，句子的后半部分，画一曲线代替，省略引文，记下起止句或起止词即可，会后查补。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名，二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字；三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字；四可用汉语拼音代替生词难字；五可用外语符号代替某些词汇，等等。但在整理和印发会议记录时，均应按规范要求办理。会议记录的重点会议记录应该突出的重点有：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（3）权威人士或代表人物的言论；（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；（5）会议已议决的或议而未决的事项；（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。会议记录的整理1.会议记录的整理原则1）忠实于讲话人、发言人的原意。2）保持讲话人、发言人的风格。3）要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。4）整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。5）会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。2.录音记录稿的整理特别重要的一点是，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。会议记录与会议纪要的区别二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行会议记录范本：中海股份有限公司董事会例会记录（2003年4月14日）会议时间：2003年4月14日上午10：00会议地点：北京海淀高科大厦本公司总部会议室。会议主持：高杰（董事长）出席人员：高杰（董事长）、刘明（副董事长）、欧阳军（财务主管）、安慧（董事）、郭丽（董事）、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。缺席人员：无会议纪录：白丽婷（秘书）1．秘书白丽婷宣读了2002年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。2．财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。3．关于参加公益活动的报告。主管公司企化部的副总经理郭丽董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。4．其他活动。安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节（将于8月初举行），同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭丽董事的附议并获一致通过。会议于上午11：50结束。【范文二】××市城南开发区管委会办公会议记录时间：1995年4月8日上午地点：管委会会议室主持人：李××(管委会主任)出席者：杨××(管委会副主任)、周××(管委会副主任管城建)、李××(市建委副主任)、肖××(市工商局副局长)、陈××(市建委城建科科长)及建委、工商局有关科室宣传人员。街道居委会负责人。列席者：管委会全体干部记录：邹××(管委会办公室秘书)讨论议题：1．如何整顿城市市场秩序。2．如何制止违章建筑、维护市容市貌。杨主任报告城市现状：我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容街道也较可观。可近几个月来，市场秩序倒退了，街道上小商贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆……一些建筑施工单位沿街违章搭棚。乱堆放材料，搬运泥土撒落大街……这些情况严重地破坏了市容市貌，使大街变得又乱又脏；社会各界反应很强烈。因此今天请大家来研究：如何整顿市场秩序？如何治理违章建筑、违章作业、维护市容……讨论发言(按发言顺序记录)肖××：个体商贩不按规定到指定市场经营，管理不得力、处理不坚决，我们有责任。这件事我们坚决抓落实：重新宣传市场有关规定，坐商归店、小贩归市、农民卖蔬菜副食到专门的农贸市场……工商局全面出动抓，也希望街道居委会配合，具体行动方案我们再考虑。罗××(工商局市管科科长)：市场是到了非整不可的地步了。我们的方针、办法都有了，过去实行过，都是行之有效的，现在的问题是要有人抓，敢于抓落到实处。……只要大家齐心协力问题是能够解决的。秦××(居委会主任)：整顿市场纪律我们居委会也有责任。我们一定发动群众配合好，制止乱摆摊，乱叫卖的现象。李××(建委副主任)：去年上半年创建文明卫生城市时，市上出了个7号文件，其中规定施工单位不能乱摆战场。工棚、工场不得临街设置，更不准侵占人行道。沿街面施工要有安全防护措施……今年有的施工单位不顾市上文件，在人行道上搭工棚、堆器材。这此违章作业严重地影响了街道整齐、美观，也影响了行人安全。基建取出的泥土，拖斗车装得过多，外运时沿街散落，到处有泥沙，破坏了街道整洁。希望管委会召集施工单位开一次会，重申市府7号文件，要求他们限期改正。否则按文件规定惩处。态度要明确、坚决。陈××：对犯规者一是教育，二是逗硬。“不教而杀谓之虐”，我们先宣传教育，如果施工单位仍我行我素不执行，那时按文件逗硬处理，他们也就无话可说。周××：城市管理我们都有文件、有办法，现在是贵在执行，职能部门是主力军，着重抓，其他部门配合抓。居委会把居民特别是“执勤老人”(退休职工)都发动起来，按七号文件办事，我们市区就会文明、清洁，面貌改观……与会人员经过充分讨论、协商，一致决定：1．由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第二周行动，监督实施，做到坐商归店，摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊乱状况。2．由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑工地进行一次检查。然后召开一次施工单位会议，对违章建筑、违章工场限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者，坚决照章处理。散会。主持人(签名)记录人(签名)一、记录适用范围大型会议一般都有预先准备好的议程和文字材料，所以一般不做记录，特殊情况下，可对会议期间一些重要的单项活动进行记录。中小型会议上的即席发言、汇报情况和研究讨论问题等，需要工作人员做文字记录，以备查考。机关内部党政领导人经常召开的例行工作会议（如党委会议、党组会议、机关领导人办公会议），在会上集体研究决定一些重要问题，这种会议的记录，是反映机关领导活动的重要文字材料，可以为会议决议的贯彻执行、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作等提供依据，一般要做完整的记录。一些重要的座谈会，与会者的发言和重要意见需备案的，要做会议记录。二、记录的主要内容（一）标题。标题用于标明会议的性质和类别，便于归档备案和日后查考。记录如果用专门的会议记录纸，则标题就填写在记录标题的栏目中；如果用的是一般的记录本，则另起一页书写。（二）会议组织情况。即除会议讨论内容以外的相关组织事项，主要内容有：1、会议时间。不仅要写明具体的年月日，还要写明是上午、下午，还是晚上。特殊情况下，还应注明会议起止时间的时分。2、会议地点。要按照可寻找无误的原则，详细写明地址，包括房号。没有门牌号的，写明某单位某具体场所，如“××厅职工活动中心”、“××校电教室”等。3、会议议题。写明会议的议程和准备商议的主要事项。4、会议主持人。一个单位内部的会议，或虽有外单位人员参加，但属于该单位例行的会议，如省政府常务会议，一般直书主持人姓名；如果会议由不同单位的人员参加，可在主体人姓名前加冠职衔，如省政府秘书长×××。5、会议出席人、列席人。出席人是正式参加会议的人员，或某单位例行会议应该参加（实际也出席）的人员；列席人员则是应邀参加会议的人员，一般不参与会议重要事项的议定。如参加会议的人员不多，则一一写出姓名；如人数较多，不便一一写出姓名的，可写出与会人员的范围，如省直各单位处级以上党员干部。6、会议缺席人。写明应参加而未参加会议人员的姓名，重要的会议还要在缺席人姓名后注明缺席原因。7、会议记录人。写明记录人，一是说明记录的真实性，二是表示对记录的真实性负责。记录人姓名一般写在会议组织情况的末尾一项。（三）会议进行情况。这部分是会议的实质性内容，也是记录的基本内容，一般需记录以下几个方面：1、会议报告或要商议的主要内容汇报。这是会议讨论的重点，也是了解会议意图的主要依据，需着重记录。如果报告和主题汇报有详细的书面材料，则可以择其要点记录。2、与会者讨论的发言。与会者围绕议题中心内容所作的发言和提出的重要意见，这是与会者对会议议题和会议主持者讲话和报告的直接反映，也是形成会议最终结果的重要依据，要真实地加以记录。规模小的会议，与会者一起讨论，直接形成记录；规模较大的会议要分组讨论的，则分组记录，最后归总形成总记录稿。对一些印发的记录材料，在记录稿整理时要找发言人核对其讲话内容。3、会议的决定、决议和会议主持人的总结。这一部分是会议成果的综合反映。有的会议把决定、决议的讨论作为一个阶段，在深入讨论的基础上通过表决或协商作出决定或决议；有的会议是以会议主持人总结讲话的形式概括会议成果，通报会议讨论的情况，或对会议集中讨论的几个问题作出说明，并对相关工作提出要求和措施。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据，也是备查材料中最重要的材料，既要记全面，又要记准确。三、如何做好记录要做好记录必须有好的记录人。首先是要求记录人员自身有较高的政治素质。要抱着诚实、公正和实事求是的态度如实记录，又要做到严守纪律，不泄漏机密。其次是要提高记录人员的业务素质。记录虽然不是写文章，但同样也是一种很细致的文字工作。要求担任记录的人员能随着会议的进行，理解与掌握会议的主要精神，抓住发言的中心和关键的话语，注意不同的意见、补充的意见等，并且能用清晰的字体、通顺的文字迅速笔录下来。记录人员如果不具备一定的政治水平、业务水平和文字能力，便会感到听不清、抓不住、记不下、手忙脚乱。因此，平时要注意学习有关的方针政策和业务知识，注意熟悉机关领导人的讲话习惯等。每次开会前，要尽可能事先了解会议的任务、议程和讨论的议题等。记录要求准确、真实、清楚、完整以严肃认真的态度踏